高校檔案編研工作的現(xiàn)狀與對(duì)策

21世紀(jì)是信息時(shí)代，檔案作為一項(xiàng)重要的信息資源，因其原始性、真實(shí)性和客觀性而備受關(guān)注，社會(huì)各方面對(duì)檔案信息的需求量日益增大，檔案編研工作成為檔案信息資源開發(fā)及整個(gè)檔案工作開展得好與壞的標(biāo)志。但是，目前高校檔案編研工作還存在著一些問題，不能適應(yīng)新時(shí)期高校發(fā)展的需求，需要進(jìn)行客觀的分析和認(rèn)真解決。

一、高校檔案編研工作的現(xiàn)狀

檔案工作的最終目的是為了提供利用，滿足利用者需求。而檔案編研工作是主動(dòng)、系統(tǒng)、廣泛地開展提供利用服務(wù)的一種高級(jí)形式。它不僅是保護(hù)檔案原件、延長(zhǎng)檔案壽命的有效措施，更是開發(fā)檔案信息資源的重要手段。近年來，隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展和高校人事制度改革的深入進(jìn)行，高校對(duì)檔案工作的重視程度不斷增加，檔案編研水平也在不斷提高，但是編研成果還不能滿足學(xué)校各項(xiàng)工作的需要，不能充分體現(xiàn)檔案信息資源的真正價(jià)值。

1、館(室)藏不豐富。檔案編研工作的主要材料來源是館(室)藏檔案。但是，由于各高校的建設(shè)規(guī)模大小不一，辦學(xué)歷史長(zhǎng)短不齊，辦學(xué)理念和性質(zhì)各有不同，因此，各高校檔案館(室)藏?cái)?shù)量和結(jié)構(gòu)也不盡相同，大多數(shù)高校文書、教學(xué)檔案占館(室)藏的絕大部分，科技檔案缺乏，反映本校特色的檔案缺乏，檔案結(jié)構(gòu)不合理，內(nèi)容涵蓋面窄，加之館(室)藏檔案信息的陳舊落后，在很大程度上制約了高校檔案編研工作的深入開展。究其原因，主要是對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，收集措施不得力，收集方式單一，收集渠道不暢通所致。

2、人員配備不得力。由于傳統(tǒng)觀念的影響，不少高校認(rèn)為檔案工作無(wú)非是收集、整理、拿拿用用而已，有人能看門守?cái)偩托辛?。因此，多?shù)高校檔案工作人員少，檔案員往往身兼數(shù)職，難以投入較多的時(shí)間和精力去進(jìn)行編研工作。加之檔案人員的學(xué)歷層次較高校整體水平低，難以拿出高質(zhì)量的編研成果，檔案的信息作用在高校的建設(shè)和發(fā)展過程中難以體現(xiàn)，因而也就越發(fā)得不到重視和支持，因此，檔案編研工作也就越難做好。這種惡性循環(huán)不僅挫傷了檔案人員的工作積極性，使檔案編研水平難以在實(shí)踐中不斷提高，而且造成了檔案工作隊(duì)伍的不穩(wěn)定。

3、編研成果價(jià)值低。由于受人員等因素的影響，多數(shù)高校檔案館(室)的工作重心在檔案的收集、保管和提供利用上，作為檔案管理重要一環(huán)的編研工作往往未被放到應(yīng)有的位置，有時(shí)為了達(dá)標(biāo)升級(jí)和迎接各類檢查和評(píng)估，臨時(shí)組織人員進(jìn)行突擊，無(wú)法根據(jù)需要進(jìn)行有的放矢的選題，目光往往局限于諸如大事記、年鑒、文件資料匯編、組織沿革、會(huì)議簡(jiǎn)介等基礎(chǔ)性編研選題上。編研工作只編不研，與學(xué)校的中心工作、熱點(diǎn)工作聯(lián)系不緊密，使得編研成果內(nèi)容缺乏深度和特色，大多是一些原始材料的簡(jiǎn)單匯總和集合，信息含量低，周期長(zhǎng)，針對(duì)性和實(shí)用性差，利用價(jià)值低，無(wú)法激起大家對(duì)編研成果的信心和熱情。

二、新時(shí)期高校檔案編研工作的發(fā)展要求和對(duì)策

檔案編研工作是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，是檔案深層利用的重要手段和體現(xiàn)。隨著我國(guó)改革開放的不斷深入，高等教育事業(yè)迅猛發(fā)展，檔案工作在高校生存和發(fā)展過程中起著越來越重要的作用，檔案編研工作顯得尤為重要。針對(duì)以上問題，應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

