解構(gòu)與建構(gòu):高校教務(wù)系統(tǒng)管理

【摘要】教務(wù)系統(tǒng)是高校教學管理的重要組成部分。教務(wù)系統(tǒng)作為教育管理信息化的核心，革新了教學管理的理念和流程，然而伴隨著教務(wù)系統(tǒng)應用的深入和信息技術(shù)的進步，對教務(wù)系統(tǒng)的管理也逐漸顯現(xiàn)出與教學管理脫節(jié)或滯后的趨向。筆者認為，根源在于缺乏對教務(wù)系統(tǒng)管理的整體建構(gòu)，文章以教務(wù)系統(tǒng)為元對象，對與之相關(guān)的人和事務(wù)各方面進行探索性分析，構(gòu)建教務(wù)系統(tǒng)管理的基本原則和策略。

【關(guān)鍵字】教務(wù);管理;系統(tǒng)管理;信息系統(tǒng)

【中圖分類號】G473 【文獻標識碼】A 【論文編號】1009—8097(2010)08—0020—04

教學事務(wù)管理信息系統(tǒng)，一般簡稱為教務(wù)系統(tǒng)，是高等學校最重要的信息資源系統(tǒng)，它連續(xù)、系統(tǒng)、全面、綜合地反映教學管理情況，并為管理中的對象和業(yè)務(wù)提供重要信息化支撐。教務(wù)系統(tǒng)以計算機應用技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主要工具，對教學管理事務(wù)中各種數(shù)據(jù)、流程進行處理和執(zhí)行，并向系統(tǒng)的使用者提供所需信息，提高學校的教學管理水平與經(jīng)濟效益。

對教務(wù)系統(tǒng)的管理，涉及到人員、事務(wù)、技術(shù)等多個層面，隨著教育改革的深入和教育管理的革新，原有的事務(wù)流程和教務(wù)管理者角色也處于不斷變化中，教務(wù)信息管理工作也面臨變革。本文針對高校教務(wù)系統(tǒng)管理的現(xiàn)狀和信息化發(fā)展的需要，對教務(wù)系統(tǒng)管理進行了初步探討，以期構(gòu)建教務(wù)系統(tǒng)管理的基本原則和策略。

一 解構(gòu)

教務(wù)系統(tǒng)是高校教學事務(wù)管理中重要的組成部分，教務(wù)系統(tǒng)管理包括基礎(chǔ)設(shè)施管理(如服務(wù)器、存儲、網(wǎng)絡(luò)等硬件環(huán)境)、信息系統(tǒng)管理、教學管理人員等，教務(wù)系統(tǒng)管理作為教育管理信息化的核心，既是數(shù)字化校園的基礎(chǔ)，也革新了教育管理的觀念和組織結(jié)構(gòu)。

1 管理中的相關(guān)者

教務(wù)系統(tǒng)是一個綜合的信息系統(tǒng)，業(yè)務(wù)范圍涵蓋課程任務(wù)計劃、師資管理、教材管理、課程編排、選課管理、考務(wù)管理、成績錄入、實驗實踐、教學評價等教學事務(wù)全過程，在參與事務(wù)流程的過程中，教師、學生、教學管理人員(教務(wù)員、教學秘書)共同參與到教務(wù)系統(tǒng)的使用與管理，完成教學管理的過程。在這個過程中，教務(wù)系統(tǒng)管理者需要有效地溝通和協(xié)調(diào)三類相關(guān)使用者，將不同的工作或業(yè)務(wù)整合起來，為整體的事務(wù)管理任務(wù)目標服務(wù)，使得事務(wù)信息有序流動，提高事務(wù)管理的績效。三類使用者與系統(tǒng)管理之間的關(guān)系如圖1所示:

