淺談外貿(mào)英語(yǔ)函電寫(xiě)作技巧

摘要：本文從分析外貿(mào)英語(yǔ)函電的特點(diǎn)出發(fā)，初步探討了外貿(mào)英語(yǔ)函電的寫(xiě)作特點(diǎn)及寫(xiě)作技巧。

關(guān)鍵詞：外貿(mào)函電寫(xiě)作特點(diǎn)寫(xiě)作技巧

作者簡(jiǎn)介：唐佳，女，80年生，江蘇鹽城人，在江蘇海事職業(yè)技術(shù)學(xué)院外語(yǔ)系從事英語(yǔ)教學(xué)工作。

引言

隨著經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程的進(jìn)一步加快和我國(guó)對(duì)外貿(mào)易的不斷擴(kuò)大，我國(guó)的對(duì)外貿(mào)易活動(dòng)日益頻繁。作為國(guó)際貿(mào)易的重要溝通手段，外貿(mào)英語(yǔ)函電在對(duì)外貿(mào)易中的地位越來(lái)越重要。外貿(mào)英語(yǔ)函電指在國(guó)際貿(mào)易交往中應(yīng)用的信函、傳真和電子郵件，是國(guó)際貿(mào)易買(mǎi)賣(mài)雙方用于聯(lián)系業(yè)務(wù)、溝通商情、咨詢答復(fù)的主要途徑和通訊手段。它反映了買(mǎi)賣(mài)雙方所處的不同的文化、社會(huì)背景，代表了雙方各自的利益。外貿(mào)英語(yǔ)函電的撰寫(xiě)看似簡(jiǎn)單，實(shí)則不易。它不同于私人信函，具有更為正式的格式特點(diǎn)和要求，且有英式和美式的差別。外貿(mào)英語(yǔ)函電的質(zhì)量好壞直接影響到收信人對(duì)寫(xiě)信人的第一印象，甚至影響到生意是否成功。

一、外貿(mào)英語(yǔ)函電的特點(diǎn)

(一)語(yǔ)言規(guī)范化

隨著對(duì)外貿(mào)易的日益頻繁，外貿(mào)函電的語(yǔ)言越來(lái)越規(guī)范化，不僅要求詞、造句、語(yǔ)法、拼寫(xiě)和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)規(guī)范且合乎習(xí)慣，而且用于約束各種商務(wù)活動(dòng)的法律、法規(guī)和慣例的使用，也更為明確。

(二)內(nèi)容簡(jiǎn)明化

外貿(mào)函電要寫(xiě)得生動(dòng)、具體和明確，特別是要求對(duì)方做出明確反映的信函，或是答復(fù)對(duì)方提出的要求和問(wèn)題的信函，或是報(bào)盤(pán)、承諾，都要寫(xiě)得清清楚楚、明明白白，毫無(wú)艱澀難懂之處，使收信人看后不會(huì)誤解寫(xiě)信人所要表達(dá)的意思，用盡可能少的文字完整、清楚地表達(dá)需要表明的意思。

(三)態(tài)度禮貌化

寫(xiě)信要有理有節(jié)，注意禮貌，不要盛氣凌人，避免命令和粗魯做到不卑不亢、得體脫俗，既尊重國(guó)際貿(mào)易的習(xí)慣，又維護(hù)本國(guó)利益，同時(shí)還要體諒對(duì)方，要顧及對(duì)方的要求、愿望和感情等，著重正面地、肯定地談問(wèn)題，盡量避免否定地談問(wèn)題。

(四)格式規(guī)范化

外貿(mào)在長(zhǎng)期的發(fā)展中，逐步形成了許多約定俗成的同時(shí)規(guī)范化的國(guó)際慣例。外貿(mào)函電以其獨(dú)特的格式、慣用的商務(wù)詞匯、豐富的貿(mào)易術(shù)語(yǔ)、固定的句式和縮寫(xiě)形成了獨(dú)特的函電文體，具有強(qiáng)烈的商業(yè)色彩。其生命力在于與實(shí)際商務(wù)活動(dòng)聯(lián)系在一起，其語(yǔ)言形式、語(yǔ)言規(guī)范等都必須為具體的業(yè)務(wù)服務(wù)，用詞用語(yǔ)約定俗成，符合國(guó)際慣例，規(guī)范化，為世界各國(guó)商務(wù)人員所公認(rèn)與接受。

二、外貿(mào)英語(yǔ)函電的寫(xiě)作技巧

眾所周知，寫(xiě)好外貿(mào)英語(yǔ)函電必須遵循4項(xiàng)原則：簡(jiǎn)潔，準(zhǔn)確，得體，禮貌。這也是和外貿(mào)函電的特點(diǎn)相吻合的，具體來(lái)說(shuō)：

(一)把握簡(jiǎn)潔原則

在國(guó)際貿(mào)易競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈的當(dāng)今世界，簡(jiǎn)潔在外貿(mào)函電寫(xiě)作中顯得尤為重要，要用盡量少的詞來(lái)表達(dá)完整的意思，同時(shí)內(nèi)容要完整、準(zhǔn)確，語(yǔ)氣禮貌。

(1)句子結(jié)構(gòu)應(yīng)該簡(jiǎn)潔，用單詞替換詞組和定語(yǔ)從句。如：

A.We require TV which is of the new type.

B.We require new type TV.

