企業(yè)ERP系統(tǒng)實(shí)施準(zhǔn)備

鞍鋼集團(tuán)礦業(yè)公司計(jì)財(cái)部 方眾

ERP系統(tǒng)是在物料需求計(jì)劃和制造資源計(jì)劃技術(shù)成熟之后，隨著企業(yè)管理模式和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的迅速發(fā)展而形成的一種新的企業(yè)信息化管理系統(tǒng)。其功能覆蓋市場預(yù)測、供應(yīng)鏈管理、生產(chǎn)計(jì)劃管理、庫存管理、人力資源管理、設(shè)備管理、銷售管理以及相關(guān)財(cái)務(wù)管理的整個企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營全過程。本人作為一名財(cái)務(wù)工作者，有幸參與了企業(yè)的ERP建設(shè)項(xiàng)目，這里僅以個人的粗淺認(rèn)識和參與企業(yè)的實(shí)際情況介紹一下企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)中財(cái)務(wù)模塊準(zhǔn)備、實(shí)施中的幾個問題。

一、ERP、SAP簡介及企業(yè)信息化戰(zhàn)略的定位

ERP即企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺。ERP作為一個在全公司范圍內(nèi)應(yīng)用的、高度集成的系統(tǒng)，日益成為當(dāng)今時代企業(yè)內(nèi)部管理所必需的業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，但同時企業(yè)的管理者也必須清楚地認(rèn)識到SAP只會為企業(yè)帶來一個ERP的“空架子”，它需要企業(yè)自身賦予其靈魂，讓它真正成為為企業(yè)“量身定做”的管理系統(tǒng)。

企業(yè)在決定ERP項(xiàng)目建設(shè)之初必須確立數(shù)字化建設(shè)在企業(yè)管理和發(fā)展中的地位和作用并且有一個具體實(shí)施目標(biāo)。企業(yè)推行數(shù)字化建設(shè)的意義在于它是實(shí)現(xiàn)打造最具競爭力企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的一個重要支撐點(diǎn)；是促進(jìn)管理手段創(chuàng)新、提高企業(yè)管理水平的必由之路；是整合企業(yè)資源、提高工作效率、降低生產(chǎn)成本的客觀需要；是提高職工隊(duì)伍綜合素質(zhì)的重要推動力。

二、ERP財(cái)務(wù)模塊上線的需解決的問題

無論基于哪方面的原因，上ERP財(cái)務(wù)先行，可以說是 “路人皆知”，而財(cái)務(wù)自身各方面的特點(diǎn)又造就了它的上線必定的任重道遠(yuǎn)，因此我們?nèi)绾我虻刂埔说亟y(tǒng)籌規(guī)劃，充分認(rèn)識到方方面面的困難，是保證公司ERP財(cái)務(wù)模塊按時上線的關(guān)鍵。

1、公司決策層如何確定未來管理層次（組織架構(gòu)），管理模式

ERP上線后肯定是一級核算，但到底是一級管理，還是二級管理；是全部的一級核算，還是部分的一級核算；是固定現(xiàn)有機(jī)構(gòu)設(shè)置，還是有合并、分立舉措；無論從業(yè)務(wù)流程梳理、資產(chǎn)劃撥、安定人心、構(gòu)建技術(shù)平臺等各方面看，管理層次、管理模式的不確定性嚴(yán)重制約了其他工作的開展，而且很有可能造成大量不必要的重復(fù)無用工作。

2、如何發(fā)動全員參與

由于對創(chuàng)新的抵制，對打破原有固定模式的恐懼，對失去現(xiàn)在職位的危險(xiǎn)，對并行階段超大工作量的厭惡，對操作界面不友好，不同于舊有習(xí)慣作業(yè)，學(xué)習(xí)難度大等的“一知半解”，必然造成大多數(shù)的財(cái)務(wù)人員徹底、堅(jiān)決、強(qiáng)烈地反對ERP的上線。對此我們不僅要通過不斷的宣傳、培訓(xùn)，通過“一把手”工程的強(qiáng)大公事，讓每名員工認(rèn)識到公司要走信息化道路，上ERP勢在必行，只有及時跟進(jìn)才不至于讓自沒有退路，還要盡早的明確未來的財(cái)務(wù)管理架構(gòu)，“先安其心，在謀其事”。

3、如何梳理業(yè)務(wù)流程

使用SAP軟件的精髓就是要給企業(yè)帶來管理水平的提升，而提高管理水平的必由之路就是業(yè)務(wù)流程的梳理、優(yōu)化。沒有特定的組織架構(gòu)，業(yè)務(wù)流程無從梳理。前已提及，財(cái)務(wù)自身的實(shí)際情況決定了它的流程必定瑣碎、繁雜、與各模塊頻繁接口，同時涉及眾多人員。目前我們的業(yè)務(wù)流程，同一業(yè)務(wù)發(fā)生在不同的二級公司處理流程可能不同，同一業(yè)務(wù)不同時間發(fā)生處理流程可能不同，同一業(yè)務(wù)不同的人員來辦處理流程可能不同（比如一個差旅費(fèi)報(bào)銷流程可能是審定事由→稅管人員審核發(fā)票→財(cái)務(wù)主管→廠領(lǐng)導(dǎo)→往來掛賬→資金預(yù)算→出納付款，也可能是其他各種流程）。正因?yàn)槿绱?，?guī)范財(cái)務(wù)核算、管理中的各個流程、制度、內(nèi)控體制尤為重要。另外，對現(xiàn)有軟件系統(tǒng)的去留，也應(yīng)盡早決則，否則將影響到流程的梳理（如固定資產(chǎn)管理軟件）。

