辦公自動(dòng)化技術(shù)及其在教學(xué)管理中的應(yīng)用

孫開(kāi)巖

(吉林華橋外國(guó)語(yǔ)學(xué)院計(jì)算機(jī)教研部,吉林長(zhǎng)春 130117)

我國(guó)高校信息化建設(shè)正在發(fā)生巨大的變遷。在不到20年的時(shí)間里,從引入微機(jī)開(kāi)始,到建設(shè)初級(jí)校園局域網(wǎng)、中型百兆校園網(wǎng),乃至大型千兆校園網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)中心,高校信息化建設(shè)幾乎每隔幾年就要跨上一個(gè)新的臺(tái)階。如何充分利用網(wǎng)絡(luò)信息資源,把信息化建設(shè)推向深入,已經(jīng)成為當(dāng)前高校信息化建設(shè)者最為關(guān)注的問(wèn)題,建設(shè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已勢(shì)在必行。高校辦公自動(dòng)化建設(shè)的推行,在提高教學(xué)管理水平,促使管理和決策信息化、現(xiàn)代化和科學(xué)化,促進(jìn)教師素質(zhì)的提高,為學(xué)校的教學(xué)、科研提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)等各個(gè)方面都將體現(xiàn)很強(qiáng)的優(yōu)越性。

1 辦公自動(dòng)化概念

辦公自動(dòng)化是近年來(lái)隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展而提出來(lái)的新概念。一般地說(shuō),辦公自動(dòng)化簡(jiǎn)稱(chēng)OA(Office Automation),是指利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),盡可能充分地利用信息資源,提高工作效率和質(zhì)量,輔助決策,求取更好的經(jīng)濟(jì)效益。它的基本特征是采用計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)生產(chǎn)、存儲(chǔ)各種文檔,使用復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)、掃描儀或計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等其他先進(jìn)設(shè)備復(fù)制、傳遞文檔,加快對(duì)知識(shí)信息的創(chuàng)造、加工、傳播和應(yīng)用。

2 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的需求分析

在高校教學(xué)管理工作中,信息流動(dòng)、傳遞的速度和質(zhì)量直接影響工作效率和決策水平。例如教師的課程安排、招生工作的遠(yuǎn)程錄取,學(xué)生學(xué)籍、成績(jī)的管理,畢業(yè)生就業(yè)服務(wù),以及數(shù)字圖書(shū)館等要求高校必須具有辦公自動(dòng)化條件。高校由于其組織結(jié)構(gòu)龐大,管理復(fù)雜,各種事務(wù)處理起來(lái)往往牽涉到眾多的機(jī)構(gòu)部門(mén),隨著管理職能不斷增強(qiáng),手工辦公方式與不斷增長(zhǎng)的辦公業(yè)務(wù)量之間的矛盾日益尖銳。因此,改革傳統(tǒng)辦公模式,將辦公業(yè)務(wù)的處理、流轉(zhuǎn)、管理過(guò)程采用自動(dòng)化已勢(shì)在必行。

高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)緊緊圍繞以下幾個(gè)方面建設(shè)。(1)能夠滿(mǎn)足學(xué)院各部門(mén)高效處理日常教學(xué)事務(wù)的工作需要,提供個(gè)人辦公、日程安排、公文發(fā)送、會(huì)議組織、電子郵件服務(wù)、管理監(jiān)督等功能,有效地協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和老師順利完成各項(xiàng)工作;(2)用合理的工作流程方式,提高信件、批文等文檔的快速傳遞;(3)提供自動(dòng)監(jiān)督功能,為各部門(mén)之間實(shí)現(xiàn)真正的協(xié)同工作創(chuàng)造條件,促使部門(mén)之間的工作流程由過(guò)去的松散結(jié)構(gòu)向緊湊的工作流結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)化;(4)確保辦公自動(dòng)化系統(tǒng)成為學(xué)院管理上水平的推動(dòng)力,使學(xué)院的管理制度、工作方式和辦事程序與先進(jìn)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相適應(yīng),促進(jìn)學(xué)院教學(xué)科研工作的全面發(fā)展。

3 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思想

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用設(shè)計(jì)必須考慮到高校的特點(diǎn),使系統(tǒng)具有先進(jìn)性、實(shí)用性、效益性、安全性、可擴(kuò)充性,最大限度地覆蓋所有的信息接收對(duì)象和連接校內(nèi)每一處信息發(fā)生源。對(duì)于學(xué)校教學(xué)管理的各個(gè)方面進(jìn)行詳細(xì)了解,并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行分析,提出方案。

