會計電算化對傳統(tǒng)會計職能的影響

中國科學院成都生物研究所 楊麗

會計是隨著人類社會生產的發(fā)展和經濟管理的需要而產生并不斷完善起來的，而會計電算化是現代化社會生產和新技術革命以及會計本身發(fā)展到一定階段的必然產物，會計電算化發(fā)展到今天,已不再是單純的會計與計算機的簡單結合,而已發(fā)展成為延伸到通信學、企業(yè)管理學、市場運籌學等學科的綜合性學科。會計電算化將手工會計對數據的分散處理、重復記錄的操作方式，改變?yōu)榻y(tǒng)一處理、數據共享的操作方式，提高了會計信息的處理速度。同時大大提高了會計信息的質量，增強會計核算的深度和廣度，使會計向多種量度發(fā)展，在提高資源配置效率、促進經濟健康持續(xù)發(fā)展方面發(fā)揮了積極作用，適應了現代化管理的要求，也給傳統(tǒng)的會計職能帶來了深遠的影響。

一、會計電算化的含義

會計電算化是把計算機技術和現代數據處理技術應用到會計工作中的簡稱,它是一門融系統(tǒng)工程學、電子計算機技術等諸多學科知識于一體的邊緣科學。其目的是利用現代化的電子計算機工作取代傳統(tǒng)的手工記賬、算賬及報賬和部分代替人腦完成對會計信息的分析、預測、決策。它使會計人員從繁重的手工勞動中解脫出來，節(jié)約了大量的人力、物力和時間，提高會計工作效率和質量。同時改變了會計核算方式、數據處理程序和方法,擴大會計信息領域,提高了會計信息質量,改變了會計內部控制和審計的方法與技術。數據處理人機結合,系統(tǒng)內部控制程序化、復雜化,增加了系統(tǒng)的預測和決策功能，使會計工作標準化、規(guī)范化，也有利于企業(yè)的現代化管理。

二、電算化會計與傳統(tǒng)會計的差別

會計電算化的實施，大大提高了會計工作的質量，為用戶提供及時、準確的會計信息，對于會計事業(yè)來說是一個飛躍，也使電算化會計與傳統(tǒng)會計產生了很大差別，簡略的歸納為：

1、人員結構的不同

在傳統(tǒng)的會計中，工作人員均是會計專業(yè)人員，實行會計電算化后，要求會計人員既要掌握會計專業(yè)知識，又要掌握相關的計算機知識、管理知識等，從而引起會計人員知識結構變化和素質的提高。所以會計電算化系統(tǒng)中除了會計專業(yè)人員外還包括計算機維護人員、軟件操作人員等，他們不僅僅是會計專業(yè)人員，還是具有會計專業(yè)知識和計算機知識的符合型人才。會計人員的角色也逐步由為領導提供信息資料轉變成為給領導提供決策方案，更多地從事經濟活動的預測、分析和控制以及企業(yè)的管理。

2、賬務處理程序的差別

傳統(tǒng)的手工核算賬務處理工作中,大多都是重復轉抄和重復計算,隨之而來的就是工作人員與工作環(huán)節(jié)以及計算差錯的增多。傳統(tǒng)會計的賬務處理程序一般有四種：“記賬憑證賬務處理程序”、“科目匯總表賬務處理程序”、“匯總記賬憑證賬務處理程序”、“多欄式日記賬賬務處理程序”。他們的共同特點是“序時、平行登記”,即來源于記賬憑證的會計信息總是序時、等量、平行地記錄于總分類賬和明細分類賬中，它們發(fā)揮總分類賬對明細分類賬的統(tǒng)轄作用。這樣，他們之間可能出現的記賬錯誤便通過對賬來發(fā)現,并及時對其加以糾正。而在會計電算化賬務處理程序中,所考慮的是會計數據處理的目標,即獲得管理所需的各種會計信息。從輸入會計憑證到輸出明細賬、總賬等會計報表,一切的中間過程都由計算機控制，整個處理過程在會計軟件和系統(tǒng)軟件的安排下完成,具有數據處理“自動化”和“數據共享化”等特點，存儲于數據庫中的會計信息,可以根據需要輸出。

