新形勢(shì)下對(duì)高校成人教育檔案管理工作改革的思考

馬雅靜

(遵義醫(yī)學(xué)院成人繼續(xù)教育學(xué)院，貴州遵義563003)

新形勢(shì)下對(duì)高校成人教育檔案管理工作改革的思考

馬雅靜

(遵義醫(yī)學(xué)院成人繼續(xù)教育學(xué)院，貴州遵義563003)

高校成人教育;檔案管理工作;改革;思考

二十一世紀(jì)是信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的時(shí)代，檔案工作的重心開始向信息化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)移，在全球建設(shè)信息社會(huì)的新形勢(shì)下，高校成人教育檔案管理工作有了新的改進(jìn)和新的內(nèi)容。高校成人教育的檔案管理工作是成人教育工作的一個(gè)重要組成部分，隨著成人教育不斷發(fā)展，檔案數(shù)量日益增多和利用者需求的提高，對(duì)檔案現(xiàn)代化管理提出了更高的要求。

成人教育有其特殊性，它有著自己的特點(diǎn)，成人教育檔案工作的管理者，必須是有心人，常言道，天下無難事，只怕有心人。平時(shí)要注意學(xué)習(xí)和研究成人教育的辦學(xué)和管理規(guī)律，根據(jù)新形勢(shì)下的新要求及時(shí)做出改革和調(diào)整，使檔案內(nèi)容做到科學(xué)、合理、實(shí)用、齊全。隨著辦公自動(dòng)化的普及，廣大檔案工作者應(yīng)積極投身于信息化建設(shè)的浪潮中，以科學(xué)、創(chuàng)新的態(tài)度，主動(dòng)掌握教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)重點(diǎn)在新時(shí)期的改變，使檔案的收集與立卷不偏離目標(biāo)，跟得上時(shí)代的變遷。檔案工作者還應(yīng)及時(shí)修訂檔案收集的目錄、方案和內(nèi)容，按要求認(rèn)真歸納、整理，保證成人教育檔案的時(shí)效性，凸現(xiàn)時(shí)代特征。

1 改進(jìn)高校成人教育檔案管理工作和服務(wù)方式

高校成人教育檔案管理工作加強(qiáng)與否不能單純地從機(jī)構(gòu)的設(shè)置、人員的增減、規(guī)模的大小來衡量，更要杜絕借助于傳統(tǒng)的“機(jī)要重地”和機(jī)關(guān)衙門作風(fēng)，而對(duì)檔案信息服務(wù)功能和社會(huì)大眾化認(rèn)識(shí)不夠，形成的檔案管理服務(wù)意識(shí)差、檔案內(nèi)容死板僵化的套路作風(fēng)。高校成人教育檔案管理工作改革應(yīng)抓住關(guān)鍵問題：引入競(jìng)爭(zhēng)與激勵(lì)機(jī)制，科學(xué)設(shè)崗，優(yōu)勝劣汰，堅(jiān)決克服忙閑不均、要做的工作沒人做、能做的工作不好好做等弊端。

現(xiàn)代社會(huì)要求高校成人教育檔案工作要有主動(dòng)熱情的服務(wù)態(tài)度，要有完全徹底的服務(wù)精神，要提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)品質(zhì)。要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，規(guī)范服務(wù)行為，提高服務(wù)質(zhì)量，拓展服務(wù)功能，要及時(shí)、負(fù)責(zé)地回應(yīng)廣大教職員工的服務(wù)要求。必須杜絕以往“坐等上門”、“你用我查”守株待兔式的服務(wù)方式，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。在實(shí)際工作中實(shí)行檔案管理工作服務(wù)于人的提升：從開門等待服務(wù)提升為預(yù)約聯(lián)系服務(wù)；從查閱式服務(wù)提升為主動(dòng)咨詢服務(wù)；從提供紙質(zhì)檔案資料提升為電子載體和網(wǎng)絡(luò)信息并用服務(wù)；從檢索工具式服務(wù)提升為編研成果式服務(wù)。真正體現(xiàn)高校成人教育檔案管理工作的主動(dòng)性、針對(duì)性和開放性。

