常見勞動爭議風(fēng)險防范之證據(jù)管理

● 張 艷 倪金祥

據(jù)統(tǒng)計，2008年全國勞動爭議立案受理案件136.3萬件，企業(yè)敗訴率為87%，其中因勞動糾紛證據(jù)不足導(dǎo)致案件敗訴率達(dá)60%。在各種爭議中，有關(guān)事實(shí)勞動關(guān)系、勞動報酬及結(jié)束勞動關(guān)系成為最主要的爭議。企業(yè)如何做好證據(jù)管理，有效預(yù)防勞動爭議，是擺在企業(yè)管理者面前的重要課題。本文結(jié)合勞動爭議適用的證據(jù)規(guī)則，從證據(jù)管理角度系統(tǒng)分析了企業(yè)如何預(yù)防事實(shí)勞動關(guān)系、勞動報酬及結(jié)束勞動關(guān)系的爭議風(fēng)險。

一、事實(shí)勞動關(guān)系爭議與證據(jù)管理

事實(shí)勞動關(guān)系是指沒有按法律規(guī)定簽訂正式書面合同而形成的勞動關(guān)系。事實(shí)勞動關(guān)系一旦形成，企業(yè)將面臨支付兩倍工資的賠償風(fēng)險；事實(shí)勞動關(guān)系滿一年的，企業(yè)須與勞動者簽訂無固定期限勞動合同。表1顯示了事實(shí)勞動關(guān)系的舉證責(zé)任與證據(jù)認(rèn)定。

事實(shí)勞動關(guān)系主要由勞動者舉證，企業(yè)應(yīng)在如下幾個方面做好證據(jù)管理：

（一）規(guī)范勞動合同管理

1.規(guī)范勞動合同管理流程，妥善保管好合同簽訂過程中形成的書面資料。勞動合同應(yīng)在指定地點(diǎn)和時間簽訂，在專人的監(jiān)督下訂立，確保是勞動者本人簽訂。為防止勞動合同丟失或損毀造成事實(shí)勞動關(guān)系，企業(yè)應(yīng)簽訂一式多份勞動合同，分別予以保管；同時建立勞動者名冊，招用勞動者應(yīng)及時登記在名冊上。發(fā)放勞動合同時應(yīng)實(shí)行簽收制度，用以證明企業(yè)已經(jīng)將勞動合同交給勞動者。為避免因疏忽導(dǎo)致過期未續(xù)簽，企業(yè)最好對勞動合同信息實(shí)行計算機(jī)管理，設(shè)置合同到期提前預(yù)警程序，并定期檢查合同的簽訂情況。

2.通過集體勞動合同明確勞動報酬。由于事實(shí)勞動關(guān)系對勞動報酬的約定不明確，極易產(chǎn)生勞動爭議，企業(yè)可在集體合同中預(yù)先約定勞動報酬和勞動條件等標(biāo)準(zhǔn)，在發(fā)生事實(shí)勞動關(guān)系時，避免勞動報酬過高的風(fēng)險。

（二）規(guī)范用工管理

1.明確招聘流程，集中招聘管理權(quán)。不少企業(yè)招聘管理混亂，用人部門隨意用工，往往是勞動者入職一段時間后才告知人力資源部門是否留用，造成勞動者與企業(yè)間的矛盾。因此，企業(yè)必須要明確招聘流程，集中招聘管理權(quán)，勞動者必須辦理入職手續(xù)后方可上崗。同時，企業(yè)應(yīng)對用工部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行有關(guān)簽訂勞動合同的培訓(xùn)。

表1 事實(shí)勞動關(guān)系的舉證責(zé)任與證據(jù)認(rèn)定

2.加強(qiáng)對小時用工、勞務(wù)派遣、勞務(wù)外包等用工形式的管理。對于小時用工，如果企業(yè)沒有配套的管理辦法，往往會發(fā)生事實(shí)勞動關(guān)系爭議。因此，企業(yè)應(yīng)與小時工簽訂小時工用工協(xié)議。對于勞務(wù)派遣或勞務(wù)外包，企業(yè)應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)的單位簽訂協(xié)議，細(xì)化有關(guān)勞動管理、勞動報酬及支付等內(nèi)容，防止因文字歧義引發(fā)的勞動爭議，并保存勞務(wù)派遣或勞務(wù)外包單位與勞務(wù)工之間簽訂的勞動合同。在具體操作過程中，企業(yè)還應(yīng)注意：（1）避免向勞務(wù)工直接支付工資，必須直接支付的，應(yīng)在工資簽收表上注明；（2）避免使用有與本企業(yè)有關(guān)的工牌；（3）要求勞務(wù)派遣或外包公司為勞務(wù)工購買社會保險或商業(yè)保險；（4）在需要企業(yè)負(fù)責(zé)考勤時，應(yīng)書面明確是某勞務(wù)派遣（外包）公司勞務(wù)工考勤表。總之，企業(yè)應(yīng)避免與勞務(wù)工之間可能產(chǎn)生事實(shí)勞動關(guān)系爭議的證據(jù)。

