淺析紙質(zhì)文件與電子文件的歸檔管理

劉天群

（杜蒙交通 黑龍江 大慶 166200）

長(zhǎng)期以來(lái)，在檔案的收集、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用工作中的一些經(jīng)驗(yàn)和形式已被固定下來(lái)，成為檔案工作的準(zhǔn)則，目前的檔案管理多是依賴經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行。隨著辦公自動(dòng)化、信息網(wǎng)絡(luò)化、智能化方向的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中應(yīng)用范圍的擴(kuò)展，使電子文件的產(chǎn)生、形成、歸檔及其傳送、保存等管理方法均與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有所不同，檔案工作的技術(shù)、方法發(fā)生的變化給檔案管理部門傳統(tǒng)的管理方法帶來(lái)沖擊。未來(lái)的檔案工作將建立在混合媒體的基礎(chǔ)上，實(shí)行電子檔案與紙質(zhì)檔案結(jié)合管理。

為適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的趨勢(shì)，探索追求符合時(shí)代要求的新的文件整理方法，國(guó)家檔案局制定了《歸檔文件整理規(guī)則》(以下簡(jiǎn)稱《規(guī)則》)，于2000年12月6日作為行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布實(shí)施?！兑?guī)則》的出臺(tái)，是為了適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需要，《規(guī)則》中規(guī)定的許多條款，都為計(jì)算機(jī)管理檔案打下基礎(chǔ)。利用計(jì)算機(jī)管理檔案，就涉及到電子檔案的保管問(wèn)題。只按《規(guī)則》整理、保管紙質(zhì)檔案，檔案整理方法改革就沒(méi)多大意義，電子檔案的法律效應(yīng)及安全穩(wěn)定性決定了目前不能單獨(dú)保管電子檔案。所以，紙質(zhì)檔案及電子檔案的雙重保管就成了當(dāng)前檔案管理選擇的必然途徑。

1.按《歸檔文件整理規(guī)則》整理、保管紙質(zhì)文件及電子文件

紙質(zhì)檔案的整理方法，《規(guī)則》中有明確規(guī)定，這里不再贅述。電子檔案的分類、編號(hào)、排列、編目、裝盒、上架等等一系列整理過(guò)程必須和紙質(zhì)檔案的整理過(guò)程相一致，電子檔案和紙質(zhì)檔案必須完全對(duì)應(yīng)。所以電子檔案的整理，從某種意義上來(lái)說(shuō)，是圍繞著紙質(zhì)檔案的整理過(guò)程進(jìn)行的。但它又比手工管理紙質(zhì)檔案具有無(wú)比的先進(jìn)性與科學(xué)性。

2.紙質(zhì)、電子檔案雙重管理的優(yōu)點(diǎn)

2.1 提高工作效率。按《規(guī)則》整理文件的方法，是以計(jì)算機(jī)管理檔案為軸心運(yùn)轉(zhuǎn)的，計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的檢索功能，使我們的調(diào)卷速度、效率可以大幅度提高。文件材料整理、歸檔、保管的目的是便于查找，為各部門提供利用，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。在時(shí)間就是金錢，時(shí)間就是效率的今天，提高檔案調(diào)卷速度、效率，就是為企業(yè)生產(chǎn)、企業(yè)各方面的建設(shè)贏得寶貴的時(shí)間。所以，大大提高工作效率是《規(guī)則》的最大優(yōu)點(diǎn)。

2.2 實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理。按《規(guī)則》進(jìn)行管理，充分地發(fā)揮了計(jì)算機(jī)管理檔案的優(yōu)勢(shì)。實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件和電子文件雙重管理，也就是說(shuō)任何一份紙質(zhì)文件的標(biāo)題下都附有相對(duì)應(yīng)的電子文件，任何一個(gè)部門，只要向檔案室發(fā)送檔案借閱申請(qǐng)，檔案管理員就可以把電子文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送到需求者手中，避免了反復(fù)使用對(duì)紙質(zhì)檔案造成的無(wú)形損傷，保證了檔案原件的安全，同時(shí)方便了各業(yè)務(wù)部門，提高了檔案利用效率。檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理，并不是說(shuō)網(wǎng)絡(luò)中的任何一個(gè)成員都可以隨心所欲的調(diào)出檔案室檔案庫(kù)里的任何一份電子文件，在檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)中，不同的部門被授予了不同的權(quán)限，對(duì)于檔案室，被授予了一項(xiàng)特殊的權(quán)力，可以通過(guò)電腦查看到各個(gè)部門到期應(yīng)歸檔而沒(méi)歸檔的電子文件，檔案管理人員可以讓這部分電子文件強(qiáng)行歸檔；保證了應(yīng)歸檔文件的及時(shí)歸檔。網(wǎng)絡(luò)授予檔案室的權(quán)限是特殊的、多向性的，它讓檔案管理員能及時(shí)了解公司各部門檔案歸檔情況，督促各部門檔案及時(shí)歸檔。對(duì)于其他的部門，不可能查看到檔案室電子檔案庫(kù)里的任何一份電子文件，除非他向檔案室發(fā)出的申請(qǐng)被批準(zhǔn)，他向檔案室借的這份文件僅限于他本人的電腦閱覽，其他電腦是根本無(wú)法看到的。檔案管理網(wǎng)絡(luò)授予各部門的權(quán)限是單向性的，這保證了檔案借閱過(guò)程中的保密性。

