財務軟件在企業(yè)管理中的應用

煙臺宏達建筑設計咨詢有限公司 顏忠麗

財務軟件在企業(yè)管理中的應用

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一、財務軟件在企業(yè)中應用現(xiàn)狀

財務軟件在企業(yè)中應用最初的目的是為了減少會計核算中大量繁雜重復的手工勞動，并使信息處理的速度和效率大大提高，可靠性更強，將人的主要精力從算賬、記賬、匯總等事務性處理工作中解放出來，充分發(fā)揮財會人員的職能，參與企業(yè)的決策與經(jīng)營管理。經(jīng)過十幾年的不斷完善和改進提高，財務軟件在會計核算方面的開發(fā)與設計日臻成熟，我國財務軟件的發(fā)展在技術上走過了PC單機→PC局域網(wǎng)→廣域網(wǎng)幾個階段，正在邁向互聯(lián)網(wǎng)時代。

在PC單機階段，財務軟件的模型是手工模式，主要解決會計核算重復繁雜的手工勞動，成為會計電算化的第一個改革浪潮，這一階段促進了會計工具和介質(zhì)的改變，如從算盤到鍵盤，從賬本到磁盤文件，在過去的一段時間內(nèi)起到了非常重要的作用，為財務軟件的發(fā)展積累了豐富的經(jīng)驗及大量的數(shù)據(jù)；局域網(wǎng)是計算機通信網(wǎng)的重要組成部分，它是指在一個局部地區(qū)范圍內(nèi)，把各種計算機、外圍設備、數(shù)據(jù)庫等相互連接起來組成的計算機通信網(wǎng)。局域網(wǎng)的建立，其主要目的就是為了更好地實現(xiàn)資源共享與內(nèi)部信息的迅速有效地進行傳輸。在這一階段，財務軟件實現(xiàn)了在一定范圍內(nèi)數(shù)據(jù)的共享，在不同臺微機上，只要正確輸入并打印完成憑證，那么，記賬、轉賬以及報表的生成均由計算機自動完成，財務部門能夠及時掌握各項資金運轉情況。在廣域網(wǎng)可以實現(xiàn)集中式財務管理，集團型企業(yè)可以利用網(wǎng)絡財務系統(tǒng)對所在分支機構實現(xiàn)集中記賬，集中資金調(diào)撥。

現(xiàn)運行的財務軟件采用結構化設計，開發(fā)工作直接面向用戶，軟件設計靈活，計算準確，查詢方便，人機截面清晰，易于操作。它的主要功能模塊有：賬務處理系統(tǒng)，報表處理系統(tǒng)，工資處理系統(tǒng)，固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，采購管理系統(tǒng)，庫存管理系統(tǒng)，銷售管理系統(tǒng)，財務分析，成本分析，領導查詢等相對獨立的模塊。

但是現(xiàn)行會計核算軟件存在以下不足：

(1)現(xiàn)行的財務軟件是基于手工模式而來，體系封閉，由于產(chǎn)生的技術背景落后，無法實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理或只支持局部網(wǎng)絡應用，更無法支持電子商務，不能適應網(wǎng)絡時代企業(yè)的需求。

(2)會計信息單一，財務協(xié)同無從談起。一方面會計核算強調(diào)會計信息的真實性和可靠性，只是核算已經(jīng)發(fā)生的歷史會計信息；另一方面，由于技術方面的限制，傳統(tǒng)財務軟件無法做到會計信息的實時動態(tài)處理，事前預測。

(3)對管理會計考慮較少。現(xiàn)行財務軟件主要強調(diào)核算功能，而分析管理功能薄弱。在財務會計與管理不斷融合的今天，企業(yè)的經(jīng)營管理者將越來越關注于通過財務軟件獲取對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理真正有用的信息，財務軟件應重視管理會計的應用。

(4)財務軟件中提供“反記賬”、“反結賬”功能，本人認為不妥。所謂“反記賬”就是將已記賬的憑證通過記賬的“逆向”過程，使已經(jīng)完成結賬處理的會計期間恢復到未結賬狀態(tài)。這項功能設計迎合了某些財務軟件使用者的歡迎，但是卻給企業(yè)的財務會計系統(tǒng)帶來了巨大的隱患。

二、財務軟件發(fā)展的趨勢

1、轉型

財務軟件的發(fā)展應從“核算型”向“管理型”發(fā)展，實現(xiàn)財務會計與管理會計有機結合，完善對企業(yè)經(jīng)營活動的計劃和控制功能，特別是在預測，決策，控制分析，財務管理與業(yè)務管理密切結合等方面有所改進與提高。

