高度重視農村換屆選舉過程中檔案的移交歸檔工作

姬書玉 羅建軍 劉建軍

摘要:目前,農村兩委班子換屆選舉工作即將結束,在此項工作中的檔案資料清查、整理、移交、歸檔工作應引起高度重視,以保障換屆選舉后產生的新班子能很快順利地開展工作,使新農村建設和各項工作的實施不受影響。本文重點論述了目前農村換屆選舉工作中檔案工作中需要重點解決的問題以及相關措施和建議。

關鍵詞:農村換屆選舉 檔案 歸檔工作

搞好村級組織換屆選舉,是加強農村基層組織建設、提高農村基層領導班子整體素質的重要工作,是保證農村黨員群眾行使民主權利、健全村黨組織領導的村民自治運行機制、推進農村基層民主政治建設的重要途徑,對于落實黨和國家在農村的各項方針政策,推進社會主義新農村建設,構建農村和諧社會,加快全面建設小康社會,具有十分重要的意義。

一、農村換屆選舉中檔案工作需要重點解決的問題

(一)檔案不齊全完整問題

從調查的情況看,檔案不全、不完整是當前許多地方農村換屆選舉過程中存在的最突出問題。原因是多方面的,既有主觀上的原因,也有客觀因素。主要表現為:

第一,積累不夠造成檔案不全。調查顯示,農村檔案總量普遍不足。許多村積存的檔案資料數量較少,多則幾百卷,少則幾十卷,有些村甚至只有幾卷檔案。許多村由于平時沒有歸檔的意識和習慣,致使許多重要的文件材料,如本村的黨支部、村委會等會議記錄、黨團干部名冊、本村歷史沿革、村規(guī)民約、承包合同及婚姻登記、計劃生育等材料沒有及時加以收集保存,時間一久便漸漸散落了。有些村甚至連許多重要會議都是口頭召開,沒有文字記錄,或是隨記隨丟,造成無檔可查,無據可尋,極易引起一些不必要的矛盾與糾紛,使群眾利益受到損害。還有就是檔案資料門類不全,大部分村只重視會計檔案、經濟合同、基本建設等檔案資料的收集保管,文書檔案、照片檔案等其他類的檔案寥寥無幾。

第二,管理不善造成檔案不全,主要存在三方面問題:

1.村級檔案管理制度不健全,使得有些檔案的持有者無距可循,隨意性很大,造成檔案資料長期滯留在持有者手上,時間長了,極易丟失。

2.村級檔案材料在村級公務活動的形成過程中,辦理和經手的人比較多,管理較分散,從而造成檔案收集管理難度比較大。

3.有的村級干部素質和檔案意識不強,對檔案的收集整理工作重視不夠,極容易造成檔案形成到收集歸檔過程中檔案材料的不齊全、不完整。

(二)換屆選舉后檔案資料清查移交問題

許多人既是檔案的形成者,也是檔案的保管者和利用者。有些村干部、村會計把本屬于村集體所有的檔案放到自己家中保管、利用,并當做自己的私有財產。不正確的檔案意識、個人家庭有限的保管條件,很難保證檔案得到妥善保管,極易造成檔案資料的散失和損毀。另一方面是人為因素,尤其是在換屆選舉過程中,這種現象最為突出。個別的村干部尤其是落選有情緒的村干部,出于各種原因,不愿意向新當選的村班子移交自己保管的檔案資料,人為地造成檔案資料的殘缺不全。有的村換屆后新老班子只重視手續(xù)的移交,檔案的移交易被忽略,時間長了檔案易丟失,造成不完整、不齊全,導致新當選的兩委干部開展工作無依據。

