數(shù)碼照片檔案進館難的原因與對策

賈淑玉,魏新彬,王曉萍

（黑龍江省教育學(xué)院,哈爾濱 150080）

數(shù)碼照片檔案進館難的原因與對策

賈淑玉,魏新彬,王曉萍

（黑龍江省教育學(xué)院,哈爾濱 150080）

數(shù)碼相機的廣泛使用,為檔案館藏的豐富多彩增添了新的手段和途徑,但也帶來了新的問題和困惑,即數(shù)碼照片進館難、收藏也難的現(xiàn)狀不容忽視。利用得當(dāng),將極大地豐富和充實檔案的館藏,否則將使大量的有重大利用價值的資料丟失或缺失,造成不可挽回的史實資料的浪費。如何使數(shù)碼照片既進得了館,又保存得住,是值得研究的問題。從研究數(shù)碼照片的特點入手,提出較為可行的對策和建議,以期為豐富館藏提供借鑒。

數(shù)碼照片;原因;對策

一、數(shù)碼照片檔案進館難的原因分析

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,數(shù)碼相機已進入千家萬戶,取代了傳統(tǒng)的感光相機,也為檔案工作者收集有利用價值的資料增添了新的途徑和手段。但隨之而來的一個問題也擺在了檔案工作者面前——數(shù)碼照片如何進行收集和管理。筆者認(rèn)為,造成數(shù)碼照片檔案收集難的原因,是由于數(shù)碼照片檔案具有以下幾個特性。

1.數(shù)碼照片檔案的形成具有“隨意性 （或偶然性）”。照相機不太普及的年代,照片檔案的形成一般由指定的部門人員拍攝,收集的對象較為集中和單一。近幾年由于數(shù)碼相機品質(zhì)不斷提升,價格較低,使單位各個部門都擁有相機,職工個人也經(jīng)常使用自己的相機為本單位的活動進行拍照。這樣就形成了拍攝者和拍攝內(nèi)容往往不固定,由誰拍、拍攝什么、拍攝多少、拍攝以后如何處理等問題,改變了過去那種拍攝照片由特定部門拍攝的專利。而這些數(shù)碼照片的形成沒有固定程序,具有很大的隨意性、偶然性。又由于數(shù)碼照片不需要洗印,只保存在計算機中,因此,比起傳統(tǒng)的照片,數(shù)碼照片檔案的收集的觸角要更為廣泛,照片形式也更為隱蔽。檔案人員不僅要了解相關(guān)指定部門照片形成情況,還要摸清各單位甚至個人計算機中數(shù)碼照片情況,其難度可想而知。

2.數(shù)碼照片形成具有個人“創(chuàng)造性”。質(zhì)量好的照片往往是一幅好的藝術(shù)品,它凝聚了拍攝者的智慧和心血。而又有些照片屬于“絕版”,甚至是拍攝者冒著生命危險換來的,其價值非常珍貴。如四川汶川大地震,有許多攝影愛好者,冒著被泥石流沖走、被房屋砸傷的危險,搶下了珍貴的鏡頭,記錄了那歷史的瞬間。對于拍攝者來說,往往理所當(dāng)然地認(rèn)為其所拍攝的照片屬于私有財產(chǎn),不愿與人共享。

3.數(shù)碼照片具有“非白紙黑字性”。在我們傳統(tǒng)的觀念里,“白紙黑字才為據(jù)”。因此,在收集文件歸檔時,紙質(zhì)形式的文件材料更容易些,也更齊全完整得多。但數(shù)碼照片就不同,它不像文件材料那樣,按著內(nèi)在聯(lián)系和自然形成規(guī)律去立卷,多一張,少一張都不會影響什么,作為補充、印證的作用,有時一張就能說明問題。這種觀念不僅照片的拍攝者、檔案館的工作人員甚至是檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員也或多或少存在。

