信息管理 現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必修課
——訪潔華控股股份有限公司副總裁葉方濤

◎ 本刊記者 李剛超

三句話概括信息管理

接受采訪伊始，在建筑業(yè)企業(yè)多年從事信息管理工作的潔華控股股份有限公司副總裁葉方濤就對信息管理進(jìn)行了高度凝煉的總結(jié)。他說，如何理解信息管理，可以用簡單的三句話來概括，一是收集信息，二是處理信息，三是得出智慧，這就是信息管理的精髓，也是企業(yè)實(shí)施信息化的根本目的。接下來他對這三點(diǎn)進(jìn)行了說明，首先，企業(yè)管理對象、企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的所有信息要能夠收集到管理系統(tǒng)中來，然后按照既定的規(guī)則去加工處理，這里，“既定的規(guī)則”就是企業(yè)的管理制度、管理思想，也就是加工處理信息的規(guī)則。同樣是數(shù)據(jù)，不同的企業(yè)會(huì)加工出不同的結(jié)果。經(jīng)過加工之后才能得出管理的智慧，提供給領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策，進(jìn)而把握企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略方向。

“靜默收集是”信息收集的最高境界

從這三個(gè)關(guān)于信息管理的核心思想中可以看出，“信息收集”是信息管理的基礎(chǔ)，所以信息收集是相當(dāng)重要的?，F(xiàn)在很多的系統(tǒng)初始化時(shí)缺乏信息，開發(fā)商提供一些演示數(shù)據(jù)，這些演示數(shù)據(jù)說明不了問題，只能用于教育、培訓(xùn)。真正有用的是企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)行過程中收集的信息。這些信息的準(zhǔn)確性、客觀性、及時(shí)性、規(guī)范性相當(dāng)重要。信息的規(guī)范性，是指對事物的描述，要做到規(guī)范、格式化地描述，最好是數(shù)字化的描述。比如說我們經(jīng)常用的“很”字，“很好、很高”，但是這個(gè)“很”表達(dá)了多好？多高？不同的人在不同的場合會(huì)作出不同的判斷，這就不能做到準(zhǔn)確描述。系統(tǒng)只能識(shí)別數(shù)字信息，在軟件開發(fā)中這一過程也叫信息的“格式化”，就是把信息用標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)格式表述。關(guān)于準(zhǔn)確性，收集信息的時(shí)候使用什么辦法，直接影響到信息的準(zhǔn)確性。如果是人工填寫的，肯定無法避免錯(cuò)誤。有的是故意填錯(cuò)的，有的是馬虎填錯(cuò)的，如何對這些出錯(cuò)信息進(jìn)行控制和糾錯(cuò)，又是一道關(guān)。如果能夠做到自動(dòng)收集，那是最理想的，可以剔除人為因素的影響，比如生產(chǎn)線上的自動(dòng)化系統(tǒng)自動(dòng)檢測、讀取、記錄數(shù)據(jù)，其準(zhǔn)確性、可靠性、真實(shí)性是依賴于采集的規(guī)則和儀器設(shè)備的性能。人工錄入數(shù)據(jù)方式很難做到準(zhǔn)確、及時(shí)、可靠。比如說周五下班之前公司收到了一筆1000萬的收入，正好這天又是31號(hào)，如果沒有及時(shí)錄入到系統(tǒng)里，這筆收入就變成了下個(gè)月的收入。下班之前如果準(zhǔn)確的錄入了這些數(shù)據(jù)，在進(jìn)入下個(gè)月之前老板能通過系統(tǒng)看到當(dāng)月的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，為正確的決策提供了準(zhǔn)確的依據(jù)。但如果下班前錄入人員趕著回家沒有及時(shí)錄入，本月度的統(tǒng)計(jì)報(bào)表中就少收入一筆，系統(tǒng)中就不能準(zhǔn)確反映實(shí)際情況，就可能促使老板作出決定加強(qiáng)促銷、或降低責(zé)任人的績效評(píng)分。這就是人工輸入信息無法保證信息實(shí)時(shí)性的問題。關(guān)于數(shù)據(jù)的真實(shí)性，工作人員是不是真實(shí)地填寫數(shù)據(jù)，這是在數(shù)據(jù)收集這個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中比較難解決的一個(gè)問題。從管理上來說可以通過對數(shù)據(jù)錄入過程的監(jiān)控，抽查等措施來保障。但是作為管理系統(tǒng)來說，要提供一個(gè)對信息的真實(shí)性進(jìn)行審核的渠道，或者是一個(gè)工具，才能保證有人來對信息的真實(shí)性負(fù)責(zé)。比如說數(shù)據(jù)錄入之后不是直接進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，而是經(jīng)過一個(gè)中間的過程給相應(yīng)的主管部門進(jìn)行審查，這往往是信息系統(tǒng)很容易被忽略的一部分。如何能夠確保用戶愿意提交數(shù)據(jù)，這又是另外一個(gè)問題，實(shí)際上信息化的最大受益者是管理者。當(dāng)然，信息管理給企業(yè)帶來效益，事實(shí)上企業(yè)所有員工也是受益的，也確實(shí)方便了員工執(zhí)行業(yè)務(wù)處理。但是在信息收集操作中，員工作為被管理者，被要求如實(shí)填報(bào)各種數(shù)據(jù)，他們的感覺也不是很愿意的。所以他們在提供信息的時(shí)候，就可能會(huì)有假，好的報(bào)上去，不好的就按下來，或者進(jìn)行人為的修訂。這不是覺悟的問題，這是人的本性。所以信息系統(tǒng)當(dāng)中就應(yīng)該考慮這個(gè)問題，對于那些不是隱私、企業(yè)管理需要而工作人員又不情愿提交的信息，或者工作人員不愿意費(fèi)力輸入的看似對自身沒有好處的信息，要用聰明的辦法收集。