系統(tǒng)位于相關(guān)者的中央，是聯(lián)系教學事務(wù)管理的媒介，相關(guān)者之間通過各種事務(wù)流，根據(jù)一系列過程規(guī)則、信息和任務(wù)，以數(shù)據(jù)的形式在不同相關(guān)者之間進行傳遞，從而完成教務(wù)管理活動的各個過程。隨著教學改革的不斷深入、專業(yè)培養(yǎng)方案的不斷調(diào)整，一些原有的業(yè)務(wù)流程變得不再適用，并要求教務(wù)系統(tǒng)做出調(diào)整，打破部門、科室的職責界線，在新的流程中實現(xiàn)信息和數(shù)據(jù)的共享與關(guān)聯(lián)，從而實現(xiàn)管理工作的規(guī)范和連續(xù)。

2 管理中的邊界

對系統(tǒng)的管理以系統(tǒng)本身為主體，涉及業(yè)務(wù)功能控制和信息技術(shù)管理。這使得對系統(tǒng)的管理出現(xiàn)了業(yè)務(wù)應用與技術(shù)應用的分界，如圖2所示:

管理邊界的存在，是系統(tǒng)管理中一個不可回避的事實，教務(wù)系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)、技術(shù)邊界困境也是影響系統(tǒng)管理的一個突出矛盾。一般來說，高校教務(wù)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)功能通常由教務(wù)部門總體管理，根據(jù)科室的分工，劃分具體業(yè)務(wù)模塊到不同的職能部門，而信息技術(shù)的管理則或由相關(guān)技術(shù)人員，技術(shù)部門協(xié)助進行，或完全交由技術(shù)部門管理，只是在一些特定情況下提出相關(guān)的要求，對其他的技術(shù)事項并不加以影響。眾所周知，技術(shù)和業(yè)務(wù)在管理上是存在邊界的，然而在各自固守的管理邊界中，教務(wù)系統(tǒng)的特殊地位和應用環(huán)境又要求同時對業(yè)務(wù)和技術(shù)進行整體管理。業(yè)務(wù)管理要求技術(shù)管理能滿足業(yè)務(wù)功能的變化，了解和遵循教學管理的規(guī)律，提供快捷、穩(wěn)定的技術(shù)服務(wù);技術(shù)管理反過來也要求業(yè)務(wù)功能的改變要遵循數(shù)據(jù)庫設(shè)計和網(wǎng)絡(luò)安全的規(guī)范，嚴格控制人為因素帶來的隱患，提供連續(xù)、健壯的業(yè)務(wù)服務(wù)。若技術(shù)管理不能了解和遵循業(yè)務(wù)管理的規(guī)律及特點，將使業(yè)務(wù)應用變得笨拙和缺乏靈活;業(yè)務(wù)管理不懂技術(shù)，系統(tǒng)的整體效率和安全也不能得到保障，教務(wù)系統(tǒng)管理是業(yè)務(wù)管理與技術(shù)管理在教學事務(wù)管理的結(jié)構(gòu)和特點之間形成自身管理特點的產(chǎn)物，在遵循教育管理規(guī)律的基礎(chǔ)上，業(yè)務(wù)管理和技術(shù)管理過程需要一種融合，并且面臨著復雜性和挑戰(zhàn)性。

3 管理中的理性

在傳統(tǒng)的教務(wù)系統(tǒng)應用概念里，教務(wù)系統(tǒng)更多的是以輔助工具的形象出現(xiàn)在教學管理相關(guān)者的視線里，輔助編排課表，公平推進學分制選課，規(guī)范控制成績的錄入、統(tǒng)計與查詢，減輕工作負擔和提高工作效率，是以工具理性的視角來看待和管理整個系統(tǒng)的。然而，在教務(wù)管理信息化為教學管理模式創(chuàng)新的趨勢下，教務(wù)系統(tǒng)不再僅僅只是一個事務(wù)工具，其自身在流程再造和整個高校管理體系的變化中，逐步具有從工具理性向價值理性轉(zhuǎn)移并突破事務(wù)主導的新趨勢。首先是事務(wù)處理的速度加快，總體的教務(wù)信息篩選，聯(lián)系和處理能力得到提高，這一前提使得對系統(tǒng)的管理提升到了重要位置。其次，數(shù)據(jù)作為系統(tǒng)和系統(tǒng)管理的核心，其價值和地位開始顯露，原本處于信息孤島中的各部分信息，因為事務(wù)的聯(lián)系變得富有生機，開始流動于高校管理的其它領(lǐng)域，比如高校教學狀態(tài)數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，教學質(zhì)量監(jiān)控中的教學評價，質(zhì)量工程建設(shè)中各類基本信息的獲取，等等，都可來源于教務(wù)系統(tǒng)，數(shù)據(jù)的增殖使得系統(tǒng)管理有了更積極的內(nèi)涵。再次，教務(wù)系統(tǒng)組織文化將教學事務(wù)管理引向了個體與組織的兼顧與和諧，效率與公平的共生。參與到系統(tǒng)的學生、教師以及教學管理人員都在系統(tǒng)中有積極的作用，在教學管理過程中能自覺行動，完成事務(wù)流中各自角色的任務(wù)，即尋求價值理性與工具理性的共生共存[1]。

