淺析鐵路企業(yè)合同管理存在的問題與對策

邵先鵬

（濟南鐵路局企管法律處 經(jīng)濟師，山東 濟南 250001)

市場經(jīng)濟是法制經(jīng)濟、契約經(jīng)濟。在市場經(jīng)濟環(huán)境下，合同是鐵路企業(yè)對外進行經(jīng)濟活動的橋梁和紐帶，合同管理已成為鐵路企業(yè)一項重要的基礎(chǔ)性管理工作，加強合同管理對鐵路企業(yè)的經(jīng)營成敗具有非?，F(xiàn)實的重要意義。本文結(jié)合濟南鐵路局實際，分析鐵路企業(yè)合同管理中存在的問題與對策。

1 鐵路企業(yè)合同管理的特點及重要意義

鐵路企業(yè)的合同管理系指企業(yè)對以自身為當(dāng)事人的合同依法進行訂立、履行、變更、終止或解除，以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、終止是合同管理的內(nèi)容，審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。合同管理具有全過程、系統(tǒng)性、動態(tài)性的特點。全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，直至合同失效為止；系統(tǒng)性就是凡涉及合同條款的各個部門、站段都要一起來管理；動態(tài)性就是注重履行過程的情況變化，特別要重視情勢變遷時，及時對合同進行修改、變更、補充甚至解除。

鐵路企業(yè)合同管理不同于一般工業(yè)企業(yè)，有其自身的特點。一是合同類型多、合同簽訂量大。鐵路企業(yè)合同類型主要包括客貨運輸、買賣、承攬、工程建設(shè)、技術(shù)、投資、借款擔(dān)保、租賃、委托等等，幾乎包含了《合同法》規(guī)定的所有“有名合同”；合同簽訂量大，以濟南鐵路局為例，2006年至2008年，共簽訂各類合同5.6萬余份，涉及標(biāo)的額達(dá)到508.7億元。二是合同管理體制呈現(xiàn)一級法人，兩級管理及輔業(yè)多級法人的特征。鐵路運輸企業(yè)合同管理體制實行鐵路局一級法人，鐵路局與站段兩級管理，大量的合同委托站段訂立和履行。鐵路輔業(yè)單位，包括鐵路局作為出資人投資的多元經(jīng)營集團、物資工業(yè)總公司、房產(chǎn)集團等部門及下屬子公司均為法人。三是合同管理涉及的單位、部門多。鐵路局各業(yè)務(wù)管理部門及下屬車、機、工、電、輛、供電、客運等運輸站段，以及物資供應(yīng)、鐵路建設(shè)等其他單位和輔業(yè)經(jīng)營企業(yè)，在生產(chǎn)經(jīng)營活動中都需要對外簽訂合同，因此合同管理涉及各業(yè)務(wù)管理部門及下屬所有單位。四是合同管理難度大。鐵路企業(yè)合同類型繁多、涉及業(yè)務(wù)部門和單位多，合同履行過程中動態(tài)變化大，合同管理不僅要確保鐵路企業(yè)的合法權(quán)益，還要確保旅客貨主的合法權(quán)益。這些因素都決定了鐵路企業(yè)合同管理要實現(xiàn)全面、系統(tǒng)、動態(tài)的科學(xué)管理難度可想而知。五是合同糾紛案件呈上升趨勢。近幾年來隨著國家法制建設(shè)逐步完善，企業(yè)和公民的維權(quán)意識逐漸增強，鐵路企業(yè)涉及合同糾紛案件逐年增加。

鐵路企業(yè)的合同涉及企業(yè)運輸生產(chǎn)經(jīng)營活動的各個方面，各類型合同的訂立和有效按約履行，是保障鐵路運輸設(shè)備質(zhì)量、運輸秩序、對外經(jīng)濟往來的重要管理手段，是確保鐵路企業(yè)運輸安全、資產(chǎn)安全的重要基礎(chǔ)，直接關(guān)系到鐵路企業(yè)的運輸安全生產(chǎn)，關(guān)系到鐵路企業(yè)的經(jīng)營成效、健康穩(wěn)定發(fā)展和社會信譽。

