住房保障工作中資格審核檔案形成的特點(diǎn)與整理方法

張俊玲

摘要:隨著政府對住房保障工作的重視和不斷深入,為保障中低收入階層的基本住房需求,資格審核工作成為關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在此過程中形成的檔案成為關(guān)鍵依據(jù)。本文針對住房保障資格審核過程中形成檔案的內(nèi)容、特點(diǎn)以及整理方法進(jìn)行了探討,希望對住房保障資格審核檔案工作能有所借鑒。

關(guān)鍵詞:住房保障 資格審核檔案 整理方法

目前住房保障工作已成為社會各方廣泛關(guān)注的熱點(diǎn)問題,這項(xiàng)工作保障了中低收入階層基本住房需求,極大地改善了其住房條件,是一項(xiàng)深得人心的惠民工作。理論上講政策性住房包括保障性住房和政策性商品住房兩類。其中,保障性住房指政府在對低收入家庭實(shí)行分類保障過程中所提供的限定供應(yīng)對象、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、銷售價(jià)格或租金標(biāo)準(zhǔn),具有社會保障性質(zhì)的住房,包括廉租住房、經(jīng)濟(jì)適用住房和政策性租賃住房;“兩限房”則是一種政策性的商品住房(限制房屋面積、限制房價(jià)),主要針對有一定購買力的中等收入人群。市委、市政府將在全市逐步建立廉租住房、經(jīng)濟(jì)適用住房、限價(jià)商品住房為主,政策性租賃房為輔的分層次住房保障體系。本文主要探討住房保障工作中資格審核過程所形成檔案的特點(diǎn)以及整理方法。

一、住房保障資格審核過程中形成的檔案材料

住房保障工作起步時(shí)間不長,在實(shí)際工作中所形成的材料主要是住房保障工作中的資格申請核定材料,主要包括:居民購買經(jīng)濟(jì)適用住房申請核定表(或家庭購買限價(jià)商品住房申請核定表或廉租房申請核定表);申請人及家庭人員身份證明、戶口本;已婚家庭成員婚姻狀況證明(包括結(jié)婚證明或離婚證明);居住地住房情況證明(包括申請家庭現(xiàn)地址、戶口所在地地址、戶口遷入本地原地址及有他處住房的所有這些地址的房屋租賃合同、房屋所有權(quán)證或房屋產(chǎn)權(quán)單位的證明以及申請家庭成員、共居人現(xiàn)居住地居委會或村委會出具的居住證明);學(xué)生在校證明;申請家庭成員收入證明(包括工作單位出具的收入證明或街道居委會出具的收入證明或離退休的需提供離退休證及領(lǐng)取退休金存折復(fù)印件或享受失業(yè)保險(xiǎn)待遇的失業(yè)人員提供由管理部門出具的領(lǐng)取失業(yè)保險(xiǎn)金期限、標(biāo)準(zhǔn)證明);原有住房已拆遷的,需提供《拆遷補(bǔ)償協(xié)議書》;其他需要提供的證明材料(如殘疾證、軍官證等需特殊證明的材料);需要優(yōu)先輪候配售家庭在提供上述材料的同時(shí)要提供拆遷證明或重殘證明或大病證明或危房證明或優(yōu)撫證明或軍轉(zhuǎn)干證明等等。

二、住房保障資格審核過程中形成檔案的特點(diǎn)

每一個(gè)申請購買經(jīng)濟(jì)適用住房、“兩限房”或是申請廉租住房的家庭或個(gè)人都必須按要求提供上述材料,以致所形成的檔案材料具有以下特點(diǎn):

1.內(nèi)容單一。不論申請什么性質(zhì)的住房,都須提供相應(yīng)的材料,這些材料所涉及的范圍、內(nèi)容大體與上述所列審核材料雷同,沒有本質(zhì)上的區(qū)別,只是材料數(shù)量上有多有少。因此,住房保障資格審核過程中形成的檔案材料內(nèi)容比較單一。

2.數(shù)量大。由于保障性住房工作涉及廣大中低收入家庭,僅通州區(qū)低收入住房困難家庭就有1.2萬余戶(中等收入家庭不計(jì)算在內(nèi)),申請保證性住房的家庭還是比較多的。從啟動(dòng)保障性住房工作至今,我區(qū)就有近4千戶家庭或個(gè)人申請了“三房(經(jīng)濟(jì)適用房、廉租房、兩限房)”。因此在住房保障資格審核過程中所形成的檔案材料雖說比較單一,但其檔案數(shù)量還是比較大的。

