淺談紀(jì)念館藏品檔案管理

藏品是紀(jì)念館開(kāi)展陳列、宣傳、研究等各種活動(dòng)的物質(zhì)基礎(chǔ)，不同類型的紀(jì)念館往往由于藏品性質(zhì)的不同而加以區(qū)分。一座紀(jì)念館擁有大量與其定位相符的精美藏品，既可提高紀(jì)念館的品味，又可以最大限度地實(shí)現(xiàn)藏品的自身價(jià)值。記錄詳實(shí)、內(nèi)容可靠的藏品檔案準(zhǔn)確地表達(dá)了藏品的價(jià)值，不但為陳列和科研提供第一手的詳實(shí)資料，而且是藏品能否發(fā)揮好作用的關(guān)鍵。

一、藏品檔案的內(nèi)涵

藏品檔案是科學(xué)、準(zhǔn)確、完整地反映藏品全部情況的記錄材料。其主要部分體現(xiàn)在藏品檔案冊(cè)及藏品編目卡片上。它包括對(duì)藏品名稱、尺寸、重量、質(zhì)地、現(xiàn)狀、來(lái)源等文字的描述，專家鑒定意見(jiàn)、流傳經(jīng)過(guò)的詳細(xì)記錄，以及藏品的照片、視頻錄像等。筆者認(rèn)為，其內(nèi)涵可以從兩個(gè)方面概括:

1、藏品自身檔案。主要有包括三個(gè)方面:一是藏品入館的原始單據(jù)。包括接收、撥交藏品的清單，捐贈(zèng)、收購(gòu)藏品的收據(jù)，借入、寄存藏品的借據(jù)，以及捐贈(zèng)人開(kāi)據(jù)的捐贈(zèng)證明。二是藏品來(lái)源的原始記錄。包括藏品流傳經(jīng)過(guò)的文字說(shuō)明或錄音、錄相材料，發(fā)掘品的發(fā)掘報(bào)告等。三是藏品的原始記錄。鑒定意見(jiàn)、藏品總登記賬、藏品卡、藏品修復(fù)檔案、藏品保護(hù)檔案、藏品分類賬、藏品目錄、出入庫(kù)(館)憑證及藏品調(diào)撥手續(xù)等。此外，還有藏品照片、音頻、視頻和光盤(pán)等資料。

2、與藏品相關(guān)的其他檔案。主要可以概括為四個(gè)方面:一是展出記錄。包括展品目錄、展品點(diǎn)交冊(cè)、裝箱單、有關(guān)展覽現(xiàn)場(chǎng)的照片錄像等資料、展覽的陳列方案、展覽圖錄和相關(guān)文件以及相關(guān)學(xué)科、社會(huì)各界及新聞媒體對(duì)此次展覽的報(bào)道等。二是提用憑證。包括藏品展覽時(shí)的提取清單及外出的借據(jù)和領(lǐng)導(dǎo)簽署的使用意見(jiàn)等。借出使用時(shí)要留存藏品原狀、使用的文字記錄及圖像記錄。三是修復(fù)記錄。包括各級(jí)主管人員簽署的修復(fù)意見(jiàn)及批準(zhǔn)書(shū)，對(duì)藏品存放環(huán)境、修復(fù)措施、使用材料(包括藥物)名稱、劑量等的文字記錄和藏品修復(fù)前后修復(fù)部位的照片資料。四是注銷憑證。包括藏品注銷原因及有關(guān)主管人員簽署的意見(jiàn)等材料。

二、傳統(tǒng)方式管理藏品檔案的缺點(diǎn)

紀(jì)念館藏品檔案管理是按照一定的步驟和方法進(jìn)行的。由于受各種因素的制約，不少中小型紀(jì)念館仍然采用傳統(tǒng)的方法進(jìn)行藏品檔案管理。首先是藏品登記，然后把具有相同特征的藏品聚集起來(lái)，其他的區(qū)別出來(lái)，另行分類。藏品分類后，同類的藏品分在一起，按登記號(hào)順序排架，對(duì)每一件藏品進(jìn)行總登記。藏品編目完成后，再按照一定順序排號(hào)，說(shuō)明其特點(diǎn)。按照傳統(tǒng)方法建立藏品檔案由于工作量大、程序多，因此存在一些不足。

