檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的措施

李有生

(黑龍江省人才中心 黑龍江 哈爾濱 150008)

檔案管理現(xiàn)代化是我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的組成部分，是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，檔案管理的現(xiàn)代化就是應(yīng)用現(xiàn)代管理的理論，方法，對(duì)檔案和檔案工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，提高工作效率和效益，以滿足社會(huì)政治，經(jīng)濟(jì)，文化發(fā)展對(duì)檔案管理工作的要求，這就需要廣大的檔案工作者積極開(kāi)拓，以先進(jìn)的管理技術(shù)和現(xiàn)代化的手段科學(xué)管理檔案，迅速準(zhǔn)確而有致的為社會(huì)現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

一、檔案管理現(xiàn)代化概念

檔案管理現(xiàn)代化是社會(huì)現(xiàn)代化的重要組成部分。如果從過(guò)程的角度理解，檔案管理現(xiàn)代化是檔案部門(mén)主動(dòng)連接新科學(xué)技術(shù)的挑戰(zhàn)，為促進(jìn)社會(huì)現(xiàn)代化而進(jìn)行的變革傳統(tǒng)檔案量展現(xiàn)代檔案管理的過(guò)程?，F(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵應(yīng)包括:檔案管理觀念現(xiàn)代化、檔案管理發(fā)展水平現(xiàn)代化、檔案管理裝備現(xiàn)代化、檔案管理人員現(xiàn)代化等五個(gè)方面。

二、檔案管理工作的重要性

首先，檔案管理工兒是一項(xiàng)科學(xué)性很強(qiáng)的工作。一方面，從檔案工作本身來(lái)看，它是一項(xiàng)專(zhuān)門(mén)的管理業(yè)務(wù)。這種管理工作，不只是對(duì)現(xiàn)成文件的一般保管，還要采用一套科學(xué)的管理原則及技術(shù)方法，系統(tǒng)整理和鑒別篩選檔案資料，通過(guò)各種手段滿足社會(huì)利用的需要。另一方面，從特定的部門(mén)或一定機(jī)關(guān)單位的檔案工作來(lái)看，它又是某種工作管理的組成部分。機(jī)關(guān)檔案室保存的檔案，是本機(jī)關(guān)進(jìn)行職能活動(dòng)的歷史記錄，由于機(jī)關(guān)日常工作經(jīng)常查考檔案而參與機(jī)關(guān)管理活動(dòng)。因此，檔案室工作也就是相應(yīng)的機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的內(nèi)容之一。

三、加快檔案管理現(xiàn)代化的必要性

1.知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案事業(yè)的內(nèi)涵和外延將進(jìn)一步擴(kuò)大。因?yàn)闄n案是經(jīng)濟(jì)形態(tài)存在和發(fā)展的必然產(chǎn)物，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性這一點(diǎn)永遠(yuǎn)都不會(huì)改變。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類(lèi)知識(shí)與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內(nèi)在生命力。

2.依托先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，知識(shí)經(jīng)濟(jì)將推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展。知識(shí)經(jīng)濟(jì)是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)智能化、信息化、高級(jí)化的結(jié)果，先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)手段，沒(méi)有先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，任何思想和技術(shù)方法都無(wú)法落于實(shí)處，當(dāng)今社會(huì)，先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備已運(yùn)用于社會(huì)生產(chǎn)，生活的各個(gè)領(lǐng)域，檔案工作也是如此，計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用于檔案管理，統(tǒng)計(jì)和檢索；縮微技術(shù)在檔案的保管方面具有十分重要的意義。

3.知識(shí)經(jīng)濟(jì)將為檔案事業(yè)提供現(xiàn)代化的管理思想和管理方法。知識(shí)經(jīng)濟(jì)不僅是知識(shí)的不斷創(chuàng)新和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，它更代表著先進(jìn)的，科學(xué)的管理思想和管理方法，在管理方法上知識(shí)經(jīng)濟(jì)更需要增強(qiáng)開(kāi)放檔案意識(shí)，樹(shù)立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創(chuàng)新精神和學(xué)術(shù)自由精神，更需要引進(jìn)圖書(shū)館學(xué)，情報(bào)學(xué)的相關(guān)理論，加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，調(diào)整供求關(guān)系，加強(qiáng)定量管理，提高利用率，把完善檔案部門(mén)的職能與改善檔案管理相結(jié)合。

四、檔案管理的現(xiàn)狀與存在的問(wèn)題

1.檔案意識(shí)不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。首先是檔案意義不強(qiáng)。具體表現(xiàn)在人們對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，了解不夠，在人們的心目中，檔案部門(mén)既沒(méi)有經(jīng)濟(jì)地位，也沒(méi)有社會(huì)地位，政治地位無(wú)足輕重的單位，是可有可無(wú)的部門(mén)，在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中影響力不足，發(fā)揮的作用不大，所起的成效不多。大多數(shù)人認(rèn)為，檔案工作無(wú)非就是收集、整理、保利害一些已成為因史的東西，是簡(jiǎn)單勞動(dòng)，沒(méi)有什么意義。因此，很多人不愿意到檔案部門(mén)工作。

2.檔案工作人員素質(zhì)偏低，待遇差，隊(duì)伍不穩(wěn)定

(1)檔案人員素質(zhì)偏低，業(yè)務(wù)不精通。主要原因是:在安排工作時(shí)，一般不會(huì)由工作能力不從心強(qiáng)的人員擔(dān)任兼職檔案員；檔案管理人員大多數(shù)“身兼數(shù)職，”半路出家，沒(méi)有經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)上崗；除國(guó)家政府機(jī)關(guān)、大中專(zhuān)院校、大中型企事業(yè)單位的檔案館(檔案室)工作人員具有相當(dāng)?shù)膶W(xué)歷和業(yè)務(wù)知識(shí)外，一部分基層單位在檔案工作人員配備上，不注重學(xué)歷、業(yè)務(wù)、素質(zhì)，即使學(xué)歷較高，也不是學(xué)檔案專(zhuān)業(yè)的；有的單位檔案人員是內(nèi)部調(diào)劑上崗，從未給在崗人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，更沒(méi)有進(jìn)行正規(guī)的進(jìn)修或?qū)W習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)。幾此種種，致使檔案人員業(yè)務(wù)知識(shí)缺乏，業(yè)務(wù)不精通。

