提高社會養(yǎng)老保險檔案管理的途徑

社會養(yǎng)老保險檔案是勞動者“老有所依”的福利依據(jù)，不僅記載了養(yǎng)老保險的繳納詳情，也記錄了個人的主要工作經(jīng)歷，是集成化的個人勞動檔案。隨著社會養(yǎng)老保險制度的全面推行，檔案的建立和管理問題，也變得越來越重要，如何使檔案的管理工作從傳統(tǒng)的繁瑣復(fù)雜的落后技術(shù)中擺脫出來，如何利用更加科學(xué)的方法來提高檔案管理工作效率，保障檔案的立檔、存檔的準(zhǔn)確性和查詢的方便性是我們改革現(xiàn)有管理方法的發(fā)展方向。

一、社會養(yǎng)老保險檔案的特點

社會養(yǎng)老保險是勞動者因年老而喪失勞動能力，退出勞動崗位后生活的基本保障，是我國社會保障制度的重要組成部分。如何保證養(yǎng)老保險檔案的完整性是養(yǎng)老保險事業(yè)開展的根本和依據(jù)。

1.社會養(yǎng)老保險檔案的管理對象和服務(wù)對象具有社會性

隨著養(yǎng)老保險制度的全面推行，其服務(wù)范圍已經(jīng)擴展到全社會各種體制下的從業(yè)人員，當(dāng)達到符合養(yǎng)老條件時，都可以領(lǐng)取養(yǎng)老金，成為一種社會化的保障制度。

2.社會養(yǎng)老保險檔案來源具有廣泛性，內(nèi)容具有復(fù)雜性

社會養(yǎng)老保險的全面開展，為檔案的建立和保管提出了更高的要求。以往的檔案管理對象非常單一，僅局限在國有與集體企業(yè)的離退休職工范圍，隨著養(yǎng)老保險的社會化，檔案來源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性也慢慢的凸顯出來。

3.社會養(yǎng)老保險檔案具有流動性

與國有企事業(yè)單位比較，外資、合資、私人企業(yè)等經(jīng)營體制下，參加社會養(yǎng)老保險人員的流動性很大，因此檔案管理的困難也很大。經(jīng)濟發(fā)展的加劇，這部分從業(yè)人員的比例也大幅的上升，因此，流動社保檔案的收集和管理應(yīng)該得到充分的重視。

二、社會養(yǎng)老保險檔案的收集途徑與方法

社會養(yǎng)老保險檔案是確定繳費基數(shù)、收取參保基金、發(fā)放養(yǎng)老金的重要依據(jù)。因此，保險檔案信息的收集就要求準(zhǔn)確、及時、完整、齊全。

1.更新觀念是檔案收集的基礎(chǔ)

在社會養(yǎng)老保險檔案信息的收集過程中，要摒棄以往單一，陳舊的被動收集觀念，主動通過各種相關(guān)渠道，全面、準(zhǔn)確、真實地記錄參保人員的各項信息。

2.做好協(xié)調(diào)是檔案收集的根本

社會養(yǎng)老保險檔案收集過程中，與相關(guān)單位和個人的協(xié)調(diào)和溝通，是獲得信息資料最有效的手段之一。

3.加強調(diào)研是檔案收集的手段

社會養(yǎng)老保險檔案的來源廣泛，內(nèi)容繁雜、格式不一，因此，要求檔案的收集和整理工作中，要加強調(diào)研、多做分析。

三、提高社會養(yǎng)老保險檔案管理的途徑

1.科學(xué)歸檔，條理清楚，全面提高檔案質(zhì)量

社會養(yǎng)老保險檔案管理要注重條理性。由于檔案數(shù)量之多管理工作的龐大，因此要科學(xué)的分門別類，并根據(jù)各類別進行歸檔，便于以后的管理和利用。

（1）完整性原則

不斷補充檔案的內(nèi)容，凡是具有查考價值的文件和材料都要納入檔案，做到隨查隨有。不同階段所執(zhí)行的養(yǎng)老保險政策的依據(jù)資料，都要有詳細(xì)的記錄或文件備附，為將來養(yǎng)老金的發(fā)放和養(yǎng)老保險執(zhí)行情況的查詢提供最直接準(zhǔn)確的真實憑據(jù)。在首先保證這些個體檔案全面完整的同時，在收集、歸檔過程中注意形成完整卷、件、簿冊、音像帶、光碟等各種門類和載體的檔案，保證門類齊全、結(jié)構(gòu)合理。

（2）實用性原則

在檔案的管理過程中要注重管理方式的實用性。社會養(yǎng)老保險檔案的查詢過程，是考驗檔案管理條理性和實用性的關(guān)鍵，準(zhǔn)確的調(diào)出相關(guān)人的檔案資料記錄，提高查準(zhǔn)率和查全率。因此，作為一個龐大的檔案數(shù)據(jù)庫，從建立到管理，都要始終以實用性為根本原則。

2.突出應(yīng)用，服務(wù)社會，努力發(fā)揮檔案效能

為便于檢索，就要建立符合規(guī)范的宗卷，并制定相關(guān)的檔案存放制度，繪制存放區(qū)域圖。并按照各種檢索關(guān)鍵字，制定查詢目錄，同時通過專門編寫的檔案管理系統(tǒng)軟件，實現(xiàn)社會養(yǎng)老保險檔案的計算機檢索功能，為查詢和利用提供方便的條件。如發(fā)生企業(yè)進行改制或重組的情況，養(yǎng)老保險檔案要為其提供職工養(yǎng)老金上繳的真實依據(jù)，保證職工的養(yǎng)老保險順利過渡，不出現(xiàn)因企業(yè)改革而造成養(yǎng)老保險的斷檔情況。隨著現(xiàn)代化信息處理技術(shù)的革新和發(fā)展，養(yǎng)老保險檔案的管理工作也應(yīng)由原來繁重的手工工作，上升到數(shù)字化管理的軌道上來，使用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方法，一方面提高檔案內(nèi)容查詢的便捷性，另一方面也解決了大量紙質(zhì)檔案保存上的困難。并且，當(dāng)從業(yè)人員退休后，隨著社會關(guān)系的轉(zhuǎn)變，退休人員也成為了社會人員，養(yǎng)老保險檔案，不僅要為其提供養(yǎng)老金發(fā)放的依據(jù)，同時也記錄了原來從事的工作等信息，通過與社區(qū)的信息共享，為組織老年人集體活動，豐富老年人生活提供參考。不僅是老有所依的依據(jù)也是老有所樂的支撐。

社會養(yǎng)老保險檔案的管理是養(yǎng)老保險工作開展的基礎(chǔ)，也是檔案管理工作科學(xué)化應(yīng)用的推廣。通過借鑒其他檔案的有效管理工作，結(jié)合社會養(yǎng)老保險檔案的特點，制定一套適合社會養(yǎng)老保險檔案的管理的工作方法，對促進養(yǎng)老保險工作非常重要。無論是從檔案的收集還是管理，要始終遵循真實，全面的原則，并將檔案的保管工作作為一項長期的工作來執(zhí)行，通過現(xiàn)代的信息處理手段，為全民的老年生活提供保障。