關(guān)于這一點(diǎn)，葉方濤談到在幾年之前就進(jìn)行過靜默信息收集系統(tǒng)開發(fā)及應(yīng)用的嘗試。這和具體的信息系統(tǒng)有關(guān)，是信息收集中的具體措施，比如工作人員在電腦上編制一份文檔，在其保存文檔的過程中可自動(dòng)將文檔內(nèi)容、屬性通過網(wǎng)絡(luò)傳送到管理系統(tǒng)，無需附加的操作再次提交；再比如說CAD設(shè)計(jì)，在設(shè)計(jì)過程中，將設(shè)計(jì)所涉及的項(xiàng)目屬性、設(shè)計(jì)過程屬性等信息自動(dòng)收集到相應(yīng)的管理系統(tǒng)，這就是靜默收集。同時(shí)系統(tǒng)還可將可重復(fù)利用的信息反過來提供給工作人員用于其文檔編制操作，減少錄入過程，比如有些信息是多次使用的，工作人員只要一次提交，下次需要重復(fù)利用信息的時(shí)候系統(tǒng)會(huì)提供便捷的選擇，這樣用戶前期提交信息可能不很情愿，但到后期他就會(huì)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)減少了很多重復(fù)信息的繁瑣錄入，減輕了他的工作量，而且使信息更統(tǒng)一，避免了多次手工輸入可能造成的錯(cuò)誤。信息的自動(dòng)靜默收集機(jī)制實(shí)現(xiàn)了管理者與被管理者信息的雙向溝通和利用，提高了各自的工作效率，而且這個(gè)過程是靜默進(jìn)行的，不會(huì)增加使用者額外的勞動(dòng)。

所以歸納來看，一個(gè)好的信息收集機(jī)制可以促進(jìn)信息系統(tǒng)的高效使用。往往說信息系統(tǒng)不好用的人，都是因?yàn)橄到y(tǒng)給他帶來了麻煩，增加了工作量；當(dāng)然還有其它不能擺在桌面上的因素也會(huì)成為用戶不愿意使用系統(tǒng)的理由。但是如果系統(tǒng)具備了好的信息收集機(jī)制及信息再利用的機(jī)制，就會(huì)增加用戶使用信息系統(tǒng)的動(dòng)力。

IT廠商與建設(shè)企業(yè)間的“博弈”

