流程梳理決定信息化成敗

◎ 本刊記者 于巧稚

流程梳理是一項(xiàng)需要CIO長(zhǎng)期關(guān)注的工作，企業(yè)要進(jìn)行信息化建設(shè),首先遇到的問(wèn)題便是如何進(jìn)行流程梳理，對(duì)流程進(jìn)行適當(dāng)?shù)闹亟M與優(yōu)化。流程梳理是指圍繞企業(yè)的內(nèi)部要素與外部要素，對(duì)整個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理現(xiàn)狀進(jìn)行深入細(xì)致的分析、整理、提煉，明確管理的關(guān)鍵點(diǎn)、信息化管理重點(diǎn)要解決的問(wèn)題、可能的解決方式、解決的程度、實(shí)現(xiàn)的深度等。CIO們需要在流程梳理上投入更多精力，這樣工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

施工企業(yè)是項(xiàng)目管理型企業(yè)，施工企業(yè)的主體與核心就是項(xiàng)目管理，因此在實(shí)施信息化時(shí)，將系統(tǒng)單純的交由技術(shù)部門處理，而忽略了流程梳理。企業(yè)在不同階段同樣也需要不同形式的信息化做為支撐，那么，流程梳理就應(yīng)該伴隨著企業(yè)的發(fā)展而變化。

在某公司的二層會(huì)議室，關(guān)于工程項(xiàng)目管理的上線正在進(jìn)行熱鬧的討論。項(xiàng)目管理系統(tǒng)的流程顧問(wèn)經(jīng)理小劉與該公司的項(xiàng)目經(jīng)理小王就流程梳理問(wèn)題而爭(zhēng)論不休。顧問(wèn)經(jīng)理小劉認(rèn)為按照該公司簽字確認(rèn)的需求進(jìn)行流程定制開(kāi)發(fā)，流程的控制點(diǎn)及功能都達(dá)到了需求文檔的要求，但是令小王感到郁悶的是，這次討論已經(jīng)是系統(tǒng)上線前無(wú)數(shù)次討論會(huì)中的一場(chǎng)，每一次會(huì)議的結(jié)果都是帶來(lái)更多的需要增加的需求以及流程上的變更，有時(shí)會(huì)因?yàn)轫?xiàng)目組成員的不同意見(jiàn)使得項(xiàng)目管理系統(tǒng)的實(shí)施變得不知所措，導(dǎo)致項(xiàng)目實(shí)施的周期一拖再拖，信息系統(tǒng)遲遲無(wú)法上線。小王感到做為一名準(zhǔn)CIO壓力很大。

然而，顧問(wèn)經(jīng)理小劉卻認(rèn)為小王在信息化前期的總體調(diào)研和規(guī)劃工作做的不到位，需求文檔并不是全方位的整體需求，文檔確認(rèn)都是從某一方面來(lái)進(jìn)行的，功能的選取、界定都是在具體的一點(diǎn)上。

這是因?yàn)檎{(diào)研過(guò)程中對(duì)當(dāng)前的工作流管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀沒(méi)有通盤考慮，雖然滿足了某些已經(jīng)確認(rèn)的文檔需求，但是并沒(méi)有達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于整個(gè)項(xiàng)目的期待與需求，甚至在某些功能點(diǎn)上無(wú)法達(dá)到文檔的既定需求。

如何定義流程？如何量身定制流程？如何通過(guò)流程切實(shí)有效地提高企業(yè)的管理能力？企業(yè)要怎么做才能使自己不僅僅是實(shí)施了信息化，同時(shí)還使信息化變得有效益？

企業(yè)實(shí)施信息化首先是梳理流程，流程和流程之間不能存在矛盾，也不能存在缺項(xiàng)。流程梳理后，形成一套管理體系。將梳理后的流程上升為企業(yè)的管理制度，并用計(jì)算機(jī)將制度物化，也就達(dá)到了企業(yè)實(shí)施信息化的目的之一。雖然流程梳理在企業(yè)的整體信息化進(jìn)程中只是很小的一部分，但是優(yōu)異的流程梳理絕對(duì)能夠有力地推動(dòng)企業(yè)的整體業(yè)務(wù)取得全面的成功。

毫無(wú)疑問(wèn)的是，如果企業(yè)自身管理流程不合理，勢(shì)必將影響信息化的效果。越來(lái)越多的人都意識(shí)到信息化不能建立在沒(méi)有管理流程的基礎(chǔ)上，建立系統(tǒng)前需要整個(gè)管理流程的梳理，包括建立和確定原來(lái)沒(méi)有的流程，有的流程則需要重新建立。當(dāng)企業(yè)具備一定的管理水平后，才能建立信息系統(tǒng)。

精準(zhǔn)扶貧的前身是扶貧開(kāi)發(fā)。黨的扶貧開(kāi)發(fā)可以分為7個(gè)階段，即：扶貧萌芽(1938—1948)、輸血救濟(jì)(1949—1977)、制度改革(1978—1985)、扶貧開(kāi)發(fā)(1986—1993)、八七攻堅(jiān)(1994—2000)、村級(jí)扶貧(2001—2012)、精準(zhǔn)扶貧(2013—2020)。在各個(gè)階段，扶貧與黨的農(nóng)村工作相互融合，密不可分。