二、勞動報酬爭議與證據(jù)管理

勞動報酬爭議是最常見的爭議，而又以加班工資爭議為主，此類爭議極易發(fā)展為集體性案件。表2顯示了勞動報酬爭議的舉證責(zé)任與證據(jù)認(rèn)定。

勞動報酬爭議的舉證責(zé)任主要由企業(yè)承擔(dān)，企業(yè)不能舉證或舉證不力，將承擔(dān)不利后果。勞動報酬爭議主要集中在勞動報酬的構(gòu)成、勞動報酬標(biāo)準(zhǔn)、加班事實(shí)、加班時數(shù)、加班工資計算基數(shù)等方面。企業(yè)應(yīng)在如下幾個方面做好證據(jù)管理：

（一）通過規(guī)章制度和勞動合同明確有關(guān)勞動報酬的約定

1.明確勞動報酬的標(biāo)準(zhǔn)及構(gòu)成。用人單位應(yīng)根據(jù)《關(guān)于工資總額組成的規(guī)定》等法規(guī)合理設(shè)計工資福利結(jié)構(gòu)，明確勞動報酬的標(biāo)準(zhǔn)。有關(guān)勞動報酬的約定并非一定表現(xiàn)為具體的數(shù)額，也可以表現(xiàn)為一定的計算方式，如計件工資制明確計件定額和計件單價。為避免非工資項目因發(fā)放形式不當(dāng)引起的糾紛，企業(yè)對國家明確規(guī)定不列入工資項目，如交通補(bǔ)貼、差旅費(fèi)、午餐費(fèi)、通訊費(fèi)、洗理費(fèi)等，應(yīng)盡量采用財務(wù)報銷的方式，避免隨同工資一并發(fā)放，也不應(yīng)在工資單中列入該項目。對于高級管理人員，為避免被追訴巨額加班費(fèi)，企業(yè)應(yīng)申請實(shí)行不定時工作制，并在勞動合同中約定不再另行支付其加班工資。對于設(shè)立年終獎的企業(yè)，應(yīng)通過制度或合同約定離職人員是否享受年終獎金。

2.明確加班工資的計算基數(shù)。目前加班加點(diǎn)工資計算基數(shù)沒有統(tǒng)一規(guī)定，有的規(guī)定以當(dāng)月工資總額作為計算基數(shù)，有的規(guī)定以標(biāo)準(zhǔn)工資作為計算基數(shù)，有的則允許在不低于最低工資的情況下由當(dāng)事人約定。對于允許當(dāng)事人約定的，用人單位可在勞動合同中明確加班加點(diǎn)工資的計算基數(shù)，即哪些工資項目計入加班加點(diǎn)工資，具體標(biāo)準(zhǔn)是多少。如果勞動合同沒有對加班費(fèi)的計算基數(shù)作出約定的，司法實(shí)踐將會以實(shí)際發(fā)放的工資作為加班工資的計算基數(shù)。

3.明確各類假期工資的計算標(biāo)準(zhǔn)。法定節(jié)假日的工資支付法律有統(tǒng)一的規(guī)定，但事假、病假等期間的工資則需要用人單位根據(jù)地方法規(guī)進(jìn)行約定，即假期工資包括哪些工資項目。

表2 勞動報酬爭議的舉證責(zé)任與證據(jù)認(rèn)定

（二）規(guī)范企業(yè)考勤、加班管理

企業(yè)應(yīng)在管理制度中明確：員工加班須填寫加班申請單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方安排加班，員工自愿延長工作時間不算加班；員工考勤卡僅是記錄員工考勤的依據(jù)，必須輔以部門負(fù)責(zé)人審批的加班申請單方可計算和認(rèn)定加班時間?？记谟涗浐图影嘤涗涰毥?jīng)員工書面確認(rèn)，至少要保存兩年。企業(yè)在日常管理中，還需注意如值班記錄、生產(chǎn)會議紀(jì)要等可能引起加班事實(shí)爭議的證據(jù)管理，防止因此產(chǎn)生的加班工資爭議。