每年投入信息化的資金占到企業(yè)資金的比例，這不應(yīng)該作為硬性指標(biāo)，只可以作為參考的指標(biāo)。如規(guī)定是3%，年產(chǎn)值高的企業(yè)，其3%量很大，也許用1%就解決了自身的信息化問題；年產(chǎn)值低的企業(yè)，信息化建設(shè)的資金需求可能占到10%。作為企業(yè)中主持信息管理工作的人來說，當(dāng)然希望企業(yè)能夠保證信息化的投資。

提供信息管理服務(wù)的公司和客戶之間，實(shí)際上也存在是一種博弈。往往這種博弈因?yàn)橛脩魧π畔⒐芾砹私獠簧?，只能聽任信息化服?wù)提供方“忽悠”。常常能遇到賣“皇帝的新裝”的服務(wù)商，他們推銷宣傳的概念，往往是“我們這是高檔產(chǎn)品，500強(qiáng)中有多少比例買我的產(chǎn)品，你們所在的行業(yè)有多少也買了，你想把自己定位為有影響的企業(yè)嗎？那就應(yīng)該買我們的產(chǎn)品”。而實(shí)際上，客戶更希望需要IT服務(wù)商站在客戶的角度，站在如何為客戶創(chuàng)造價(jià)值的角度，說明產(chǎn)品和服務(wù)能給客戶帶來什么利益，而不是客戶花多少錢就能達(dá)到信息化的要求。

說到這里，葉方濤不無沉重的說，信息化10年、20年之后能走到什么程度都還不好說，等到人們真正認(rèn)識(shí)到信息管理對企業(yè)的價(jià)值，才能有效推動(dòng)信息化的健康發(fā)展。現(xiàn)在都是上面要求怎么做，下面就怎么做，為達(dá)標(biāo)，為信息化而作信息化。國家倡導(dǎo)要從工業(yè)化向信息化過渡，這沒有錯(cuò)，但是中間一層往下推進(jìn)的時(shí)候，不應(yīng)該用“信息化投資占收入的比例多少、有多少軟硬件系統(tǒng)”這類指標(biāo)來判斷。實(shí)際上這應(yīng)該是客戶的需求，是企業(yè)管理者自己決定的事情。等到企業(yè)跟國際的企業(yè)去競爭，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有的管理手段落后了，需要網(wǎng)絡(luò)、需要什么系統(tǒng)了，企業(yè)自己會(huì)明白需求的。

要評(píng)判信息管理的系統(tǒng)的功能與效率，其實(shí)很難。每一套系統(tǒng)都有適用的場合?，F(xiàn)在很多人提到實(shí)施信息化只是想到了買產(chǎn)品。實(shí)際上買產(chǎn)品不是目的，目的是通過購買產(chǎn)品建設(shè)企業(yè)滿足自身業(yè)務(wù)管理需求的系統(tǒng)。作為客戶，最關(guān)心的是最終能否建立起滿足企業(yè)要求的系統(tǒng)，系統(tǒng)能否產(chǎn)生預(yù)期的效益。至于用什么來建系統(tǒng)，他們并不是很關(guān)心。IT廠商必須立足于利用自己的系統(tǒng)為客戶創(chuàng)造價(jià)值來制定營銷策略，才能真正讓客戶認(rèn)可，進(jìn)而促進(jìn)客戶的信息管理及IT廠商的產(chǎn)品和服務(wù)營銷。

有關(guān)企業(yè)信息化的幾個(gè)觀點(diǎn)

企業(yè)的信息管理是為企業(yè)管理服務(wù)的，不是企業(yè)的形象工程。目前的現(xiàn)狀，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者缺乏對信息管理的深刻認(rèn)識(shí)，缺乏既懂企業(yè)管理又懂信息管理的人才，很多企業(yè)以為信息管理是IT部門或者信息中心的事情，其實(shí)這是很大的誤區(qū)。信息管理是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的事情，說“一把手工程”有點(diǎn)過分，但降為信息中心（往往信息中心還是職能部門的下設(shè)機(jī)構(gòu)）的事情是肯定做不好的。

