高校內(nèi)審部門(mén)開(kāi)展合同審計(jì)的實(shí)踐與困境

浙江師范大學(xué) 高磊

高校內(nèi)審部門(mén)開(kāi)展合同審計(jì)的實(shí)踐與困境

浙江師范大學(xué) 高磊

本文以作者從事高校合同審計(jì)工作的經(jīng)驗(yàn)積累為基礎(chǔ)，探討高校內(nèi)部審計(jì)部門(mén)開(kāi)展合同審計(jì)的必要性，常規(guī)合同審計(jì)中須注意的事項(xiàng)以及高校內(nèi)部審計(jì)部門(mén)開(kāi)展合同審計(jì)面臨的困境。

高校合同審計(jì) 必要性 困境

高校合同審計(jì)，是指由高校內(nèi)部審計(jì)部門(mén)對(duì)本校對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同的簽訂、履行和終結(jié)過(guò)程進(jìn)行的監(jiān)督、檢查和咨詢(xún)活動(dòng)，是內(nèi)部部門(mén)非財(cái)務(wù)審計(jì)服務(wù)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。高校作為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的主體，合同的簽訂與履行成為日常經(jīng)濟(jì)管理的一部分，物資購(gòu)銷(xiāo)、人事聘用、科研協(xié)作、合作辦學(xué)、房屋租賃、借款貸款等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，都需要簽訂法定的合同，以明確各自權(quán)利和義務(wù)。在這一背景下，加強(qiáng)高校合同管理,開(kāi)展合同審計(jì)，維護(hù)高校的合法權(quán)益是十分必要的。本文就筆者在從事高校合同審計(jì)工作中的經(jīng)驗(yàn)、感悟略論一二，與各位同仁共勉。

一.高校合同管理中的問(wèn)題凸顯合同審計(jì)之必要

1.風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)，法律意識(shí)淡薄

高校作為事業(yè)單位，不像企業(yè)那樣有強(qiáng)烈的風(fēng)險(xiǎn)經(jīng)營(yíng)意識(shí)，參與對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同談判與簽訂的人員很少抱有利益最大化的理念，他們多是基于學(xué)校不受損失或者少受損失以及尋求職能部門(mén)職責(zé)的完成和個(gè)人責(zé)任的最小化出發(fā)，致使各項(xiàng)對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同不能做到保證學(xué)校利益的最大化。另一方面，參與合同談判與簽訂的人員由于并非法律專(zhuān)家，不像作為合同對(duì)方主體的企業(yè)那樣久經(jīng)考驗(yàn)，對(duì)于合同的套路及陷阱爛熟于心，可能無(wú)法識(shí)別一些有損或者將來(lái)有損學(xué)校利益的條款，合同潛在風(fēng)險(xiǎn)加大。如某高校后勤部門(mén)在房屋出租方面就曾經(jīng)出現(xiàn)過(guò)一次簽十年的租期，完全沒(méi)有考慮瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)環(huán)境，就是風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄、簽合同沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)的表現(xiàn)。

2.沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)對(duì)合同進(jìn)行管理和審核

我校在出臺(tái)合同管理辦法之前，合同的管理與審查是分散進(jìn)行的，各學(xué)院和職能部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)對(duì)外合同的管理，但是這種管理不具有實(shí)質(zhì)意義上的審核與監(jiān)督，更像是一種資料的整理與保存。在我們和各兄弟院校的交流中了解到，其他未開(kāi)展合同審計(jì)的高校也基本屬于此類(lèi)情況。合同管理沒(méi)有明確的載體（制度與機(jī)構(gòu)），就無(wú)法對(duì)合同的簽訂與履行進(jìn)行監(jiān)督，各部門(mén)的合同無(wú)法及時(shí)整理和歸檔，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不能全面了解對(duì)外合同的簽訂情況，財(cái)務(wù)部門(mén)依據(jù)沒(méi)有經(jīng)過(guò)一定監(jiān)督程序而形成的合同進(jìn)行對(duì)外付款，很容易帶來(lái)潛在的資金風(fēng)險(xiǎn)和法律糾紛。

