現(xiàn)代秘書意識(shí)：高職文秘核心職業(yè)能力培養(yǎng)的先導(dǎo)

武 智，徐國(guó)方

（揚(yáng)州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 揚(yáng)州 225127）

現(xiàn)代秘書意識(shí)：高職文秘核心職業(yè)能力培養(yǎng)的先導(dǎo)

武 智，徐國(guó)方

（揚(yáng)州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 揚(yáng)州 225127）

隨著社會(huì)的發(fā)展，秘書日漸成為受人追捧的“白領(lǐng)”職業(yè)。從某種意義上講，具有現(xiàn)代秘書意識(shí)的優(yōu)秀秘書的招聘難度絲毫不亞于招聘一個(gè)高級(jí)工程師。筆者認(rèn)為，現(xiàn)代秘書意識(shí)是秘書核心職業(yè)能力培養(yǎng)的先導(dǎo)。本文從秘書意識(shí)的內(nèi)涵和如何加強(qiáng)秘書人員以現(xiàn)代秘書意識(shí)為先導(dǎo)的職業(yè)能力培養(yǎng)做一些探討。

高職文秘；秘書意識(shí)；職業(yè)能力；先導(dǎo)；培養(yǎng)

國(guó)際秘書聯(lián)合會(huì)定義“秘書”是上司的特殊助手，他們掌握辦公室工作的技巧，能在上司沒有過(guò)問的情況下表現(xiàn)自己的責(zé)任感，以實(shí)際行動(dòng)顯示主動(dòng)性和判斷力，并在所有給予的權(quán)利范圍內(nèi)作出決定。秘書要在領(lǐng)會(huì)貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖的過(guò)程中與領(lǐng)導(dǎo)配合默契，使領(lǐng)導(dǎo)得心應(yīng)手，并達(dá)到心領(lǐng)神會(huì)，揮灑自如的境界。從某種意義上講，具有現(xiàn)代秘書意識(shí)的優(yōu)秀秘書的招聘難度絲毫不亞于招聘一個(gè)高級(jí)工程師。

“秘書”一詞來(lái)自拉丁文，意為“可靠的員工”。目前，一般把專職秘書、行政專員、助理這幾種相關(guān)職業(yè)都劃分在秘書的崗位范疇中?？梢哉f(shuō)，具有良好的職業(yè)素質(zhì)和現(xiàn)代意識(shí)的秘書一職既是一個(gè)極其普通的職位，又是集多種技能于一身的全才。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和新舊模式更替的背景下，秘書工作的職能、方式、服務(wù)領(lǐng)域和服務(wù)手段等也在不斷地發(fā)展和變化。但參謀助手、承上啟下、協(xié)調(diào)服務(wù)、調(diào)查研究、信息督查，仍是秘書工作的基本職能。

要順利履行這些職能，筆者以為，僅有其基本素質(zhì)顯然是不行的，欲達(dá)到完成秘書使命的優(yōu)化標(biāo)準(zhǔn)，還必須具備和培養(yǎng)良好的現(xiàn)代秘書意識(shí)。培育現(xiàn)代秘書意識(shí)是做好工作的前提和保證，有了明確的職業(yè)意識(shí)，才會(huì)自覺運(yùn)用相關(guān)理論指導(dǎo)自己的言行，并努力將秘書專業(yè)的理論知識(shí)外化為實(shí)際技能。現(xiàn)代秘書意識(shí)是秘書核心職業(yè)能力培養(yǎng)的先導(dǎo)，如果初步形成了現(xiàn)代秘書意識(shí)，某種意義上說(shuō)在起點(diǎn)就是優(yōu)勝者?，F(xiàn)代秘書意識(shí)培養(yǎng)主要包括：

一、善于公關(guān)意識(shí)

隨著改革開放的進(jìn)一步深入，公關(guān)意識(shí)已滲透到工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，秘書人員只有具備較強(qiáng)的公關(guān)意識(shí)，才能協(xié)調(diào)好各個(gè)方面關(guān)系，充分發(fā)揮輔助協(xié)調(diào)作用。秘書人員必須要有較強(qiáng)的公關(guān)意識(shí)，這樣才能搞好公關(guān)工作，提高組織的知名度，樹立良好的企業(yè)形象。