企業(yè)的信息管理不能完全把希望寄托在IT廠商身上。最好是企業(yè)老總懂信息化，一把手如果不很懂就必須要找一個(gè)懂信息化副總的來做助手，現(xiàn)代企業(yè)制度中，有CIO的設(shè)置?？墒俏覀儸F(xiàn)在很多企業(yè)的CIO是“假”的，信息中心主任不能擔(dān)負(fù)起CIO的職責(zé)，他對企業(yè)管理的影響力很有限。而在國外，CIO是企業(yè)的高級(jí)管理人員，直接向CEO負(fù)責(zé)。談到這里，葉方濤說：“未來的CEO，首先是合格的CIO”。將來的企業(yè)，肯定需要懂信息管理的高級(jí)人才。反觀現(xiàn)在，很多企業(yè)做得好的老總首先是合格的CFO，他自己可以不管財(cái)務(wù)，但他對財(cái)務(wù)非常的懂，這個(gè)道理是一樣的。還有一種觀點(diǎn)需要糾正，就是認(rèn)為CIO是學(xué)計(jì)算機(jī)專業(yè)的人才能勝任的職位。其實(shí)，CIO首先是管理干部，是懂得信息管理的企業(yè)高管，然后才是要懂得一些基本的計(jì)算機(jī)知識(shí)。

談到信息系統(tǒng)與企業(yè)管理制度的關(guān)系，葉總認(rèn)為：“企業(yè)的信息管理系統(tǒng)是企業(yè)管理制度、企業(yè)戰(zhàn)略、企業(yè)文化的載體和向?qū)А薄Ｃ總€(gè)公司打印出來的管理制度可能都有一米高，但是在具體辦理諸如出差申請借款之類的手續(xù)時(shí)，操作人員不會(huì)每次去查制度中的規(guī)定，而是憑自己對制度的理解和記憶。這就對執(zhí)行人員的政策水平提出了很高的要求，且記憶力強(qiáng)，才能避免出錯(cuò)。而如果在信息系統(tǒng)中把規(guī)章制度固化下來，信息系統(tǒng)就是企業(yè)規(guī)章制度的載體，執(zhí)行相應(yīng)制度的時(shí)候，系統(tǒng)就會(huì)自行判斷其政策符合性，引導(dǎo)執(zhí)行人員一步步按照規(guī)章制度辦事，在這個(gè)意義上，信息系統(tǒng)是政策執(zhí)行的向?qū)А?/p>

“這就引出了我的另外一個(gè)觀點(diǎn)，就是通過信息管理可以消滅管理的高消費(fèi)”，葉總說。

如果沒有信息系統(tǒng)，要讀懂吃透企業(yè)的相關(guān)政策，最少也需要大學(xué)以上文化，而且掌握政策水平還要很高，因此在招聘提拔管理人員的時(shí)候，往往都要求碩士生、博士生，工資待遇也高，管理的人力成本上升，管理在“高消費(fèi)”。但是如果通過信息系統(tǒng)的“載體與向?qū)А弊饔茫瑢?shí)現(xiàn)了辦事按系統(tǒng)流程進(jìn)行，系統(tǒng)對每一步操作都有提示，除了執(zhí)行管理創(chuàng)新、制訂規(guī)則需要高端人才外，其他的崗位都可以換成普通職員，只要能看得懂系統(tǒng)的提示，忠誠老實(shí)，不會(huì)泄密，就足夠了。這樣企業(yè)管理的人力成本就能削減很多。

細(xì)節(jié)之處，信息系統(tǒng)也能顯出優(yōu)勢。拿合同評(píng)審來說，幾個(gè)副總分別執(zhí)行商務(wù)、技術(shù)、生產(chǎn)計(jì)劃、價(jià)格評(píng)審，以前是工作人員拿著打印好的合同，順序送給各位副總評(píng)審，一份合同有時(shí)候100多頁，審核一遍可能需要兩個(gè)小時(shí)，四個(gè)副總一天都審不完，而且有時(shí)候留給合同評(píng)審的時(shí)間還很緊。有了信息系統(tǒng)，四位副總同時(shí)收到合同文稿，評(píng)審可以同時(shí)且獨(dú)立進(jìn)行，相互之間只有在簽名確認(rèn)自己的意見之后才能看到別人的評(píng)審意見，不論誰先進(jìn)行了評(píng)審，其評(píng)審意見都不會(huì)對其它人的評(píng)審產(chǎn)生影響。評(píng)審結(jié)論可以出現(xiàn)3：1或2:2，最后由老總?cè)ブ俨?，這樣辦事情就符合規(guī)律。