由于各組織、各部門(mén)業(yè)務(wù)具有相對(duì)獨(dú)立性,所以辦公自動(dòng)化系統(tǒng)既要保證整體系統(tǒng)的統(tǒng)一性、完整性,又要考慮各教學(xué)部門(mén)信息及操作的獨(dú)立性。充分利用校園網(wǎng)網(wǎng)絡(luò),擴(kuò)大信息共享,使各項(xiàng)信息能及時(shí)準(zhǔn)確地流傳,各部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)了解相關(guān)教學(xué)信息,及時(shí)作出處理。同時(shí),隨著學(xué)校的發(fā)展,辦公自動(dòng)化系統(tǒng)軟件的應(yīng)用應(yīng)考慮到可移植性及可互操作性,要結(jié)構(gòu)靈活、便于擴(kuò)充維護(hù),并且要兼顧與其他應(yīng)用軟件的銜接和平滑過(guò)渡。例如,我們目前使用的“字符辨識(shí)精靈”軟件,可逐漸增加多語(yǔ)種的軟轉(zhuǎn)功能。用科學(xué)的教學(xué)管理理念重新規(guī)范工作流程,指定相應(yīng)的工作流,使工作流應(yīng)用程序自動(dòng)執(zhí)行一系列任務(wù),減少工作誤差率,提高工作響應(yīng)速度并能自動(dòng)跟蹤項(xiàng)目的進(jìn)展情況。人機(jī)操作界面友善、簡(jiǎn)便并具有在線(xiàn)幫助能力。考慮數(shù)據(jù)的安全性和可靠性,要求機(jī)密數(shù)據(jù)集中保護(hù),集中備份;多層的安全控制機(jī)制確保只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的用戶(hù)才能訪(fǎng)問(wèn)系統(tǒng)資源,安全登陸校內(nèi)辦公網(wǎng)。規(guī)范數(shù)據(jù)格式,便于數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)間的流通,尤其對(duì)于公共、共享數(shù)據(jù)應(yīng)考慮數(shù)據(jù)的完整性和標(biāo)準(zhǔn)化,便于提高數(shù)據(jù)處理速度。

4 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以為全校師生提供一個(gè)多功能的桌面辦公平臺(tái),為不同的辦公事務(wù)提供不同的辦公環(huán)境,以提高辦公效率。借鑒兄弟院校經(jīng)驗(yàn),結(jié)合吉林華橋外國(guó)語(yǔ)學(xué)院網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化實(shí)驗(yàn)室的應(yīng)用,筆者提出以下結(jié)論:

4.1 提供電子郵件功能

學(xué)校內(nèi)部各個(gè)部門(mén)、單位、個(gè)人之間,將電子郵箱作為所有這些辦公應(yīng)用系統(tǒng)的統(tǒng)一接口,實(shí)現(xiàn)日常教學(xué)需要的發(fā)文、收文、信息服務(wù)、檔案管理、活動(dòng)安排、會(huì)議管理等工作,并可以在發(fā)送郵件時(shí)選擇是否使用消息提醒,以提醒教師閱讀郵件,支持發(fā)送附件。每一位教師通過(guò)自己的電子郵箱就可以了解到需要處理的工作,這樣可以大大提高系統(tǒng)用戶(hù)的友好性和易用性,減少培訓(xùn)工作量。

4.2 包含大量的工作流應(yīng)用

所謂工作流就是一組成員為完成某一項(xiàng)業(yè)務(wù)所進(jìn)行的所有工作與工作交互過(guò)程。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的大多數(shù)應(yīng)用如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教師提出的教學(xué)任務(wù)公文進(jìn)行審批、各專(zhuān)業(yè)教師為準(zhǔn)備教學(xué)設(shè)備及材料提出的各類(lèi)申請(qǐng)等。每一項(xiàng)工作以流程的形式,由文件起草人發(fā)起流程,經(jīng)過(guò)本部門(mén)或其他部門(mén)的簽署、會(huì)簽之后,最終發(fā)出文件,歸檔入庫(kù);或者以列表的形式,清晰地羅列出現(xiàn)在要做什么,將來(lái)安排做什么,而且在時(shí)間條件滿(mǎn)足的情況下,及時(shí)給教學(xué)單位一個(gè)明確的提示信息,將當(dāng)前需完成的任務(wù)詳細(xì)列出,并直接鏈接到相應(yīng)的處理界面。

