檔案管理工作中存在的問題及對策

檔案是國家、機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中形成的有保存價值的各種文字、圖像、聲像及其他形式的原始記錄。檔案之所以具有這種憑證作用，其主要特點就在于它的原始性強，具有其它資料不可替代的功能和作用。

一、當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題

在我國，大多數(shù)的檔案館都采用傳統(tǒng)的以手工管理為主的方式進(jìn)行檔案管理工作。以手工檢索為中心的著錄卡片、目錄等，不僅在編制階段占用大量工作時間，檢索過程也非常繁瑣。而手工的檔案查詢方式，更顯得信息獲取和傳遞速度的緩慢。具體講，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

1.檔案管理手段原始。在信息化時代的今天，手工還運用于文書的整理立卷、歸檔等工作中。

2.檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化意識不強。面對當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)化時代，檔案管理也應(yīng)該跟上時代，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是以資源建設(shè)為核心，信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，信息法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)為保障的綜合體系。

3.檔案管理意識比較薄弱。檔案意識不足而導(dǎo)致的問題，直接影響了檔案工作的發(fā)展。由于受傳統(tǒng)檔案管理思想及檔案自身保密性、利用滯后性等特點的影響，領(lǐng)導(dǎo)、員工對檔案工作缺乏足夠的了解和認(rèn)識。

二、做好檔案工作的幾點思考

1.做好檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。

領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的價值和認(rèn)識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而決定著檔案工作的發(fā)展。把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，是規(guī)范檔案工作的需要。對檔案管理人員來說，則應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響，去爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。

(1)愛崗敬業(yè)。淡泊名利，樹立良好的職業(yè)道德。

(2)積極宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)增強檔案意識。

2.立足于法，搞好建章立制工作。

法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現(xiàn)檔案管理制度化。

3.實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合。

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，對如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，只有正視這個挑戰(zhàn)，實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合，檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段管理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在高科技的檔案管理下，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。

4.檔案管理的根本目的在于利用。

檔案運用的合理有效是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的一項基礎(chǔ)性工作，全面加強檔案管理工作的根本目的在于充分發(fā)揮檔案的作用。做好檔案的開發(fā)和利用工作是檔案管理自身價值的重要體現(xiàn)，檔案開發(fā)利用已經(jīng)成為全社會重要的不可或缺的信息資源。要加強檔案的開發(fā)利用，實現(xiàn)信息資源的共享，就必須加強檔案基礎(chǔ)管理。因此，只有全力做好檔案管理工作，才能為社會的全面進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)又好又快地發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。

5.進(jìn)一步提高檔案管理人員對檔案工作的認(rèn)識。要通過各種形式對他們進(jìn)行《檔案法》和國家有關(guān)檔案工作規(guī)定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認(rèn)識到做好檔案工作是自己應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)，增強自覺性，為提高效率創(chuàng)造條件。

6.提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強繼續(xù)教育。

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作能夠適應(yīng)檔案管理的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性、主動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。

綜上所述，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。