論行政事業(yè)單位貨幣資金內(nèi)部控制問題

○趙雪卉 （軍事經(jīng)濟(jì)學(xué)院 湖北 武漢 430035）

行政事業(yè)單位貨幣資金管理內(nèi)部控制制度是行政事業(yè)單位為了保護(hù)財(cái)產(chǎn)的安全與完整，以及確保有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行，而主要針對(duì)貨幣資金管理制定和實(shí)施的一系列控制方法、措施和程序。本文將從制度的角度出發(fā)，就如何通過加強(qiáng)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制，保護(hù)貨幣資金的安全和完整，及時(shí)防止和發(fā)現(xiàn)問題，做出一系列的探討。

一、現(xiàn)行行政事業(yè)單位貨幣資金內(nèi)部控制問題分析

1、業(yè)務(wù)流程不完善

業(yè)務(wù)流程的不規(guī)范，為行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)弄虛作假、營(yíng)私舞弊提供了可乘之機(jī)。這主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是商業(yè)票據(jù)控制不合理。有的單位對(duì)商業(yè)票據(jù)的使用缺乏規(guī)范，票據(jù)失真情況較為突出。二是現(xiàn)金存量控制不合理。有些單位對(duì)現(xiàn)金的支付限額、范圍以及現(xiàn)金庫(kù)存沒有按規(guī)定執(zhí)行，存在違規(guī)現(xiàn)象。有些單位不按規(guī)定進(jìn)行對(duì)賬、盤存，對(duì)現(xiàn)金使用情況缺乏有效的管控與監(jiān)督。三是預(yù)算管理控制不合理。有的單位沒有將部門預(yù)算在單位內(nèi)部按組織體系進(jìn)行科學(xué)化，沒有對(duì)單位內(nèi)各部門經(jīng)費(fèi)審批人實(shí)行責(zé)任預(yù)算約束，使得部門預(yù)算執(zhí)行情況失控。

2、崗位設(shè)置不合理

崗位設(shè)置是內(nèi)部控制的中心環(huán)節(jié)，其合理、有效與否直接決定著能否實(shí)現(xiàn)控制的目的。不完善的地方主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。一是違規(guī)兼崗現(xiàn)象仍然存在。關(guān)鍵不相容職務(wù)分離是內(nèi)部牽制制度的精髓，但在實(shí)際工作中，有些單位因基本編制有限、人手緊張等原因，存在不合理不合法的兼崗現(xiàn)象，不相容職務(wù)未能合法合理分離。比如出納兼任記賬，出納兼任檔案保管，記賬兼任復(fù)核等。二是崗位授權(quán)制度不合理。授權(quán)審批是內(nèi)部控制的重要方法，要求單位在實(shí)施內(nèi)部控制時(shí)要有明確的授權(quán)審批主體、授權(quán)審批金額權(quán)限和審批流程。目前，一些單位存在授權(quán)審批金額界限不明、審批程序不規(guī)范、審批層級(jí)較混亂等現(xiàn)象，一些單位長(zhǎng)期實(shí)行“一支筆”審批制度，使單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)監(jiān)督檢查流于形式。

3、會(huì)計(jì)核算不規(guī)范

規(guī)范的會(huì)計(jì)核算制度，是對(duì)行政事業(yè)單位資金進(jìn)行有效控制的必然要求。有些行政事業(yè)單位存在原始憑證的內(nèi)容填寫不全、審核粗糙、財(cái)務(wù)核算處理不規(guī)范等情況，直接影響到內(nèi)部控制的成效。比如，固定資產(chǎn)管理混亂，財(cái)產(chǎn)盤點(diǎn)制度未能有效執(zhí)行，賬外資產(chǎn)時(shí)有發(fā)生，部分單位甚至沒有建立起定期財(cái)產(chǎn)盤點(diǎn)、對(duì)賬制度。另外，還存在著不同單位之間的資產(chǎn)轉(zhuǎn)移卻未辦理相應(yīng)手續(xù)，也未反映到業(yè)務(wù)臺(tái)賬中的現(xiàn)象。同時(shí)，作為行政事業(yè)單位，因?yàn)槠湓跁?huì)計(jì)上沒有成本核算的要求，所以對(duì)于一些公用實(shí)物資產(chǎn)的管理如辦公用品、低值易耗品等經(jīng)常是不作為資產(chǎn)入賬，領(lǐng)用時(shí)候也沒有辦理相關(guān)手續(xù)，這使得很多時(shí)候事業(yè)單位的資產(chǎn)賬實(shí)不符，資金安全難以得到有效保證。

