論醫(yī)院檔案信息綜合全方位管理

滕苗苗

（雞東縣中醫(yī)院 黑龍江 雞東 158200）

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代和信息社會(huì)中，信息資源己成為繼能源之后的最為重要的社會(huì)資源，可以說(shuō)“在世界信息化、網(wǎng)絡(luò)化浪潮的沖擊下，每個(gè)民族、每個(gè)行業(yè)、每個(gè)組織都面臨著生存的巨大壓力，要么革新自強(qiáng)，要么被時(shí)代遺棄。”隨著信息時(shí)代的到來(lái)，作為“信息資源之源”的檔案信息，只有適應(yīng)新的社會(huì)環(huán)境要求，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，充分融入到現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)世界中，檔案情息才會(huì)在信息社會(huì)中得到重視，其價(jià)值才會(huì)不斷提升。檔案信息化管理的核心問(wèn)題是檔案信息資源建設(shè)，沒(méi)有可提供利用的檔案信息資源為基礎(chǔ)，檔案信息化的速度與效率均無(wú)從談起。另一方面，檔案資源信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是信息技術(shù)的應(yīng)用。

1.檔案信息化管理的內(nèi)涵和外延

1.1 檔案信息化管理的內(nèi)涵

檔案信息化管理內(nèi)涵包括兩個(gè)方面，一是應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)檔案信息系統(tǒng)集成、有序分類、便于查詢、開(kāi)發(fā)應(yīng)用，對(duì)檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進(jìn)行高效的管理，以提高醫(yī)院管理效率；二是用信息流來(lái)調(diào)控檔案物流，最終實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙化”管理，促進(jìn)管理創(chuàng)新。

1.1.1 數(shù)據(jù)資料信息化應(yīng)用掃描儀、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)把應(yīng)當(dāng)存檔的文件、資料信息等以統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)格式錄入計(jì)算機(jī)，以備處理。

1.1.2 工作流程信息化通過(guò)專用軟件實(shí)現(xiàn)檔案分類、編目和排序，為此首先需要規(guī)范管理流程、確定崗位員工的工作標(biāo)準(zhǔn)，減少人為調(diào)空和干預(yù)。為保證文檔一致性，醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)要與檔案管理系統(tǒng)兼容。

1.1.3 檔案檢索信息化在施行分級(jí)檢索制度的前提下，通過(guò)醫(yī)院網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)可隨時(shí)準(zhǔn)確檢索到所需要的存檔文件、資料、原始記錄、文獻(xiàn)等。

1.2 外延

檔案管理信息化的外延是指其外部的信息環(huán)境，既檔案管理部門獲取、傳輸、存儲(chǔ)、應(yīng)用信息資源的外部環(huán)境(院內(nèi)院外)，也包括相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、制度、信息安全和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

2.要建立科學(xué)的現(xiàn)代化管理模式，我們要樹(shù)立以下幾個(gè)觀念

隨著醫(yī)療事業(yè)日新月異的發(fā)展和醫(yī)療科技的突飛猛進(jìn)，醫(yī)療信息不論在醫(yī)療、科研、教學(xué)還是行政決策等方面，都發(fā)揮著極其重要的作用。同時(shí)．大力開(kāi)發(fā)醫(yī)療信息資源，多層次、多角度、全方位地挖掘其中的有益因素，使之有效地服務(wù)于醫(yī)療工作。對(duì)醫(yī)院檔案信息實(shí)行全方位的管理，就是根據(jù)醫(yī)院檔案信息的社會(huì)特點(diǎn)，并從管理體制、管理人員、管理設(shè)施、管理水平、管理效能及其服務(wù)質(zhì)量等方面人手，分析探詢和研究最佳管理效能．達(dá)到充分開(kāi)發(fā)利用信息資源，揭示醫(yī)院信息與醫(yī)院管理、醫(yī)護(hù)人員、患者的密切關(guān)系的作用。