第二句更加講究簡(jiǎn)潔，第一句顯得煩冗累贅。

(2)適當(dāng)使用縮略語(yǔ)。在長(zhǎng)期的發(fā)展中，外貿(mào)行業(yè)逐步形成了許多既定的專業(yè)縮略語(yǔ)，準(zhǔn)確使用縮略語(yǔ)可減少信件的篇幅，節(jié)省讀者的閱讀時(shí)間。如：

A.國(guó)際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易組織縮略語(yǔ)。如：WTO(世界貿(mào)易組織)，EBC(歐洲經(jīng)濟(jì)共同體)，等等。

B.常用外貿(mào)英語(yǔ)縮略語(yǔ)。如：D／P(付款交單)，F(xiàn).O.B(離岸價(jià))，L／C(信用證)，等等。

C.常用信函縮略語(yǔ)。如：CC(抄送)，PS(附言)，等等。

(3)內(nèi)容簡(jiǎn)明化，也就是說(shuō)英語(yǔ)函電的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔明了。函電的主題應(yīng)當(dāng)開(kāi)門(mén)見(jiàn)山地提出，無(wú)需羅列一些繁瑣的客套，讓人感覺(jué)轉(zhuǎn)彎抹角。例如，給國(guó)外客戶去函抱怨貨物短量，這時(shí)可首先直截了當(dāng)?shù)馗嬖V對(duì)方寫(xiě)此信的目的，然后列舉重要事實(shí)、數(shù)字證明，最后在信中闡明你希望收信人為你做些什么。

(二)把握準(zhǔn)確的原則

在經(jīng)濟(jì)貿(mào)易往來(lái)中，交易各方處于不同的國(guó)家和地區(qū)，由于語(yǔ)言文化的差異，極易產(chǎn)生誤解，而根據(jù)國(guó)際貿(mào)易慣例和法規(guī)，交易雙方往來(lái)的函電是交易的一部分，具有法律上的效力，因此要行文嚴(yán)謹(jǐn)，措辭準(zhǔn)確無(wú)誤。書(shū)寫(xiě)外貿(mào)函電，在詞匯選擇上。要遵循選擇詞義相對(duì)單一的詞來(lái)替代詞義靈活豐富的詞這一原則。

(三)把握得體的原則

外貿(mào)英語(yǔ)函電是一種以國(guó)際商務(wù)為目的的書(shū)面語(yǔ)言交際工具，除了詞匯、語(yǔ)法上需要準(zhǔn)確無(wú)誤外，還要注意表達(dá)恰當(dāng)、得體。

(1)重視文化背景。在跨文化的實(shí)際商務(wù)活動(dòng)中，由于各國(guó)的政治、經(jīng)濟(jì)環(huán)境及傳統(tǒng)習(xí)俗的不同，人們的商業(yè)價(jià)值觀、消費(fèi)心理、經(jīng)營(yíng)習(xí)慣有很大的差異，不同國(guó)家、不同民族、不同地區(qū)間的商務(wù)交往，涉及到不同的文化心理和風(fēng)俗習(xí)慣。這些細(xì)節(jié)在書(shū)寫(xiě)外貿(mào)英語(yǔ)函電中要加以注意。

(2)注意寫(xiě)作的對(duì)象。寫(xiě)外貿(mào)信函時(shí)，除了注意對(duì)方的文化背景外，還要留意對(duì)方是潛在客戶、新客戶還是老客戶，根據(jù)環(huán)境、對(duì)象，選用最恰當(dāng)?shù)难哉Z(yǔ)體式，以營(yíng)造和諧的言語(yǔ)氛圍，取得最佳的交際效果。

(四)把握禮貌原則

明智的外貿(mào)函電寫(xiě)作會(huì)尊敬貿(mào)易伙伴，會(huì)從對(duì)方的角度看問(wèn)題，理解對(duì)方的困難。在尊敬對(duì)方感情和利益的同時(shí)，獲得對(duì)方的好感，促進(jìn)交易的成功。即使雙方在貿(mào)易中產(chǎn)生分歧，甚至提出索賠，在外貿(mào)函電中也要有禮貌，為今后合作打下基礎(chǔ)。

(1)盡量少用否定句。否定往往產(chǎn)生消極的后果。在面對(duì)面的商務(wù)談判中，尚有解釋余地。但在寫(xiě)信時(shí)，我們就必須逐字逐句，認(rèn)真對(duì)待。因此，我們?cè)趯?xiě)信過(guò)程中，要盡量使語(yǔ)氣積極肯定，避免消極否定。

(2)使用祈使句和疑問(wèn)句表達(dá)禮貌的語(yǔ)氣。寫(xiě)信人在表達(dá)自己的觀點(diǎn)或向?qū)Ψ教峤ㄗh時(shí)，常有三種選擇：即陳述句、帶please的祈使句和疑問(wèn)句。其中，陳述句過(guò)于直白、生硬而不宜使用，帶please的祈使句語(yǔ)氣比較禮貌。疑問(wèn)句的語(yǔ)氣最客氣、委婉，并給對(duì)方留有余地。因此，在語(yǔ)氣的使用上盡量使對(duì)方感受到尊重，這樣才能贏得對(duì)方的尊重，營(yíng)造良好的交際氛圍。

結(jié)語(yǔ)

我們?cè)跁?shū)寫(xiě)外貿(mào)英語(yǔ)函電時(shí)，一定要把握好外貿(mào)函電的特點(diǎn)規(guī)律，遵循外貿(mào)英語(yǔ)函電的寫(xiě)作原則，只有這樣，我們才能書(shū)寫(xiě)出完美的外貿(mào)英語(yǔ)函電，從而促進(jìn)交易的順利進(jìn)行。

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