二、完善行政事業(yè)單位貨幣資金內(nèi)部控制制度的對(duì)策建議

1、把握核心，規(guī)范業(yè)務(wù)流程管理

規(guī)范業(yè)務(wù)流程是通過在貨幣資金具體的業(yè)務(wù)操作過程中，采用的一些基本控制方法對(duì)貨幣資金進(jìn)行有效控制。主要包括以下幾個(gè)方面。

（1）商業(yè)票據(jù)控制。首先要嚴(yán)格票據(jù)的使用，必須使用全國(guó)統(tǒng)一的票據(jù)，并按照規(guī)定的范圍和項(xiàng)目使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開、買賣和用于擅自開設(shè)項(xiàng)目的收費(fèi)。其次要加強(qiáng)對(duì)票據(jù)的保管，各單位必須落實(shí)專人管理、專門登記和稽查制度，規(guī)范票據(jù)印制、領(lǐng)用、保管、回收、銷毀等程序。在票據(jù)控制中有以下幾個(gè)控制要點(diǎn)：一是開票與收款必須分開；二是開票工作與單位票據(jù)保管工作分開；三是單位要定期不定期地抽查收據(jù)，查看是否有斷號(hào)的問題發(fā)生。

（2）現(xiàn)金存量控制?，F(xiàn)金是流動(dòng)性最強(qiáng)的資產(chǎn)，確?，F(xiàn)金的安全是貨幣資金管理的最基本要求?，F(xiàn)金控制主要通過現(xiàn)金庫(kù)存限額和確定現(xiàn)金使用范圍來控制。庫(kù)存限額控制是通過國(guó)家和單位的相關(guān)規(guī)定，核定本單位的現(xiàn)金限額，控制現(xiàn)金的一種方法。在貨幣資金管理中，可以通過檢查庫(kù)存現(xiàn)金，看庫(kù)存現(xiàn)金余額是否有大于限額的情況存在，如果有就有可能存在現(xiàn)金被擠占、挪用的問題，需要進(jìn)一步調(diào)查。同時(shí)，對(duì)于超出結(jié)算起點(diǎn)的資金支出業(yè)務(wù)，不能直接使用現(xiàn)金，而必須通過銀行賬戶直接劃撥。

（3）資金存儲(chǔ)控制。資金存儲(chǔ)控制是指通過資金的合理配置，以達(dá)到保證資金安全和獲取更大收益的一種控制方法。一是手續(xù)合法。貨幣資金管理者應(yīng)當(dāng)克服風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)小的缺點(diǎn)，必須按照有關(guān)規(guī)定辦理定期存款的手續(xù)。二是程序合規(guī)。辦理存款要經(jīng)過單位審核，辦理后一定時(shí)間內(nèi)應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人與有關(guān)經(jīng)辦人到銀行核對(duì)，到期后應(yīng)當(dāng)收回本金。

（4）預(yù)算管理控制。預(yù)算管理是行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理的重要組成部分，它是根據(jù)年度工作和管理需要編制的年度收支總計(jì)劃，是行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理的“龍頭”，是一切財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)和中心工作，也是提高財(cái)務(wù)管理水平和資金使用效益的有效管理手段。預(yù)算管理作為控制手段在貨幣資金管理中有著很重要的作用。在預(yù)算管理控制中，必須在科學(xué)編制、嚴(yán)格執(zhí)行的基礎(chǔ)上，把好經(jīng)費(fèi)報(bào)銷結(jié)算關(guān)，嚴(yán)格按照預(yù)算開支。同時(shí)，也要把好借款撥付關(guān)，認(rèn)真落實(shí)資金支付制度。