1、藏品檔案很難達(dá)到規(guī)范和統(tǒng)一。由于人員變動(dòng)相對(duì)頻繁，經(jīng)手人員較多，在建立藏品總登記簿時(shí)，經(jīng)手人員難免會(huì)出現(xiàn)字跡不工整、不清晰的問(wèn)題。另外，如有訂正，還需要用其他顏色標(biāo)識(shí)，由經(jīng)辦人員在訂正處蓋章。在藏品檔案建立過(guò)程中，類似這樣的規(guī)范性操作隨時(shí)可能會(huì)有。但由于經(jīng)手人員多，每一個(gè)人面對(duì)成千上百件藏品，在檔案建立中難免有所疏忽，這樣會(huì)對(duì)原始藏品檔案的建立帶來(lái)很大影響。再者，藏品檔案經(jīng)多人填寫(xiě)，不同的字跡、書(shū)寫(xiě)習(xí)慣和填寫(xiě)詳略不一，會(huì)對(duì)藏品的研究帶來(lái)很多不便，甚至?xí)驎?shū)寫(xiě)不清晰而造成研究問(wèn)題中的失誤。

2、藏品種類多，數(shù)量大，比較容易造成藏品檔案管理疏漏。當(dāng)藏品提取出庫(kù)時(shí)，空出的位置不應(yīng)以其他藏品填補(bǔ)，而應(yīng)保留其空位。待藏品回庫(kù)時(shí)歸回原位;否則，就難以保證藏品秩序，造成排架錯(cuò)亂，以至藏品錯(cuò)位，丟失時(shí)也不易及時(shí)發(fā)現(xiàn)。隨著對(duì)藏品研究的不斷深入，藏品檔案內(nèi)的資料會(huì)越來(lái)越豐富，卷宗也越來(lái)越厚，若不及時(shí)整理就會(huì)混淆。關(guān)鍵時(shí)刻找不到需要的東西。

3、藏品檔案的利用率低，增加保管難度。維護(hù)藏品檔案的質(zhì)量，既取決于其材料質(zhì)地，也取決于它所處的環(huán)境。環(huán)境因素直接影響到藏品檔案的保存年限和提供利用，不同質(zhì)地的藏品對(duì)保管環(huán)境有不同的要求，光線、溫度、濕度等這類自然破壞力雖然進(jìn)行緩慢，破壞輕微。但日積月累會(huì)使油畫(huà)褪色掉渣、織物粘連腐爛、書(shū)卷蟲(chóng)蛀霉變、文獻(xiàn)字跡模糊等，不注重對(duì)藏品檔案的保護(hù)環(huán)境，就會(huì)對(duì)檔案造成嚴(yán)重的威脅。還有些重要的藏品是文博工作者研究的重點(diǎn)，該藏品檔案難免被多人、多次借閱，會(huì)給藏品檔案造成一定的磨損、損壞或者遺失，影響藏品檔案的管理。

三、藏品檔案的數(shù)字化管理

運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)是時(shí)代發(fā)展的要求，藏品檔案的信息化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種檔案信息形態(tài)。數(shù)字化的藏品檔案是一個(gè)由文字、聲音、圖像所組成的一個(gè)數(shù)據(jù)平臺(tái)，它是以藏品檔案為基礎(chǔ)建立起來(lái)的信息系統(tǒng)，它不僅是藏品賬、卡和藏品檔案內(nèi)容的集中體現(xiàn)，同時(shí)也將藏品的動(dòng)態(tài)信息囊括其中。它的出現(xiàn)為藏品檔案工作管理帶來(lái)新的視角。主要有以下優(yōu)點(diǎn):一是便捷，信息規(guī)范;二是收集方式方便，效率很高;三是保存途徑方便，節(jié)約空間;四是利用方式高效，資源共享。