3.形成時(shí)間的不定性。對申請購買經(jīng)濟(jì)適用住房、“兩限房”或是申請廉租住房的家庭或個(gè)人實(shí)行三級審核、兩級公示制度。三級審核:即由街道辦事處或鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府對申請家庭提供的相關(guān)資料進(jìn)行初審;區(qū)建委住房保障管理部門對申請家庭進(jìn)行復(fù)審;市建委住房保障管理部門對申請家庭情況進(jìn)行復(fù)核、備案。兩級公示:即初審后由街道辦事處或鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府在申請人戶籍登記地、工作單位及居住地進(jìn)行第一次公示;復(fù)審后由區(qū)建委住房保障管理部門在區(qū)政府網(wǎng)站和規(guī)定的范圍內(nèi)對申請家庭人口、收入、住房等情況進(jìn)行第二次公示。雖說審核程序、審核工作的時(shí)限是有具體規(guī)定的,但每一批次上報(bào)備案的戶數(shù)是不確定的。有時(shí)一批會達(dá)到上百戶,有時(shí)一批只有幾十戶,也有可能年底上報(bào),第二年年初完成備案的?？傊?住房保障資格審核是一項(xiàng)具有連續(xù)性的工作,不能以自然年度確定住房保障資格審核材料形成的時(shí)間,所以住房保障資格審核材料形成的時(shí)間具有不定性。

三、住房保障資格審核過程中形成檔案材料的整理方法

由于審核檔案材料內(nèi)容單一,數(shù)量大,以備案時(shí)間作為審核工作的結(jié)束,因此在現(xiàn)實(shí)工作中,住房保障部門通常采用的整理方法有兩種:

(一) “年度——問題——保管期限”

首先,要按備案完成時(shí)間劃分立卷歸檔年度。由于住房保障資格審核文件材料要經(jīng)過“三級審核、兩級公示”后,才算完成此項(xiàng)工作。一方面審核時(shí)間較長;另一方面每一批次形成的文件材料數(shù)量不等(實(shí)際工作中每一批次形成的文件材料還是比較多的)。因此,筆者認(rèn)為不宜采用檔案常規(guī)方法確定立卷歸檔時(shí)間,即等到下一年度的上半年再進(jìn)行立卷歸檔。如按照此常規(guī)方法確定立卷歸檔時(shí)間,勢必會造成大量資格審核文件材料的積壓,不利于文件的管理和利用、易丟失,而且整理工作量也會很大。根據(jù)工作實(shí)際情況,整理工作應(yīng)隨著資格審核材料備案的結(jié)束及時(shí)進(jìn)行,以避免材料過多造成存放混亂。

其次,由于檔案內(nèi)容同屬于住房保障資格審核材料,而且申請保障性住房或政策性住房的主體是以家庭為主(也有少數(shù)超過30歲的大齡青年),每一份申報(bào)材料相對獨(dú)立、穩(wěn)定,變化不大,只是在數(shù)量上小有變化,筆者認(rèn)為住房保障資格申請核定檔案應(yīng)采取“一戶一卷”的形式立卷歸檔。采用“一戶一卷”的形式整理,既便于擬寫題名(由于檔案材料內(nèi)容單一,只需將房屋坐落、申請人姓名、申請房源類型錄入即可),又便于錄入檢索,簡便、實(shí)用。

第三,根據(jù)國家檔案局8號令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的精神,筆者認(rèn)為住房保障審核材料屬于“本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)文件材料中行政管理、執(zhí)法活動(dòng)中形成的文件材料”范疇中的“20年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料,保管期限30年”。因?yàn)樽》勘Ｕ腺Y格審核材料只是對申請人申請購買“三房”資格的一種認(rèn)定,其目的主要是審核申請人的條件是否符合國家住房保障相關(guān)政策,如條件符合則表示已具備申請購買“三房”資格,但并不表示已取得所購房屋的產(chǎn)權(quán),只有取得房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理部門頒發(fā)的產(chǎn)權(quán)證,才確認(rèn)獲得已購房屋的所有權(quán)(有關(guān)房屋產(chǎn)權(quán)等文件材料應(yīng)由房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理部門立卷歸檔,期限為永久)。因此,將住房保障資格審核材料的期限定為30年是比較恰當(dāng)?shù)摹?/p>

