淺談國有企業(yè)大宗物資采購合同審計

摘要：大宗物資采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中一項十分重要的活動，同時也是最容易出漏洞的環(huán)節(jié)，如果不嚴(yán)格加以控制管理。勢必會給企業(yè)帶來浪費(fèi)。大宗物資采購合同作為物資采購活動的主要憑證，其簽訂是否合理合法，履行是否到位，對物資采購具有直接的影響，且在一定程度上會引起企業(yè)成本與資金的波動，從而影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。筆者就目前企業(yè)物資采購合同中的常見問題，以及如何開展合同審計作以下探討。

關(guān)鍵詞：大宗；物資采購；合同審計

一、企業(yè)物資采購合同中常見問題

大宗物資采購合同是一次性采購金額較大或購入與企業(yè)生產(chǎn)相關(guān)的專用材料、設(shè)備等為標(biāo)的的支出性經(jīng)濟(jì)合同，大宗物資采購成本是企業(yè)成本費(fèi)用重要的組成部分。由于為企業(yè)提供產(chǎn)品和服務(wù)的各類供貨商越來越多，其層次素質(zhì)參差不齊，再加上企業(yè)內(nèi)部管理中存在的問題以及采購經(jīng)辦人員素質(zhì)、職業(yè)道德等問題，使得物資采購合同由于簽訂、履行、結(jié)算等方面把關(guān)不嚴(yán)，而出現(xiàn)以下問題：

1.采購計劃編制依據(jù)不充分，導(dǎo)致大宗物資存貨積壓過多。首先，由于國有企業(yè)長期受到計劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，“寧多勿少”的思想意識依然存在，這就會導(dǎo)致大宗物資采購不按照國有企業(yè)的實際需要來進(jìn)行計劃，其次，由于企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中的產(chǎn)量變動比較頻繁，而大宗物資的采購計劃卻跟不上生產(chǎn)的變動而隨之調(diào)整，從而造成大宗物資庫存過多的問題產(chǎn)生。

2.合同條款執(zhí)行不嚴(yán)，違約責(zé)任未能有效追究。有些企業(yè)由于采購、倉儲與驗收、生產(chǎn)等部門工作脫節(jié)，導(dǎo)致合同履行不力，甚至出現(xiàn)對方單位未能完全履約或者在貨未到全的情況下全額付款的現(xiàn)象，合同條款中違約責(zé)任的規(guī)定形同虛設(shè)，給企業(yè)造成較大的經(jīng)濟(jì)損失。

3.供貨商單一，價格壟斷。由于部分產(chǎn)品技術(shù)的特殊性，在實際采購過程中，大宗物資采購的供貨商較少，無法具備招投標(biāo)的條件，不利于采購物資的價格談判。

4.拆分合同，躲避監(jiān)管。企業(yè)物資采購的內(nèi)部控制制度存在有章不循，從而導(dǎo)致大宗物資的采購在內(nèi)部管理環(huán)節(jié)上出現(xiàn)漏洞。由于對二級單位的大宗物資采購權(quán)限一般都給予了限制，超過限額需報給上級單位審批。但一些二級單位以程序復(fù)雜或其他原因，將一次性采購的同種物資分成數(shù)個權(quán)限范圍內(nèi)合同進(jìn)行簽訂，導(dǎo)致物資采購管理失控，不利于上級單位的監(jiān)管。

二、大額物資采購合同審計問題成因分析

1.對大額物資采購合同審計重視不夠。大額物資采購是最容易出現(xiàn)問題而又不被重視的環(huán)節(jié)，同時又是內(nèi)部審計中最薄弱的“盲區(qū)”和難點(diǎn)。企業(yè)內(nèi)審機(jī)構(gòu)由于擔(dān)負(fù)著企業(yè)所有與經(jīng)營財務(wù)有關(guān)的工作審計，對具體的諸如物資采購合同、產(chǎn)品服務(wù)合同等經(jīng)濟(jì)合同審計，在整個審計工作中的重視程度不夠，很多企業(yè)偏重于財務(wù)審計和基建審計，沒有單獨(dú)開展大額物資采購合同審計。

