加強(qiáng)基層水利檔案工作的實(shí)踐與思考

鄭建民，原杰鳴

（1.臨汾市水利局，山西 臨汾 041000；2.臨汾市水利勘測(cè)設(shè)計(jì)院，山西 臨汾 041000）

水利檔案是在治水興利社會(huì)實(shí)踐中積累起來的成果和經(jīng)驗(yàn)，是水利工作的歷史見證、水利建設(shè)的參考依據(jù)和水利科研的可靠資料，對(duì)基層水利事業(yè)發(fā)展有著重要作用。加強(qiáng)基層水利檔案工作是做好檔案工作的必然要求，是基層水利部門面臨的新任務(wù)、新課題。近年來，臨汾市水利局著力加強(qiáng)檔案建設(shè)，為促進(jìn)水利事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造了良好條件。

1 主要做法和成效

1.1 提高認(rèn)識(shí)，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度

臨汾市水利局對(duì)檔案管理工作高度重視，由一名副局長(zhǎng)分管檔案工作，把檔案管理工作列入全年工作目標(biāo)常抓不懈，確保了檔案管理工作有人抓、有人管、有人干。在日常工作中，始終堅(jiān)持把學(xué)習(xí)宣傳《中華人民共和國檔案法》擺在突出位置，以普及檔案法、增強(qiáng)檔案意識(shí)為根本出發(fā)點(diǎn)，通過利用網(wǎng)絡(luò)、報(bào)刊、舉辦講座、培訓(xùn)、發(fā)放檔案資料等多種形式，加大了《中華人民共和國檔案法》的宣傳普及力度。市水利局先后出臺(tái)了《檔案管理保證體系》、《檔案管理制度》、《查閱檔案制度》等規(guī)章制度，用制度規(guī)范檔案工作，用制度管理使用檔案，極大地提升了檔案管理工作的規(guī)范化、制度化和法治化水平。

1.2 加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，全面提高管理水平

第一，投入資金，加強(qiáng)硬件建設(shè)。臨汾市水利局建成了專門的辦公室和庫房，安裝了軌道直列式手動(dòng)密集架，配備了計(jì)算機(jī)、溫濕度計(jì)、除濕機(jī)等專用設(shè)備，安裝了防盜門和鋁合金門窗，使庫房基本達(dá)到了“七防”要求。

第二，認(rèn)真做好各門類檔案材料的收集歸檔工作，確保各門類檔案材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地移交到檔案室。全局各科室對(duì)專業(yè)專門檔案、實(shí)物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、聲像檔案的收集、歸檔工作高度重視，使檔案收集渠道進(jìn)一步拓寬，極大地豐富了機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)容。

第三，積極開發(fā)檔案信息資源，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。局機(jī)關(guān)專設(shè)編研科室，加強(qiáng)檔案編研工作，努力開發(fā)檔案信息資源，并結(jié)合實(shí)際編寫有價(jià)值的編研成果，以充分發(fā)揮檔案資料的潛在價(jià)值與作用。

第四，加強(qiáng)“文檔一體化”管理研究工作，努力提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，使檔案現(xiàn)代化管理工作與各科室的辦公現(xiàn)代化管理工作同步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)對(duì)新產(chǎn)生檔案數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)管理，逐步提高利用計(jì)算機(jī)管理歷史檔案數(shù)據(jù)的比重。

1.3 科學(xué)管理出成績(jī)

一是檔案整編成果突出。目前，臨汾市水利局室藏各類檔案2910卷、977件，照片132張、資料82冊(cè)，檔案資料更加豐富、完整，為更好地服務(wù)水利工作奠定了基礎(chǔ)。

二是檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)。自臨汾水利網(wǎng)開通以來，電子文件歸檔和電子檔案管理隨即啟動(dòng)，現(xiàn)已完成了室藏永久、長(zhǎng)期文書檔案案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)的錄入工作，基本實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)檢索，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享、提高工作效率打下了基礎(chǔ)。

三是水利工程檔案完整齊全。圍繞農(nóng)村飲水、水土保持、農(nóng)業(yè)節(jié)水等重點(diǎn)水利工程，采取業(yè)務(wù)科室參與整理檔案的辦法，由批復(fù)工程工作人員整理批復(fù)檔案，然后移交檔案室統(tǒng)一編號(hào)、分類、排列，保障了工程檔案的完整齊全。

四是檔案利用邁上新臺(tái)階。編制了檔案的案卷目錄、全引目錄、總目錄、檢查目錄和資料目錄等檢索工具，提供有利用價(jià)值的檔案550卷次、502人次，較好地發(fā)揮了檔案的作用。

2 存在問題

一是檔案工作人員的素質(zhì)有待進(jìn)一步提高。目前基層水利檔案隊(duì)伍的整體素質(zhì)普遍較低，缺乏既懂水利業(yè)務(wù)、又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。個(gè)別單位還是辦公室人員兼管，不適應(yīng)檔案工作的需要。

二是檔案信息化建設(shè)步伐滯后。由于沒有檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)資金，檔案信息化建設(shè)明顯受到限制。盡管臨汾市水利局2003年就啟動(dòng)了電子文檔管理，安裝了《文件檔案資料綜合管理系統(tǒng)》，但由于資金限制，與各縣市、各單位還不能聯(lián)網(wǎng)，只是單機(jī)作業(yè)，一些軟件、設(shè)備不能及時(shí)更換，造成信息資源共享難、檔案管理受到限制等問題。

三是檔案服務(wù)功能有待進(jìn)一步提升。檔案服務(wù)功能的開拓與檔案管理水平的高低密切相關(guān)，規(guī)范的檔案管理是檔案服務(wù)功能提升的基礎(chǔ)。在一些縣（市、區(qū)）單位或下屬單位，受管理水平的制約，未能很好地發(fā)揮檔案服務(wù)功能。

3 幾點(diǎn)建議

3.1 建立健全領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制

各單位的檔案管理工作要建成一把手參與，分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，有人員、有經(jīng)費(fèi)、有設(shè)施的完善的保密環(huán)境。對(duì)從事檔案管理的人員，要從多方面予以支持和照顧。

3.2 建立健全檔案管理制度

必須建立健全檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，如《立卷歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案保密制度》、《檔案人員崗位責(zé)任制》等，大型水利工程建設(shè)要建立檔案室，落實(shí)檔案專職人員，統(tǒng)一管理工程建設(shè)的全部檔案資料。

3.3 提高水利檔案工作人員綜合素質(zhì)

定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》、《實(shí)施辦法》及《山西省檔案管理?xiàng)l例》，加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高全員檔案意識(shí)，依法強(qiáng)化收集工作，實(shí)現(xiàn)各種門類、載體檔案的集中統(tǒng)一管理。專兼職檔案人員應(yīng)不斷熟悉本單位業(yè)務(wù)，熟練掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，主動(dòng)做好檔案資料的收集工作，保證應(yīng)歸檔文件材料齊全完整，切實(shí)擔(dān)負(fù)起水利檔案的管理職責(zé)。

3.4 切實(shí)做好水利檔案的開發(fā)利用工作

檔案的價(jià)值在于利用，在于更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，水利檔案資料為水利事業(yè)發(fā)展提供了極其寶貴的資料，一經(jīng)開發(fā)，就可轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。因此，只有把它作為一種“能源材料”開發(fā)利用，才能真正體現(xiàn)其潛力和價(jià)值。