高校檔案移交工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策

隨著高等教育的迅速發(fā)展，學(xué)生人數(shù)激增，并且由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，以及學(xué)生畢業(yè)后的彈性就業(yè)等一系列問(wèn)題，都對(duì)高校檔案管理工作提出了更高的要求。檔案進(jìn)室是高校檔案工作中最基礎(chǔ)、最困難的部分。由于這項(xiàng)工作需要與校內(nèi)各相關(guān)立卷部門(mén)配合才能完成，因此直接關(guān)系到整理、編目、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)、編研、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，所以在各部門(mén)與檔案室交接檔案過(guò)程中，多數(shù)人對(duì)這項(xiàng)工作不了解也不重視，在交接過(guò)程中就會(huì)出現(xiàn)缺、漏、丟等現(xiàn)象。為了避免這些現(xiàn)象的發(fā)生，確保檔案工作完整、連續(xù)、有序地進(jìn)行，必須提高對(duì)檔案交接工作的認(rèn)識(shí)。

一、高校檔案移交工作存在的主要問(wèn)題

1、檔案交接不及時(shí)

眾所周知，檔案工作并不是高校的主要工作，因此，有些部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)并不是很重視。加之兼職檔案人員在工作中得不到領(lǐng)導(dǎo)的支持，工作開(kāi)展起來(lái)有一定難度，導(dǎo)致了積極性不高，變動(dòng)頻繁，影響了檔案移交工作的質(zhì)量。

2、兼職檔案人員檔案意識(shí)薄弱

由于對(duì)《中華人民共和國(guó)檔案法》知之甚少，一些兼職檔案工作人員還沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，思想認(rèn)識(shí)上往往存在一些誤區(qū)，認(rèn)為本部門(mén)在工作中形成的檔案應(yīng)歸本部門(mén)所有，而不能無(wú)條件地移交給檔案室。有的部門(mén)為了自己利用的方便，不愿意移交或者不全部移交檔案，違背了檔案集中統(tǒng)一管理的原則。

3、交接手續(xù)不嚴(yán)密

按工作性質(zhì)和崗位職責(zé)要求，檔案人員交接應(yīng)是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，而在一些高校檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交不按程序辦事，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的也不簽字，從而出現(xiàn)檔案交接只有一串鑰匙的轉(zhuǎn)移，忽視了檔案交接工作中的重要內(nèi)容，忽視了檔案交接工作的基本要求。

二、做好高校檔案移交工作的對(duì)策

1、要提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度

搞好高校檔案的移交工作不僅是檔案室的事，更是各立卷單位乃至整個(gè)學(xué)校的事，而各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視則是做好檔案移交重要保證。只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，專(zhuān)職檔案人員才有工作的動(dòng)力，兼職檔案人員也才會(huì)真正重視。

2、及早制訂檔案移交計(jì)劃，做到齊全完整準(zhǔn)確

根據(jù)高校各部門(mén)的工作職責(zé)制定具有高校各部門(mén)文件材料歸檔、不歸檔的范圍和保管期限，應(yīng)按照其內(nèi)容和載體的不同，制定統(tǒng)一高校文件材料的分類(lèi)方案。分類(lèi)應(yīng)保持前后一致，不能隨意改變。歸檔的文件材料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。計(jì)劃中還應(yīng)對(duì)案卷質(zhì)量提出要求。案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值。文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸檔，移交檔案必須齊全完整，便于保管和利用。

3、對(duì)專(zhuān)、兼職檔案員進(jìn)行定期培訓(xùn)，做好對(duì)歸檔文件材料的業(yè)務(wù)指導(dǎo)

①由于校檔案室隸屬于校辦公室，因此，在每年檔案局舉行檔案工作人員業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)上，可以由專(zhuān)、兼職檔案工作人員搭配參加業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)；學(xué)習(xí)公文歸檔文件整理操作規(guī)范和科怡檔案管理系統(tǒng)，認(rèn)真掌握檔案文件材料歸檔范圍和保管期限。②舉辦檔案工作會(huì)議。開(kāi)設(shè)檔案移交工作知識(shí)講座是會(huì)議的重要組成部分，它從檔案收集、整理、案卷的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、案卷的分類(lèi)編號(hào)等方面進(jìn)行了闡述，明確了移交檔案的質(zhì)量要求和移交檔案應(yīng)注意的事項(xiàng)。③由分管各類(lèi)檔案的專(zhuān)職人員對(duì)自己負(fù)責(zé)的檔案立卷部門(mén)的兼職檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)。這樣。可以化整為零，使培訓(xùn)更有針對(duì)性。兼職檔案人員在檔案移交工作中有疑問(wèn)時(shí)，專(zhuān)職檔案人員到立卷部門(mén)進(jìn)行檔案移交工作的指導(dǎo)、檢查時(shí)，都可以和兼職人員及時(shí)溝通聯(lián)系，解決他們的問(wèn)題，并給予檔案業(yè)務(wù)方面的講解及建議。通過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不僅使各部門(mén)兼職檔案人員增長(zhǎng)了檔案移交工作的知識(shí)，還提高了他們的管理水平和業(yè)務(wù)水平。

4、調(diào)整庫(kù)房、添置設(shè)備

根據(jù)各高校移交檔案資料的數(shù)量，設(shè)置必需的檔案專(zhuān)用庫(kù)房和密級(jí)架；新建高?；蚪M建高校辦公用房，應(yīng)把檔案部門(mén)的用房列入基建計(jì)劃。庫(kù)房要堅(jiān)固，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)等設(shè)施。高校檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)工作需要購(gòu)置溫濕度計(jì)、復(fù)印機(jī)、收錄機(jī)、照像機(jī)、去濕機(jī)、吸塵器、空調(diào)設(shè)備和電子計(jì)算機(jī)等。對(duì)聲像檔案的保管，應(yīng)按有關(guān)條款執(zhí)行。檔案存放在密集架里，節(jié)約空間，在電腦中繪制檔案存放的示意圖，以快速、便捷的方式來(lái)查找檔案資料。

5、編制移交清單

檔案移交清單由三部分構(gòu)成：一是確認(rèn)移交部門(mén)或個(gè)人的身份、交接性質(zhì)及范圍，確認(rèn)交接部門(mén)或個(gè)人的身份一欄應(yīng)由交、接雙方分別填寫(xiě)。二是交接檔案、資料及有關(guān)材料的種類(lèi)、數(shù)量，各欄應(yīng)由移出部門(mén)填寫(xiě)，接收部門(mén)核實(shí)。三是領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)檔案人員簽字。

檔案移交清單是在變更文件材料保管部門(mén)或所有者的過(guò)程中形成的、并具有法律效力的文件。所以，在填寫(xiě)過(guò)程中一定要認(rèn)真，不可出錯(cuò)。檔案移交清單應(yīng)一式二份，分別由移交部門(mén)和接收部門(mén)保存，以便查找。

在檔案移交過(guò)程中，“交”與“接”是相輔相成、辯證統(tǒng)一的關(guān)系。各部門(mén)與檔案部門(mén)交接工作的好壞，對(duì)檔案的齊全、完整起到十分重要的作用，因此，加強(qiáng)檔案信息的資源建設(shè)，豐富室藏，改善室藏結(jié)構(gòu)，從而全面推進(jìn)檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，以適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展的要求，使檔案工作更好地為高?，F(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。