二、相關措施和建議

(一)做好村級檔案工作的宣傳教育

加強宣傳,提高社會檔案意識。目前大多數農村干部、農民群眾對檔案工作還缺乏了解,比較陌生,這就需要加強宣傳學習來提高社會檔案意識。要通過多種形式和途徑,向廣大村級干部、群眾宣傳《檔案法》及有關檔案法規(guī)政策,擴大檔案工作的社會影響,營造良好的檔案工作氛圍。尤其是要大張旗鼓地宣傳檔案的利用效果,通過實實在在的具體事例讓老百姓真正認識檔案、了解檔案、利用檔案,從而增強全社會的檔案意識,推動農村檔案工作的健康發(fā)展。另一方面通過檔案專業(yè)知識的教育培訓增強村級領導干部及檔案人員的專業(yè)素質,使村級兩委干部成員及村民代表全方面地了解檔案專業(yè)知識,使村級檔案管理工作實現規(guī)范化。

(二)建立、健全村級檔案各項規(guī)章制度和整理標準

規(guī)范村級檔案管理機制和制度,確保檔案的齊全、完整。機制和制度要明確具體,體現實用性和可操作性。嚴格按章辦事,確保檔案的齊全完整。

1.平時日常工作要注重檔案的形成、歸檔與整理工作,成立綜合檔案室,確立綜合檔案人員,做到村級檔案有領導抓、有人管、有制度、有庫房的集中統一管理。

2.嚴把質量關,把收集齊全的檔案材料按照村級檔案整理標準進行分類與整理,在整理過程中責成鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案員與包村干部進行具體業(yè)務指導,村級檔案員負責具體整理。首先參照村級檔案分類方案把收集上來的檔案材料按照不同載體分成文書檔案、照片檔案、錄影錄像檔案等門類,其次按照各門類檔案整理標準進行具體整理,并及時把整理好的各門類檔案移交入村級檔案室進行集中統一保管。保證換屆選舉工作結束后,村委班子開展工作時對已有檔案材料可查、可用。

(三)做好換屆選舉后的檔案監(jiān)管和移交

1.保證換屆選舉過程中檔案的齊全、完整。首先,應把村委會換屆選舉中的檔案收集移交工作作為換屆選舉的一部分,在鄉(xiāng)鎮(zhèn)指導村委會換屆選舉過程中,責成包村干部負責檔案的收集及歸檔,并注意各環(huán)節(jié)檔案的形成,確保檔案材料的齊全完整。其次,在收集中可參照村級檔案歸檔范圍和保管期限表進行收集歸檔。另外,村委會換屆選舉都有嚴格的程序,周密的運行方案,只要按照方案運作即可。例如村級兩委選舉工作的宣傳動員準備階段、民主推薦選舉委員會階段、選民登記階段、提名候選人階段、投票選舉村民委員會成員階段、后續(xù)工作階段(即:公章、財務賬目、債權債務、辦公家具、集體資產清單、正在履行的合同協議、工作檔案等的交接)、總結驗收階段(即:書面總結材料、選舉報告)等七個階段中就有明確指出:在選舉的后續(xù)工作階段有工作檔案的交接,從而確保了村級換屆選舉過程中檔案移交的齊全完整。

2.強化監(jiān)督,加強監(jiān)管,力求村級檔案的齊全完整。在換屆選舉過程中,所有村干部應做出書面承諾,保證自己在任職期間所經手的各種文字、文書檔案全部移交。鄉(xiāng)鎮(zhèn)有關部門應及時監(jiān)督移交工作,健全有關業(yè)務手續(xù)。在新的村級領導班子正式落實后的1個月之內完成檔案的清查、移交工作。并填寫好檔案移交清冊,新舊領導班子領導成員雙方要簽字蓋章。鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府應加強村級檔案的移交監(jiān)督工作。凡沒有按照要求,做好村級檔案清查移交工作的,要追究相關責任人的法律責任。

總之,筆者認為,農村換屆選舉工作中的檔案移交歸檔工作,是農村工作持續(xù)發(fā)展的依據和農村和諧穩(wěn)定的保證,也是農村工作的重要環(huán)節(jié)。因此,我們各級有關部門應對此項工作引起高度重視,認真做好村級兩委換屆選舉工作中的檔案移交,認真細致地加強村級檔案規(guī)范化管理工作,使檔案工作為新農村建設發(fā)揮更大的作用,為社會主義新農村建設科學可持續(xù)發(fā)展和建設和諧社會做出更大的貢獻。

作者單位:北京市延慶縣檔案局