應(yīng)對(duì)檔案信息化發(fā)展趨勢(shì)更新檔案管理模式

李媛媛

(杜爾伯特蒙古族自治縣民政局救助管理站 黑龍江 大慶 166200)

1.前言

計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，標(biāo)志著人類記錄信息、傳達(dá)信息、留存信息的方式發(fā)生了革命，這場(chǎng)革命是紙張產(chǎn)生以來(lái)，以及近代檔案學(xué)理論誕生以來(lái)，文書、檔案工作領(lǐng)域劇烈的一次變革，它直接影響著檔案運(yùn)作方式、基本理論，乃至思維觀念。由電子計(jì)算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字化文獻(xiàn)三者共同作用形成了這樣一個(gè)事實(shí):現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)客觀上已將分布于世界各地的眾多電子計(jì)算機(jī)連接起來(lái)，而每一臺(tái)電子計(jì)算機(jī)的背后既是數(shù)字化文獻(xiàn)的生產(chǎn)者，也是數(shù)字化文獻(xiàn)的利用者；數(shù)字化文獻(xiàn)既被聯(lián)機(jī)產(chǎn)生，又被聯(lián)機(jī)存貯；并且通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行高速傳遞，最后實(shí)現(xiàn)聯(lián)機(jī)利用i電子計(jì)算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字化文件三位一體，形成了一個(gè)巨大的、無(wú)形的數(shù)字文件庫(kù)，這一數(shù)字文件庫(kù)超過(guò)了歷史上任何一個(gè)最大檔案館的館藏。

2.信息化發(fā)展對(duì)檔案管理的深遠(yuǎn)影響

2.1 發(fā)展趨勢(shì)

2.1.1 電子文件的形成依賴于數(shù)字技術(shù)設(shè)備

這些技術(shù)設(shè)備的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、應(yīng)用軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)通訊與信息交換方式等又可能由于開發(fā)者的技術(shù)偏好、技術(shù)專長(zhǎng)、技術(shù)取向的不同或技術(shù)版本升級(jí)存在多樣性和差異性。電子文件形成系統(tǒng)的差異性，對(duì)電子文件信息的整合、信息的共享會(huì)構(gòu)成障礙，進(jìn)而影響電子文件的歸檔集中過(guò)程和電子文件有效性的實(shí)現(xiàn)。

2.1.2 電子文件信息內(nèi)容與形式之間具有可分離性

紙質(zhì)文件的載體形式相對(duì)比較單一，文件信息及信息表達(dá)形式是一致的:信息直接附著在載體上并直觀地呈現(xiàn)出來(lái)。但電子文件的信息與其格式或載體不是牢不可分的，相同的信息在不同的視圖定義下可以產(chǎn)生格式差異。

2.1.3 網(wǎng)絡(luò)性

電子文件的產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)一般都是基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的。電子文件的歸檔，信息由分散到集中，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)。

2.1.4 信息技術(shù)的變化性

信息技術(shù)的發(fā)展變化、更新?lián)Q代速度非?？欤畔⒓夹g(shù)現(xiàn)實(shí)的流行或通用并不代表今后長(zhǎng)期的可用性。技術(shù)的短暫性與檔案的長(zhǎng)期可用性之間產(chǎn)生了矛盾。電子文件的管理者困擾于是否同時(shí)歸檔生成電子文件的處理軟件就是其現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)。