（三）規(guī)范加班工資發(fā)放與工資簽收管理

企業(yè)不能將加班工資以“獎金”、“節(jié)日福利”、“節(jié)日補(bǔ)助”等名目發(fā)放，否則一旦發(fā)生糾紛，企業(yè)將必須“重復(fù)”支付加班費(fèi)。企業(yè)也不應(yīng)與勞動者約定固定加班工資,因?yàn)槿绻麑?shí)際加班費(fèi)超出了約定的金額，勞動者仍然可以要求用人單位補(bǔ)足加班費(fèi)的差額，但如果實(shí)際加班費(fèi)少于約定的金額，用人單位必須按約定的加班費(fèi)發(fā)放。

企業(yè)每月還應(yīng)將出勤時數(shù)、加班時數(shù)、工資、加班工資、各類假期工資等明確單列在工資單上，由勞動者簽收確認(rèn)。并在公司管理制度

中或勞動合同中約定：勞動者應(yīng)對每月工資支付情況等認(rèn)真核對，如有異議，應(yīng)于本人工資到帳后5個工作日內(nèi)向用人單位書面提出，逾期則視為無異議。經(jīng)勞動者確認(rèn)的工資單企業(yè)至少要保存兩年。

三、結(jié)束勞動關(guān)系爭議與證據(jù)管理

終止或解除勞動關(guān)系分為四種形式：用人單位單方面解除、雙方協(xié)商解除、合同到期終止、勞動者單方面解除，本文重點(diǎn)分析前面三種情形。表3顯示了結(jié)束勞動關(guān)系爭議的舉證責(zé)任與證據(jù)認(rèn)定。

結(jié)束勞動關(guān)系的爭議主要是圍繞結(jié)束形式、結(jié)束勞動合同理由與事實(shí)、結(jié)束程序等幾個方面展開，焦點(diǎn)是是否應(yīng)當(dāng)支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金以及支付的標(biāo)準(zhǔn)與金額。企業(yè)應(yīng)在如下幾個方面做好證據(jù)管理：

（一）以書面形式明確結(jié)束勞動關(guān)系

企業(yè)應(yīng)以書面形式明確結(jié)束勞動關(guān)系，并由員工簽字確認(rèn)，防范因證據(jù)管理漏洞導(dǎo)致被追訴經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金或賠償金。對于用人單位單方面解除的，需在《解除勞動合同通知書》中明確解除的理由、事實(shí)與時間；對于雙方協(xié)商解除的，需在《解除勞動合同通知書》中明確“經(jīng)雙方協(xié)商一致解除勞動合同”和協(xié)商解除的時間；對于到期終止勞動合同的，需在《終止勞動合同通知書》中明確在原勞動報酬及崗位不變的情況下，哪一方主動提出終止勞動合同；對于勞動者因主動離職單方面解除勞動合同的，要求勞動者填寫《員工解除勞動合同申請書》，明確是勞動者因個人原因單方面提出解除勞動合同。

為進(jìn)一步明確勞動關(guān)系結(jié)束后雙方的權(quán)利與義務(wù)，企業(yè)可與勞動者簽訂《解除（終止）勞動合同協(xié)議書》，約定：（1）至本協(xié)議簽訂之日，甲方已經(jīng)依法向勞動者足額支付了工資、社會保險等勞動條件和勞動報酬；（2）乙方應(yīng)按用人單位要求辦理工作交接手續(xù)，如果因?yàn)楣ぷ鹘唤訉τ萌藛挝辉斐蓳p失的，甲方有權(quán)向其請求賠償。

表3 結(jié)束勞動合同關(guān)系爭議的舉證責(zé)任與證據(jù)認(rèn)定

（二）細(xì)化過錯性解除的制度依據(jù)

過錯性解除的認(rèn)定主要依據(jù)企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度，但由于很多企業(yè)規(guī)章制度文字表述模糊、籠統(tǒng)，容易引起解除勞動關(guān)系依據(jù)的爭議。因此，企業(yè)應(yīng)細(xì)化過錯性解除勞動合同的依據(jù)：

1.細(xì)化試用期錄用條件。通過招聘廣告和崗位說明書等明確崗位必須具備的學(xué)歷、資格證書、工作經(jīng)驗(yàn)等錄用條件與崗位職責(zé)，在錄用前向應(yīng)聘者公示，并要求應(yīng)聘者確認(rèn)。通過企業(yè)績效考核制度，明確試用期考核錄用標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格試用期考核，書面確認(rèn)試用期考核結(jié)果，做好證據(jù)固定。