3、內部控制制度的差別

內部控制能提高會計的分析決策能力，建立科學的崗位責任制，防止浪費和舞弊行為，提高會計工作效率，確保會計電算化環(huán)境下各單位經濟活動能正常、安全、有序地進行。實現會計電算化后，內部控制制度在內容、控制重點和方式上都發(fā)生了變化。

（1）內容的差別

相對于傳統(tǒng)內部控制而言,會計電算化后的內部控制工作中不僅對會計相關人員與職務的控制難度加大,同時還增加了新的控制措施,如計算機硬件的配置及軟件的操作,維護人員與計算機操作人員的內部牽制,計算機內及磁盤內會計信息的安全保護，計算機操作管理、系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)維護人員等的崗位職責等。因為電算化系統(tǒng)的引入,帶來了一系列精兵簡政的舉措，原有的會計人員大幅減少,會計崗位與職責得到一定的集中,這就使在傳統(tǒng)會計中由不同崗位和內部人員對各種會計工作進行檢查、核對和審核等顯得更為簡略，在一定程度上降低了會計信息的可靠性，因此所帶來的風險集中加大了會計工作的操作風險。這些都成為會計內部控制的重點。

（2）測重點的差別

會計電算化后內部控制的重點相對于傳統(tǒng)會計的內部控制重點將有所轉移。會計電算化之后,會計工作的絕大部分將由計算機系統(tǒng)進行處理,所以控制重點將放在會計信息的輸出控制、人機交互處理的控制、計算機系統(tǒng)之間連接等重心上。如對計算機的系統(tǒng)密碼進行嚴格管理，按不同的職責,劃分操作權限,避免會計工作人員與系統(tǒng)工作人員之間的職務重合，健全計算機硬件和軟件的日常維護以及在排除故障時的治理措施，從而保證會計數據的安全性。

（3）方式差別

對于會計憑證的正確性，傳統(tǒng)會計主要從摘要內容、單價、金額、會計科目等項目來審核；對賬戶的正確性一般從日記賬、明細賬、總賬三套賬的相互核對來驗證。此外還通過賬證相符、賬賬相符、賬實相符等內部控制方式來保證數據的正確性。而會計電算化系統(tǒng)下，當原始會計數據輸入計算機后，一切計算、分類、匯總、轉賬、編制報表等都由計算機自動處理，相對于傳統(tǒng)會計來說則省去了許多繁瑣的人工工作，使一次輸入的會計數據在會計電算化信息系統(tǒng)內全面共享。

三、會計電算化對傳統(tǒng)會計的影響

1、對會計記賬規(guī)則的影響

會計記賬是會計人員采用特定的記賬符號、一定的記賬原理、程序和方法，在會計賬簿中進行登記，來反映單位所發(fā)生的經濟業(yè)務或會計事項的一種方式。傳統(tǒng)的手工記賬規(guī)則規(guī)定日記賬、總賬要使用訂本式賬冊,明細賬要使用活頁式賬冊,通過若干個套賬來實現相互牽制、相互核對。憑證、賬本記錄的錯誤之處要用劃線法和紅字更正法更正，賬頁中的空頁，空行要用紅線劃銷。電算化會計形成的賬頁是打印輸出的,可裝訂成活頁式,不會是訂本式,打印輸出的一般是日記賬、總賬和報表。由于明細賬打印數量大,一般用磁盤、光盤等形式輸出。對于賬冊核對，電算化會計已由計算機代替?zhèn)鹘y(tǒng)會計中的人工核對；電算化會計中更多的是利用電算化系統(tǒng)建立各種輔助賬來反映和控制經濟活動。對于賬簿記錄的錯誤,一般規(guī)定,凡是已經審核過的數據不得更改。如果出現錯誤,則采用輸入“更正憑證”的方法加以更正,以便留下更改的痕跡。另外對于需要打印的賬頁的空頁，空行可用手工處理。另外各類企業(yè)的會計實行科目統(tǒng)一,方便會計電算化的實施。

