檔號條型碼批量制作方法

檔號是檔案館(室)在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼，用以固定檔案分類排列的順序，作為存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。檔號具有唯一性，利用檔號對庫藏檔案的分類標(biāo)識功能我們可以方便地對庫藏進(jìn)行統(tǒng)計和分析，方便地借閱和存放檔案。

條形碼是按照一定的編碼規(guī)則編制的，用以表達(dá)一組數(shù)字或字母符號信息的圖形標(biāo)識符，條形碼與有條形碼識別功能的管理軟件、條形碼閱讀器配套使用具有自動閱讀識別作用，只要用掃描閱讀器掃過條形碼，計算機(jī)就可以快速、準(zhǔn)確地自動識別并顯示物體的相關(guān)信息，具有準(zhǔn)確度高、可靠性強(qiáng)、經(jīng)濟(jì)、實(shí)用等優(yōu)點(diǎn)。隨著計算機(jī)應(yīng)用的不斷發(fā)展，目前條形碼技術(shù)已廣泛應(yīng)用于商業(yè)、郵政、圖書、倉儲、設(shè)備管理、工業(yè)生產(chǎn)過程控制、交通等領(lǐng)域，檔案管理中引入條形碼技術(shù)，可方便檔案借閱存取登記，有利于進(jìn)一步提高檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化水平，同時提高檔案工作效能。

目前條形碼制作一般使用專門的軟件、專用的標(biāo)簽紙和碳帶、專用的打印機(jī)，這里，我們介紹一種Word與Excel結(jié)合，使用code39西文條型碼字體、普通A4激光打印機(jī)及A4標(biāo)簽紙批量生成制作條形碼的方法，該方法具有簡便易行、方便快捷、成本低廉的特點(diǎn)，適合應(yīng)用于檔號條型碼的批量制作上，本文以高校檔號條形碼的制作為例。

一、高校檔案檔號編制方法

高校檔案是高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動中直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，分為黨群、行政、學(xué)生、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、產(chǎn)品、出版、外事、財會等十多門類。

高校檔案檔號的編制采用漢語拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字等相結(jié)合的混合號碼制。檔號由年度號、分類號和案卷號(件號)三部分組成，年度號、分類號和案卷號之間用連接符號“－”連接，其主體分類號，一般由一、二級類目組成，少數(shù)擴(kuò)展到三級類目。檔號分為案卷級檔號和文件級檔號，案卷級檔號如2009-DQl3-1代表本單位2009年黨委組織部形成的第1卷檔案，文件級檔號如2009-DQl3-I.001則代表本單位2009年黨委組織部形成的第1卷檔案中的第1份文件。

二、檔號條形碼字體的選定及安裝

條形碼作為一種信息記錄方式，目前編號方案多達(dá)四十余種，其中應(yīng)用最為廣泛的存code39碼、code bar碼、ITF25碼、EAN、UPC碼和128碼等一維條形碼。此外，某些領(lǐng)域目前已開始使用二維條形碼。一維條形碼中的code 39碼及code bar碼是可表示數(shù)字、字母等信息的條形碼，主要用于醫(yī)療衛(wèi)生、圖書情報、票證等領(lǐng)域的自動識別。其中code 39碼具有編碼規(guī)則簡單、誤碼率低的特點(diǎn)，它包含數(shù)字(0到9)，大寫字母(A到z)，空格和符號(－，.，$，／，＋，％)，所能表示字符個數(shù)可多達(dá)20位，且檢查碼可忽略不計，十分適合檔號條形碼要求。

CODE39條形碼可從網(wǎng)絡(luò)免費(fèi)下載，下載后先解壓縮成30f9.TTF，復(fù)制，再點(diǎn)[開始]－[設(shè)置]－[控制面板]，雙擊[字體]圖標(biāo)，將30f9.TTF粘貼到[字體]文件夾中，條形碼字體添加即完成。如果是WINXP系統(tǒng)，則進(jìn)入[控制面板]后，點(diǎn)擊[切換到經(jīng)典視圖]，再進(jìn)入[字體]文件夾進(jìn)行上述字體粘貼。

三、Excel中檔號及檔號條形碼生成

安裝條形碼字體后，Office組件中的條形碼制作非常簡單。為使條形碼閱讀器能有效閱讀，按照CODE39條形碼規(guī)則，我們需在檔號首尾各附加一個“*”號標(biāo)識開始和結(jié)束位，再將其設(shè)為條形碼字體即可。以我校實(shí)物檔案檔號條形碼的制作為例，我們在登記其相關(guān)信息的Excel表中增加一個檔號條形碼項(xiàng)目，其內(nèi)容為原檔號前后各加*號，然后將字體設(shè)為T3 of9 barcode即可實(shí)現(xiàn)(如圖1、圖2)。

