淺談群文檔案的管理

隨著文化藝術(shù)事業(yè)的發(fā)展繁榮，近年來(lái)我國(guó)的群文檔案也在迅速發(fā)展。建立和完善群文檔案工作制度的重要性和迫切性，已為越來(lái)越多的人所認(rèn)識(shí)。 下面就如何規(guī)范化地整理藝術(shù)檔案問(wèn)題略作粗淺探討。

一、檔案管理中值得注意的幾個(gè)問(wèn)題:

1、檔案在保管中，人員知識(shí)的老化，設(shè)備陳舊，是當(dāng)前群文檔案管理工作中不可忽視的一個(gè)問(wèn)題。檔案的保管在檔案管理工作中相當(dāng)重要。它是關(guān)系到所建立的檔案保證其整潔、完整、不壞不損、不丟失、不缺一字，是對(duì)每位檔案工作人員工作成效好與壞的實(shí)際檢驗(yàn)。然而，我們一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)文化站忽視了檔案的保管工作，使檔案在保管的過(guò)程中受到不應(yīng)有的損失，給檔案工作造成了無(wú)法彌補(bǔ)的損失，這是值得注意的一個(gè)重要問(wèn)題。這些問(wèn)題一是設(shè)備陳舊。一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)文化站的檔案至今仍停留在建國(guó)初期的保管水平。幾本檔案放在破木柜中一鎖了之。由于長(zhǎng)期沒(méi)有防潮、防塵、防蟲(chóng)等設(shè)施保障，使檔案受潮而使得字跡模糊，染塵而使紙張發(fā)黃，被蟲(chóng)子嗑咬而丟失損頁(yè)。這必將給檔案管理工作帶來(lái)重大的損失。二是未嚴(yán)格執(zhí)行定期檢查制度。有些檔案堆在卷柜里長(zhǎng)期無(wú)人過(guò)問(wèn)，很容易被當(dāng)作廢紙扔掉，而扔掉的檔案資料中，有的甚至是最寶貴的原始資料，這就像一件文物被扔到大海里一樣，永遠(yuǎn)被歷史潮流所湮滅，再也找不回來(lái)，這將會(huì)成為一件永遠(yuǎn)彌補(bǔ)不了的憾事，給檔案管理工作造成不可估量的損失，這是值得我們注意的。三是由于崗位責(zé)任制沒(méi)有得到很好落實(shí)，減編減員造成專(zhuān)職檔案人員的減少，有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)沒(méi)有專(zhuān)職文化員干脆由管公章的文書(shū)或其它鄉(xiāng)干部兼職，這樣就造成他們精力分散，工作不專(zhuān)一，其責(zé)任難以落實(shí)，說(shuō)有人管誰(shuí)也不管，說(shuō)有責(zé)任又都不負(fù)責(zé)任，使檔案資料流失，到頭來(lái)出了問(wèn)題又是互相推諉、互相扯皮，出了問(wèn)題查不出根源，找不出毛病所在。

2、不可忽視平時(shí)的資料收集，采取多種手段和方法從事搜集、整理、保護(hù)工作。搜集、整理工作是一項(xiàng)任務(wù)重、難度大的繁雜工作。每一次的活動(dòng)開(kāi)展，從方案的實(shí)施，到具體人員安排，到取得成效的所有文字材料都應(yīng)進(jìn)行搜集。下鄉(xiāng)輔導(dǎo)時(shí)工作人員應(yīng)該不怕苦不怕累不厭其煩地深入鄉(xiāng)村田頭，以甘當(dāng)小學(xué)生不恥下問(wèn)的精神，采取采方、詢(xún)問(wèn)、咨詢(xún)、觀賞、聆聽(tīng)的方法，用筆錄的方法，以文形式記載成文，必要時(shí)應(yīng)該采用錄音、錄像的手段給予錄制，如實(shí)記錄。有了手頭的點(diǎn)滴資料，才有便于檔案的完整歸檔。

3、檔案工作人員缺少專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)。在這個(gè)月的文化站評(píng)估定級(jí)工作中，我們發(fā)現(xiàn)很多問(wèn)題。許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)文化員是兼職的，可想而知檔案工作開(kāi)展的情況，他們只有在做好自身工作同時(shí)才抽空整理一下文化站的檔案工作。再如一些老文化員，雖然說(shuō)從事群文工作多年，但要把藝術(shù)檔案做全做好對(duì)他們來(lái)說(shuō)也是一件難事。他們只是把一年的活動(dòng)資料總結(jié)歸納裝訂一起，給別人看了很模糊。