2、對會計核算原則的影響

會計核算的原則是進行會計核算工作的規(guī)范，是從事賬務處理、會計報表的編制等會計工作的依據。實現會計電算化后，會計信息的流暢與多元化，能夠充分體現會計信息質量的及時性、真實性、重要性等，但同時也對歷史成本、權責發(fā)生制等核算原則產生了一定的影響。

（1）對實際成本原則的影響

實際成本原則，是指企業(yè)的各項財產物資應當按取得時的實際成本計價，物價如有變動，一般不得調整其賬面價值。實際成本原則是傳統(tǒng)會計核算模式的重要組成環(huán)節(jié)，是其他會計原則建立的基礎。實際成本能反映當時的市場價格，符合發(fā)生原則，因為有原始憑證作依據，故具有可驗證性，同時實際成本數據易于取得，與實現原則相聯(lián)系。另外實際成本計價無須經常調整賬目，可防止隨意改變會計記錄，維護會計信息的可靠性，因此實際成本原則廣泛應用于工業(yè)經濟時代會計實務界。但隨著知識經濟時代的到來，會計工作的重心將從有形資產計量轉為無形資產計量，市場價值的變化十分頻繁，實際成本所提供的信息對信息需求者缺乏相關性，原來廣泛應用的實際成本原則逐漸顯現出自身的不足。例如，難以對信息化時代無形資產進行準確地計量、信息反映滯后等等。

（2）對權責發(fā)生制的影響

權責發(fā)生制原則是指會計核算應當以權責發(fā)生制作為會計確認的時間基礎，建立在該基礎之上的會計模式可以正確的將收入與費用相配合，正確的計算損益。合理計算單位各期的經營結果，需要用到遞延、應計等程序，這是權責發(fā)生制的存在基礎，但對于某些新出現的經濟業(yè)務，現行的權責發(fā)生制原則不再有效實用。權責發(fā)生制原則不利于反映現金流量信息，并且沒有考慮貨幣的時間價值和風險價值觀念等因素，對于電子商務時代的衍生金融工具等經濟業(yè)務，無法做出恰當的處理，這些自然會動搖現行會計的權責發(fā)生制確認基礎。

3、對內部控制的影響

從傳統(tǒng)會計到電算化會計,表面上看是數據處理方法的變化,而實質上它使企業(yè)在內部控制上發(fā)生了根本的變化。手工會計中主要的交流與聯(lián)系是人與人之間的，因此內部控制主要是針對這種聯(lián)系的，如授權控制與責任分工。計算機的引入給會計工作增加了新的工作內容，其特點則決定了原來手工會計核算方式下的內部控制大部分將失去作用,因此，現代會計電算化的信息處理技術給企業(yè)的內部控制賦予了新的內涵。并且由于系統(tǒng)建立和運行的復雜性，內部控制的范圍相應擴大，所以必須重新設計內部控制環(huán)節(jié),建立科學嚴密的會計電算化內部控制制度,強化企業(yè)內部控制機制,以保證會計數據的安全和完整。例如組織控制、系統(tǒng)維護控制、系統(tǒng)的安全控制、輸入輸出控制、計算機處理與數據文件控制等。

會計電算化對傳統(tǒng)會計職能產生了很大的影響，但它是會計工作的發(fā)展方向,也是促進會計基礎工作規(guī)范化和提高經濟效益的重要手段。會計電算化雖然以計算機為計算工具，但其整個信息處理過程仍表現為計算機與人工的結合，會計電算化的深入發(fā)展使會計人員逐漸擺脫繁瑣的賬務工作，從而把更多的精力投入到信息分析和利用、預測等創(chuàng)造性的工作以及一些管理性的工作中去。所以，關于電算化對傳統(tǒng)會計職能的影響，我們應該分析其合理性，妥善的處理，加速會計電算化的進程，并培養(yǎng)或聘用一批高技術復合型人才，從而推動企業(yè)電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉變。

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