2.2 檔案的“虛”與“實(shí)”的理念的產(chǎn)生

所謂“實(shí)”，意指“實(shí)體”，指“看得見”、“摸得著”甚至“聞得到”具有物理意義上的實(shí)體狀態(tài)；所謂“虛”，意指“虛擬”，不具有物理意義上的實(shí)體狀態(tài)。顯然，“實(shí)”系指稱傳統(tǒng)意義上的檔案，“虛”系指稱電子文件、電子檔案或以“0和1”數(shù)碼生成的數(shù)字化信息。傳統(tǒng)檔案的存在形態(tài)及其運(yùn)行模式，體現(xiàn)著“實(shí)在”的意味，因而傳統(tǒng)檔案的管理主要是“實(shí)物管理”，傳統(tǒng)檔案館存在形態(tài)也是實(shí)實(shí)在在的:檔案館建筑、檔案實(shí)體、檔案裝備、硬件設(shè)備。電子文件的產(chǎn)生、運(yùn)行則沖破了空間和時(shí)間的限制．呈現(xiàn)出一種“虛擬”的狀態(tài)．信息或?qū)嵨锿ㄟ^(guò)數(shù)字設(shè)備形成一連串的。和1數(shù)字或數(shù)字包，以光、電為中介運(yùn)行，并以電或磁等方式存儲(chǔ)。電子文件的管理更多的體現(xiàn)出一種“邏輯管理方式”。文件形態(tài)正在從傳統(tǒng)的、主要以案卷為物理單位、肉眼可見的有形形態(tài)，發(fā)展變化為現(xiàn)代的、由信息網(wǎng)絡(luò)連接并遍布全球的、以數(shù)字化方式記錄并借助于電子計(jì)算機(jī)閱讀的無(wú)形形態(tài)。隨著館藏檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案館的建設(shè)，由數(shù)字化設(shè)備、信息網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字化文件共同構(gòu)成了一個(gè)巨大的、無(wú)形的“虛擬檔案館 (數(shù)字檔案館)”。在實(shí)體檔案館的身后，正逐漸站立起一個(gè)巨大的身影——虛擬檔案館．它如同那個(gè)從油燈里冒出來(lái)的精靈，將顯示出越來(lái)越強(qiáng)的威力。

2.3 檔案管理理論的發(fā)展

傳統(tǒng)檔案學(xué)理論中的“檔案來(lái)源于文件”、“構(gòu)成檔案的元素是文件”及“檔案載體與信息的不可分割”一系列觀點(diǎn)，把檔案始終視為由“文件”這一單一物質(zhì)構(gòu)成的。歷史上，西方國(guó)家以來(lái)源原則和文件生命周期理論作為檔案學(xué)的支柱理論，我國(guó)也在建國(guó)后開始接受來(lái)源原則，并在借鑒接受蘇聯(lián)模式的基礎(chǔ)上，逐步形成了具有本國(guó)特色的全宗理論。并在此理論指導(dǎo)下形成了一整套貫穿檔案管理全過(guò)程、各個(gè)環(huán)節(jié)的原則、規(guī)定、規(guī)范。隨著電子文件概念的普及，“來(lái)源”的慣念得到進(jìn)一步充實(shí)和拓展。針對(duì)電子文件的特點(diǎn)，正視傳統(tǒng)的“機(jī)關(guān)來(lái)源”的不足，引入“文件形成過(guò)程——元數(shù)據(jù)”作為來(lái)源的表現(xiàn)形式，認(rèn)為只要在電子文件生成、管理和利用的全過(guò)程中始終忠實(shí)記錄和保留元數(shù)據(jù)，就能夠客觀地展現(xiàn)和保持文件形成的歷史原貌。另外，文件生命周期理論經(jīng)過(guò)調(diào)整和修正后，強(qiáng)調(diào)電子文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程的整體性和連續(xù)性；強(qiáng)調(diào)電子文件不同階段之間己沒有明確界限；指明電子文件應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)前端控制和全程管理。還有，社會(huì)分析與職能鑒定理論及其與多種傳統(tǒng)鑒定理論與方法的互補(bǔ)，檔案管理“社會(huì)模式”對(duì)“國(guó)家模式”的取代，“后保管主義”模式的論證，對(duì)文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律的研究，對(duì)國(guó)家檔案資源建設(shè)理論與實(shí)踐的研究等等，都在不斷地深入、發(fā)展著檔案學(xué)理論體系。理論來(lái)源于實(shí)踐，理論的發(fā)展，又能進(jìn)一步指導(dǎo)實(shí)踐的前進(jìn)。