企業(yè)的管理基礎和技術水平?jīng)Q定了企業(yè)能夠監(jiān)理和應用怎樣的信息系統(tǒng)，信息系統(tǒng)應該與企業(yè)的管理基礎和技術水平相適應，企業(yè)管理理論和實踐及信息技術的發(fā)展不斷推動著信息系統(tǒng)的模式、結構和功能的發(fā)展。企業(yè)通過科學決策、規(guī)范工作流程來優(yōu)化員工行為，使人財物等資源有效結合，提高全要素生產(chǎn)率。

以所在企業(yè)為例，隨著計算機技術的發(fā)展，公司在其他的一些方面已經(jīng)應用開發(fā)了如物資管理，認識管理，業(yè)務管理等子系統(tǒng)，但是這些小系統(tǒng)都是在獨立環(huán)境下開發(fā)的，雖然財務管理系統(tǒng)，業(yè)務管理系統(tǒng)和物資管理系統(tǒng)中都有許多共同的信息，但是這些共同信息之間卻沒有任何關聯(lián)，即使從一個系統(tǒng)更改了共同信息卻不能反映到其他系統(tǒng)之中。造成這種局面的原因是這些軟件系統(tǒng)是由不同的職能部門組織開發(fā)和應用的相互之間沒有通訊渠道，不能保持數(shù)據(jù)的唯一，成為不能共享的信息“自動化孤島”，無法協(xié)調(diào)工作，使各種功能子系統(tǒng)不能有機地集成在一起，組成企業(yè)整體優(yōu)化的信息化系統(tǒng)。

財務子系統(tǒng)作為ERP（企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)）的一個組成部分，實現(xiàn)財務子系統(tǒng)與ERP其他子系統(tǒng)之間的信息集成，是我國財務軟件發(fā)展規(guī)律的必然趨勢。

核算型財務軟件之所以發(fā)展迅速，很快被推廣應用，主要是因為它是建立在會計復式記賬的理論基礎上，采用的核算方法，核算程序包括對外提供會計報表的格式有比較明確的規(guī)定。而作為管理型的財務軟件因各行各業(yè)管理方式不同，因而對應提供管理信息具體內(nèi)容的要求也不同，這就給管理型財務軟件的設計及開發(fā)增加了難度。本人認為管理及決策貫穿于企業(yè)的整個管理過程，決策是組織及其活動的基礎。即企業(yè)的管理本是一個完整的決策過程，而在會計核算基礎上增加的一些查詢功能，報表分析功能，雖然對管理人員進行企業(yè)管理能夠起到一定的輔助支持功能，但是充其量不過是決策過程中的情報活動而已，無法進行有效的事前預測和事中預測。

從決策過程的四個階段分析來看：

(1)情報活動——探查環(huán)境，掌握作出決策的條件。

(2)設計活動——制定分析可能采取的行動方案。

(3)抉擇活動——從可資利用的方案中選出一個適當?shù)奶貏e行動方案。

(4)審查活動——對過去的決策進行評價。

管理型軟件也應該根據(jù)決策過程的四個階段為用戶提供從財務預測——財務決策——編制財務預算——控制與分析一個完整的功能系統(tǒng)，協(xié)助管理者進行日常例行事物的管理。

因此財務軟件可劃分為會計核算系統(tǒng)，財務管理系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)，各系統(tǒng)之間及系統(tǒng)內(nèi)部都存在著數(shù)據(jù)傳遞關系。

核算系統(tǒng)要完成會計數(shù)據(jù)采集和加工處理，同時要向管理系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)提供有關的數(shù)據(jù)和資料。

管理系統(tǒng)在對數(shù)據(jù)進行進一步加工處理的同時，也要向決策支持系統(tǒng)提供有關的分析資料和管理信息，以便決策支持系統(tǒng)作出相應的分析預測，并且給出各決策方案。

2、網(wǎng)絡化建設

經(jīng)濟的發(fā)展和社會變革的需要，產(chǎn)業(yè)結構調(diào)整，企業(yè)并購、重組已成為我國近年來經(jīng)濟生活中常見之事。并購重組使企業(yè)結構的形態(tài)發(fā)生了巨大的變化和呈現(xiàn)出極大的動態(tài)性，為此，需要企業(yè)走信息化的道路來加強動態(tài)管理。