3.合同簽訂主體不當(dāng)，合同印章使用不規(guī)范

按照《合同法》規(guī)定，平等主體的自然人、法人、其他組織，才具有簽訂合同的主體資格，法人必須是具有民事權(quán)利能力和民事行為能力，依法獨(dú)立享受民事權(quán)利和承擔(dān)民事義務(wù)的組織。我國(guó)高校是一個(gè)獨(dú)立法人，學(xué)校下屬的學(xué)院、部門(mén)不是一個(gè)獨(dú)一的法人機(jī)構(gòu)，無(wú)權(quán)擅自對(duì)外簽訂合同。但是，高校下屬單位未經(jīng)授權(quán)擅自對(duì)外簽訂合同是現(xiàn)實(shí)中較為普遍的問(wèn)題。司法實(shí)踐中，對(duì)于學(xué)校下屬單位對(duì)外簽訂的合同，無(wú)論是否加蓋學(xué)校印章，也無(wú)論學(xué)校是否授權(quán)，如果合同已實(shí)際履行，則往往被認(rèn)為事實(shí)上已生效，合同的權(quán)利義務(wù)及由此帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)和損失最終往往要由學(xué)校承擔(dān)。因此，高校必須明確對(duì)外合同的簽訂主體，避免和減少因合同主體不當(dāng)造成的損失。此外，許多高校沒(méi)有設(shè)置合同專(zhuān)用章，有的以行政章代替合同專(zhuān)用章，甚至用下屬各職能部門(mén)或者學(xué)院的印章代替合同專(zhuān)用章。如此不規(guī)范的印章使用行為，很容易產(chǎn)生合同糾紛，使學(xué)校利益受損。

綜上，高校在合同簽訂行為中存在諸多不規(guī)范的現(xiàn)象，從完善內(nèi)部控制的角度出發(fā)，高校十分有必要開(kāi)展合同審計(jì)。合同關(guān)系是一種嚴(yán)肅的法律關(guān)系，合同審計(jì)也應(yīng)當(dāng)是一絲不茍的全過(guò)程的、全方位的，內(nèi)審部門(mén)通過(guò)合同審計(jì)加強(qiáng)合同的管理，可以預(yù)防合同糾紛、規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、保障高校合法權(quán)益，促進(jìn)高校健康發(fā)展。

二.高校內(nèi)審部門(mén)如何開(kāi)展合同審計(jì)工作

如前所述，從強(qiáng)化內(nèi)部控制的角度考慮，合同審計(jì)應(yīng)是一個(gè)全過(guò)程的、全方位的系統(tǒng)化的工作。以下就日常合同審計(jì)工作中應(yīng)當(dāng)關(guān)注的內(nèi)容，并按照合同的簽訂過(guò)程順序談一下高校內(nèi)審部門(mén)如何開(kāi)展合同審計(jì)工作。

（一）合同簽訂前的審計(jì)

這一階段的審計(jì)目標(biāo)包括：核實(shí)合同草本所稱(chēng)標(biāo)的物確是學(xué)校教學(xué)或者科研活動(dòng)所需要；確認(rèn)合同條款的完整性和準(zhǔn)確性；核實(shí)合同所涉及權(quán)利和義務(wù)是否合理、合法。

應(yīng)審查的資料包括：物資或者服務(wù)提供者的法人（或個(gè)體）營(yíng)業(yè)執(zhí)照的原件；對(duì)方相應(yīng)的資質(zhì)證書(shū)的原件；對(duì)方單位授權(quán)委托書(shū)、授權(quán)代表身份證；對(duì)方從事類(lèi)似交易或服務(wù)的證明材料。

審查的主要內(nèi)容：1.與合同主管部門(mén)溝通，合同所稱(chēng)標(biāo)的是否必須購(gòu)買(mǎi)，單位現(xiàn)有資源是否可以滿(mǎn)足需要；該項(xiàng)資產(chǎn)或服務(wù)采購(gòu)活動(dòng)是否列入計(jì)劃（尤其資金數(shù)額較大的項(xiàng)目），是否已落實(shí)了相應(yīng)的資金來(lái)源。2.合同內(nèi)容的合理性、合法性。3.合同條款的完整性和準(zhǔn)確性：標(biāo)的名稱(chēng)是否規(guī)范；數(shù)量是否準(zhǔn)確；質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)；價(jià)款支付方式是否明確；是否符合學(xué)校財(cái)務(wù)規(guī)定；涉及到外幣結(jié)算的，是否注意到相應(yīng)的外匯風(fēng)險(xiǎn)；運(yùn)費(fèi)、安裝調(diào)試費(fèi)是否包含在所報(bào)價(jià)格里還是另行約定；質(zhì)保期限是否合理；售后服務(wù)響應(yīng)時(shí)間是否會(huì)耽誤正常的教學(xué)科研工作；售后服務(wù)收費(fèi)是否合理；違約責(zé)任是否明確。

對(duì)于一些重大的、特殊的經(jīng)濟(jì)合同，如果審計(jì)人員不能把握條款可能帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，可以咨詢(xún)相關(guān)專(zhuān)業(yè)人士的意見(jiàn)，防止在合同中存在技術(shù)方面或者法律方面的問(wèn)題。

（二）合同履行過(guò)程中的審計(jì)

