正確認識檔案鑒定 提高鑒定工作質(zhì)量

李明

（杜蒙交通 黑龍江大慶 166200）

檔案鑒定，是判定一份文件材料價值大小，確定歸檔與否并科學劃分保存價值的重要環(huán)節(jié)，是文件材料歸檔的首要環(huán)節(jié)，它決定著文件材料的“命運”或“歸宿”。無論鑒定工作制度如何完善，都需要由人來執(zhí)行，不可避免地帶有一定的主觀性。昨天形成的文件在今天鑒定，而鑒定的正確與否只有靠后人在實踐中才能證明，因此檔案價值鑒定成為檔案工作中難度最大的問題之一。由于鑒定工作的特殊性，往往使檔案人員在工作中難以把握“度”，要么“有文必檔”，玉石不分，造成檔案信息資源的無謂膨脹，占用大量的人力物力資源，使檔案工作效率低下，難免讓人有“社會包袱”之感；要么在鑒定工作中把關(guān)過嚴，把一些必須保存的檔案銷毀或誤劃保管期限，未能齊全完整地歸檔，給工作帶來損失。從傳統(tǒng)鑒定理論模式研究,到謝倫伯格的雙重價值鑒定理論,再到布姆斯的“社會分析和職能鑒定論”,以及加拿大的“新宏觀鑒定接收戰(zhàn)略”,直至目前廣泛關(guān)注的以電子文件鑒定為中心的“職能與技術(shù)鑒定雙重支點”,是檔案鑒定理論發(fā)展的歷史進程。在這一進程中,呈現(xiàn)出三個明顯的特點:一是來源原則在檔案鑒定領(lǐng)域得到應用,檔案學的兩大特色理論交互發(fā)展;二是傳統(tǒng)史學理論及思潮的影響及滲透逐漸減少,檔案鑒定標準越來越社會化;三是鑒定標準日趨實用化,鑒定的實用主義功能目標反映越來越明顯。

一、檔案鑒定工作現(xiàn)狀及問題

檔案鑒定工作，是在“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系”原則的前提下，科學區(qū)分各類文件的不同價值，確定歸檔和不歸檔范圍，進而對歸檔文件材料劃定不同的保管期限，分別整理，相對集中排列，為各單位檔案日常管理工作及移交檔案館后進一步發(fā)揮檔案效益打下良好的基礎。然而，長期以來，由于對檔案鑒定工作認識不清或未引起高度重視，隨著檔案工作的發(fā)展，在許多地方已日益顯現(xiàn)出制約著檔案業(yè)務建設的開展及檔案服務功能的發(fā)揮的現(xiàn)象，如有的立檔單位“有文必檔”、“有收必檔”，或?qū)σ恍┎牧蟽r值判別不清，不僅增加了日常工作量，給檔案信息開發(fā)利用等工作帶來負面影響，而且造成移交到檔案館保存的永久、長期檔案(甚至有短期檔案)在全宗間的大量重復。同時，給檔案館的整理、保管和利用等業(yè)務工作帶來嚴重負擔，無謂占用有限的庫房客量，雖然一再擴建、新建檔案館，仍難以容納不斷增長的檔案數(shù)量，而一些具有重要價值的檔案資料又難以及時接收保管。

在現(xiàn)實工作中，由于對歸檔文件的價值簽定不當，對歸檔文件處理不當而給工作帶來損失的現(xiàn)象屢見不鮮。如云南省某企業(yè)按照會計檔案歸檔辦法，把有關(guān)職工工資名冊等部分檔案列為永久保存，而把大量日常預算、核算表冊等列為短期保存，到期銷毀，結(jié)后來企業(yè)撤并改制、破產(chǎn)審計工作造成困難。

1987年12月4日，國家檔案局頒發(fā)了《機關(guān)文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍》，它是各機關(guān)單位檔案鑒定工作的基本依據(jù)。但是，這個規(guī)定只對國家機關(guān)的文件歸檔作了規(guī)定，而且各單位在理解上仍不同程度地存在差異，如一些既非紅頭文件又無領(lǐng)導批示的文件(如看似不重要的意見、請示、記錄等)是否確無保存價值。例如，某單位向上級部門提出工作中存在的問題及解決辦法，上級領(lǐng)導并未作出任何批復或指示，按照立檔規(guī)定p這些文件可不作為歸檔文件。但是，這些問題在今后的工作中由于得不到上級部門的解決而給工作造成損失，有了這份歸檔文件，其責任(至少大部分責任)都應歸咎于上級部門。