網(wǎng)絡技術的發(fā)展，已對社會經(jīng)濟的各個方面產(chǎn)生了重大影響，管理的數(shù)字化、實時化、遠程化等新的生活生產(chǎn)方式不斷涌現(xiàn)，社會環(huán)境決定了會計的發(fā)展，同時對財務軟件的應用產(chǎn)生了深遠的影響，經(jīng)濟全球化影響國際貿(mào)易和國際投資規(guī)模不斷擴大，以國際互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息技術在生產(chǎn)、流通、消費等領域廣泛應用。因此財務軟件也應順應網(wǎng)絡趨勢的發(fā)展。

網(wǎng)絡財務主要體現(xiàn)在財務管理空間、時間和效率三個方面的改變，從空間上看財務管理從企業(yè)總部走向企業(yè)全部，從企業(yè)內(nèi)部走向企業(yè)外部，企業(yè)事務可以遠程處理，便于整合整個企業(yè)的采取資源，全面提高企業(yè)的競爭力；從時間上看使得會計核算從事后到實時，財務管理從靜態(tài)走向動態(tài)，企業(yè)的一切活動均可以實時報告，便于企業(yè)進行在線管理，從而顯著提高企業(yè)的工作效率。這幾個方面的改變帶來了財務工作介質(zhì)和工作方式的改變，本質(zhì)上都極大地延展了財務管理的能力和質(zhì)量，使財務管理達到了一個嶄新的水平。

(1)遠程處理：在互聯(lián)網(wǎng)之前對異地機構的財務管理由于受傳統(tǒng)方式的空間局限，其技術強度或管理成本都是高昂的，基于互聯(lián)網(wǎng)的財務管理系統(tǒng)突破了這一空間局限，使物理距離變成鼠標距離，使管理能力能夠延伸到全球任何一個節(jié)點，眾多的遠程處理功能得以輕易實現(xiàn)，大力強化主管單位對下屬機構的財務監(jiān)控。特別對于集團型等多分支機構的企事業(yè)單位具有重要現(xiàn)實意義。

(2)動態(tài)核算：如果說PC時代的財務系統(tǒng)主要解決了工作量的問題，那么網(wǎng)絡財務管理將在此基礎上顯著突出速度問題，網(wǎng)絡財務下的會計核算將從事后的靜態(tài)核算達到事中的動態(tài)核算，極大地豐富會計信息內(nèi)容并提高會計信息的價值。

(3)集中式管理：隨著市場競爭的加劇，企業(yè)為了整合財務資源，提高競爭力，因而越來越多地采用集中式的財務管理模式，網(wǎng)絡化財務是集中式財務管理的理想模式。集團公司型企業(yè)可以利用網(wǎng)絡財務系統(tǒng)對所有分支機構實現(xiàn)集中記賬，集中資金調(diào)配。

三、安全防御

1、電子商務蓬勃發(fā)展，計算機技術和通信技術兩者結合，形成一種全新的商業(yè)模式，隨著電子商務的發(fā)展，傳統(tǒng)的財務管理也演化到網(wǎng)絡財務時代，網(wǎng)絡財務的最顯著的特點是實時報告，企業(yè)可以進行在線管理，網(wǎng)絡財務的前景是誘人的，因為企業(yè)的經(jīng)營管理活動幾乎依賴于網(wǎng)絡系統(tǒng)，如果企業(yè)對網(wǎng)絡的管理和維護水平不高或疏于管理監(jiān)控，一旦網(wǎng)絡系統(tǒng)癱瘓將嚴重影響企業(yè)的整體運作。它引起的安全問題應注意以下幾個方面：

(1)系統(tǒng)的功能是否恰當、完備，能否滿足用戶商務活動的需要。

(2)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程處理方法是否符合有關貿(mào)易法規(guī)。

(3)系統(tǒng)是否建立了恰當?shù)某绦蚩刂?，以防止或發(fā)現(xiàn)無意的差錯或有意的舞弊。

(4)系統(tǒng)的安全保密措施和管理制度是否健全，能否保證系統(tǒng)安全可靠地運行。

(5)系統(tǒng)的文檔資料是否全面完整。

(6)財務報告的內(nèi)容拓展及形式創(chuàng)新所引發(fā)的安全隱患。

2、對于安全性防御解決的途徑。

(1)制度保障

在法律上建立電子商務法律法規(guī)，規(guī)范網(wǎng)上交易支付核算行為，制定網(wǎng)絡財務準則，只有建立一套行之有效的法律，才有可能保障會計信息反映的完整性和真實性。