這一階段的審計(jì)目標(biāo)包括：跟蹤檢查合同履行情況,如果合同出現(xiàn)變更狀況，核實(shí)其理由是否充分，手續(xù)是否完備。

審計(jì)的主要內(nèi)容：1.以金額或者風(fēng)險(xiǎn)為依據(jù)選擇相應(yīng)項(xiàng)目，深入到合同主要責(zé)任部門(mén)，檢查合同涉及事項(xiàng)的執(zhí)行情況和存在的問(wèn)題，對(duì)未執(zhí)行或者執(zhí)行不到位的合同，查明其原因，分清雙方責(zé)任。2.審查合同的變更是否符合法定或約定條件，相關(guān)手續(xù)是否完備，并檢查合同的變更形式是否合法，按規(guī)定，合同變更應(yīng)當(dāng)采用書(shū)面形式。3.審查合同糾紛的處理是否及時(shí)、合理、合法。4.審查合同違約責(zé)任是否按法律規(guī)定或者合同約定進(jìn)行及時(shí)、合理、合法的處理。

（三）合同履行結(jié)束前的審計(jì)

這一過(guò)程是指在合同臨近履行期限，雙方對(duì)彼此的權(quán)利和義務(wù)即將終結(jié)前所進(jìn)行的審計(jì)。一般情況下沒(méi)有必要進(jìn)行這一步驟審計(jì)，只有那些標(biāo)的金額巨大，技術(shù)比較復(fù)雜的項(xiàng)目應(yīng)有選擇的進(jìn)行此類(lèi)審計(jì)，如投資項(xiàng)目清算時(shí)、建筑安裝工程的竣工決算時(shí)，需對(duì)所涉及的合同協(xié)議進(jìn)行細(xì)致的審查。因?yàn)檫@類(lèi)審計(jì)涉及的問(wèn)題比較復(fù)雜，需要專(zhuān)門(mén)研究，在此不做過(guò)多的陳述。

三.高校內(nèi)審部門(mén)開(kāi)展合同審計(jì)中的困境與對(duì)策

首先是規(guī)章制度缺失的問(wèn)題。由于合同審計(jì)的產(chǎn)生與發(fā)展的時(shí)間較短，不像常規(guī)的財(cái)務(wù)收支審計(jì)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)那樣已經(jīng)有一套成熟的審計(jì)依據(jù)、審計(jì)程序和評(píng)價(jià)體系遵循。目前，高等學(xué)校合同管理的意識(shí)也不像財(cái)務(wù)管理那樣強(qiáng)，還沒(méi)有系統(tǒng)出臺(tái)諸如資金的使用辦法、管理辦法與實(shí)施細(xì)則等等一系列有關(guān)合同的規(guī)章制度。在合同管理工作都是不甚規(guī)范與嚴(yán)密的情況下開(kāi)展合同審計(jì)一大問(wèn)題是審計(jì)的評(píng)價(jià)依據(jù)不足，我們不能只抱著《合同法》這棵大樹(shù)緣木求魚(yú)，《合同法》中的條款更多的是規(guī)范合同的簽訂、履行與違約責(zé)任承擔(dān)等原則性問(wèn)題，對(duì)于合同審計(jì)操作性方面的卻沒(méi)有明確規(guī)定。

所以，開(kāi)展合同審計(jì)之前，學(xué)校首先要做的是制定適合自己的合同管理制度，完善與合同相關(guān)的物資購(gòu)銷(xiāo)、人事聘用、科研協(xié)作、合作辦學(xué)、房屋租賃、借款貸款等活動(dòng)的相關(guān)規(guī)定，合同審計(jì)部門(mén)據(jù)此制定合同審計(jì)相關(guān)制度。這些制度與規(guī)定應(yīng)當(dāng)明確哪些經(jīng)濟(jì)合同必須通過(guò)合同審計(jì)程序才可以簽訂或者履行；明確審計(jì)部門(mén)、合同職能部門(mén)在合同簽訂和履行過(guò)程中的不同責(zé)任；明確合同審計(jì)的主要程序；明確合同的審計(jì)重點(diǎn)與要點(diǎn)；明確未經(jīng)審計(jì)的經(jīng)濟(jì)合同，財(cái)務(wù)部門(mén)不得支付相關(guān)款項(xiàng)。這是開(kāi)展合同審計(jì)的制度保證，只有制度不斷完善，才能使合同審計(jì)有法可依，有規(guī)可循，并逐步制度化、常規(guī)化。