2 鐵路企業(yè)合同管理存在的問題及原因分析

2.1 存在的問題

2.1.1 合同簽約主體不適格

依照《合同法》、《民法通則》等法律法規(guī)和司法解釋的規(guī)定，企業(yè)法人的內(nèi)設(shè)機構(gòu)需有法人的授權(quán)委托才享有對外簽訂合同的資格。鐵路局是企業(yè)法人，路局機關(guān)業(yè)務(wù)部門、運輸站段以及物資供應(yīng)、鐵路建設(shè)等其他單位都屬于鐵路局內(nèi)設(shè)機構(gòu)，需要取得法人授權(quán)委托才能對外簽訂合同。個別機關(guān)業(yè)務(wù)部門，運輸站段下屬車站、工區(qū)等存在未取得授權(quán)委托私自對外簽訂合同的現(xiàn)象。如：某工務(wù)段下屬工區(qū)私自將閑置的房屋出租給個體經(jīng)營者，而該個體經(jīng)營者在無任何手續(xù)的情況下利用該房屋從事危險品的生產(chǎn)加工，引發(fā)事故造成雇工重傷后逃逸。該雇工將鐵路局起訴，要求承擔(dān)賠償責(zé)任。

2.1.2 合同基礎(chǔ)工作不規(guī)范

一是忽視資信調(diào)查。在簽訂合同時缺少對對方的基本了解，不認(rèn)真審查對方的企業(yè)資信資料，不看對方的授權(quán)委托手續(xù)是否齊全，有的甚至根本不索要對方的資信資料，一旦發(fā)生糾紛將給企業(yè)造成無法挽回的損失。二是合同文本不規(guī)范。多數(shù)單位都沒有使用合同示范文本，導(dǎo)致合同文本不規(guī)范，合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)，約定不明確，條款內(nèi)容過于簡單，掛一漏萬，不全面，不完整，難以明確雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系，甚至缺少必要的條款。諸如：買賣合同缺少交貨時間、付款時間，產(chǎn)品不注明規(guī)格型號，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)只是簡單地寫“合格”二字，不約定違約責(zé)任的承擔(dān)及發(fā)生糾紛解決方式等等。三是先履行后補簽合同現(xiàn)象大量存在。部分單位合同承辦人員對簽訂合同不重視，認(rèn)為簽訂合同只是最后付款的依據(jù)，憑借我方是采購單位或項目實施單位的強勢地位，要求對方先實際履行合同，等到需要向?qū)Ψ礁犊顣r才補簽合同，給發(fā)生合同糾紛留下隱患。

2.1.3 合同履行過程中監(jiān)管不足

鐵路企業(yè)一般對簽訂合同前各個環(huán)節(jié)比較重視，而缺少對合同履行過程的有效控制。一旦合同簽訂了，就束之高閣，對合同履行過程缺少必要的監(jiān)督檢查，諸如：對合同履行到什么程度不掌握、合同履行過程中已實際發(fā)生變更的不簽訂補充協(xié)議、對合同標(biāo)的物的質(zhì)量驗收不嚴(yán)格等等。

2.1.4 合同糾紛處理不及時

當(dāng)前，鐵路企業(yè)合同糾紛增加與主動起訴少的問題比較突出。很多領(lǐng)導(dǎo)不習(xí)慣依法解決合同糾紛，怕起訴影響雙方的合作關(guān)系，擔(dān)心起訴費用多，有敗訴風(fēng)險，只是反復(fù)派人與對方協(xié)商，而不通過訴訟或仲裁程序依法處理。結(jié)果是耗費了大量的人力物力，甚至錯過訴訟時效。