此外，長期保存的案卷滿30年或50年后怎么重新鑒定，短期卷到期如何簽定和銷毀，已保存在檔案館內(nèi)的各全宗間的重份文件怎么處理，在收集或征集散存在社會上的檔案時如何多角度判別其價值等等，都是值得深入研究和認真思考的問題。

二、提高素質(zhì)，完善制度，從源頭上把好檔案鑒定質(zhì)量關(guān)

(一)提高檔案人員業(yè)務素質(zhì)，具備廣博的學識修養(yǎng)

檔案鑒定工作看似簡單，其實具有相當?shù)碾y度。如何從多角度判定一份檔案的價值，是對檔案人員學識修養(yǎng)的一種考驗，是提高鑒定工作質(zhì)量的主要因素。一份文件材料，除了有工作查考、憑證等作用外，從文化的角度看，有的還有書法、審美等多方面的價值。例如，在民國檔案中，有的檔案內(nèi)容一膠．談不上什么查考利用價值，但是，在書法或?qū)徝赖确矫嬗歇毺氐膬r值。一份民國公文空白稿紙，沒有書寫任何內(nèi)容，但在版式、欄目設計上有一定特點，對研究公文的演變規(guī)律也有其不可替代的價值。

收集、征集散存在社會上或民間的檔案，是檔案能否盡可能地“再現(xiàn)”歷史，全面反映社會發(fā)展變化的一項重要工作，是豐富館藏的重要方面。有些民間“檔案”．文化內(nèi)涵豐富，往往有民俗學、藝術(shù)等多種價值，在鑒定中，檔案人員更要有相當?shù)膶W識，否則要么視“寶”為無用之物，要么收集一些“膀品”、“廢品”。

(二)與時俱進，完善制度

由于各單位業(yè)務工作不同，鑒定檔案文件內(nèi)容各有差異。各單位應在認真學習國家及行業(yè)有關(guān)文件的基礎上．參考相關(guān)單位的做法．結(jié)合工作實際，在充分討論的基礎上，科學確定歸

檔及不歸檔范圍，制定可操作性強的鑒定工作制度，盡量避免工作中的主觀隨意性。隨著單位工作的發(fā)展，歸檔及不歸檔范圍也在不斷變化，要不斷總結(jié)，對現(xiàn)有制度作出相應的調(diào)整。

三、正確認識“必要重復“和“不必要重復”，提高鑒定工作質(zhì)量

一般說來，絕大多數(shù)檔案仍產(chǎn)生于黨政機關(guān)及其管理的企業(yè)、事業(yè)和各種社會團體中，處理好“必要重復”和“不必要重復”的關(guān)系，是提高鑒定工作質(zhì)量，有效避免保存檔案大量重份、檔案信息重復性膨脹的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在一個立檔單位中，無論對上級下發(fā)的文件，或平級機關(guān)來文、下級機關(guān)的報告等，業(yè)務主管機關(guān)、其他確需告知機關(guān)或有相應業(yè)務處理的承辦單位可作必要重復保管外，其他收到類似文件的機關(guān)如一般告知的機關(guān)均應作不歸檔處理。方針政策性文件或技術(shù)資料． 要視與本單位工作查考價值大小確定是否歸檔和劃分保管期限。對于既難以歸檔又不宜銷毀的有一定查考利用價值的材料，可編為資料留在單位使用。

由于目前檔案鑒定工作的現(xiàn)狀，特別隨著電子文件的大量產(chǎn)生，國家有關(guān)部門急需將檔案價值鑒定列為重要研究課題，不斷探索鑒定工作中的新問題，出臺一系列可操作性強的行業(yè)標準，以利于檔案鑒定工作的規(guī)范化、標準化，使文件歸檔完整、精煉，在相當?shù)某潭壬显佻F(xiàn)歷史，成為人類文化活動的結(jié)晶，為各項事業(yè)的發(fā)展作出應有的貢獻。

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