2.對大宗物資采購合同審計定位不準(zhǔn)。絕大部分企業(yè)只是將大宗物資采購合同審計做為合同履行后付款前的一道資金把關(guān)程序，主要任務(wù)是審減資金的數(shù)額，而沒有深入到整個合同的前前后后，使內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)大多只是在大宗物資采購合同履行完畢后進(jìn)行事后監(jiān)督，只起到一般性的檢查作用，沒有起到預(yù)防和控制的作用。對經(jīng)濟(jì)合同實施事后審計，不僅發(fā)現(xiàn)問題難，而且處理問題難，挽回?fù)p失更難。

三、加強(qiáng)企業(yè)大宗物資采購合同審計的措施

針對大宗物資采購合同中出現(xiàn)的問題以及對其成因的分析，從以下五個方面探討加強(qiáng)物資采購合同審計的對策。

1.前移合同審計重心。大額物資采購合同一經(jīng)雙方簽字蓋章，法律生效，任何人難以更改。審計人員對合同的審計，應(yīng)當(dāng)在合同產(chǎn)生法律效力前進(jìn)行，要以簽約前審查為主。由事后審計向事前審計轉(zhuǎn)變，重點(diǎn)進(jìn)行事前審查。通過對合同對方主體資格，履約能力的調(diào)查，對合同條款的嚴(yán)密性、合法性進(jìn)行審查，認(rèn)真把好合同簽訂關(guān)，防止和減少可能產(chǎn)生糾紛的因素，避免不應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)損失。

2.并用多種審計方法。在物資采購合同審計中，應(yīng)采取事前、事中審計與事后專項審計相結(jié)合的審計策略。

(1)簽約審計——事前審計。其一，針對大宗物資采購合同中盲目采購、虛假采購和擴(kuò)大消耗等問題，為防止不合理的采購造成庫存積壓和損失浪費(fèi)現(xiàn)象，按照先平庫、后采購的原則，審查采購計劃的真實性、合理性，提高資金使用效率；其二，貫徹訂貨選廠、產(chǎn)品選型、質(zhì)量選優(yōu)、價格選廉、運(yùn)距選近的宗旨，作好合同條款和價格的審計。

(2)結(jié)算審計——事中審計。結(jié)算審計是物資采購合同價款或酬金支付之前的最后一關(guān)，針對經(jīng)常容易出現(xiàn)的高于合同約定結(jié)算、不按合同條款履行、結(jié)算手續(xù)不完善、結(jié)算多付款等問題，應(yīng)該以合同約定為依據(jù)，做到物資驗收單、運(yùn)貨單、發(fā)貨票與合同書約定相符；入庫產(chǎn)品的品種、規(guī)格、質(zhì)量、價格與合同約定相符。

(3)跟蹤審計——事后審計。作為一種跟蹤審計手段，主要目的是監(jiān)督真實消耗，通過核實計劃量與實際用量之間的差距，防止實物短缺、物資散失及變賣行為，實施專項審計并提出相關(guān)的管理建議。

3.運(yùn)用科學(xué)統(tǒng)計評價方法?？茖W(xué)有效的統(tǒng)計評價方法是提高審計質(zhì)量和效率的有效手段。在實踐中主要運(yùn)用以下兩種方法。

(1)分析法。所謂分析法，主要是分析合同及發(fā)票中所列的品名、內(nèi)容、價格、數(shù)量等因素是否與實際相符合，從而進(jìn)行深入調(diào)查審計的方法。一是數(shù)量與實際情況是否相符。主要是分析合同中列出的商品數(shù)量與單位的實際使用量相比較，找出其中的弊端。二是價格與實際情況是否相符。主要是分析合同中列出的商品價格與該商品實際價格相比較，找出其中的弊端。如果合同中產(chǎn)品價格與市場均價偏高偏低許多倍就要深入分析。三是所列品名與單位生產(chǎn)經(jīng)營范圍是否相符。審計中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)合同采購產(chǎn)品與單位生產(chǎn)經(jīng)營范圍毫不相關(guān)，就需要仔細(xì)分析。