四、Word中檔號條形碼標(biāo)簽批量制作

檔號條形碼的批量制作，可以采用在Word中制作檔號條形碼標(biāo)簽?zāi)０?，使用郵件合并功能在模板中聯(lián)接相關(guān)Excel數(shù)據(jù)表并插入檔號域和檔號條形碼域，以便從對應(yīng)Excel表中提取檔號的方式實(shí)現(xiàn)。用此方法制作的條形碼兼有條形碼及其對應(yīng)檔號，方便與傳統(tǒng)檔案檔號對應(yīng)粘貼標(biāo)簽。

1、不帶單位標(biāo)識的檔號條型碼標(biāo)簽及其制作

1)定義標(biāo)簽尺寸：打開Word文件一點(diǎn)視圖一工具欄一勾選郵件合并，出現(xiàn)郵件合并工具欄，點(diǎn)設(shè)置文檔類型工具按鈕一選自定義標(biāo)簽一新建標(biāo)簽，在出現(xiàn)標(biāo)簽選項(xiàng)窗體中自定義標(biāo)簽尺寸(如圖3)。本例采用卓越ZL1968標(biāo)簽，用尺子量好標(biāo)簽尺寸并設(shè)定標(biāo)簽尺寸如圖4。

2)模板制作：點(diǎn)打開數(shù)據(jù)源工具按鈕一聯(lián)接到要打印檔號的Excel表，點(diǎn)插入域工具按鈕，在第一張標(biāo)簽中插入二次檔號域，首個檔號域首未各加上*號并設(shè)為條形碼字體(如圖5)，保存模板文件，點(diǎn)查看合并數(shù)據(jù)工具按鈕后第一張標(biāo)簽顯現(xiàn)條形碼和檔號，全選第一張標(biāo)簽內(nèi)容，點(diǎn)擴(kuò)散標(biāo)簽按鈕，再保存模板，無單位標(biāo)識的檔號條形碼標(biāo)簽?zāi)０逯谱魍瓿伞?)標(biāo)簽制作：點(diǎn)收件人工具按鈕，在出現(xiàn)的窗體中篩選或勾選要打印檔號的條目，再點(diǎn)合并到新文檔工具按鈕，條形碼標(biāo)簽批量制作完成(如圖6)，保存好條形碼標(biāo)簽文件并套打在選定的檔號標(biāo)簽紙上，將打印的檔號條形碼標(biāo)簽粘貼到對應(yīng)案卷或文件原檔號位置上。

2、帶單位標(biāo)識的檔號條型碼標(biāo)簽及其制作方法

如果在標(biāo)簽?zāi)０逯胁迦雴挝粯?biāo)識，則可打印出更為專業(yè)的檔號條型碼。其實(shí)施步驟與不帶單位標(biāo)識的檔號不干膠條型碼標(biāo)簽制作方法類似。制作帶單位標(biāo)識檔號條形碼標(biāo)簽，單位標(biāo)識必須先做好并以jpg圖片格式文件保存，模板制作時先在第一張標(biāo)簽中插入單位標(biāo)識圖片，再聯(lián)接上含檔號的Excel數(shù)據(jù)表，插入二次檔號域，第一次檔號域首未各加上*號并設(shè)為條形碼字體格式，保存模板，查看第一張標(biāo)簽合并數(shù)據(jù)無誤再全選第一張標(biāo)簽內(nèi)容并擴(kuò)散標(biāo)簽，再次保存模板。點(diǎn)合并到新文檔按鈕，保存制作完成的標(biāo)簽(如圖7)，套打并將條形碼標(biāo)簽貼到對應(yīng)卷盒或文件原檔號位置。

五、結(jié) 論

目前已有檔案管理軟件支持檔號條形碼識別功能，但其往往不提供條形碼制作方法。本文使用Word套打模板和Excel表結(jié)合制作檔號條形碼標(biāo)簽，是改造傳統(tǒng)檔案檔號的好方法。首先簡單易行，它利用普通打印機(jī)和標(biāo)簽紙就可以打印出效果規(guī)范的檔號條形碼標(biāo)簽。其次價格低廉，如網(wǎng)購卓越ZLl968不干膠標(biāo)簽紙?zhí)状驒n號條形碼標(biāo)簽，每張A4紙大小標(biāo)簽紙可打印多達(dá)68張檔號條形碼標(biāo)簽，而每張A4紙大小標(biāo)簽紙零售價每張僅0.50元左右，分?jǐn)偤竺繌垬?biāo)簽價格低于1分錢。第三方便快捷，使用本方法打印檔號條形碼標(biāo)簽對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行改造升級，一天一臺激光打印機(jī)幾人配合就可完成3000卷檔案的案卷級檔號和卷內(nèi)級檔號的條形碼標(biāo)簽改造，并且格式統(tǒng)一、美觀規(guī)范。