企業(yè)在不同時(shí)期有不同的發(fā)展戰(zhàn)略，信息化是為企業(yè)戰(zhàn)略服務(wù)的，信息化應(yīng)該支撐企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，因此在進(jìn)行企業(yè)信息化規(guī)劃時(shí)，首先要明確企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)和企業(yè)的戰(zhàn)略思想。

流程梳理和企業(yè)的管理有一定的關(guān)系。發(fā)展中的企業(yè)，管理是沒(méi)有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化的，那么企業(yè)在進(jìn)行流程梳理時(shí)就不能太細(xì)，因?yàn)槠髽I(yè)還在發(fā)展，這些流程以后可能要變化。在信息化中，企業(yè)的運(yùn)營(yíng)就必須要按照流程來(lái)走。那么發(fā)展中的企業(yè)如何進(jìn)行流程梳理呢？一定要把握幾個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程，將這幾條流程梳理出來(lái)，當(dāng)企業(yè)發(fā)展到一定階段的時(shí)候，再進(jìn)行細(xì)化。如果企業(yè)的管理已經(jīng)發(fā)展到可以標(biāo)準(zhǔn)化的時(shí)候，這時(shí)候可以將流程梳理得更細(xì)。流程梳理是應(yīng)該細(xì)還是粗，應(yīng)該企業(yè)自己決定。在進(jìn)行信息化建設(shè)之前，企業(yè)要對(duì)自身的管理進(jìn)行認(rèn)真的分析。

中國(guó)建筑研究院黃如福教授曾提到企業(yè)的管理分為五個(gè)階段：隱形管理階段、顯性管理階段、量化管理階段、優(yōu)化管理階段、精細(xì)化管理階段。在不同階段要有不同梳理流程的方法，如果企業(yè)還處于顯性管理階段勢(shì)必就不能用精細(xì)化管理階段的方法進(jìn)行。

鑒于企業(yè)建立信息化系統(tǒng)前期工作的復(fù)雜性，北京華建互聯(lián)科技發(fā)展有限公司總工程師邱巖建議說(shuō)：“前期的咨詢非常重要，很多軟件公司沒(méi)有這方面的管理經(jīng)驗(yàn)，無(wú)法幫助企業(yè)梳理好流程，建立的信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的意義并不大。前期的管理流程梳理工作是非常必要的，如果系統(tǒng)不能建立在堅(jiān)實(shí)的管理根基上，與企業(yè)的工作不相配，企業(yè)就浪費(fèi)了在信息系統(tǒng)上所花費(fèi)的費(fèi)用。我建議企業(yè)在前期多做一些管理咨詢，這樣才能引導(dǎo)企業(yè)信息化走向正確的方向?！?/p>

有做的比較好的企業(yè)，流程已經(jīng)過(guò)反復(fù)梳理，發(fā)現(xiàn)效率低的地方，還會(huì)繼續(xù)做優(yōu)化。有些系統(tǒng)流程做的過(guò)于復(fù)雜，雖然也進(jìn)行了梳理改造，但是效率還是很低，信息系統(tǒng)有時(shí)候會(huì)綁架管理人員。

由此可見(jiàn)，企業(yè)的流程梳理不止是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的信息化實(shí)施前的準(zhǔn)備工作，更是關(guān)系到企業(yè)管理以及未來(lái)發(fā)展的橋梁與紐帶。通過(guò)流程來(lái)重新認(rèn)識(shí)企業(yè)，是20世紀(jì)末以來(lái)最為重要的管理思想之一。流程是企業(yè)進(jìn)行具體管理的著眼點(diǎn)，企業(yè)流程實(shí)際是一個(gè)制度的安排，流程管理是企業(yè)的基本功。

在黃如福某一報(bào)告中就明確指出流程梳理應(yīng)該在規(guī)劃的指導(dǎo)下進(jìn)行，每一個(gè)流程都應(yīng)遵守如下步驟梳理：

第一步，確定流程要解決什么問(wèn)題，達(dá)到什么目的；

第二步，確定流程的使用范圍；

第三步，確定流程所涉及的范圍，從哪開(kāi)始，到哪結(jié)束；

第四步，明確在所確定的區(qū)間內(nèi)，要做哪幾件關(guān)鍵事（關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)），即主要任務(wù)是什么？

第五步，明確每一件事有哪些活動(dòng)，誰(shuí)做什么（崗位設(shè)置的依據(jù)），條件是什么，做到什么程度，如何表達(dá)；

第六步，確定每一件事的每一項(xiàng)活動(dòng)，誰(shuí)來(lái)管理和監(jiān)控；

第七步，形成流程管理制度或辦法。

通過(guò)上面的步驟，根據(jù)每一流程的目的、目標(biāo)，初步確定每一流程的起點(diǎn)、終點(diǎn)，以及這一過(guò)程中的控制要點(diǎn)。確定各控制要點(diǎn)。確定各控制要點(diǎn)的主要任務(wù)，以及每一任務(wù)中的活動(dòng)。

因此，規(guī)范的流程是突破業(yè)務(wù)發(fā)展，提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要方法，是企業(yè)要實(shí)施信息化必須重視的環(huán)節(jié)之一。