2.1 整體性觀念

即把形成醫(yī)院檔案材料的各科室，包括醫(yī)護(hù)人員、科研人員、行政人員、病患者的一切活動(dòng)看成一個(gè)整體，把記錄和反映他們各種活動(dòng)的信息材料看成一個(gè)信息系統(tǒng)，這個(gè)信息系統(tǒng)內(nèi)的一切材料構(gòu)成系統(tǒng)的基本要素，成為系統(tǒng)不可分割的部分。整體性要求對(duì)整體系統(tǒng)各個(gè)環(huán)節(jié)、層次進(jìn)行合理的安排和有效的協(xié)調(diào)，促使管理水平不斷提高；同時(shí)，還應(yīng)有嚴(yán)格的規(guī)章制度、統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范，保證系統(tǒng)的良好運(yùn)轉(zhuǎn)?？傊跈n案情息管理過(guò)程中要處理好信息整體與局部管理系統(tǒng)的關(guān)系，使檔案信息資料的管理和整個(gè)醫(yī)院的發(fā)展保持協(xié)調(diào)平衡。

2.2 綜合性觀念

醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)所存儲(chǔ)的信息是集中了醫(yī)院的各種信息，從不同側(cè)面、不同角度反映整個(gè)醫(yī)院的歷史與活動(dòng)全貌。醫(yī)院檔案情息的綜合全方位管理，就是適應(yīng)這種信息綜合的特點(diǎn)。為此，要建立相適應(yīng)的綜合管理機(jī)構(gòu)，發(fā)揮檔案部門和信息中心的作用，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理。

2.3 動(dòng)態(tài)性觀念

醫(yī)院的信息具有流動(dòng)的特點(diǎn)，是一種信息流，通過(guò)信息的流動(dòng)，使信息的價(jià)值不斷增大，始終保持富有生命力的動(dòng)態(tài)系統(tǒng)。醫(yī)院檔案信息不但是以往醫(yī)療、教學(xué)、科研活動(dòng)的歷史記載，而且是現(xiàn)行醫(yī)療活動(dòng)的真實(shí)反映，以其特有的價(jià)值形式參與醫(yī)院的各種活動(dòng)，為醫(yī)院的發(fā)展提供參考的借鑒。一方面，檔案人員把各科室的信息材料收集起來(lái)，經(jīng)過(guò)整理、儲(chǔ)存、檢索和輸出等第一系列工作，使之系統(tǒng)化；另一方面從實(shí)踐中產(chǎn)生的新信息經(jīng)管理人員的收集、整理、傳遞，達(dá)到信息優(yōu)化，既擴(kuò)大了檔案信息的數(shù)量，又提高了檔案情息的質(zhì)量。

2.4 廣泛性的觀念

由于醫(yī)療活動(dòng)的廣泛性、社會(huì)性，這也就使醫(yī)院檔案信息具有縱橫交錯(cuò)的特點(diǎn)。因此，檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)成為一個(gè)立體的信息系統(tǒng)，達(dá)到全院乃至全行業(yè)信息共享。醫(yī)院檔案信息全方位管理，即用一定的手段和方法，分成不同層次和結(jié)構(gòu)，建立全院各類檔案信息之間、各醫(yī)療單位之間的聯(lián)系，逐步建立起現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)，從根本上實(shí)現(xiàn)信息的優(yōu)化管理。

以上四點(diǎn)，構(gòu)成了醫(yī)院檔案信息綜合全方位管理的思想。這一管理體制有利于克服醫(yī)院檔案信息管理的分散性，切實(shí)貫徹集中統(tǒng)一管理的原則；有利于醫(yī)院信息資源共享，充分開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源。

3.建立現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理模式的方法

3.1 全方位管理應(yīng)當(dāng)是對(duì)醫(yī)院檔案信息各方面的管理，把檔案的收集工作納入各個(gè)部門及有關(guān)人員的職責(zé)范圍，作為業(yè)務(wù)成績(jī)的考核與考評(píng)內(nèi)容之一