通過(guò)數(shù)字化信息把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡(luò)化的方式鏈接，從而及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)藏品檔案資源共享。計(jì)算機(jī)藏品管理系統(tǒng)的理想目標(biāo)是針對(duì)藏品的不同屬性任意排列組合地自由查詢，最大限度地實(shí)現(xiàn)“增、刪、查、改”，免去了繁瑣的文書(shū)工作。在藏品檔案制作的工作平臺(tái)上，將文件內(nèi)容已包含的檢索字節(jié)，如藏品名、年代、質(zhì)地等信息用一定的格式固定下來(lái)，再加上檔案管理的部分編號(hào)，組成不同類型的檢索信息，大大提高了檔案利用效率。

四、傳統(tǒng)方式與數(shù)字化方式的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)

如果說(shuō)藏品檔案面對(duì)的是大量繁瑣的文字工作的話，那么計(jì)算機(jī)藏品管理系統(tǒng)面對(duì)的難題則是藏品定名、分類、數(shù)據(jù)采集的規(guī)范化等問(wèn)題。

傳統(tǒng)的藏品檔案方式沿用了千百年，其成功的一面毋庸置疑。信息化技術(shù)是時(shí)代前進(jìn)的趨勢(shì)，但從目前的情況看，也面臨一些問(wèn)題。一是信息的不完整性。計(jì)算機(jī)藏品管理系統(tǒng)雖然是以藏品檔案為基礎(chǔ)進(jìn)行的信息錄入，但是它并不是把所有的藏品檔案原封不動(dòng)地搬上計(jì)算機(jī)，而是有選擇地進(jìn)行關(guān)鍵性信息的錄入。二是應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)問(wèn)題。各個(gè)紀(jì)念館都有自己的特殊情況，開(kāi)發(fā)一套通用型的軟件是非常艱難的，計(jì)算機(jī)技術(shù)在博物館、紀(jì)念館中的應(yīng)用難度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了其他領(lǐng)域。再者，應(yīng)用軟件自身的問(wèn)題，往往一套軟件的開(kāi)發(fā)只是針對(duì)當(dāng)前流行的硬件和軟件系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展是難以預(yù)料的，若干年后存儲(chǔ)的海量數(shù)據(jù)能否平滑過(guò)渡也是值得考慮的問(wèn)題。三是安全問(wèn)題。主要面臨黑客攻擊，非法入侵者竊取資料，損壞數(shù)據(jù)。其次是大量的信息存儲(chǔ)在磁介質(zhì)上，一旦由于某種原因消磁將面臨巨大損失。四是經(jīng)費(fèi)問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)紀(jì)念館的數(shù)字化需要投入大量經(jīng)費(fèi)，各種硬件的購(gòu)置、軟件的開(kāi)發(fā)，人員的培訓(xùn)，前期的投入，后期的維護(hù)都需要專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)作保障，這對(duì)于經(jīng)費(fèi)不足的中小型紀(jì)念館也是很困難的。

藏品檔案的傳統(tǒng)管理方式和數(shù)字化管理方式所使用的信息載體差異，造成了它們的工作重點(diǎn)不同。藏品檔案工作的重點(diǎn)在于資料的搜集、分析和整理上，注重資料的原始性，在藏品征集過(guò)程中訪問(wèn)者的簽名、出入館憑證、調(diào)撥手續(xù)、鑒定證明等，都具有不可替代性。而計(jì)算機(jī)藏品管理系統(tǒng)的重點(diǎn)在于綜合信息查詢的方便與快捷和“資源共享”上。兩者作為博物館的藏品資料系統(tǒng)形成優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、互相依存的關(guān)系，共同服務(wù)于紀(jì)念館的藏品研究工作及各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。