2.2 產(chǎn)生問題的原因分析

2.2.1 合同管理體制不完善

鐵路企業(yè)一般在鐵路局設(shè)立法律事務(wù)管理機構(gòu)，配備企業(yè)法律顧問，在基層單位未單獨設(shè)立法律事務(wù)部門、配備企業(yè)法律顧問，造成基層單位法律力量薄弱，管理機構(gòu)不健全，合同風(fēng)險防范體系不完整。在基層單位一般是專兼職合同管理員負(fù)責(zé)此項工作，工作職能歸屬辦公室、計劃、技術(shù)等不同部門，多數(shù)是非法律專業(yè)人員，合同法律知識欠缺，無法全過程參與合同的資信調(diào)查、洽談、草擬、簽訂、履行等各項工作，責(zé)任不清，不能有效地從源頭控制合同法律風(fēng)險。

2.2.2 合同管理制度落實不到位

可以說鐵路企業(yè)已經(jīng)建立了較為完善的合同管理制度，但由于對合同法律知識普及教育不足、對合同管理制度宣傳貫徹力度不夠、合同管理考核和責(zé)任追究制度執(zhí)行不徹底等等因素，致使企業(yè)人員合同法律意識不強，不重視合同，甚至不知道合同管理制度的內(nèi)容，造成違反合同管理制度簽訂合同的現(xiàn)象頻繁發(fā)生。

2.2.3 企業(yè)管理人員法律意識淡薄，素質(zhì)不高

部分企業(yè)管理者習(xí)慣于舊的計劃經(jīng)濟管理模式，沒有樹立合同觀念和嚴(yán)格履行合同的法律意識。部分路局機關(guān)及站段管理人員缺乏合同知識，對市場與合同、合同與合同管理的關(guān)系缺乏認(rèn)識，造成合同管理質(zhì)量不高、合同風(fēng)險防范意識不強。

3 加強鐵路企業(yè)合同管理的對策

3.1 健全完善合同管理體制

建立鐵路局、站段兩級管理，逐級負(fù)責(zé)的管理體制，鐵路局成立法律事務(wù)管理委員會，局長、黨委書記任主任?；鶎诱径纬闪⑾鄳?yīng)組織，實行逐級負(fù)責(zé)。在運輸站段和其他單位配備專職企業(yè)法律顧問負(fù)責(zé)合同管理工作，在業(yè)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)合同工作，形成鐵路局由法律事務(wù)部門歸口管理、基層單位由企業(yè)法律顧問審核把關(guān)、業(yè)務(wù)部門專人負(fù)責(zé)的兩級合同管理模式，構(gòu)建專業(yè)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化的合同管理體制。

3.2 建立健全合同管理制度

從完善制度入手，制訂切實可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。管理制度主要包括：合同的歸口管理、合同的資信調(diào)查、簽訂、審批、會簽、審查登記、備案制度、法人授權(quán)委托辦法、合同示范文本管理、合同履行與糾紛處理、合同定期統(tǒng)計與考核、合同管理人員培訓(xùn)、合同管理獎懲辦法等。

3.3 嚴(yán)格把好合同簽訂審批關(guān)

合同簽訂前要嚴(yán)格執(zhí)行合同審批制度，征求各業(yè)務(wù)部門和合同管理部門的意見，確保合同的簽約主體合格，內(nèi)容合法，形式合規(guī)，杜絕簽訂無效、存在風(fēng)險的合同。特別是關(guān)系到鐵路企業(yè)重大經(jīng)濟利益的合同，如企業(yè)購并合同、重大技術(shù)改造、對外投資、借款、擔(dān)保等重要合同，要建立集體研究決策制度，必要時應(yīng)聘請專業(yè)律師參與審查把關(guān)，以防草率決策、盲目簽訂給企業(yè)造成損失。

3.4 加強合同管理的全過程控制

第一，資信審查。合同簽訂前要嚴(yán)格履行資信調(diào)查手續(xù)，索要對方單位的資信資質(zhì)證明、授權(quán)委托手續(xù)等相關(guān)資料，對其有效性、真實性進行嚴(yán)格審核，并詳細(xì)了解對方單位的經(jīng)營狀況、履約能力和信用狀況，避免與超越經(jīng)營范圍、履約能力不強、信用狀況不佳的單位發(fā)生合同關(guān)系。