2.3 便于做檔案專題和檔案統(tǒng)計(jì)。檔案專題和檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案管理不可缺少的工作環(huán)節(jié)。檔案專題可以是職稱認(rèn)定、機(jī)構(gòu)設(shè)置、重大決定事項(xiàng)、干部職務(wù)任免等多個(gè)專題；文書檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬、科技檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬、會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬、檔案利用情況統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，都是檔案工作人員必須花大量時(shí)間、大量精力去做的工作。用計(jì)算機(jī)管理檔案，計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的檢索功能可以在幾分鐘內(nèi)完成所有專題的檢索工作，各類檔案的保管、利用情況，計(jì)算機(jī)會(huì)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，也就是說(shuō)，幾年甚至幾十年以來(lái)，檔案工作人員必須花費(fèi)大量的時(shí)間、精力才能完成的工作，利用電腦，有可能在幾分鐘之內(nèi)就完成了。

2.4 簡(jiǎn)化工作環(huán)節(jié)。在《規(guī)則》發(fā)布實(shí)施以前，傳統(tǒng)的檔案整理程序是：分類、組卷、卷內(nèi)文件排列、裝訂檔案、擬定案卷標(biāo)題、編文件頁(yè)號(hào)、抄寫卷內(nèi)目錄、填寫案卷封面、上檔號(hào)、案卷號(hào)、抄寫案卷目錄。按《規(guī)則》整理檔案的程序是以件為單位的文件裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒、上架。從環(huán)節(jié)上，按《規(guī)則》來(lái)整理文件就比傳統(tǒng)的方法省去了填寫案卷封面、抄寫案卷目錄等環(huán)節(jié)。

2.5 便于保管、利用。比起傳統(tǒng)的以“卷”為管理單位組卷的管理方式，按《規(guī)則》的要求，以“件”為單位整理、保管的檔案管理方式.有便于保管、利用的優(yōu)點(diǎn)。以“件”為單位整理的文件，每件文件的右上角必須加蓋件號(hào)章，件號(hào)章的內(nèi)容包括室編著件號(hào)、年度、全宗號(hào)、館編件號(hào)、保管期限、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)。對(duì)于企業(yè)檔案室，室編件號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等四項(xiàng)是必須填寫的項(xiàng)目，它是辨識(shí)其在檔案庫(kù)房位置的四個(gè)主要特征，所以，一份被借出的文件，我們根據(jù)其件號(hào)章的內(nèi)容，就可以難確的判斷出它所存放的位置。按“件”整理檔案，比按“卷”整理檔案便于保密。如果借閱者理能力也是正確運(yùn)用辦公自動(dòng)化的一大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過(guò)多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏下、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確無(wú)誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有效。因而無(wú)論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。

3.3 文件和文字信息充分交流和共享。在原始的手工操作管理中，企業(yè)事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息總閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立并聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

3.4 文件與檔案管理形成一個(gè)有機(jī)的整體。傳統(tǒng)的文件處理和檔案管理是屬于兩個(gè)不同的部門——辦公室和檔案室，由于業(yè)務(wù)銜接得不好，使得后期的文件歸檔組卷工作非常困難，檔案的準(zhǔn)確性、完整性受到影響。同時(shí)傳統(tǒng)的檔案組卷工序的繁瑣，使得檔案的工作效率低下。運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后，利用計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠不受空間的限制，使得兩個(gè)不同的部門在網(wǎng)絡(luò)中充分的將各自的業(yè)務(wù)銜接起來(lái)。

綜上所述，隨著辦公自動(dòng)化的不斷推廣和應(yīng)用，計(jì)算機(jī)進(jìn)人文書和檔案工作領(lǐng)域已是一個(gè)不爭(zhēng)的現(xiàn)實(shí)。用計(jì)算機(jī)制作文件、統(tǒng)計(jì)和處理數(shù)據(jù)已日益普及，大大減輕了勞動(dòng)強(qiáng)度，簡(jiǎn)化了工作程序，提高了工作效率和工作質(zhì)量。計(jì)算機(jī)技術(shù)促進(jìn)了“文檔”一體化的實(shí)現(xiàn)，使辦公自動(dòng)化正朝著高層次、綜合應(yīng)用的方向發(fā)展，其應(yīng)用領(lǐng)域?qū)?huì)越來(lái)越廣泛。

[1]劉大召，安志勇，謝紅薇.基于文書流轉(zhuǎn)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的分析與設(shè)計(jì)[J].2003,（12）.

[2]周暉蓉.文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用[J].內(nèi)江科技,2006,（3）.