第四,案卷的排列。住房保障工作中資格審核檔案應(yīng)在一個(gè)目錄號下按照備案時(shí)間的先后順序大流水排列。后續(xù)工作產(chǎn)生的檔案材料按形成的時(shí)間排在資格審核檔案的后面。

這種整理方法的優(yōu)勢在于:整理方法簡便,容易掌握,便于擬寫案卷題名。能最大限度的節(jié)約庫房空間。不足之處在于:后續(xù)搖號、配售工作中產(chǎn)生的檔案材料較少(主要是搖號結(jié)果、安置意向書等),形成的時(shí)間較晚,按年度——問題——期限立卷后和前面的資格審核檔案,不會在一卷或一盒內(nèi),不通過微機(jī)檢索,很難查找、利用。

(二) “一人一檔、一檔一盒”

首先,根據(jù)住房保障工作中每個(gè)申請人從資格申請到選房結(jié)束,整個(gè)過程所產(chǎn)生材料的多少決定裝檔案盒的厚度。筆者認(rèn)為現(xiàn)實(shí)工作中使用3公分的檔案盒較為合適。

其次,每盒中的檔案材料按照形成時(shí)間的先后(一般的順序是資格審核形成的材料在前、配售形成的材料在后,同一類的材料用不銹鋼釘裝訂后加蓋件號章)裝入盒中?？稍跈n案盒的脊背上用統(tǒng)一的格式標(biāo)上申請人的房屋坐落和姓名,便于查找、利用。

這種整理方法的優(yōu)勢在于:在住房保障工作中每個(gè)申請家庭或個(gè)人的材料不論何時(shí)形成的將全部放在一個(gè)檔案盒內(nèi)便于查找、利用。不足之處在于:占用庫房空間較大。

四、實(shí)際工作中存在的一些問題及解決方法

住房保障部門在實(shí)際工作中存在以下兩種做法是不可取的。第一種:將申請購買經(jīng)濟(jì)適用住房資格審核材料、申請購買兩限房資格審核材料、申請廉租住房資格審核材料,給三個(gè)目錄各自大流水編號。這種問題形成的原因主要是工作人員認(rèn)為各自大流水排列能夠清楚的反映出“三房”資格審核各自的具體數(shù)量。但這種做法會對后期檔案管理及庫房空間預(yù)留等問題產(chǎn)生不利影響。第二種:將一年內(nèi)每種房的資格審核材料按照申報(bào)地區(qū)排列,同一申報(bào)地區(qū)的檔案材料排在一起。工作人員認(rèn)為這種排列可以清晰地看到各申報(bào)地區(qū)每種房的資格審核檔案材料數(shù)量,但這種做法需要等到下一個(gè)年度再對其立卷歸檔,勢必造成檔案整理工作量急劇加大,且對“三房”資格審核材料的日常管理、利用造成不利的影響。

為解決此類問題,首先,要充分理解所涉及業(yè)務(wù)的基本內(nèi)容、程序、目的。只有充分理解其內(nèi)容、程序、目的后,才能根據(jù)檔案整理規(guī)范制定出合理的整理方案,將所產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范、合理的整理。其次,要擺脫傳統(tǒng)的檔案整理模式的束縛,具體問題、具體分析。在一項(xiàng)工作中同一保管期限內(nèi)按文件材料產(chǎn)生的批次立卷歸檔即可,沒有必要將同一類業(yè)務(wù)產(chǎn)生的材料人為復(fù)雜化,即便是有關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)檔案材料實(shí)體沒有放在一起,但只要從方便管理、利用的角度將必要的信息錄入電腦,不論檔案實(shí)體怎樣存放,通過電腦查找是非常方便、快捷的。第三,要充分利用好檔案管理軟件在實(shí)際工作中的便利性。作為檔案管理人員熟練掌握、應(yīng)用檔案管理軟件及辦公軟件是非常必要的,只有熟練應(yīng)用這些軟件,才能將檔案信息正確地錄入,便于查找、利用。

作者單位:北京市通州區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)委員會