現(xiàn)代秘書意識(shí)的培育，要求秘書應(yīng)強(qiáng)化：1.樹立良好形象的意識(shí)。形象，是內(nèi)外公眾對(duì)一個(gè)單位的印象和評(píng)價(jià)，塑造形象意識(shí)是公關(guān)意識(shí)的核心。2.廣結(jié)良緣的意識(shí)。要在社會(huì)中的生存和發(fā)展，除了要有良好的形象外，還要有一個(gè)盡可能廣泛的橫向聯(lián)系網(wǎng)，以爭(zhēng)取盡可能多的支持和幫助。3.合作雙贏的意識(shí)。秘書在各類公共的交往中，既要維護(hù)所在單位利益也要兼顧公眾的利益，兩者不可偏廢。

二、清晰角色意識(shí)

角色意識(shí)對(duì)于秘書定位、成長(zhǎng)有著積極的作用。秘書的角色意識(shí)，是指秘書人員對(duì)自己所擔(dān)任角色的社會(huì)地位及有地位所決定的職責(zé)的知覺與體會(huì)，是秘書工作的靈魂，具體說(shuō)，秘書角色主要的行為特征是輔助領(lǐng)導(dǎo)管理，為領(lǐng)導(dǎo)提供綜合服務(wù)。沒有領(lǐng)導(dǎo)，秘書角色就不會(huì)存在。角色意識(shí)強(qiáng)化，要求秘書人員樹立動(dòng)態(tài)全新的服務(wù)觀、積極嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膮⒅\觀和高度負(fù)責(zé)的責(zé)任觀。把為領(lǐng)導(dǎo)、為各職能部門和為基層群眾服務(wù)作為秘書工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。此外秘書以其特有的身份和特殊的方式參與決策準(zhǔn)備，承擔(dān)著承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外的職能，直接或間接地參與領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)和政務(wù)活動(dòng)。因此，秘書人員處理任何問題都要從維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)形象、維護(hù)班子團(tuán)結(jié)出發(fā)，做到不利于班子的話不說(shuō)、有損領(lǐng)導(dǎo)形象的事不做。

三、進(jìn)諫規(guī)勸意識(shí)

進(jìn)諫規(guī)勸意識(shí)有利于現(xiàn)代秘書意識(shí)的重要方面。秘書人員在政治上要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)高度負(fù)責(zé)，發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)工作、決策上的問題和錯(cuò)誤，要通過(guò)正當(dāng)?shù)那?、妥善的方法向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映，進(jìn)行及時(shí)的糾正和處理；對(duì)領(lǐng)導(dǎo)要做到工作服從但不盲目順從。秘書要有公而忘私的精神境界，為集體的利益要敢進(jìn)逆耳忠言，勇于直諫。要一身正氣、廉潔自律，全心全意做好秘書本職工作。。

四、積極學(xué)習(xí)意識(shí)

秘書要有積極學(xué)習(xí)意識(shí)，必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)、善于學(xué)習(xí)、廣學(xué)博覽，爭(zhēng)做學(xué)習(xí)型秘書。秘書能不能當(dāng)好參謀和助手，與秘書知識(shí)是否廣博有直接關(guān)系。所以，要成為一名優(yōu)秀的秘書人才，就必須樹立學(xué)習(xí)求知意識(shí)，有強(qiáng)烈的求知欲望。只有不斷擴(kuò)充自己的知識(shí)面，努力提高聽、說(shuō)、讀、寫、用的能力，才能滿足崗位的需要。秘書人員要經(jīng)常深入實(shí)際，運(yùn)用所學(xué)理論知識(shí)對(duì)現(xiàn)實(shí)工作中的問題進(jìn)行多角度，多層面的分析和研究，不斷提高學(xué)習(xí)和工作的效率。

五、嚴(yán)格保密意識(shí)

保密意識(shí)是秘書人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)之一。保密工作是秘書的一項(xiàng)重要內(nèi)容。秘書部門處于機(jī)關(guān)的中樞地位，參與機(jī)要事物，保密機(jī)要文件資料，組織并參加重要會(huì)議，秘書人員尤其領(lǐng)導(dǎo)身邊工作的秘書人員接觸機(jī)密更多。為了維護(hù)機(jī)關(guān)乃至國(guó)家的利益，秘書人員樹立保密意識(shí)，就需要掌握一定的保密方法，講究一定的保密藝術(shù)

六、開拓創(chuàng)新意識(shí)

以開拓創(chuàng)新意識(shí)做好秘書工作，就是在正確思想的指引下，堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，敢于突破陳規(guī)，積極解決秘書工作工程中出現(xiàn)的各種新情況、新問題，取得令領(lǐng)導(dǎo)和群眾都滿意的工作成績(jī)。