第二，協(xié)商談判。談判開始前，要擬訂談判方案，確定參加談判的最佳人選，預(yù)定談判的最佳目標(biāo)和底線，針對重點分歧制定談判對策。談判中，要反復(fù)與對方磋商合同的內(nèi)容和條件，盡最大努力爭取預(yù)期目標(biāo)，最后形成雙方都能接受的談判結(jié)果。

第三，擬訂合同文本。在雙方協(xié)商一致的基礎(chǔ)上，起草合同文本，對于已公布合同示范文本的，要優(yōu)先使用。合同條款起草嚴(yán)謹(jǐn)，要斟字酌句，仔細(xì)揣摩，防止產(chǎn)生歧義誤解，要保證合同文本格式規(guī)范、條款齊全、意思表達(dá)準(zhǔn)確詳盡。

第四，合同審查。合同文本起草完畢后，要履行合同審查程序，征求相關(guān)業(yè)務(wù)、計劃、財務(wù)、合同管理部門的意見，對于各部門提出的專業(yè)意見要與對方協(xié)商后進行修改，確保合同資金款源落實、相關(guān)內(nèi)容符合鐵路行業(yè)的技術(shù)要求和規(guī)范、合同內(nèi)容合法、合同條款不存在法律風(fēng)險。

第五，履行合同簽訂手續(xù)。鐵路企業(yè)下屬非法人單位和業(yè)務(wù)部門，要在取得授權(quán)委托手續(xù)后，方能對外簽訂合同，并且要由被授權(quán)委托人親自在合同書上簽字，最后加蓋合同專用章后才能生效，堅決杜絕無授權(quán)、以行政公章或部門章代替合同專用章對外簽訂任何合同。

第六，合同履行過程的監(jiān)督檢查。鐵路企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格把好交付、驗收、結(jié)算等合同履行過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，及時掌握合同履行的進度，實行動態(tài)監(jiān)控，對于發(fā)生變更的要與對方簽訂補充協(xié)議，對標(biāo)的物數(shù)量、質(zhì)量要嚴(yán)格驗收，并注意留存適當(dāng)比例的質(zhì)量保證金。如發(fā)生延期交付、驗收質(zhì)量不合格等問題，要及時向?qū)Ψ綍嫣岢?，要求對方及時采取補救措施，并注意保存對方違約的相關(guān)資料，為今后追究對方的違約責(zé)任提供證據(jù)。同時，我方也要嚴(yán)格按約履行合同，避免引發(fā)合同糾紛。

3.5 切實維護鐵路企業(yè)合法權(quán)益

發(fā)生合同糾紛后，合同承辦部門要及時向法律事務(wù)部門報告，并協(xié)助企業(yè)法律顧問搜集相關(guān)證據(jù)，通過協(xié)商、仲裁或訴訟等手段，采取要求對方繼續(xù)履行、支付違約金、賠償損失、解除合同以及訴訟保全等措施，讓對方來承擔(dān)違約責(zé)任，及時用法律武器維護企業(yè)的合法權(quán)益。

3.6 普及合同法律知識，提高人員素質(zhì)

鐵路企業(yè)應(yīng)通過多種形式開展《合同法》、合同管理制度的宣傳教育工作，提高全員合同法律素質(zhì)。以鐵路企業(yè)各級決策者、管理者和合同管理人員為重點培訓(xùn)對象，采用專家授課、研討會等形式，加強對鐵路行業(yè)法律法規(guī)、《民法通則》、《合同法》及相關(guān)司法解釋等法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，提高各級決策者、管理者依法經(jīng)營、規(guī)范管理、按約履行的法律意識，提高合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，為有效預(yù)防合同法律風(fēng)險和不斷提高合同管理水平奠定基礎(chǔ)。