4.收集制度的“缺失性”。目前部分檔案館已建立照片歸檔制度,但制度尚不完善,其操作性不強,遠不如文書檔案歸檔制度詳細(xì)和可行,其原因是數(shù)碼照片與傳統(tǒng)的感光相紙照片有很大的不同,它沒有底片,甚至絕大多數(shù)情況下也并不需要洗印出相紙照片,而是以數(shù)碼文件的形式存在于相機存儲卡或數(shù)碼伴侶上,再由拍攝者存于計算機硬盤或光盤中。對于這種全新的照片文件應(yīng)該怎樣進行收集、應(yīng)履行怎樣的歸檔手續(xù),對數(shù)據(jù)文件有哪些技術(shù)要求,歸檔的影像文件是否需要翻拍底片等等,這些問題都曾經(jīng)困擾過或正在困擾著檔案工作者。

二、數(shù)碼照片檔案收集建檔對策研究

面對數(shù)碼照片大量散存于社會各個角落而難以收集進館的現(xiàn)實,檔案館必須采取措施切實加強照片的收集歸檔工作。

1.要轉(zhuǎn)變觀念,“一視同仁”。檔案館要充分認(rèn)識數(shù)碼照片檔案的重要性,改變重文字形式輕其他形式,重紙質(zhì)載體輕其他載體的現(xiàn)象。隨著數(shù)碼技術(shù)的發(fā)展,數(shù)碼照片檔案也成為各單位最主要的聲像檔案資源。數(shù)碼照片檔案具有獨特的功能和不可替代的作用,與文字檔案相比,它更加形象、直觀,時空感、空間感更加強烈,它最大的優(yōu)點是用形象說話,能夠如實地再現(xiàn)人類社會發(fā)展過程的方方面面,使人如臨其境,給人以親切、真實的感覺,可以與文字檔案互相印證、互相補充,全面、完整地反映事物的原貌,不存在孰輕孰重的問題。

2.要建章立制,構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)。建立數(shù)碼照片檔案的征集制度、報送制度、拍攝制度,形成一種長效機制,是改變數(shù)碼照片進館難的治本之策。在收集制度上,要明確數(shù)碼照片檔案的歸檔人。筆者認(rèn)為拍攝者,只有他們最了解照片生成的情況,檔案員應(yīng)起到督促和指導(dǎo)作用,可采取多種措施和多種方式開展數(shù)碼照片檔案的收集。首先要建立照片檔案的日常收集制度。日常收集是照片檔案的一個主要來源。由于日常工作中產(chǎn)生的照片數(shù)量較多,產(chǎn)生的時間較為零散,如果平時不注意及時收集,容易造成遺失或缺位。其次是要建立照片檔案的專題征集制度。專題照片是指反映某一專題內(nèi)容的系列照片,如反映不同歷史時期校址、校園風(fēng)貌的照片,歷屆畢業(yè)生合影等。此外,專題照片的征集工作還應(yīng)確立“精品”意識,要防止“有照必檔”、“囫圇吞棗”。再次,要建立照片檔案的跟蹤收集制度,對于一些重大活動所形成的照片檔案,應(yīng)安排專門人員及時跟蹤、拍照和收集。

制定報送制度。必須明確數(shù)碼照片責(zé)任部門和形成者,具體規(guī)定責(zé)任和要求,除對數(shù)碼照片的格式、分辨率、圖像尺寸大小等要求作出規(guī)定外,還要對數(shù)碼照片的背景信息及數(shù)據(jù)的積累作出規(guī)定,確保數(shù)碼照片的原始性、真實性、可靠性。

構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)。檔案館可指定兼職檔案員為照片檔案的聯(lián)絡(luò)員,形成照片檔案收集網(wǎng)絡(luò)。

3.面向社會,廣泛征集。這是檔案館收集數(shù)碼照片檔案的重要方式。檔案館應(yīng)堅持本單位收集與社會收集相結(jié)合的原則,對于一些超出本單位收集能力范圍的工作,可以發(fā)動社會力量來收集。如我院在 1999年舉辦的 50周年院慶上,為了舉辦老照片展,曾向在老校友廣泛征集反映在校期間學(xué)習(xí)、生活的照片,收到很好的效果。鑒于照片檔案的形成特點,為使征集工作富有成效,對于一些珍稀照片,必要時還可以采取無償收集和有償征集相結(jié)合的辦法,以盡可能豐富和完善照片檔案。