4.3 提供信息發(fā)布平臺(tái)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)改變了傳統(tǒng)的集中辦公模式,擴(kuò)大了辦公區(qū)域,用戶(hù)可在家中、城市各地甚至世界各個(gè)角落通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接隨時(shí)辦公;同時(shí)也為高校的信息發(fā)布、交流提供了一個(gè)有效的場(chǎng)所,使高校的規(guī)章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、學(xué)術(shù)交流、公告事項(xiàng)能夠及時(shí)傳播,使教職員工能及時(shí)感知高校的發(fā)展動(dòng)態(tài),并在此基礎(chǔ)上深化改革。

4.4 擬定個(gè)人計(jì)劃、提出代辦事宜

教師為自己每周的工作內(nèi)容設(shè)計(jì)提醒事務(wù)列表,提出本人的教學(xué)計(jì)劃、學(xué)習(xí)計(jì)劃以及工作計(jì)劃。同時(shí),系統(tǒng)也可按照教師自己定義的時(shí)間對(duì)其進(jìn)行提醒,并加以實(shí)施。系統(tǒng)可方便地瀏覽個(gè)人時(shí)間安排,可對(duì)個(gè)人教學(xué)時(shí)間進(jìn)行合理的安排和管理,目的是進(jìn)一步加強(qiáng)教學(xué)管理。

4.5 支持協(xié)同工作

在日常辦公中,校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行討論和交流意見(jiàn),才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協(xié)同工作”。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,異步協(xié)作方式如電子郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等,以及同步協(xié)作方式如網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)會(huì)議正在逐漸成為人們面對(duì)面開(kāi)會(huì)之外的新的工作方式,它們打破了時(shí)間、地域的限制,使人們可以隨時(shí)隨地參加到協(xié)同工作中去,大大提高了工作效率。

4.6 提供收、發(fā)文管理及輸出管理

收文辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)必須充分考慮到高校的特點(diǎn),使系統(tǒng)具有先進(jìn)性、實(shí)用性、效益性、安全性、可擴(kuò)充性,最大限度地覆蓋所有的信息接收對(duì)象和連接校內(nèi)每一處信息發(fā)生源。對(duì)各組織、各部門(mén),以及各業(yè)務(wù)進(jìn)行詳細(xì)了解,并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行分析,提出方案。只有了解系統(tǒng)的總體目標(biāo),分析各種要求,規(guī)范信息標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)據(jù)流向,同時(shí)對(duì)所掌握的各種軟硬件資源進(jìn)行合理分配、使用,并且不斷改進(jìn)和完善系統(tǒng),才能真正滿(mǎn)足實(shí)際需求。

與收文流程相似,發(fā)文流程可調(diào)用預(yù)先定義好的,也可以調(diào)用臨時(shí)定義的流程。發(fā)文的基本流程如下:擬稿→審稿→核稿→會(huì)簽→發(fā)文。一旦流程啟動(dòng),系統(tǒng)可以使發(fā)送的文檔自動(dòng)按流程推進(jìn),還能夠?qū)Ξ?dāng)前教學(xué)管理用戶(hù)按設(shè)計(jì)時(shí)的要求進(jìn)行監(jiān)控,以保證任務(wù)的按時(shí)完成。

學(xué)校對(duì)于通告文件、數(shù)據(jù)表格、考試試卷等教學(xué)材料需要批量打印時(shí),可以通過(guò)高校建立的辦公自動(dòng)化模擬實(shí)驗(yàn)室完成輸出信息,實(shí)現(xiàn)批處理操作,目的也是為了提高工作效率。

5 結(jié)束語(yǔ)

辦公自動(dòng)化建設(shè)是高校教學(xué)管理建設(shè)的重要部分,是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、長(zhǎng)期性和經(jīng)常性的工作,其建設(shè)和應(yīng)用不僅是提高學(xué)校管理效率的重要途徑,而且是高校辦學(xué)水平的標(biāo)志之一,是實(shí)現(xiàn)校園信息化的必然結(jié)果和時(shí)代發(fā)展不可逆轉(zhuǎn)的潮流。我們要不斷改進(jìn)管理手法,更新管理理念,與時(shí)俱進(jìn),將OA系統(tǒng)廣泛應(yīng)用到高校管理實(shí)際當(dāng)中,有效整合學(xué)校資源,有計(jì)劃、分步驟地實(shí)施和帶動(dòng)學(xué)校的信息化工作,建立高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng),促進(jìn)高校教學(xué)、科研和管理水平的提高。

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