淺議如何提高醫(yī)院檔案管理水平

當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展正處在社會(huì)經(jīng)濟(jì)變革的突變時(shí)期，全民公益性醫(yī)改，省、市醫(yī)保定點(diǎn)醫(yī)院和農(nóng)村合作醫(yī)療定點(diǎn)醫(yī)院的出現(xiàn)以及全民醫(yī)保的逐步實(shí)現(xiàn)等，既為醫(yī)院的發(fā)展提供了新的機(jī)遇，同時(shí)也面臨著更嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，如何進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案的管理水平，充分發(fā)揮檔案作用顯得愈發(fā)重要。為使醫(yī)院檔案在醫(yī)院的日常工作和職能活動(dòng)中發(fā)揮重要而獨(dú)特的作用，必須認(rèn)真做好醫(yī)院檔案管理工作，使其向著規(guī)范化、科學(xué)化管理的軌道健康發(fā)展。

一、建立健全醫(yī)院檔案管理制度，統(tǒng)一檔案的管理模式

醫(yī)院檔案工作內(nèi)容繁多、部門(mén)分散、專(zhuān)業(yè)技術(shù)性強(qiáng)，檔案管理制度的制定應(yīng)從醫(yī)院實(shí)際情況出發(fā)，并在工作中不斷加以完善。首先，要建立健全檔案收集制度。醫(yī)院臨床各科室、醫(yī)院行政管理及后勤等各部門(mén)都是文件材料的形成部門(mén)，文件較為分散。這就需要我們建立有效的檔案收集制度，保證醫(yī)院檔案收集齊全完整。其次，建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理，一旦發(fā)現(xiàn)遺漏丟失，及時(shí)查找補(bǔ)救，確保檔案材料的完整性。除此之外，建立健全醫(yī)院科研檔案管理的規(guī)章制度，包括文件材料的歸檔要求、保管期限、檔案的接收、整理、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、保密、鑒定、銷(xiāo)毀等制度，并對(duì)科研檔案在內(nèi)的醫(yī)院全部檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，明確醫(yī)院的綜合檔案室、科研管理部門(mén)及檔案形成部門(mén)在檔案管理中的責(zé)任，自上而下地形成科研檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

統(tǒng)一檔案的管理模式即運(yùn)用行政手段和法律手段對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，這是建立統(tǒng)一的、科學(xué)的檔案工作制度，推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)，實(shí)行檔案統(tǒng)一管理，才能對(duì)綜合性醫(yī)院檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，充分發(fā)揮其作用，具體地說(shuō)，就是要建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理科室，明確職能，將醫(yī)院各個(gè)門(mén)類(lèi)、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評(píng)價(jià)，同步發(fā)展。

二、建立健全醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)，提高檔案信息化管理能力

建立健全醫(yī)院檔案二級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)是現(xiàn)代化醫(yī)院的檔案管理組織機(jī)構(gòu)及人員的體系保證，這種管理模式有利于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管;有利于組織監(jiān)督各職能部門(mén)的檔案工作;有利于檔案的收集整理和利用開(kāi)發(fā);有利于解決檔案管理中的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問(wèn)題;有利于檔案保管的完整、安全。

隨著計(jì)算機(jī)信息管理，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及辦公自動(dòng)化的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案信息管理已明顯跟不上現(xiàn)代化管理的要求。綜合檔案室應(yīng)安裝使用檔案行政管理部門(mén)開(kāi)發(fā)的管理軟件。這些軟件設(shè)計(jì)科學(xué)、實(shí)用，并設(shè)置了多項(xiàng)管理功能，可以把各門(mén)類(lèi)的業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)及目錄輸入進(jìn)管理系統(tǒng)內(nèi)，達(dá)到保管更安全、利用更方便。并可實(shí)行圖書(shū)、情報(bào)、信息、檔案管理一體化，有利于檔案信息管理人員熟悉醫(yī)院各部門(mén)的業(yè)務(wù)流程、掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，使醫(yī)院各部門(mén)的檔案資源共享，專(zhuān)家、技術(shù)人員和相關(guān)人員都能用最快的時(shí)間進(jìn)行查閱，也為醫(yī)學(xué)項(xiàng)目的研究提供快捷便利的服務(wù)，以提高綜合醫(yī)療水平。

