檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與發(fā)展趨勢(shì)

王 瑩，張 輝

（黑龍江省第二醫(yī)院 黑龍江 哈爾濱 150010）

一、檔案管理信息化的內(nèi)涵

1.檔案管理信息化的定義。其涵蓋以下四個(gè)方面的內(nèi)容：第一，實(shí)現(xiàn)檔信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；第二，實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；第三，實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享；第四，必將引發(fā)檔案管理模式的變革。

2.檔案管理信息化的特點(diǎn)。檔案信息化建設(shè)是指檔案信息的數(shù)字化，是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。數(shù)字檔案館建設(shè)則是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式，它強(qiáng)調(diào)的是在數(shù)字化檔案館環(huán)境下用戶(hù)開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的便利。

二、檔案信息化建設(shè)的重要性

1.隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的開(kāi)展，檔案管理專(zhuān)門(mén)軟件的開(kāi)發(fā)、利用和升級(jí)，檔案管理的現(xiàn)代化與信息化已成為不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢(shì)。

2.檔案管理是信息資源的管理。信息資源的社會(huì)價(jià)值在于開(kāi)發(fā)利用，開(kāi)發(fā)利用的效果取決于開(kāi)發(fā)時(shí)效和利用的廣泛程度。采取現(xiàn)代化管理手段儲(chǔ)存的各種信息，便于利用和開(kāi)發(fā)，同時(shí)，產(chǎn)生更廣泛的社會(huì)效益。

3.運(yùn)用縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)，可以大大增加檔案信息的存儲(chǔ)量，存儲(chǔ)密度比紙質(zhì)檔案高出許多倍。紙質(zhì)載體的文件一般只能記錄文字、圖形、圖表等信息，電子文件卻可以在一份文檔里同時(shí)記錄文字、圖形、圖表、聲音、動(dòng)畫(huà)等各種媒體信息。這樣利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開(kāi)發(fā)利用的速度快。具有直觀性、選擇性、易操作性。

三、檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、路由器、服務(wù)器、存儲(chǔ)器，以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等，其核心是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享和基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。

2.檔案信息資源建設(shè)。檔案信息化資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專(zhuān)門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。

3.應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。這是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。我人將依靠上級(jí)檔案行政管理部門(mén)的有關(guān)科研院的技術(shù)力量，選用先進(jìn)、適用和可靠的檔案管理軟件。它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。

4.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。對(duì)電子文件的形式、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢(xún)、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，指導(dǎo)實(shí)施的過(guò)程，是檔案信息化局、有序、健康發(fā)展的保障。它包括標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)范、業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)規(guī)范。

5.人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專(zhuān)業(yè)人才，計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)的措施主要有：對(duì)現(xiàn)有檔案人員的教育與培訓(xùn)，人才引進(jìn)，短期聘用或借用三種。

6.信息安全保障體系建設(shè)。隨著我國(guó)檔案信息化建設(shè)的不斷向前推進(jìn)，檔案信息的利用越來(lái)越廣泛，信息安全問(wèn)題愈顯突出。檔案信息的安全保險(xiǎn)體系建設(shè)主要包括：一是法律法規(guī)和管理制度，二是檔案信息的安全技術(shù)，三是檔案信息的安全管理，四是維護(hù)公共設(shè)施安全。

四、檔案信息化建設(shè)中存在的困難與問(wèn)題

1.資金投入規(guī)模大，籌集資金難。加快檔案信息化建設(shè)，制約的瓶頸是資金。要搞信息化，就需要購(gòu)置計(jì)算機(jī)、路由器、掃描儀、縮微設(shè)備、打印、復(fù)印等設(shè)備，七通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部因特網(wǎng)，進(jìn)行信息安全防護(hù)等等，這些都需要較大的經(jīng)費(fèi)投入。同時(shí)，由于電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度快，生命周期短，不可能一次投入定終身，其后續(xù)維修、更換、升級(jí)費(fèi)用有多大可想而知。

2.建設(shè)任務(wù)繁重，工作見(jiàn)效難。在檔案信息化進(jìn)程中，一要對(duì)現(xiàn)存館藏檔案資源進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，通過(guò)掃描縮微等手段，將館藏文書(shū)、音像、照片、書(shū)籍等轉(zhuǎn)換成電子文件；二要利用文檔處理軟件，按照標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行規(guī)范整理，便于檢索利用，三是對(duì)客戶(hù)提供網(wǎng)上利用平臺(tái)，搞好遠(yuǎn)程服務(wù)；四要采取電磁屏蔽，內(nèi)外網(wǎng)物理隔離、數(shù)據(jù)備份，數(shù)據(jù)加密，設(shè)置防火墻等多種防護(hù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊、自身誤操作刪除修改，防止信息丟失失密，確保檔案信息安全；五要根據(jù)電子信息技術(shù)的不斷完善與進(jìn)步，對(duì)電子文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換升級(jí)，使其處于可用狀態(tài)，防止因技術(shù)升級(jí)而失去效用，造成資源損毀。