二 建構(gòu)

1 管理者的適切性

教務(wù)系統(tǒng)管理作為信息系統(tǒng)維護與執(zhí)行的最高層，負責整個系統(tǒng)的組織與協(xié)調(diào)，對系統(tǒng)的管理有很大的決策權(quán)與控制權(quán)，與單純的業(yè)務(wù)管理或技術(shù)維護相比，更需要有良好的適切性。系統(tǒng)管理者必須以豐富的教學管理經(jīng)驗為基礎(chǔ)，熟悉相關(guān)教學管理文件、規(guī)定以及業(yè)務(wù)流程，還要有完整的信息技術(shù)知識結(jié)構(gòu)體系為依托，能靈活運用各種計算機技術(shù)，具有技術(shù)服務(wù)教學管理的敏感，并不斷吸收新知識、新理念，豐富與完善管理。

管理是信息系統(tǒng)發(fā)展和運作的基礎(chǔ)，良好的管理不僅能保障教學管理秩序，同時還能調(diào)動相關(guān)者的積極性。適切的管理者需要善于運用逆向思維和求異性思維，從全方位多層次多角度思考和探索系統(tǒng)管理中面臨的問題，針對關(guān)鍵問題擬出各種方案，根據(jù)系統(tǒng)運行現(xiàn)狀進行優(yōu)化和改進，厘清業(yè)務(wù)和技術(shù)之間的聯(lián)系，溝通與協(xié)調(diào)系統(tǒng)相關(guān)者，既不滿足現(xiàn)狀，墨守成規(guī);又敢為人先，另辟蹊徑，開辟出系統(tǒng)管理的新天地，以靈活的應變能力和行為準則實現(xiàn)最佳的系統(tǒng)管理[2]。