1、豐富館(室)藏，增加檔案信息量。沒有豐富的館(室)藏做后盾，做好編研工作也就無(wú)從談起。為此，高校檔案要真正實(shí)行綜合管理，建立并嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集歸檔制度，把學(xué)校產(chǎn)生的文書、教學(xué)、科技、會(huì)計(jì)、基建、聲像等各門類檔案均納入收集管理范圍，不留任何死角，尤其注意電子檔案材料的收集，同時(shí)注意通過各種渠道廣征博采，如報(bào)紙、雜志、網(wǎng)絡(luò)、各種會(huì)議、聚會(huì)以及其他活動(dòng)搜集與本校有關(guān)的材料，使用于編研的材料更加生動(dòng)、廣泛和詳實(shí)。

2.提高檔案人員素質(zhì)。各高校領(lǐng)導(dǎo)首先要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，把檔案人員的配備看作是做好檔案工作的保證。高校有著豐富的人才資源，如何充分發(fā)揮這種人才優(yōu)勢(shì)，把那些素質(zhì)高、能力強(qiáng)的業(yè)務(wù)骨干充實(shí)到檔案編研人員隊(duì)伍，領(lǐng)導(dǎo)是關(guān)鍵。其次要注重檔案員的業(yè)務(wù)教育和培訓(xùn)，給他們提供學(xué)歷進(jìn)修、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、外出參觀學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，使他們開闊眼界，提高業(yè)務(wù)水平。能否將現(xiàn)成的檔案文獻(xiàn)轉(zhuǎn)化成高質(zhì)量的編研成果，與檔案編研人員自身的素質(zhì)有著密切的關(guān)系。檔案編研人員要具備:一是良好的職業(yè)道德，熱愛檔案事業(yè)及編研工作，有奉獻(xiàn)精神和創(chuàng)新精神;二是較高的文化素養(yǎng)，掌握檔案管理學(xué)、歷史、情報(bào)學(xué)、古漢語(yǔ)、哲學(xué)、計(jì)算機(jī)管理等相關(guān)知識(shí);三是精通檔案編纂業(yè)務(wù)，有一定的研究能力和文字功底，要眼疾手快，善于捕捉信息;四是具備良好的協(xié)調(diào)能力和人際關(guān)系，便于編研材料和需求信息的收集。此外，學(xué)校要通過建立穩(wěn)固的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，利用兼職檔案員為編研提供選題和素材，協(xié)同做好檔案編研工作。

3.提高檔案編研質(zhì)量。開發(fā)檔案信息資源，做好高校檔案編研工作的最終目的，就是為學(xué)校各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。因此，編研選題要與本校教學(xué)、科研和管理等中心工作緊密結(jié)合，對(duì)實(shí)際工作具有指導(dǎo)作用和參考價(jià)值。首先，檔案館(室)要發(fā)揮直接由校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)或掛靠學(xué)校辦公室的優(yōu)勢(shì)，樹立超前意識(shí)，及時(shí)了解和掌握本校發(fā)展動(dòng)態(tài)，緊緊圍繞學(xué)校中心工作，突出重點(diǎn)、熱點(diǎn)、難點(diǎn)以及重要活動(dòng)、重大會(huì)議，在這些工作和活動(dòng)開始啟動(dòng)之前就系統(tǒng)、完整地收集相關(guān)檔案材料，迅速及時(shí)地提供小而精的編研成果，這樣才能體現(xiàn)檔案作為一種信息資源的重要作用和價(jià)值。其次，要以檔案的需求為基準(zhǔn)進(jìn)行選題。利用需求是檔案編研工作的出發(fā)點(diǎn)，沒有需求也就沒有編研的必要。因此，檔案編研人員要統(tǒng)計(jì)日常檔案利用率，選擇那些利用頻繁的檔案來確定選題。檔案編研成果只有滿足了現(xiàn)實(shí)需求，才能體現(xiàn)出其價(jià)值。此外，還要注意檔案編研成果的多樣性，豐富編研成果的種類和形式，尤其是電子形式的編研成果。編研成果要通過宣傳、印發(fā)和網(wǎng)絡(luò)等形式及時(shí)提供利用，以加快信息的傳播和更新速度。