4.要以我為主,主動拍攝。在加強征集工作的同時,檔案工作人員直接參與重大政務(wù)、外事活動和重大事件的拍攝,是檔案館創(chuàng)新工作機制、確保館藏數(shù)碼照片檔案齊全完整的重大舉措。檔案館應(yīng)主動將檔案工作的“觸角”前伸,以我為主,主動參與拍攝,變單純征集為拍攝征集并用。

5.做好利用工作,擴大宣傳。做好數(shù)碼照片檔案的利用工作,是對數(shù)碼照片檔案最實際、最有效的宣傳。檔案館充分發(fā)揮數(shù)碼照片檔案直觀、生動的特點,積極為建設(shè)社會主義現(xiàn)代化、精神文明建設(shè)服務(wù)。利用工作做好了,數(shù)碼照片檔案的作用凸現(xiàn)出來了,各級領(lǐng)導(dǎo)和各界人士真正看到了數(shù)碼照片檔案的重要性,數(shù)碼照片檔案收集進館的工作也就好做了。

三、建立標(biāo)準(zhǔn)和提供利用是使數(shù)碼照片進館“難變易”的根本

有些同行認(rèn)為數(shù)碼照片就是電子文件,應(yīng)該按著《電子文件歸檔與管理規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。但筆者認(rèn)為,數(shù)碼照片除了是電子文件外,本質(zhì)上還是屬于照片范疇,因此,應(yīng)盡快建立相應(yīng)的收集管理標(biāo)準(zhǔn),才能使數(shù)碼照片的歸檔問題得到較好解決。應(yīng)參照國家《電子文件歸檔與管理規(guī)范》和《照片檔案管理規(guī)范》盡快出臺“數(shù)碼照片檔案管理標(biāo)準(zhǔn)”。如果現(xiàn)在不規(guī)范數(shù)碼照片檔案的管理和收集,及時積累數(shù)碼照片檔案,若干年以后,會造成照片圖像信息的缺失和利用問題,將來再進行補救,將十分困難。所以,沒有制度的保障,數(shù)碼照片檔案的歸檔就沒有根基,就不可能是一種規(guī)范的行為。

另外,加強數(shù)碼照片的各種服務(wù)利用,也是數(shù)碼照片收集與管理的重要工作。首先,在數(shù)碼照片檔案的利用工作中,檔案人不僅要盡心盡力,而且要盡職盡責(zé),并樹立主動服務(wù)的意識,積極為利用者服務(wù),使數(shù)碼照片檔案的利用工作在主動服務(wù)中擴大影響,打開局面。其次,定期公布數(shù)碼照片檔案的題錄,提高數(shù)碼照片檔案的利用程度。通過各種途徑公布最新數(shù)碼照片檔案目錄,讓更多人了解數(shù)碼照片檔案的基本內(nèi)容,以便充分利用數(shù)碼照片檔案,最大限度地發(fā)揮數(shù)碼照片檔案的作用。再次,圍繞一定主題,舉辦數(shù)碼照片展覽,編輯出版畫冊。第四,數(shù)碼照片檔案與文書檔案相結(jié)合,提高其利用價值。數(shù)碼照片檔案和文書檔案是兩種不同的載體,但這兩種不同的載體所反映的內(nèi)容和信息又往往是同一事物或事件,單一的照片檔案有時表達的內(nèi)容不夠全面、翔實,如果能夠在提供數(shù)碼照片檔案的同時,主動為利用者提供相關(guān)的文書檔案,將會更好地提高其利用價值。

（責(zé)任編輯:陳 樹）

G255.71

A

1001-7836（2010）12-0190-02

10.3969/j.issn.1001-7836.2010.12.075

2010-07-31

賈淑玉 （1961-）,女,黑龍江拜泉人,檔案館館員。