電子采購(gòu)六步走

Harpal Mattu

電子采購(gòu)一直是比較熱門的話題,英國(guó)眾多的公共事業(yè)組織已經(jīng)開(kāi)始運(yùn)用電子采購(gòu)來(lái)節(jié)約成本,而私營(yíng)組織也在熱烈地討論如何引入電子采購(gòu)這一高效的流程。

電子采購(gòu)是把供應(yīng)商通過(guò)電子信息系統(tǒng)整合到供應(yīng)鏈中的一種模式,包含以下內(nèi)容:

●供應(yīng)商將其產(chǎn)品目錄放到安全的網(wǎng)站上。

●采購(gòu)商登錄該網(wǎng)站以下達(dá)采購(gòu)訂單。

●產(chǎn)生的電子訂單被傳送給供應(yīng)商。

●采購(gòu)商在收到貨物后在網(wǎng)站上發(fā)出已收貨通知。

● 與該訂單相匹配的電子發(fā)票被傳遞給采購(gòu)商,采購(gòu)商據(jù)此付款。

如果運(yùn)用得當(dāng),這個(gè)流程可以極大地提升效率,以下是有效實(shí)施電子采購(gòu)的六個(gè)步驟。

充分了解公司

戴爾公司曾聲稱,對(duì)價(jià)值鏈的充分理解是其制勝的關(guān)鍵。這使得它可以更準(zhǔn)確地采購(gòu)原材料,進(jìn)而提高了整個(gè)供應(yīng)鏈的反應(yīng)速度。這對(duì)那些銷量大、毛利低的公司至關(guān)重要。

實(shí)施邁克爾?波特的價(jià)值鏈分析,對(duì)公司是非常有好處的,他的模型中的兩個(gè)關(guān)鍵要素—采購(gòu)和物流,與電子采購(gòu)高度相關(guān)。價(jià)值鏈中的采購(gòu)環(huán)節(jié)是支持公司運(yùn)轉(zhuǎn)活動(dòng)中的一部分。管理者應(yīng)該從戰(zhàn)略高度來(lái)考慮公司的采購(gòu)模式。

戰(zhàn)略采購(gòu)職能,是要決定企業(yè)該買什么。同時(shí),要保證采購(gòu)價(jià)格合理,并有合同支持。

進(jìn)貨物流是提升效率的主戰(zhàn)場(chǎng),此時(shí)電子采購(gòu)系統(tǒng)可以派上大用場(chǎng)。一旦采購(gòu)團(tuán)隊(duì)選定了供應(yīng)商并與之簽署協(xié)議,接下來(lái)就由電子采購(gòu)系統(tǒng)來(lái)保證采購(gòu)員可以從電子系統(tǒng)中方便地執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)。

理解采購(gòu)對(duì)象

電子采購(gòu)是采購(gòu)價(jià)格低、批量大的貨物的理想工具。如果公司試圖將所有的采購(gòu)都通過(guò)電子采購(gòu)系統(tǒng)來(lái)完成,最終將發(fā)現(xiàn)得到的收益要遠(yuǎn)低于預(yù)期。

在這一步,你要考察公司過(guò)去采購(gòu)產(chǎn)品和服務(wù)的費(fèi)用,并分析它們的類型,比如文具、差旅、工服等。同時(shí),也要考察每種類型的采購(gòu)有多少供應(yīng)商以及采購(gòu)量分別是多大。要分析每個(gè)類型的采購(gòu)金額及平均采購(gòu)價(jià)值,有時(shí)還要對(duì)某些特殊的采購(gòu)進(jìn)行細(xì)分。

通常,大批量購(gòu)買的貨物往往有較低的平均采購(gòu)價(jià)值,這些貨物最適合使用電子采購(gòu)方式。以下的問(wèn)題對(duì)企業(yè)決定是否運(yùn)用電子采購(gòu)方式有幫助:

你們公司是否有多于一家的文具供應(yīng)商?如果是,真的需要那么多文具供應(yīng)商嗎?

員工是否遵守采購(gòu)規(guī)定?例如,是否從沒(méi)有簽訂合約的供應(yīng)商那里采購(gòu)了貨物?

供應(yīng)商出價(jià)是否和合同條款一致?