二、檔案管理工作中的幾項(xiàng)改進(jìn)措施:

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo):

建立健全檔案工作的管理機(jī)構(gòu)，使檔案工作的管理不斷上新水平。在一個(gè)部門(mén)、一個(gè)單位，建立健全檔案工作的管理機(jī)構(gòu)，是搞好檔案管理工作不可缺少的條件保證。一種是一把手分工負(fù)責(zé)，別一種是業(yè)務(wù)主管或常務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，有各處或科室領(lǐng)導(dǎo)參加的領(lǐng)導(dǎo)組織機(jī)構(gòu)，大的部門(mén)建立檔案館，小的部門(mén)有檔案室，并有一定工作人員專(zhuān)門(mén)從事檔案工作，有的還接收大學(xué)檔案管理系的本科畢業(yè)生來(lái)從事這項(xiàng)工作。從而，既保證了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)力度的加強(qiáng)，又保證檔案工作人員業(yè)務(wù)品質(zhì)的高標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作不斷上檔次、上水平。

2、加大投入力度:

檔案工作既然是我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)的一個(gè)重要組成部分，那么，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)就要加大其投資力度，把檔案工作的設(shè)施建設(shè)、設(shè)備增置列入重要議事日程。如:一些財(cái)力緊張的部門(mén)不同于一些有錢(qián)的部門(mén)，一切工作都受資金緊缺的制約。盡管如此，有一部分部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的投入也是舍得花錢(qián)的。有的部門(mén)和單位修繕寬敞整潔的檔案室，增添了防潮、防蟲(chóng)設(shè)備，有的增添了微機(jī)、電視機(jī)、錄放機(jī)，達(dá)到了檔案管理現(xiàn)代化，為文化藝術(shù)檔案的管理工作人員提供了便利的工作條件。

3、提高檔案工作人員的兩個(gè)素質(zhì):

檔案管理工作的性質(zhì)，決定了檔案工作人員必須具備較高的修養(yǎng)，這就是說(shuō)，檔案工作人員要有一定的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)文化水平，檔案的工作人員更應(yīng)該具備以上的條件。因?yàn)闄n案工作的任務(wù)重大，是擔(dān)負(fù)著工作成果及其他資料的積累和傳承重任。同時(shí)，又是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)、具有一定科學(xué)性、技術(shù)性、知識(shí)性的工作。因此，檔案工作人員應(yīng)具有一定專(zhuān)業(yè)技術(shù)、業(yè)務(wù)水平和廣博的科學(xué)文化知識(shí)，這樣，才能保證檔案管理工作的質(zhì)量，使這項(xiàng)工作能適應(yīng)兩個(gè)文明建設(shè)的需要。

另外，還要加強(qiáng)檔案工作人員的兩個(gè)素質(zhì)建設(shè)，提高檔案管理水平。檔案工作人員大多是由沒(méi)有經(jīng)過(guò)正規(guī)院校的專(zhuān)科學(xué)習(xí)的培訓(xùn)人員來(lái)?yè)?dān)任，因此，加強(qiáng)檔案工作人員的兩個(gè)素質(zhì)提高，是我們不容忽視的一個(gè)重要工作環(huán)節(jié)。把提高他們的思想政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)文化水平，提高到檔案整體水平的戰(zhàn)略高度來(lái)認(rèn)識(shí)，作為一項(xiàng)重要工作來(lái)抓。如:在人事檔案方面，要經(jīng)常組織、監(jiān)督和會(huì)同檔案工作人員學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論。在提高專(zhuān)業(yè)理論水平和業(yè)務(wù)技術(shù)能力方面，領(lǐng)導(dǎo)者舍得智力投資，積極支持檔案工作人員參加各種專(zhuān)業(yè)教育學(xué)院辦的各種專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)班進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。同時(shí)，還要結(jié)合本單位工作的實(shí)際，派檔案工作人員到檔案管理工作開(kāi)展得好的單位去學(xué)習(xí)取經(jīng)，學(xué)習(xí)好的工作方法和經(jīng)驗(yàn)，用來(lái)提高本單位的工作。

總之，要想真正搞好群文檔案工作，還有一個(gè)特別應(yīng)該注意的問(wèn)題，就是首先要努力學(xué)好江澤民同志提出的“三個(gè)代表”思想，以“三個(gè)代表”思想為動(dòng)力，指導(dǎo)群眾文化藝術(shù)檔案管理工作，并要貫徹始終，做到思想領(lǐng)先、行動(dòng)緊跟、任務(wù)明確，不遺余務(wù)地把群眾文化藝術(shù)檔案管理工作搞好。