2 實(shí)現(xiàn)高校成人檔案管理工作現(xiàn)代化

黨的十六大報(bào)告指出：信息化是我國(guó)加快實(shí)現(xiàn)工業(yè)化和現(xiàn)代化的必然選擇。自20世紀(jì)90年代以來，以信息技術(shù)應(yīng)用為核心的國(guó)家信息化建設(shè)，主導(dǎo)著各行各業(yè)現(xiàn)代化的趨勢(shì)，這種趨勢(shì)也正在深刻影響著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，先進(jìn)的信息技術(shù)手段正逐步取代傳統(tǒng)的手工管理方式，滲透到檔案管理的各個(gè)工作環(huán)節(jié)，信息化已日趨成為新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，檔案管理現(xiàn)代化已成為新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2.1 改進(jìn)檔案的管理模式檔案管理的現(xiàn)代化首先是人的現(xiàn)代化。檔案管理理念首先要以人為本，服務(wù)于人。管理是手段，利用是目的，服務(wù)是宗旨。在科學(xué)發(fā)展觀的指導(dǎo)下，使管理視角從知識(shí)管理向信息管理逐漸轉(zhuǎn)變，使檔案承載信息由靜態(tài)向動(dòng)態(tài)轉(zhuǎn)變。檔案管理工作要以靈活多樣的形式、有針對(duì)性的社會(huì)各界開展多種形式的服務(wù)，不斷開拓新的工作思路，提高管理人員的整體素質(zhì)，適應(yīng)當(dāng)前改革開放和新技術(shù)革命的潮流。

2.2 實(shí)現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化管理手段現(xiàn)代化是要在設(shè)備、應(yīng)用軟件、管理資源基礎(chǔ)上構(gòu)建檔案管理平臺(tái)，努力實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與檔案信息資源的利用與整合，使檔案管理工作從傳統(tǒng)單一模式向當(dāng)代在信息技術(shù)支撐下豐富多彩的多媒體、圖像、網(wǎng)絡(luò)等高科技的管理模式轉(zhuǎn)變。使成人教育全體教職工在檔案管理層次和質(zhì)量上都上一個(gè)新臺(tái)階。成教檔案的檢索、統(tǒng)計(jì)和查閱，要與現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離傳遞檔案信息。運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)管理手段，提高工作效率，做到事半功倍。

2.3 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)信息化時(shí)代的到來，促使檔案管理水平不斷提高，對(duì)成人教育檔案管理人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)技術(shù)水平、相關(guān)前沿學(xué)科知識(shí)及管理水平和應(yīng)變能力等諸多方面都提出了更高的要求。檔案工作水平的高低，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。提高檔案人員的素質(zhì)是搞好檔案管理工作的基礎(chǔ)。大力加強(qiáng)檔案工作人員的教育培訓(xùn)工作，由學(xué)歷教育向崗位培訓(xùn)轉(zhuǎn)變。采用各種形式有計(jì)劃有步驟地加強(qiáng)對(duì)檔案人員的培訓(xùn)。檔案人員除了應(yīng)有必備的專業(yè)知識(shí)外，還應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提高業(yè)務(wù)水平，搞好檔案管理和各項(xiàng)服務(wù)。管理人員的現(xiàn)代化是成人教育檔案管理現(xiàn)代化的重要保證。

3 依據(jù)社會(huì)需要，找到高校成人檔案管理工作的立足點(diǎn)與歸宿

3.1 堅(jiān)持成人教育檔案管理的原則性和靈活辯證統(tǒng)一檔案管理有著很強(qiáng)的原則性，但成人教育的對(duì)象具有特殊性，生源混雜，學(xué)習(xí)動(dòng)機(jī)多元化，學(xué)習(xí)需求多樣化，學(xué)習(xí)干擾因素較多。管得過死，難以體現(xiàn)在成人教育的特點(diǎn)，管理松懈，又會(huì)讓不法分子有機(jī)可乘。因此，成人教育的檔案管理，應(yīng)根據(jù)成人教育的特點(diǎn)，原則是基礎(chǔ)，靈活是發(fā)展，從規(guī)范管理制度入手，靈活制定各項(xiàng)管理制度，使檔案管理制度的原則性與靈活性達(dá)到辯證統(tǒng)一，將會(huì)更有利于檔案管理工作的開展。

3.2 堅(jiān)持成教檔案管理工作理順、精簡(jiǎn)、高效理順：就是按照成人教育的管理要求，把社會(huì)需要與實(shí)踐教學(xué)的關(guān)系理順，提高管理效能，保證教學(xué)質(zhì)量；精簡(jiǎn)：就是將職能相近的工作進(jìn)行合并，盡量減少工作環(huán)節(jié)；高效：就是提倡一人多崗，一專多能，進(jìn)一步提高工作效率。相應(yīng)地對(duì)高校的成人教育檔案管理工作的要求亦是如此。