三、提高檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，因此檔案管理人員要刻苦學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)、新知識(shí)、新技術(shù)，全面掌握科學(xué)管理檔案的綜合技能，逐漸形成全方位、多維立體化檔案管理，使醫(yī)院管理者廣泛地利用檔案信息資源，為醫(yī)院發(fā)展服務(wù);同時(shí)，醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，投入一定的資金和人力，通過(guò)院校培養(yǎng)、在職教育、組織進(jìn)修和短期培訓(xùn)等多種途徑，重點(diǎn)加強(qiáng)在職人員繼續(xù)教育的培訓(xùn)，搞好規(guī)劃，規(guī)定任務(wù)。讓醫(yī)院檔案工作者系統(tǒng)地、全面地學(xué)習(xí)現(xiàn)代化科學(xué)管理方面的本領(lǐng)，如系統(tǒng)工程、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、目標(biāo)管理等科學(xué)管理方法和技能，提高業(yè)務(wù)水平，建立檔案管理人才梯隊(duì)，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，提高檔案管理水平。此外，醫(yī)院要建立考核機(jī)制和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，把檔案專(zhuān)業(yè)人員的繼續(xù)教育和職稱(chēng)晉升、職務(wù)晉升掛鉤。

四、提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視程度和資金投入

醫(yī)院檔案管理一直處于管理的邊緣地帶，醫(yī)院管理干部及醫(yī)、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，有相當(dāng)一部分人缺乏依法歸檔的自覺(jué)性，因而學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》非常重要，要通過(guò)大力宣傳檔案工作，增強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職工的檔案意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來(lái)抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展，讓醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和職工都充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，才能更好地支持檔案管理工作，促進(jìn)全員檔案意識(shí)格局的形成。

加強(qiáng)資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的必須條件。一方面要提高檔案保護(hù)設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備，如檔案庫(kù)房的去濕、空調(diào)設(shè)備，高效滅蟲(chóng)滅火設(shè)備，這些設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用是檔案現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容。另一方面要引進(jìn)微機(jī)管理，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檔案管理不僅能節(jié)省空間，而且能有效、長(zhǎng)期保存檔案資料，代替人工對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索、編研、統(tǒng)計(jì)，減輕檔案管理人員的繁瑣勞動(dòng)，從而提高工作效率，能迅速將檔案信息資源由靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)，并將檔案信息揭示出來(lái)，服務(wù)于醫(yī)院各方面的需求，實(shí)現(xiàn)檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用效益。

五、注重管理理念創(chuàng)新，以新觀念應(yīng)對(duì)新挑戰(zhàn)

當(dāng)代科學(xué)理論的發(fā)展中各學(xué)科不斷交叉并迅速融合，科學(xué)與技術(shù)、理論與實(shí)踐形成共生關(guān)系，科學(xué)研究也從研究存在轉(zhuǎn)向研究演化和生成。檔案學(xué)的理論也必須依據(jù)這一普遍規(guī)律，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上有所突破。作為檔案工作者，只有緊跟時(shí)代步伐，才能與日益發(fā)展的醫(yī)療、科研、教學(xué)工作相適應(yīng)。檔案工作要做到與時(shí)俱進(jìn)，既要繼承傳統(tǒng)，又要開(kāi)拓創(chuàng)新。當(dāng)前檔案事業(yè)面臨的挑戰(zhàn)非常緊迫，電子檔案的出現(xiàn)，信息技術(shù)的應(yīng)用，新型檔案載體的保管等，都亟待檔案工作者去認(rèn)識(shí)、去解決問(wèn)題，必須有充分的思想準(zhǔn)備和技術(shù)準(zhǔn)備，以新的觀念去迎接新的挑戰(zhàn)。