3.隊(duì)伍建設(shè)要求高，適用人才難求。檔案信息化，檔案人員要與計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)打交道，是一種高層次的工作，對(duì)人的思想觀念、專(zhuān)業(yè)技能、寫(xiě)作水平及綜合素質(zhì)都有較高的要求。那種既會(huì)檔案管理、又會(huì)計(jì)算機(jī)操作管理的復(fù)合型人才大受歡迎。但受傳統(tǒng)用人體制的制約，使人才競(jìng)爭(zhēng)難以順利展開(kāi)，加上檔案部門(mén)待遇不高，優(yōu)秀人才難以吸引進(jìn)來(lái)，進(jìn)來(lái)后又難以留住，員又難以消化，致使檔案部門(mén)人員老面孔，工作老方法，進(jìn)步不快，活力不強(qiáng)。

4.應(yīng)對(duì)環(huán)境變化，服務(wù)方式轉(zhuǎn)變難。檔案部門(mén)向來(lái)吃皇糧，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下，服務(wù)對(duì)象主要是黨政機(jī)關(guān)，館藏內(nèi)容主要是紅頭文件，處在一種封閉的環(huán)境下運(yùn)作。而檔案信息化面對(duì)的是遠(yuǎn)程的看不見(jiàn)的顧客，是背靠背的服務(wù)，服務(wù)方式是公開(kāi)的、透明的、全方位的，服務(wù)質(zhì)量要經(jīng)得起社會(huì)檢驗(yàn)。這就要求各級(jí)檔案管理部門(mén)要全面落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，始終堅(jiān)持以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心，以為最廣大人民群眾服務(wù)為出發(fā)點(diǎn)，更新服務(wù)理念，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提升服務(wù)質(zhì)量。

五、檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)

1.以研制和指引電子文件歸檔管理的標(biāo)準(zhǔn)為重點(diǎn)，加快檔案信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定和廣泛的推行。

2.以檔案部門(mén)的內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)，黨政機(jī)關(guān)專(zhuān)網(wǎng)的建設(shè)為重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案信息化的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

3.以“數(shù)字檔案館”和“電子文件管理系統(tǒng)”的研制為重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)。

4.以館藏檔案的數(shù)字化為基礎(chǔ)，以電子文件的歸檔管理為重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案信息資源的建設(shè)。

5.以檔案專(zhuān)業(yè)人才、計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才為基礎(chǔ)，以復(fù)合型人才為重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案信息資源管理專(zhuān)門(mén)人才隊(duì)伍建設(shè)。

六、檔案管理信息化的建設(shè)途徑

1.加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)數(shù)字化檔案館，大致包括檔案館庫(kù)房建設(shè)、檔案館館藏建設(shè)、檢索工具建設(shè)、規(guī)章制度建設(shè)、專(zhuān)兼職檔案干部隊(duì)伍建設(shè)及檔案服務(wù)利用工作等等。繼續(xù)推進(jìn)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，提高檔案館計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)有程序，逐步提高檔案信息化水平。

2.促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)。要建設(shè)數(shù)字化檔案館，就要用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對(duì)檔案館中存儲(chǔ)的檔案包括紙制檔案、照片底片檔案、錄音、視頻檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲(chǔ)，即進(jìn)行數(shù)字檔案館館藏的建設(shè)。

3.加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。各部門(mén)向檔案館移交檔案時(shí)，要盡量做到同時(shí)移交機(jī)讀目錄。

4.積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。有條件的檔案館應(yīng)通過(guò)接收電子檔案，對(duì)各類(lèi)型檔案進(jìn)行數(shù)字化管理等方法，積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)字和多媒體，盡快實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢(xún)，不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。

5.加強(qiáng)電子檔案歸檔管理。檔案部門(mén)要根據(jù)檔案管理的要求，加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證各單位產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，制定電子檔案管理辦法。

七、信息社會(huì)檔案工作的發(fā)展趨向

1.要加快電子文件和電子檔案的法律和法規(guī)建設(shè)

2.要制定檔案工作信息化的發(fā)展規(guī)劃我們要站在發(fā)展戰(zhàn)略的高度，科學(xué)規(guī)劃，協(xié)調(diào)發(fā)展。

3.要制定文件和檔案一體化管理模式

4.要加快檔案信息源建設(shè)，推出全新的信息化服務(wù)方式：一是建立電子閱覽室。二是增加服務(wù)手段。三是開(kāi)展檔案信息咨詢(xún)服務(wù)。

新世紀(jì)的我國(guó)已把推進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化放在優(yōu)先位置，為檔案工作信息化提供了可持續(xù)發(fā)展的機(jī)遇，如抓住機(jī)遇，檔案事來(lái)的發(fā)展前景將十分廣闊。