以開拓創(chuàng)新意識(shí)做好秘書工作包括三方面：一是主動(dòng)超前的意識(shí)。一名秘書人員有無(wú)超前意識(shí)，工作是否主動(dòng)，工作效果截然不同。各項(xiàng)工作要令領(lǐng)導(dǎo)滿意、令群眾滿意，秘書就必須具備良好的超前意識(shí)。比如，為領(lǐng)導(dǎo)提供文稿，要體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，并把意圖變成令領(lǐng)導(dǎo)滿意的文字。領(lǐng)導(dǎo)想到的、說(shuō)到的我們都要認(rèn)真體會(huì)，把握；領(lǐng)導(dǎo)沒有想到的我們要積極提出建議。又如，大量的服務(wù)工作要做深做細(xì)，也需要我們主動(dòng)、超前。如果事無(wú)巨細(xì)都要領(lǐng)導(dǎo)操心，領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)一點(diǎn)辦一點(diǎn)，那就證明我們的工作是不合格的。二是秘書要有獨(dú)立的思考意識(shí)和特有的思維方式。秘書應(yīng)該把全心全意為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)和獨(dú)立的思考問題有機(jī)的結(jié)合在一起，要有自己的思路。三是做好制度創(chuàng)新。創(chuàng)新是事業(yè)發(fā)展的靈魂。言之無(wú)文，行而不遠(yuǎn)。必須建立健全各項(xiàng)基本制度，并隨著形勢(shì)的變化不斷修改和完善。好的傳統(tǒng)做法要堅(jiān)持，但凡事不能墨守成規(guī)。要破舊立新，取其精華，秘書工作人員要多以創(chuàng)造性思維去思考問題，只有這樣，秘書的工作才能切實(shí)有效地開展，用創(chuàng)新促進(jìn)事業(yè)的發(fā)展。

七、敏銳的信息意識(shí)

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，收集、篩選信息在現(xiàn)代秘書工作中所占比重越來(lái)越大。這也是秘書工作智能化發(fā)展趨勢(shì)的具體體現(xiàn)。未來(lái)的秘書尤其是企業(yè)秘書或涉外秘書大部分工作需和信息打交道，可以說(shuō)你掌握的信息的質(zhì)與量意味著你工作效益的高低，證明了你工作能力的強(qiáng)與弱。即使是黨政系統(tǒng)的秘書人員，也需“耳聽八方、眼觀六路”。

八、甘于奉獻(xiàn)的幕后意識(shí)

秘書人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到其工作成績(jī)一般不會(huì)獨(dú)立完整的顯示出來(lái)，而是附著于整體工作成績(jī)或領(lǐng)導(dǎo)的有效決策，及以后有力貫徹之中。掌聲鮮花也許和自己無(wú)緣，但做秘書不能片面認(rèn)為是“給別人做嫁衣”，而要樹立甘于奉獻(xiàn)的幕后意識(shí)，有“淡泊明志”的精神境界。當(dāng)然具有幕后意識(shí)不是說(shuō)不允許秘書有走上領(lǐng)導(dǎo)崗位的主觀意向。通過(guò)自己的努力發(fā)揮優(yōu)勢(shì)潛能進(jìn)入決策層是值得肯定的，但只要在秘書崗位就必須擺正自己的位置。而對(duì)于秘書崗位的同志而言，首先應(yīng)該具備秘書意識(shí)，而不是領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)。

此外，現(xiàn)代秘書意識(shí)還應(yīng)包括自我意識(shí)、敬業(yè)意識(shí)；或是全局意識(shí)、形象意識(shí)及完美意識(shí)等，知識(shí)這些意識(shí)或是從事其他職業(yè)也應(yīng)具備的，如完美意識(shí)；或是供職以后才能理解到位，如全局意識(shí)。

盡管秘書人員級(jí)別不同、行業(yè)各異，“聞道有先后，術(shù)業(yè)有專攻”，其現(xiàn)代秘書意識(shí)與氣質(zhì)不能不具備，不能不深化。因此，秘書人員在不斷擴(kuò)充理論、應(yīng)用知識(shí)、提高辦事能力的同時(shí)，必須自覺加強(qiáng)現(xiàn)代秘書意識(shí)的培養(yǎng)。

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Modern secretary idea: The forerunner of culturing high vocational secretarial focus vocational ability

WU Zhi，XU Guo-fang

As the development of society, secretarial became to be a “White-collar” career in fresh demand. The difficulty to hire a excellent secretarial with modern secretary idea is no less than hiring a senior engineer in a sense. The paper pointed out that modern secretary idea is the forerunner of culturing high vocational secretarial focus vocational ability. In order to carrying out those functions, we did some elaboration on the inner content of secretary idea and the way to strengthen the training.

high vocational secretary; secretary idea; vocational ability; forerunner; culture

G71

A

1008-7427（2010）03-0029-02

2009-12-29