選定系統(tǒng)

盡管市場(chǎng)上有許多標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng),但建議最好還是使用公司ERP系統(tǒng)提供的電子采購(gòu)模塊。大多數(shù)ERP系統(tǒng),如SAP、甲骨文等都提供這樣的模塊。運(yùn)用ERP系統(tǒng)里的電子采購(gòu)模塊的好處是,你可以用主系統(tǒng)生成采購(gòu)訂單,并接收供應(yīng)商的電子發(fā)票。這樣,所有數(shù)據(jù)都整合在一個(gè)系統(tǒng)中,便于生成完全的財(cái)務(wù)報(bào)告和計(jì)劃。

讓員工適應(yīng)變化

目前的采購(gòu)流程可能是,采購(gòu)員拿起電話告訴供應(yīng)商要采購(gòu)什么。為了更有效率,新的系統(tǒng)必須使采購(gòu)更便捷。當(dāng)亞馬遜的總裁Jeff Bezos談到公司的成功秘訣時(shí),他不斷重復(fù):“網(wǎng)站的便利性”,就是那么簡(jiǎn)單。

對(duì)于一個(gè)公司來(lái)說(shuō),采用電子采購(gòu)是一次公司文化的轉(zhuǎn)變,尤其對(duì)于那些對(duì)信息技術(shù)一竅不通的員工。因此,有效的培訓(xùn)和管理計(jì)劃是非常重要的。

讓供應(yīng)商適應(yīng)轉(zhuǎn)變

采用電子采購(gòu)對(duì)供應(yīng)商提出了新的要求。他們能將其產(chǎn)品信息放入電子目錄,并與你們公司的系統(tǒng)對(duì)接嗎?如果他們不能,那你該怎么辦?這會(huì)迫使你只尋找能“電子化”的供應(yīng)商嗎?

通常有兩種方法能將電子采購(gòu)系統(tǒng)與供應(yīng)商的產(chǎn)品目錄相鏈接。一種是與供應(yīng)商產(chǎn)品目錄直接鏈接,這樣的好處是直接且成本低。但缺點(diǎn)是,如果有許多這樣的供應(yīng)商與公司的系統(tǒng)相鏈接,管理起來(lái)就很困難,使用起來(lái)也容易混亂。

另一種方法是通過(guò)所謂的“集市”(第三方網(wǎng)絡(luò)平臺(tái))作為鏈接公司和眾多供應(yīng)商的媒介。“集市”負(fù)責(zé)將產(chǎn)品信息放入產(chǎn)品目錄,同時(shí)為一些沒(méi)有電子目錄的供應(yīng)商提供簡(jiǎn)單的解決方案,以幫助他們加入電子采購(gòu)的變革中。

評(píng)估收益

一旦電子采購(gòu)開(kāi)始運(yùn)行,定期評(píng)估其運(yùn)行效果是非常重要的。典型的可供評(píng)估的收益體現(xiàn)在以下方面。

首先,在效率方面包括:1.減少了交易成本。通常,處理一單采購(gòu)業(yè)務(wù)的成本在20~64英鎊之間。采用電子采購(gòu)系統(tǒng)后,處理速度更快,差錯(cuò)更低,可顯著降低交易成本。有公司統(tǒng)計(jì)其每筆交易的成本降低到10英鎊左右。但仍建議每個(gè)公司獨(dú)立分析一下自身成本的節(jié)約程度。2.規(guī)模經(jīng)濟(jì)。所有的采購(gòu)都在正規(guī)的采購(gòu)框架下,適用合同價(jià)格。由于采購(gòu)批量大,公司往往會(huì)得到更好的折扣。3.無(wú)需再管理產(chǎn)品目錄。通常,更新管理供應(yīng)商的產(chǎn)品目錄是采購(gòu)團(tuán)隊(duì)的一項(xiàng)職責(zé),而通過(guò)電子采購(gòu),維護(hù)和更新產(chǎn)品電子目錄的職責(zé)將交由供應(yīng)商來(lái)處理。

其次,在有效性方面包括:1.采購(gòu)合同化。確保產(chǎn)品和服務(wù)的采購(gòu)都在法律合同的框架內(nèi),使員工沒(méi)有可能購(gòu)買合同范圍外的貨物。例如,在一個(gè)采購(gòu)管理制度松懈的醫(yī)院里,員工可能外購(gòu)一些沒(méi)有被批準(zhǔn)的供應(yīng)商的藥品,這就可能影響對(duì)病人的醫(yī)療效果,甚至引發(fā)嚴(yán)重的法律問(wèn)題。2.在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間采購(gòu)正確的產(chǎn)品。電子采購(gòu)系統(tǒng)要求供應(yīng)商只顯示與公司有交易的產(chǎn)品,同時(shí)還列明了采購(gòu)提前期。3.可提供準(zhǔn)確詳細(xì)的報(bào)表信息。將電子采購(gòu)模塊與ERP系統(tǒng)相鏈接,使得提供詳細(xì)的采購(gòu)明細(xì)分析非常方便,為更好管理采購(gòu)提供信息支持。

(本文首發(fā)于CIMA Financial Management雜志,本刊經(jīng)授權(quán)編譯刊發(fā))