(2)抽樣調(diào)查法。在有限審計資源條件的限制下，審計人員應(yīng)當(dāng)運(yùn)用專業(yè)判斷，根據(jù)審計目標(biāo)的要求及審計對象的特征，選擇不同的審計抽樣方法，收集充分、適當(dāng)?shù)膶徲嬜C據(jù)，以形成和支持審計結(jié)論。在選取樣本時，審計人員可以運(yùn)用隨機(jī)數(shù)表選樣法、系統(tǒng)選樣法、分層選樣法、整群選樣法、任意選樣法來選取樣本。樣本選取之后，審計人員應(yīng)當(dāng)按照審計方案實施必要的審計程序，獲取審計證據(jù)。根據(jù)樣本評價結(jié)果推斷總體特征，形成審計結(jié)論。

4.注重合同價款審計。大宗物資采購合同是一種支出性經(jīng)濟(jì)合同，由于大宗物資采購合同的履行將導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)利益流出企業(yè)，價格的高低將直接影響著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，而合同的價格受供求關(guān)系以及市場行情的影響，變動比較頻繁，是敏感因素，因此，也是審計中的高風(fēng)險因素。為確保物資采購合同價格審定的科學(xué)、合理與公平，可以根據(jù)實際情況，采取以下價格審查方法。

(1)價格咨詢法。對于價格變動頻繁且市場用量較大的通用材料，以及價格相對公開的產(chǎn)品，利用上網(wǎng)咨詢、電話咨詢等方式，掌握當(dāng)期價格的升降幅度以及變動因素，從而提供合理的市場參考價格。

(2)中標(biāo)價格法。按照《招投標(biāo)法》的規(guī)定，對大宗物資、大宗材料，采取貨比三家的招標(biāo)采購方式，落實中標(biāo)價格和中標(biāo)品種。

(3)價格庫應(yīng)用法。在建立管理信息系統(tǒng)的企業(yè)，凡是已經(jīng)簽約過的價格全部存放在價格數(shù)據(jù)庫中，隨時調(diào)閱、隨時修正，實行自動比價。

5.切實發(fā)揮部門間協(xié)同配合。首先，要正確處理審計與合同主管部門的關(guān)系。審計部門與合同主管部門在具體工作上，應(yīng)各有側(cè)重。合同主管部門主要負(fù)責(zé)合同的談判、起草，負(fù)責(zé)合同條款內(nèi)容的審查；審計部門作為經(jīng)濟(jì)監(jiān)督部門重點(diǎn)應(yīng)放在合同價款、標(biāo)的金額的審計上，對有問題的合同條文有修改建議權(quán)，對合同價格不合理的有權(quán)建議變更，同時對合同主管部門的合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督。其次，要正確處理審計與經(jīng)辦單位(物資采購、供應(yīng)、生產(chǎn)使用等)的關(guān)系。合同經(jīng)辦單位是經(jīng)濟(jì)合同的當(dāng)事人，最了解物資產(chǎn)品的性能、用途及消耗使用各環(huán)節(jié)。在審計過程中，應(yīng)讓經(jīng)辦單位人員參與到內(nèi)部審計中來，充分聽取并尊重經(jīng)辦部門、經(jīng)辦人員的意見，避免主觀武斷和濫用職權(quán)。審計部門的審計目標(biāo)與經(jīng)辦單位的組織目標(biāo)也是一致的，通過審計，不僅要善于發(fā)現(xiàn)問題，更要善于解決問題，為經(jīng)辦單位降本增效提供服務(wù)。