(2)檔案部門(mén)待遇差，隊(duì)伍不穩(wěn)定。與其他相關(guān)部門(mén)相比，檔案工作人員待遇差，工資收入低，獎(jiǎng)金福利差距大。檔案部門(mén)是清水衙門(mén)，同時(shí)檔案毓在晉職、晉級(jí)、職稱評(píng)功定等方面得到的待遇也不公正，與相關(guān)的圖書(shū)系列相比相差較大。于是造成了檔案工作在單位領(lǐng)導(dǎo)中不重視，在單位職工中沒(méi)位置，在社會(huì)上沒(méi)地位的狀況。

3.經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)備不全，硬件建設(shè)差。檔案工作有必不可少的物質(zhì)基礎(chǔ)，必須安排一定的專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，一是用于檔案庫(kù)房設(shè)施的不斷完善，保障檔案保管的基本條件，二是用于從事檔案的科研工作，將檔案管理信息化，是高檔案管理水平。有些政府、部門(mén)和單位過(guò)分強(qiáng)調(diào)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，不重視檔案工作，對(duì)于檔案事業(yè)的經(jīng)費(fèi)投入不足，有的單位根本就沒(méi)把檔案工作經(jīng)費(fèi)列入規(guī)劃中，有的即使列入了規(guī)劃所占比例也很少。于是，造成檔案設(shè)備不全，硬件建設(shè)差。

4.管理模式呆板陳舊，手段落后。首先是隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展、高新產(chǎn)業(yè)的開(kāi)發(fā)與推廣、各種新生事物層出不窮，如外資引進(jìn)、合資企業(yè)、股份、私營(yíng)企業(yè)，個(gè)體從業(yè)者、高校辦學(xué)的多樣化、國(guó)際化交流等，使得檔案的形式和內(nèi)容多樣、國(guó)際化交流等，使得檔案的形式和內(nèi)容多樣化、復(fù)雜化，檔案的范疇進(jìn)一步擴(kuò)大，但大多數(shù)單位仍然采用原有的呆板陳舊的管理模式。

5.對(duì)檔案工作宣傳不夠，群眾參與意識(shí)薄弱。由于檔案工作宣傳力度不夠，廣度不夠，在社會(huì)上影響不大，知名度不高，很多人對(duì)檔案工作不了解，檔案工作的內(nèi)容、性質(zhì)、任務(wù)、檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，還沒(méi)有被廣大群眾所認(rèn)識(shí)，大多數(shù)人認(rèn)為檔案館無(wú)非是保管資料，是一個(gè)無(wú)足輕重的單位。因此，搞好檔案工作，必須改變過(guò)去只知道默默無(wú)聞埋頭苦干工作方式，應(yīng)通過(guò)各種手段，大力開(kāi)展檔案工作宣傳達(dá)室，從而增加群眾的理解、重視和支持，增強(qiáng)檔案意識(shí)，使檔案工作走向全民，走向社會(huì)。

五、檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵

1.檔案管理信息化。檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全應(yīng)應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置，管理和提供利用服務(wù)。換言之，檔案信息化是指檔案管理模式從過(guò)去的以檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)向以檔案實(shí)體這種主要形式向社會(huì)提供他務(wù)為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變過(guò)程。其涵括以下四個(gè)方面的內(nèi)容。第一，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。第二，實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化。第三，實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享。第四，必將引發(fā)檔案管理模式的變革。

2.檔案管理信息化進(jìn)程中需注意的問(wèn)題

(1)遵循標(biāo)準(zhǔn)，推時(shí)規(guī)范，加強(qiáng)法律建設(shè)。

(2)注重信息安全。

(3)綜合利用檔案管理技術(shù)。

(4)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

(5)檔案利用現(xiàn)代化。

四、加快檔案管理現(xiàn)代化的對(duì)策

1.加強(qiáng)檔案信息素質(zhì)教育，加快建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)。要注意加強(qiáng)檔案主體意識(shí)和獲取意識(shí)教育，利用檔案信息守法意識(shí)，加強(qiáng)檔案工作者的檔案信息保密意識(shí)，傳播意識(shí)和更新轉(zhuǎn)換意識(shí)，提高運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，獲取檔案信息技術(shù)和設(shè)施武裝檔案信息網(wǎng)絡(luò)，不斷提高檔案信息的效益功能。

2.要科學(xué)地制定，貫徹和修訂各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計(jì)算機(jī)的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的，要適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。

3.要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域。要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來(lái)，主動(dòng)面向知識(shí)經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場(chǎng)，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識(shí)經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來(lái)，做到知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，在提高黨政機(jī)關(guān)檔案工作整體水平的同時(shí)，要向企業(yè)和科技事業(yè)單位傾斜

4.加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案人員必須從雜業(yè)型轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)型。保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序，正常，持續(xù)的發(fā)展，人的因素是主要的，檔案管理體制領(lǐng)域缺乏懂軟件開(kāi)發(fā)又精通檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的復(fù)合人才，提高支隊(duì)伍素質(zhì)，創(chuàng)造條件有針對(duì)性適合不同荼崗位的學(xué)習(xí)進(jìn)行知識(shí)更新，適應(yīng)對(duì)外指導(dǎo)工作和內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作。