2 IT運維的方法

歷經(jīng)數(shù)年的應用與升級，教務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)變得冗余與復雜，尤其在存儲了多年的教務(wù)數(shù)據(jù)后，業(yè)務(wù)對高效的運行并且能夠繼續(xù)提供安全、靈活服務(wù)的要求更加強烈，因此，采用IT運維管理就變得更為關(guān)鍵，教務(wù)系統(tǒng)運維管理是指系統(tǒng)管理人員運用IT部門采用的相關(guān)方法、手段、技術(shù)、制度、流程和文檔等，對教務(wù)系統(tǒng)運行環(huán)境(包括如軟、硬件環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等)、教務(wù)系統(tǒng)業(yè)務(wù)和教務(wù)系統(tǒng)使用者進行綜合、系統(tǒng)的管理。運維管理的最終目標是實現(xiàn)業(yè)務(wù)與技術(shù)的融合，將系統(tǒng)的相關(guān)者緊密結(jié)合在一起，打破管理中的邊界，為教育管理信息化提供適用平臺，從而整體提升管理水平。運維的內(nèi)容包括:(1)基礎(chǔ)設(shè)施管理:對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器設(shè)備、操作系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)備的運行狀況的優(yōu)化和管理。(2)應用服務(wù)管理:對系統(tǒng)相關(guān)的B/S、C/S、數(shù)據(jù)庫、中間件及各種通用或特定服務(wù)端維護、監(jiān)控的管理。(3)數(shù)據(jù)管理:明確數(shù)據(jù)資源的重要性，對系統(tǒng)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一存儲和備份，保證數(shù)據(jù)的安全和有效利用。(4)業(yè)務(wù)管理:主要用于規(guī)范和明確系統(tǒng)相關(guān)人員的職責和工作內(nèi)容，使得教學管理秩序有保障。(5)信息安全管理:主要依據(jù)IT部門的技術(shù)標準和信息安全準則，實現(xiàn)組織方式、人員、技術(shù)等各層面的安全管理，目標是在盡可能小的影響系統(tǒng)運行和教務(wù)工作的情況下，使系統(tǒng)安全穩(wěn)定。因此，教務(wù)系統(tǒng)管理是包括業(yè)務(wù)管理、網(wǎng)絡(luò)管理、應用系統(tǒng)管理、數(shù)據(jù)庫管理，以及與之相關(guān)并支撐教務(wù)系統(tǒng)的優(yōu)化，建立一個穩(wěn)定、高效、靈活的信息系統(tǒng)運行、維護管理體系，從而為保障教學管理、教務(wù)處理效率、實現(xiàn)教育事業(yè)發(fā)展提供堅實的信息化基礎(chǔ)支撐。

3 管理制度創(chuàng)新

管理制度在管理中是至關(guān)重要的，它是一種重要的黏合劑，在管理責任與系統(tǒng)運轉(zhuǎn)效益之間起著一種聯(lián)通作用，教務(wù)管理是一項龐大的系統(tǒng)工程，工作事務(wù)雜，環(huán)節(jié)多，工作量大，這要求必須按一定規(guī)范流程進行科學管理[3]。

長期以來，教務(wù)系統(tǒng)管理的定位比較模糊，有的單純理解是對教務(wù)系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能的管理，缺乏對技術(shù)環(huán)境和先進性駕馭的能力;有的則完全當作一個技術(shù)事務(wù)，單純從技術(shù)層面無法達到應用中和管理中所有的要求。無論是哪一種情況，對教務(wù)系統(tǒng)中出現(xiàn)的問題和情況，都難以有效的查明和解決，對教學管理帶來被動因素。建立教務(wù)系統(tǒng)管理制度，明確管理流程和業(yè)務(wù)流程，設(shè)置突發(fā)情況響應預案，設(shè)置數(shù)據(jù)保密和安全管理規(guī)定，對教務(wù)系統(tǒng)管理、教學管理人員以及教師、學生等做出明確的權(quán)責規(guī)定，將進一步規(guī)范有據(jù)、有序的系統(tǒng)管理，同時，在制訂的內(nèi)容上，既要考慮事務(wù)管理的效率，也要兼顧技術(shù)管理的原則，降低制度帶來的局限和不適影響，在制度制訂中也要遵循最優(yōu)化管理原則，改變制度缺失狀態(tài)下的權(quán)責不清，管理不到位的局面。

4 系統(tǒng)管理中的知識管理

隨著信息化的發(fā)展，信息系統(tǒng)應用的深入，教學管理中各種日常工作對系統(tǒng)產(chǎn)生了越來越多的依賴性，如何保證關(guān)鍵業(yè)務(wù)正常運行?如何在故障發(fā)生最短時間內(nèi)定位問題，找出解決辦法顯得尤為重要。而在教務(wù)系統(tǒng)實際管理活動中，管理員難免會因為遇到異常問題而感到束手無策，對自己不熟悉的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)或設(shè)備出了問題而感到不知所措，如果因工作調(diào)動而更換了系統(tǒng)管理人員，面對突如其來的各種問題更是無從下手，解決辦法是引入知識管理的概念。