2.細(xì)化嚴(yán)重違紀(jì)違規(guī)行為，量化重大損害。企業(yè)在制定獎懲制度的同時，還應(yīng)將有關(guān)違規(guī)違紀(jì)行為加以匯總、分級，細(xì)化違規(guī)違紀(jì)行為，量化重大損害，并制定相應(yīng)的處罰辦法。有的企業(yè)將違規(guī)違紀(jì)行為匯總成130條的《獎懲細(xì)則》，按嚴(yán)重程度將其分為三級，并規(guī)定了相應(yīng)的處罰辦法。

3.建立勞動者不勝任崗位的標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)應(yīng)在績效管理制度中明確不勝任工作的標(biāo)準(zhǔn)，如“一年內(nèi)季度考核結(jié)果累計三次及以上為差者即為不勝任本崗位工作”。直線主管應(yīng)與員工溝通制定業(yè)績目標(biāo)和考核標(biāo)準(zhǔn)，以保留考核過程的文件和考核結(jié)果，并要求員工簽字確認(rèn)。對考核不勝任的員工應(yīng)書面通知調(diào)整工作崗位，并要求員工簽收；對不勝任崗位的員工進(jìn)行培訓(xùn)時，要與員工書面確認(rèn)培訓(xùn)內(nèi)容及培訓(xùn)過程，并保留培訓(xùn)記錄。

（三）收集構(gòu)成“企業(yè)單方解除勞動合同”的證據(jù)

企業(yè)在日常管理中應(yīng)注意收集員工“嚴(yán)重違紀(jì)”的證據(jù)。在法律上，企業(yè)可單方面解除勞動合同的證據(jù)主要有以下幾類：（1）違紀(jì)員工本人撰寫的“檢討書”、“申辯書”等；（2）員工違紀(jì)涉及的物證或帶有拍攝時間的照片、視聽資料、錄音、錄像等；（3）其他員工或知情者的證詞、證明書等；（4）包括違紀(jì)員工在內(nèi)的全體會議人員簽名的會議紀(jì)要等。在各種證據(jù)中，違紀(jì)員工簽字的書面證據(jù)是最有效的證據(jù)。所以，企業(yè)應(yīng)讓違紀(jì)員工做出書面檢討、書面情況說明等，并對違紀(jì)行為做出書面處理材料，由員工簽字確認(rèn)。對違紀(jì)行為有異議的可提請工會討論，并詳細(xì)記錄。

（四）保存履行“單方解除勞動合同”的法定程序證據(jù)

對于用人單位單方解除的，用人單位應(yīng)當(dāng)保存經(jīng)工會簽署意見的解除勞動合同通知書；對于用人單位提前通知解除的，用人單位應(yīng)保存由勞動者簽字確認(rèn)的“已提前三十日通知勞動者”或“已額外支付一個月工資（含具體金額）”的書證；對于辦理工作交接，用人單位應(yīng)保存由勞動者簽字確認(rèn)的“已告知勞動者辦理工作交接的事項和內(nèi)容”的書面證據(jù)，同時還應(yīng)保存已出具相關(guān)證明及已辦理退工手續(xù)的證據(jù)。

（五）明確經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金標(biāo)準(zhǔn)

根據(jù)《勞動合同法》，非過錯性解除、雙方協(xié)商解除以及企業(yè)終止到期的勞動合同均需支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金。雖然具體的補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)也已明確規(guī)定，但在實(shí)踐中有關(guān)經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金標(biāo)準(zhǔn)的爭議仍很多，主要由非工資項目發(fā)放形式不當(dāng)或經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償計算年限而引起。因此，企業(yè)必須規(guī)范工資發(fā)放管理，避免將非工資項目以工資收入的形式發(fā)放，并做好員工企業(yè)工齡的管理。

《勞動合同法》、《勞動爭議調(diào)解仲裁法》等法律的實(shí)施，加重了企業(yè)舉證責(zé)任和勞動關(guān)系管理的風(fēng)險，有關(guān)事實(shí)勞動關(guān)系、勞動報酬及結(jié)束勞動合同關(guān)系的證據(jù)管理應(yīng)成為各個企業(yè)勞動關(guān)系管理的重點(diǎn)。企業(yè)應(yīng)熟悉證據(jù)規(guī)則，完善企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度和勞動合同管理，加強(qiáng)對日常勞動關(guān)系管理過程中的證據(jù)管理，盡可能地使法律事實(shí)與客觀事實(shí)保持一致，從而有效降低勞動爭議風(fēng)險。參考文獻(xiàn)

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