（5）賬務(wù)處理控制。賬務(wù)處理控制是指利用會(huì)計(jì)賬目科學(xué)的明細(xì)分類和通過賬實(shí)盤點(diǎn)來確定是否存在貨幣資金安全問題的控制方法。通過定期不定期對(duì)貨幣資金進(jìn)行盤點(diǎn)，如果發(fā)生貨幣資金存在賬實(shí)不符的現(xiàn)象，則有可能存在有擠占、挪用、貪污行為，應(yīng)當(dāng)繼續(xù)追查，看是否真的存在有違法違紀(jì)的行為。

2、立足基礎(chǔ)，強(qiáng)化組織結(jié)構(gòu)管理

通過設(shè)置合理的崗位，并確定各崗位職責(zé)以加強(qiáng)對(duì)貨幣資金管理的控制。主要包括以下幾點(diǎn)。

（1）崗位授權(quán)控制。崗位授權(quán)控制是指行政事業(yè)單位內(nèi)部部門和人員處理業(yè)務(wù)過程中進(jìn)行權(quán)限限制的內(nèi)部控制方法。授權(quán)控制在內(nèi)部控制制度中有著非常重要的作用。行政事業(yè)單位有關(guān)部門和人員處理業(yè)務(wù)時(shí)，必須經(jīng)過授權(quán)批準(zhǔn)控制，通過授權(quán)批準(zhǔn)保證單位既定方針的執(zhí)行和限制濫用職權(quán)。授權(quán)的內(nèi)容應(yīng)具體包括：授權(quán)批準(zhǔn)范圍，通常情況下單位貨幣資金的收支活動(dòng)都應(yīng)當(dāng)納入該范圍；授權(quán)批準(zhǔn)的層次，應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要性和金額大小確定不同的授權(quán)批準(zhǔn)層次，保證權(quán)責(zé)分明；授權(quán)批準(zhǔn)的責(zé)任，明確被授權(quán)者在行使權(quán)力時(shí)應(yīng)負(fù)責(zé)任的范圍，避免責(zé)任不清，出現(xiàn)問題無從追究的現(xiàn)象；授權(quán)批準(zhǔn)程序，每一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的審批都應(yīng)按照規(guī)定的程序受理。

（2）崗位分離控制。崗位分離控制是指將不相容崗位分別由不同的人負(fù)責(zé)，以達(dá)到相互牽制、相互監(jiān)督的一種控制方法。行政事業(yè)單位貨幣資金管理中應(yīng)當(dāng)加以分離的不相容職務(wù)有：會(huì)計(jì)與出納，會(huì)計(jì)人員和出納人員不得互相兼管或代替；貨幣資金收支與登記會(huì)計(jì)賬分離；支票與預(yù)留印鑒保管分離；授權(quán)進(jìn)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)與執(zhí)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)；執(zhí)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)與審核該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)；執(zhí)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)與記錄該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)。

（3）崗位責(zé)任控制。崗位責(zé)任控制是指明確貨幣資金管理者的責(zé)任、權(quán)力和有關(guān)工作獎(jiǎng)懲的控制方法。一是貨幣資金管理責(zé)任制。在貨幣資金管理中規(guī)定各有關(guān)管理者的責(zé)任，對(duì)會(huì)計(jì)主管、會(huì)計(jì)人員、出納人員明確分工。二是獎(jiǎng)懲制度。在貨幣資金管理過程中，應(yīng)當(dāng)制定貨幣資金管理獎(jiǎng)懲規(guī)定并對(duì)會(huì)計(jì)主管、會(huì)計(jì)人員、出納人員的工作成績(jī)進(jìn)行考評(píng)，對(duì)管理好的單位和個(gè)人進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，存在問題的要查找原因，對(duì)存在由于個(gè)人原因而造成單位貨幣資金損失的要對(duì)其處罰。在實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)措施時(shí)要克服平均主義、“莊家輪流坐”的思想，切實(shí)落實(shí)獎(jiǎng)懲制度。