這里提到的知識管理是指整體管理經(jīng)驗。顯性經(jīng)驗知識包括設(shè)備配置文檔，系統(tǒng)使用手冊，管理操作規(guī)范等在相關(guān)文獻中可查閱的明文技術(shù)知識;隱性經(jīng)驗知識是指技術(shù)人員頭腦中積累的大量工作經(jīng)驗，如現(xiàn)場排障經(jīng)驗、系統(tǒng)調(diào)試經(jīng)驗、解決疑難技術(shù)問題的經(jīng)驗等未形成文檔的知識。如果教務(wù)系統(tǒng)管理也能建立這樣的知識庫，把管理過程中的技術(shù)知識積累起來并分類整理，隨時更新，就可在遇到疑難問題時，查閱、參考知識庫中類似問題的解決方法，快速定位故障，縮短處理時間，提高整體系統(tǒng)管理水平。

5 系統(tǒng)管理的評估

系統(tǒng)的管理是一個連續(xù)、動態(tài)發(fā)展的過程，在某一個階段能穩(wěn)定使用的系統(tǒng)，并不能滿足未來的發(fā)展和變化，系統(tǒng)管理需要通過評估來檢驗。這里的評估不僅包括管理活動本身，還包括新的管理理念運用、數(shù)據(jù)庫完整性的約束、安全風險以及為優(yōu)化、調(diào)整提供確定性證明等。評估的目的不在于得出一個確定性的結(jié)論，而在于促進系統(tǒng)的建設(shè)和管理，要根據(jù)系統(tǒng)當前的狀態(tài)和負面影響的評估來確定系統(tǒng)管理中未來的可能性[4]。一個較為完整系統(tǒng)管理評估的要素有:(1)使命:即教學管理通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)的工作任務(wù)，使命對教務(wù)系統(tǒng)依賴的程度越高，系統(tǒng)管理評估的任務(wù)就越重要;(2)資產(chǎn)及其價值:資產(chǎn)是通過教務(wù)系統(tǒng)建設(shè)積累起來信息系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施、信息數(shù)據(jù)和服務(wù)能力等，價值是指資產(chǎn)的敏感程度、關(guān)鍵程度和可再利用程度;(3)威脅:教務(wù)系統(tǒng)可能受到的侵害。由于信息系統(tǒng)存在的脆弱性，人為或自然威脅導致信息安全事件或教學管理事故發(fā)生的可能性及其造成的影響;(4)事件:系統(tǒng)適應管理的變革而進行的功能調(diào)整、擴展、軟硬件計算機系統(tǒng)環(huán)境的升級、優(yōu)化，系統(tǒng)相關(guān)者在事件中的角色及權(quán)責變化、適應等;(5)制度措施:為保證使命的有效行使，需要評價管理制度規(guī)定及權(quán)責的行使，在突發(fā)網(wǎng)絡(luò)安全事件中的應急方案，日常技術(shù)維護的基本要求等。

由以上評估要素可知，評估在可用性、穩(wěn)定性、安全檢測、安全決策、應用環(huán)境分析等多個環(huán)節(jié)是一個復雜的過程，通過評估，也在管理手段上成為系統(tǒng)管理制度化保障的一個不可或缺的組成部分，也是最容易忽視的部分。適時對系統(tǒng)管理進行評估，也使管理更符合了動態(tài)的內(nèi)涵，有利于管理人員不斷學習實踐，有利于改善師生在系統(tǒng)中的交互體驗。

三 結(jié)語

教務(wù)系統(tǒng)管理是一個不斷發(fā)展、創(chuàng)新的過程，實現(xiàn)教務(wù)系統(tǒng)管理的變革，可以更好的實現(xiàn)高校教務(wù)信息共享，發(fā)掘教務(wù)工作的應用效益，減輕教務(wù)管理人員的重復勞動，最大限度為領(lǐng)導提供教務(wù)決策依據(jù)，達到教務(wù)管理的制度化、標準化、自動化和網(wǎng)絡(luò)化的目的。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，教務(wù)系統(tǒng)管理也必須與時俱進，充分發(fā)揮信息技術(shù)服務(wù)高等教育管理的引擎作用，引領(lǐng)教學管理工作科學化、現(xiàn)代化。

參考文獻

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