另外，我們還需清楚地認(rèn)識到無論最后上線或擬上線的ERP財(cái)務(wù)模塊多么完美，必須為日后接口拓展保留足夠的余地；但過多的二次開發(fā)必定帶來系統(tǒng)維護(hù)、升級的困難。

三、ERP財(cái)務(wù)模塊上線希望實(shí)現(xiàn)的新突破

財(cái)務(wù)子系統(tǒng)要具備的功能應(yīng)該包括透明性、集成性、適用性、靈活性、開放性、可靠性等，這里僅對我個人想到的新功能闡述如下：

1、優(yōu)化、統(tǒng)一業(yè)務(wù)流程絕對是首當(dāng)其沖的，最大的突破。我們目標(biāo)就是要梳理出一套即符合集團(tuán)統(tǒng)一設(shè)計(jì)，又體現(xiàn)行業(yè)特色的，能徹底糾正以前工作中的偏差的目前最優(yōu)流程。

2、對于有權(quán)使用人員來說，一切盡在掌握。SAP能提供所有最小核算單位，所有協(xié)同部門的相關(guān)信息，這也是透明性的體現(xiàn)。

3、更好的與其他業(yè)務(wù)部門協(xié)同工作，更準(zhǔn)確清晰的劃分各自職責(zé)。

ERP上線，必然導(dǎo)致大量外來原始信息觸發(fā)財(cái)務(wù)憑證的自動生成（如固定資產(chǎn)系統(tǒng)自動生成折舊憑證，采購系統(tǒng)自動入庫、領(lǐng)料生成庫存增減憑證，生產(chǎn)系統(tǒng)自動計(jì)產(chǎn)、耗料生成成本費(fèi)用憑證），從而減少財(cái)務(wù)人員的簡單重復(fù)勞動，減少傳遞過程中的錯誤，使會計(jì)信息更具集成性、實(shí)效性和真實(shí)性。需要財(cái)務(wù)與其他業(yè)務(wù)部門做好協(xié)同工作。

4、實(shí)現(xiàn)編碼一體化，這也是集成性的體現(xiàn)。

一個層次是要實(shí)現(xiàn)會計(jì)科目、客戶、供應(yīng)商、項(xiàng)目（大修、維簡、安全生產(chǎn)）、員工、部門，包括所有的物料、設(shè)備、固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)等所有編碼的統(tǒng)一。任何一個會計(jì)核算中心（最后可能精確到機(jī)臺）使用的編碼都必須唯一，它使用的編碼可能只是全部編碼體系的一小部份，但它必須囊括在公司整體編碼的框架中，不允許例外存在。如一個客戶、供應(yīng)商編碼，一個物料編碼必須明確唯一地指定一個客戶、供應(yīng)商或物料，不允許同一個外部單位對應(yīng)多個編碼、一碼多物、一物多碼現(xiàn)象存在。

第二個層次是要實(shí)現(xiàn)同一編碼下核算內(nèi)容的統(tǒng)一。如一個會計(jì)科目只能對應(yīng)一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，不能有歧義，必務(wù)使每名使用SAP的人員、與SAP有接口的所有人員了解真實(shí)意義。

5、成本精確還原：一級核算有可能帶來成本結(jié)轉(zhuǎn)，但不利于分析考核，如果仍延用內(nèi)部價結(jié)轉(zhuǎn)則存在還原問題。還原包括兩部份，內(nèi)銷利潤還原和分配公司制造、期間費(fèi)用、稅金及附加。

6、產(chǎn)品成本歸集從制造成本上升為完全成本。目前核算一般只歸集到制造成本，基于精細(xì)管理的思想應(yīng)擴(kuò)展到產(chǎn)品全部成本。

7、將標(biāo)準(zhǔn)成本引入SAP，實(shí)現(xiàn)初步系統(tǒng)自動分析。

8、現(xiàn)金預(yù)警功能。

9、實(shí)時報(bào)表的可行性，從月報(bào)表到日報(bào)表。

10、部分預(yù)算功能進(jìn)系統(tǒng)：如年預(yù)算核定數(shù)、追加預(yù)算批準(zhǔn)數(shù)、比預(yù)算超降額。

11、單筆往來賬目逐筆清賬，此功能可實(shí)現(xiàn)資金的精準(zhǔn)控制。

12、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的控制。

13、員工整體素質(zhì)全部提升。

四、小結(jié)

一個公司為什么上ERP，不是裝門面，不僅限于謀求更好的運(yùn)營水平，是要樹立新的管理理念，提高核心競爭力。因此，對ERP工作及其理念要進(jìn)行積極的、全面的、整體的、系統(tǒng)的有效培訓(xùn)，讓ERP理念深入人心，根深蒂固，進(jìn)而崩發(fā)出一股全體參與的、上下聯(lián)動式的巨大的合作力量，這樣有助于ERP工作的全面開展，有助于企業(yè)管理的徹底改造，更有助于業(yè)務(wù)流程的梳理和優(yōu)化再造。

[1]文洋.《SAP系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施與操作指南》,電子工業(yè)出版社.2007年9月

[2]王紋.《SAP財(cái)務(wù)管理大全》,清華大學(xué)出版社.2005年4月