其次是如何營(yíng)造良好的合同審計(jì)環(huán)境問(wèn)題。有法可依，有規(guī)可循并不能保證合同審計(jì)一定可以順利開(kāi)展，還有一個(gè)工作環(huán)境的問(wèn)題必須重視。審計(jì)部門(mén)要認(rèn)識(shí)到，對(duì)于一些職能部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，與財(cái)務(wù)收支審計(jì)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)相比，合同審計(jì)是一個(gè)新鮮事物。我們要消除有些人對(duì)于這項(xiàng)工作的誤解，也許在他們看來(lái)，既然有收付款環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)審核把關(guān)和事后的財(cái)務(wù)收支審計(jì)監(jiān)督，合同審計(jì)看來(lái)就是一項(xiàng)多余的和制造麻煩的事情。這些職能部門(mén)或者個(gè)人進(jìn)行的物資購(gòu)銷(xiāo)、課題研究等項(xiàng)目通過(guò)了立項(xiàng)與經(jīng)費(fèi)審批等諸多“難關(guān)”，好不容易進(jìn)行到了合同簽訂環(huán)節(jié)，又多出一個(gè)合同審計(jì)，順利的話罷了，不順利的話他們難免會(huì)產(chǎn)生情緒，抵觸合同審計(jì)，不利于我們工作的開(kāi)展。我們必須讓他們認(rèn)識(shí)到，合同審計(jì)與事后的財(cái)務(wù)收支、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)一樣重要，通過(guò)合同審計(jì)，盡可能把風(fēng)險(xiǎn)在合同履行前最小化，不僅是對(duì)相關(guān)部門(mén)和個(gè)人乃至整個(gè)學(xué)校利益的維護(hù)，更是對(duì)職能部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所承擔(dān)的責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)的有效化解。在合同審計(jì)過(guò)程中，審計(jì)部門(mén)應(yīng)抱著服務(wù)的態(tài)度，多聽(tīng)取職能部門(mén)的意見(jiàn)；若意見(jiàn)不一致，要采取分析說(shuō)理的方式，曉以利害，提出操作性較強(qiáng)的建議，幫助職能部門(mén)提高合同管理水平。

開(kāi)展合同審計(jì)除了爭(zhēng)取職能部門(mén)的理解外，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持同樣十分重要。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)樹(shù)立這樣一個(gè)理念：開(kāi)展合同審計(jì)后再進(jìn)行的財(cái)務(wù)收支或者經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)，如果沒(méi)有重大的審計(jì)發(fā)現(xiàn)，并不能說(shuō)明審計(jì)無(wú)成效，這種“沒(méi)有問(wèn)題”的審計(jì)結(jié)論，恰恰是把監(jiān)督關(guān)口前移的合同審計(jì)的成效。

第三是缺乏專(zhuān)職合同審計(jì)人員以及兼職審計(jì)人員的合同審計(jì)知識(shí)、能力缺乏問(wèn)題。高校經(jīng)濟(jì)合同涉及面廣，專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，尤其一些技術(shù)服務(wù)合同，其關(guān)鍵控制點(diǎn)并非一般的審計(jì)人員能夠把握，合同審計(jì)人員不僅要熟悉相關(guān)的法律、法規(guī)，加強(qiáng)依法簽約的法律意識(shí)，還要具備一些專(zhuān)業(yè)技術(shù)的學(xué)習(xí)、消化能力，才能在維護(hù)學(xué)校的合法利益，減少和避免糾紛，防止上當(dāng)受騙的同時(shí)有效地規(guī)避和降低審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。目前高校審計(jì)部門(mén)專(zhuān)職從事合同審計(jì)的人員相對(duì)缺乏，大部分合同審計(jì)任務(wù)是由非專(zhuān)職審計(jì)人員承擔(dān)的。審計(jì)部門(mén)需優(yōu)化審計(jì)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，在人員配備上考慮合同審計(jì)之需要，如果自身人員結(jié)構(gòu)無(wú)法滿(mǎn)足合同審計(jì)的需要，對(duì)于技術(shù)性比較強(qiáng)的合同，可聘請(qǐng)兼職合同審計(jì)人員或者顧問(wèn)，實(shí)施交叉審計(jì)。另外，內(nèi)審部門(mén)必須明確，合同審計(jì)只是項(xiàng)目管理工作的一個(gè)環(huán)節(jié),不能由審計(jì)部門(mén)全部包辦代替，審計(jì)的職責(zé)只是對(duì)合同簽訂的合法性、合同條款內(nèi)容的真實(shí)完整性進(jìn)行審核和評(píng)價(jià)，其他內(nèi)容不應(yīng)納入審計(jì)范疇。

四.結(jié)論

合同審計(jì)工作是控制學(xué)校經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的有效手段之一，對(duì)于完善學(xué)校內(nèi)部控制制度，強(qiáng)化學(xué)校合同管理，維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益，促進(jìn)學(xué)校健康發(fā)展具有重要的意義。高校內(nèi)審部門(mén)，應(yīng)把這項(xiàng)工作作為內(nèi)部審計(jì)的重要內(nèi)容，努力探索合同審計(jì)的新思路、新方法。

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[3]王寶慶.現(xiàn)代內(nèi)部審計(jì).上海：立信會(huì)計(jì)出版社,2007

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