3.3 堅(jiān)持成教檔案管理協(xié)作性共同發(fā)展在信息社會(huì)環(huán)境下，要充分滿足社會(huì)各方面利用信息的基本要求，單獨(dú)依靠某一學(xué)校檔案部門已難以辦到，只有同相關(guān)部門協(xié)作，依據(jù)行業(yè)建立服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，優(yōu)化檔案信息資源配置，完善服務(wù)體系，才能真正實(shí)現(xiàn)服務(wù)社會(huì)化。

3.4 堅(jiān)持成教檔案管理市場(chǎng)化原則隨著信息服務(wù)的社會(huì)化，檔案信息必定走向市場(chǎng)，將市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行機(jī)制和規(guī)則完全移植到檔案管理中，檔案資源完全由市場(chǎng)供求和價(jià)格機(jī)制配置和調(diào)節(jié)。通俗地說，檔案信息是商品，檔案信息的需求和供給通過市場(chǎng)交易實(shí)現(xiàn)。從需求方來說，就是誰要獲得檔案信息服務(wù)，誰出錢誰買單。高校成教檔案不是公益部門，是學(xué)校所屬的一個(gè)機(jī)構(gòu)，社會(huì)不能無償?shù)卣加眠@種服務(wù)，應(yīng)給予報(bào)酬。

4 高校成人教育檔案管理工作在改革中的幾點(diǎn)思考

在現(xiàn)階段的高校中，有許多方面的問題阻礙成人教育檔案事業(yè)發(fā)展，既沒有現(xiàn)存答案，也沒有任何可以借鑒的經(jīng)驗(yàn)，唯有解放思想，實(shí)事求是，更新觀念，大膽嘗試，克服舊有的思維習(xí)慣，才能在探索中前進(jìn)，在改革中發(fā)展。我們就其成人教育檔案管理工作的各方面，思索以下幾點(diǎn)問題：

4.1 提高檔案管理工作者的素質(zhì)問題檔案管理工作隊(duì)伍整體的業(yè)務(wù)素質(zhì)，直接關(guān)系著檔案管理的質(zhì)量。檔案管理是一項(xiàng)政策性強(qiáng)又比較繁瑣的工作，必須由熟悉教學(xué)管理、計(jì)算機(jī)操作和對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)任的又有一定學(xué)歷層次的人擔(dān)任，新形勢(shì)下的成人教育檔案管理，要求管理人員邊工作、邊學(xué)習(xí)，及時(shí)準(zhǔn)確掌握信息材料，腳踏實(shí)地地完成檔案管理工作，本著檔案管理既有沿用繼承，亦要有銳意創(chuàng)新，提高檔案管理的科學(xué)性，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

4.2 加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn)制度問題離開檔案實(shí)體，檔案工作就成了無源之水和無本之木。因此，我們必須重視檔案實(shí)體的收集和管理工作，檔案的管理不應(yīng)停留于對(duì)這些材料的收集、整理、歸檔與保存上，還要對(duì)這些檔案信息進(jìn)行再生產(chǎn)。必須加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍整體的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極支持和鼓勵(lì)檔案管理人員參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)交流。通過定期舉辦培訓(xùn)班，組織檔案人員赴外地參觀學(xué)習(xí)，借鑒先進(jìn)單位的檔案工作經(jīng)驗(yàn)和做法，提高他們的合作意識(shí)和合作能力，群策群力，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。

4.3 逐步完善檔案利用制度問題一個(gè)合理完善的檔案管理制度一般有合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續(xù)、完善的標(biāo)簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設(shè)備等。除此之外，還應(yīng)定期對(duì)所有檔案進(jìn)行備份，并保管好這些備份。為防止檔案被破壞，在管理中還應(yīng)制訂出一旦檔案被破壞的事件發(fā)生時(shí)的應(yīng)急措施和恢復(fù)手段。檔案的價(jià)值在于利用，再有價(jià)值的檔案，如果得不到有效的利用，都會(huì)使檔案管理者的心血白費(fèi)。因此，成人教育檔案人員應(yīng)對(duì)工作中所產(chǎn)生的相關(guān)資料應(yīng)及時(shí)存檔，優(yōu)化成人教育檔案管理，強(qiáng)化參與意識(shí)，在成人教育工作中體現(xiàn)自身的價(jià)值與重要性，積極開發(fā)檔案在成人教育管理中的作用。根據(jù)現(xiàn)在的檔案利用制度，隨著檔案社會(huì)化服務(wù)具體情況進(jìn)行修改，從而體現(xiàn)出成人教育檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。

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G642.47[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]C[文章編號(hào)]1000-2715（2010）03-0309-02

2010-04-10]