（4）崗位計(jì)劃控制。崗位計(jì)劃控制是貨幣資金管理的各崗位制定資金收支的中、長(zhǎng)期計(jì)劃對(duì)資金控制的一種方法。貨幣資金管理者，應(yīng)當(dāng)利用自身的業(yè)務(wù)知識(shí)和理論水平根據(jù)本單位的工作實(shí)際和任務(wù)安排，合理預(yù)測(cè)一定時(shí)期貨幣資金存量和流量。通過實(shí)施一些推遲貨幣資金支付和加速貨幣回籠策略以及收回投資的方法，解決貨幣支出的缺口，但同時(shí)應(yīng)權(quán)衡采取以上措施所付出的代價(jià)、成本或機(jī)會(huì)成本，選擇一項(xiàng)最優(yōu)的解決方案，最大限度地發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)效益。

3、找準(zhǔn)節(jié)點(diǎn)，嚴(yán)把銀行關(guān)口

商業(yè)銀行是行政事業(yè)單位貨幣資金的主要流入點(diǎn)與流出點(diǎn)。嚴(yán)把銀行關(guān)口，就是通過加強(qiáng)與銀行的合作和交流，利用銀行的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，對(duì)貨幣資金進(jìn)行有效的控制。

（1）銀行對(duì)賬單控制。銀行對(duì)賬單控制是利用銀行對(duì)賬清單與單位銀行存款日記賬進(jìn)行核對(duì)，以確保銀行存款存在性與完整性的一種控制方法。銀行每月給單位送達(dá)一份本月銀行存款對(duì)賬單。單位通過將銀行對(duì)賬單與單位銀行存款日記賬核對(duì)，并編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，發(fā)現(xiàn)未達(dá)賬款項(xiàng)，分析其原因，看是否存在差錯(cuò)，以確保存款賬實(shí)相符。銀行存款對(duì)賬清單與單位銀行存款日記賬核對(duì)，必須逐筆勾對(duì)，以利發(fā)現(xiàn)有無月初挪用月底補(bǔ)回存款的情況。

（2）銀行專用憑證控制。銀行專用憑證控制是指單位對(duì)所需使用的匯票、支票和本票，從向銀行購(gòu)買、登記保管至使用的各過程進(jìn)行控制，從而控制因銀行專用憑證管理不善，給不法分子貪污、盜竊資金提供可乘之機(jī)的一種方法。具體辦法是：出納員填單購(gòu)買，會(huì)計(jì)員登記保管；出納員向會(huì)計(jì)員逐本領(lǐng)用并逐筆登記“銀行專用憑證使用登記簿”，因?qū)戝e(cuò)而作廢的支票應(yīng)將支票號(hào)碼剪下貼在該支票使用人簽字欄內(nèi)。利用此方法可有效解決購(gòu)買隨意、保管職責(zé)不明、沒有領(lǐng)用程序控制、支票使用無登記、作廢支票處理不當(dāng)?shù)葐栴}的發(fā)生，并可及時(shí)發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)部門支票等銀行專用憑證有無丟失、被盜，有無遺留在前任出納員手中，有效杜絕因支票散失而給單位資金帶來的風(fēng)險(xiǎn)。

（3）銀行支付手段控制。銀行支付手段控制是指利用銀行各種先進(jìn)的支付手段對(duì)貨幣資金的使用進(jìn)行控制的一種方法。公務(wù)卡的推廣與應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了金融系統(tǒng)現(xiàn)金存兌和現(xiàn)金支付電子化，通過使用公務(wù)卡對(duì)貨幣資金管理，不僅在一定程度上避免了財(cái)務(wù)舞弊，還能很好地控制單位的現(xiàn)金流量與現(xiàn)金風(fēng)險(xiǎn)。

[1]馬劍鋒、周秀英：行政事業(yè)單位內(nèi)部控制探析[J].財(cái)會(huì)通訊2009（8）.

[2]劉愛華：從內(nèi)部控制角度談行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理[J].現(xiàn)代商業(yè)，2009（24）.

[3]李在琴：強(qiáng)化事業(yè)單位內(nèi)部控制機(jī)制的思考[J].現(xiàn)代商業(yè)，2009（27）.

[4]何舸：事業(yè)單位內(nèi)部控制存在的問題及完善措施[J].企業(yè)家天地，2009（8）.