例如對(duì)科技檔案的收集，如果僅憑管理人員的工作，由于知識(shí)領(lǐng)域的局限和精力等因素，往往收效甚微。我們把管理的視野擴(kuò)展到各科研部門、課題小組乃至有關(guān)人員，注意信息的外部管理工作，創(chuàng)造一個(gè)信息管理的大環(huán)境，變被動(dòng)為主動(dòng)，切實(shí)把管理視野放到醫(yī)院的整體中，從各方面多角度考慮，從信息管理的外部環(huán)境入手，這是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息全方位管理的一條途徑。

3.2 全方位管理應(yīng)是對(duì)醫(yī)院信息多層次的管理，“保管是手段、利用是目的”

檔案信息管理不能只停留在低層的收集存儲(chǔ)上，而要不斷提高對(duì)檔案信息資料的研究和開(kāi)發(fā)利用，通過(guò)對(duì)檔案信息的研究，把靜態(tài)的分散的信息，變成動(dòng)態(tài)的集中的信息，從大量檔案信息中提煉出帶有規(guī)律性和結(jié)論性的數(shù)據(jù)資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策和工作查考服務(wù)。高層次的工作都是要有扎實(shí)的基礎(chǔ)。事實(shí)上，全方位的管理，恰恰是說(shuō)明了低層次與高層次的管理在醫(yī)院信息管理中都是不可缺少的，兩者的辯證統(tǒng)一，共同構(gòu)成了全方位管理的重要內(nèi)容，發(fā)揮其最佳管理效能。

3.3 全方位管理是對(duì)醫(yī)院檔案情息的多渠道管理，目前我院檔案信息的服務(wù)對(duì)象和傳輸渠道都是比較單一的，多局限于本部門、本單位內(nèi)利用，對(duì)科學(xué)研究少

為此全方位檔案管理就是應(yīng)當(dāng)擴(kuò)大服務(wù)對(duì)象，開(kāi)拓信息輸出渠道，通過(guò)目錄交流、資料匯編、網(wǎng)際交流、咨詢服務(wù)等形式，提供多種多樣的情報(bào)信息；同時(shí)，對(duì)檔案的收集，實(shí)行多渠道管理，樹(shù)立收集意識(shí)。第四，全方位管理應(yīng)該是對(duì)檔案信息管理人員和利用人員的全面管理，開(kāi)發(fā)信息資源，最重要的工作就是作好管理人員和用戶的工作，只注意對(duì)信息檔案實(shí)體——物的管理，不注意對(duì)檔案管理人員的管理，是管不好的。在現(xiàn)代檔案管理中．對(duì)管理者而言所需要的不僅僅是政治素質(zhì)，而且要有過(guò)硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)；同時(shí)，對(duì)利用者也要進(jìn)行管理，教育用戶提高檔案意識(shí)，科學(xué)利用檔案材料．養(yǎng)成社會(huì)積累史料的良好道德習(xí)慣。

綜上所述，對(duì)醫(yī)院檔案信息實(shí)行綜合全方位管理，是社會(huì)經(jīng)濟(jì)、醫(yī)療科技和檔案信息事業(yè)發(fā)展的要求，它符合并具有現(xiàn)代醫(yī)院檔案信息的特點(diǎn)和規(guī)律，是醫(yī)院管理工作向開(kāi)放型轉(zhuǎn)變的必然結(jié)果。現(xiàn)代化的醫(yī)院，具有高素質(zhì)的專業(yè)人員和現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，將使醫(yī)院實(shí)現(xiàn)檔案信息綜合全方位管理成為可能。

[1]溫力偉.論醫(yī)院檔案信息化及檔案信息化管理[J].齊齊哈爾大學(xué)學(xué)報(bào),2009,（6）.

[2]孫小虹.論醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè) [J].醫(yī)院管理論壇,2007,（24）.