健全內(nèi)部控制制度，制定上機操作規(guī)程，建立計算機資源訪問授權和身份認證制度，建立安全稽核制度和檢測預警系統(tǒng)。加強工作流程如數(shù)據(jù)的準備環(huán)節(jié)、系統(tǒng)運行環(huán)節(jié)、財務管理環(huán)節(jié)、檔案管理環(huán)節(jié)的制度控制。

(2)技術防范

防火墻：建立在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)和外部網(wǎng)絡接口處的訪問控制系統(tǒng)，它對跨越網(wǎng)絡邊界的信息進行過濾，目的在于防范來自外部的非法訪問，又不影響正常工作，從而為企業(yè)設立了一道電子屏障。

加密技術：數(shù)據(jù)加密技術對網(wǎng)絡服務及開放性影響較少，是保護信息通過公共網(wǎng)絡傳輸和防止電子竊聽的首選方法。

數(shù)字簽名：在INTERNET環(huán)境下，電子符號代替了會計數(shù)據(jù)，磁介質(zhì)代替了紙介質(zhì)，財務數(shù)據(jù)流動過程中的簽字蓋章等傳統(tǒng)手段將完全改變，為驗證對方身份，保證數(shù)據(jù)完整性，在計算機通信中采用數(shù)字簽名這一安全控制手段。

安全協(xié)議：是一組規(guī)則，詳細說明報文如何“偽裝”，以保證它們的安全。

四、財務人員業(yè)務及技術水平的提高

電子商務的應用，財務軟件的發(fā)展及網(wǎng)絡技術將全面改變企業(yè)經(jīng)營模式，改變財務人員的工作和生活方式，在新的形式下財務人員依然是企業(yè)經(jīng)濟活動反映和控制的主力軍，這就給會計人員自身的能力和素質(zhì)更高層次的復合型要求，既要懂會計，又要懂管理；既要有原則，又要靈活創(chuàng)新；既要熟悉會計業(yè)務的操作，又要掌握網(wǎng)絡知識。因此財務人員必須不斷更新觀念，完善自我，才能在激烈的競爭中勝任本職工作。

1、加強學習，不斷更新知識

電子商務模式財務與企業(yè)管理信息系統(tǒng)不僅要求軟件的設計者具有很高的會計企業(yè)管理、計算機和網(wǎng)絡技術等交叉學科知識，同樣也要求財會人員掌握這些知識，并能夠在更復雜的硬件和軟件環(huán)境中有效的應用系統(tǒng)，完成企業(yè)在電子商務環(huán)境下各種經(jīng)營業(yè)務的核算和管理功能。

2、轉變職能

在傳統(tǒng)的財務及企業(yè)管理信息系統(tǒng)環(huán)境下，財務人員注重對會計交易業(yè)務的處理；在電子商務模式下，財會人員要改變傳統(tǒng)觀念，不僅要關注信息的處理，而且要把注意力轉向會計的管理智能上，充分參與企業(yè)的決策活動，為企業(yè)發(fā)展提供可靠的信息來源。

3、培養(yǎng)財會人員良好的職業(yè)道德與自律性

財會人員要面對各種數(shù)據(jù)并對其進行處理，而這些數(shù)據(jù)都是反映企業(yè)財務狀況和經(jīng)營成果，具有實際價值的數(shù)據(jù)。因此，要求財會人員必須保證數(shù)據(jù)的合法安全，并具有良好的自律意識，法律意識和職業(yè)道德，保證自身不會危害企業(yè)經(jīng)濟信息的安全。

總之，財務軟件的應用及發(fā)展與企業(yè)的管理水平緊密聯(lián)系，網(wǎng)絡財務既要充分滿足企業(yè)的動態(tài)管理，集中決策等方面的需求，還要和電子商務的發(fā)展密切聯(lián)系，以求得最大的經(jīng)濟效益。計算機在企業(yè)管理中的應用開發(fā)，盡管目前還面臨著不少的問題和困難，但管理人員在這方面的認識和需求日趨增長，在計算機網(wǎng)絡化的環(huán)境下，財會人員必須學習和研究計算機信息系統(tǒng)，不僅熟悉計算機網(wǎng)絡會計的一般知識。而且懂得計算機網(wǎng)絡會計的分析與設計技術。人們逐漸認識到計算機在企業(yè)管理中的應用是生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展的需要，是能在激烈的市場競爭中取勝的需要，也是對外開放，依靠科技進步促進企業(yè)管理的需要，有著廣泛的發(fā)展前景。

（責任編輯：張彬）