3.更新檔案管理模式適應(yīng)未來(lái)信息社會(huì)的需要

檔案工作自身要發(fā)展，僅僅靠傳統(tǒng)的管理方式已不能適應(yīng)信息社會(huì)對(duì)檔案信息資源的需求，因此，檔案工作必須應(yīng)對(duì)檔案信息化、數(shù)字化發(fā)展的趨勢(shì)，更新理念，應(yīng)用新的管理方式和手段來(lái)提高檔案管理的效率與質(zhì)量，檔案工作才能獲得應(yīng)有的地位，檔案事業(yè)本身才能有發(fā)展的前途，檔案信息化建設(shè)要求檔案管理模式從實(shí)體管理轉(zhuǎn)向數(shù)字化信息管理的模式。應(yīng)從以下幾方面著手:

3.1 制定和完善電子文件、檔案數(shù)字化的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是信息化、數(shù)字化的基本要求和前提條件。電子文件的產(chǎn)生、處理并最終“歸檔”成為數(shù)字化檔案，必須符合相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，才能保證其真實(shí)性、可靠性、可讀性；同樣，館藏檔案的數(shù)字化工作必須滿足相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的目的是要使電子文件生成系統(tǒng)與檔案信息化管理系統(tǒng)兩者之間實(shí)現(xiàn)順利接軌。

電子文件往往是在不同的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上形成的，其內(nèi)容格式及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不盡相同，這種差異必然導(dǎo)致在利用過(guò)程輸出時(shí)所使用的技術(shù)與方法不同。又由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子文件形成時(shí)所依賴的計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)可能過(guò)時(shí)，導(dǎo)致新的軟硬件無(wú)法讀取原先存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)。目前，電子文件的形成方式多種多樣，極不統(tǒng)一，這已經(jīng)給實(shí)際工作帶來(lái)了許多困難。所以，電子文件的形成和歸檔要遵守有關(guān)的技術(shù)要求和規(guī)范。

3.2 改變文件管理模式，實(shí)行文檔一體化管理(或者叫做文件的“檔案化”管理)

檔案化的問(wèn)題在紙質(zhì)文件為主的傳統(tǒng)載體文件時(shí)代并不突出，基本上可以用“歸檔管理”代替。那是因?yàn)榧堎|(zhì)文件等傳統(tǒng)或體文件一旦形成，只要在歸檔的時(shí)候保證其載體的原始性就能確保文件的真實(shí)性、可靠性和證據(jù)價(jià)值。對(duì)電子文件而言，由于其真實(shí)性并不可能依靠載體的原始性得到保證．因而歸檔管理已經(jīng)不能再用來(lái)代替檔案化管理，否則，歸檔前文件的真實(shí)性無(wú)從保證。

檔案化是電子文件問(wèn)世以來(lái)，尤其是文件連續(xù)體理論創(chuàng)建以來(lái)，開始在西方檔案界流行的概念。檔案化就是確保并且證明文件的真實(shí)性、完整性、可靠性和長(zhǎng)期性，使文件有可能用作證據(jù)。據(jù)此，并非只有具備長(zhǎng)時(shí)間保存價(jià)值的文件才能得到歸檔管理的待遇。相反，所有的哪怕是只保存幾分鐘、幾秒鐘時(shí)間的文件都應(yīng)該得到檔案化管理．否則，它們無(wú)法既用作事務(wù)處理工具，又用作證據(jù)。對(duì)文件運(yùn)動(dòng)的全過(guò)程必須實(shí)行連續(xù)的、具有整體性的一體化全程管理，也就是檔案化管理。檔案化是使文件和電子文件具備成為檔案和法律證據(jù)的能力，具備了這種能力的文件才可能歸檔，成為檔案。

[1]朱桂花.檔案信息化是高速公路檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)[J].河南科技,2006,(11).