駐外人員管理方法

□文/李世琦 楊 波

在出口項(xiàng)目的實(shí)施過程中，承擔(dān)出口任務(wù)的人員經(jīng)常要遠(yuǎn)離祖國執(zhí)行任務(wù)，項(xiàng)目執(zhí)行的效果與人員的管理息息相關(guān)，因此建立一套行之有效的管理體系十分必要。

一、何為項(xiàng)目管理

1、項(xiàng)目的定義及特性。所謂項(xiàng)目，就是為創(chuàng)造某種獨(dú)特產(chǎn)品或服務(wù)所做的一次性的努力。有的項(xiàng)目會非常的龐大，比如三峽工程、登月計(jì)劃；有的項(xiàng)目可能小到只是寫一篇文章。但所有的這些項(xiàng)目，不論大小，都符合這樣一些特性:（1）項(xiàng)目都有明確的目標(biāo)，即滿足特定的要求；（2）項(xiàng)目具有唯一性；（3）項(xiàng)目必須在一定時(shí)間內(nèi)完成的。（圖1）

凡是符合上述三個條件的，都可稱之為項(xiàng)目，而且都可以采用先進(jìn)的項(xiàng)目管理技術(shù)對其進(jìn)行科學(xué)有效的管理。

2、項(xiàng)目管理的要素

在該公式中，C、Q、T、S的含義分別如下:Cost:成本，項(xiàng)目工作的成本，與項(xiàng)目使用的人力資源和自然資源直接相關(guān)；Quality:質(zhì)量，所完成工作的質(zhì)量；Time:時(shí)間，項(xiàng)目必須滿足的進(jìn)度要求；Scope:范圍，要執(zhí)行的任務(wù)的幅度。

3、項(xiàng)目管理的目標(biāo)。項(xiàng)目管理的核心問題就是對項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度與費(fèi)用的折衷控制，就是要在有限的時(shí)間、空間、預(yù)算范圍內(nèi)，將大量的人力、物力組織在一起，有條不紊地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。任何項(xiàng)目在實(shí)施過程中，時(shí)間、人力、物力等任何資源都不可能是無限的，而對質(zhì)量的要求也不會是無止境的。所以，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，爭取在給定的資源限制內(nèi)，要做到質(zhì)量最好、成本最低、進(jìn)度又最快。

在出口項(xiàng)目的管理過程中，國外安裝集成是項(xiàng)目完成的重要一環(huán)，而完成的關(guān)鍵在于駐外人員的努力。而本文探討的項(xiàng)目管理就是要在給定的時(shí)間和預(yù)算內(nèi)，最大限度地管理好人力資源，使得我們的出口項(xiàng)目可以圓滿完成，人員也得到了最好的鍛煉，成為今后工作中的骨干。

二、發(fā)展項(xiàng)目管理的建議

國際上通行的說法是“三分靠技術(shù)，七分靠管理”，由此可見管理所占的分量。當(dāng)今世界為項(xiàng)目管理的發(fā)展提供了一個難得的機(jī)遇，我們應(yīng)該抓住時(shí)機(jī)，使項(xiàng)目管理與企業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展。在吸收過程中應(yīng)注意揚(yáng)長避短并解決好四個方面的問題:（1）正確處理企業(yè)高層管理人員與項(xiàng)目的關(guān)系；（2）有效解決項(xiàng)目經(jīng)理與項(xiàng)目技術(shù)總師的界面問題；（3）保持項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)力與責(zé)任對稱；（4）在建立新的企業(yè)文化過程中，企業(yè)高層管理者積極地發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用。為此提出一些建議，如圖2所示。（圖2）

1、普及項(xiàng)目管理知識。要在組織范圍內(nèi)普及項(xiàng)目管理知識。培訓(xùn)不失為一種最為有效的方法。同時(shí)，還應(yīng)鼓勵員工將項(xiàng)目管理知識運(yùn)用于現(xiàn)行的項(xiàng)目中。

2、建立項(xiàng)目管理體系。有了基本項(xiàng)目管理知識，就可嘗試建立組織內(nèi)部的項(xiàng)目管理體系。

3、項(xiàng)目管理改進(jìn)與提高。在形成基本的項(xiàng)目管理體系后，應(yīng)特別注重實(shí)際項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)及項(xiàng)目歷史數(shù)據(jù)的積累，及時(shí)優(yōu)化項(xiàng)目管理流程與規(guī)范。

三、駐外人員管理方法建議

駐外人員的管理是項(xiàng)目管理的一種，既有其普遍性又有其特殊性，牽扯到非常復(fù)雜的人力資源問題，而人力資源問題離不開文化、制度與人三個層面。

文化:再優(yōu)秀的企業(yè)在制度上也不可能做到天衣無縫，管理者再職業(yè)化也會帶有主觀性，不公平的現(xiàn)象不會絕對不存在，員工的抱怨也難以避免。但只要有強(qiáng)大的企業(yè)文化，借助文化的力量增強(qiáng)企業(yè)的吸引力和凝聚力，使員工愿為大“家”做出適度的個人讓步乃至“犧牲”。文化建設(shè)應(yīng)該是以人為本。

制度:好的企業(yè)并不片面夸大文化的作用，比如提倡學(xué)雷鋒，但決不讓雷鋒吃虧，奉獻(xiàn)者定當(dāng)?shù)玫胶侠淼幕貓?bào)。企業(yè)應(yīng)通過制度和程序的設(shè)計(jì)與優(yōu)化，確保高績效者獲得高待遇。“工欲善其事，必先利其器”，好的制度、程序就是管理者的“利器”。

人:用心于做“人”的文章。相同崗位的員工拿相同的待遇，卻經(jīng)常性地?fù)?dān)負(fù)不同數(shù)量和難度的任務(wù)，那些自感負(fù)荷大的員工就會感到管理者不公正，由此滋生不滿情緒。但如果管理者原本是想培養(yǎng)某個關(guān)鍵員工，并已通過溝通示意給該員工，即使面對更大壓力，想必這個員工也不會有什么抱怨。對成就欲望強(qiáng)的員工委以重任，給有培養(yǎng)潛力的員工加大工作壓力，給有特定專長和興趣的員工安排對應(yīng)的工作，并與員工面對面地充分溝通，這就是管理者解決問題的關(guān)鍵所在。

以上三個方面是所有項(xiàng)目管理中要面臨的共性問題，下面我們對駐外人員的特殊性，提出對應(yīng)的管理方法:

1、“抽屜式”管理?！俺閷鲜健惫芾硎且环N通俗形象的管理術(shù)語，它形容在每個管理人員辦公桌的抽屜里，都有一個明確的職務(wù)工作規(guī)范，在管理工作中，既不能有職無權(quán)，也不能有責(zé)無權(quán)，更不能有權(quán)無責(zé)，必須職、責(zé)、權(quán)、利相互結(jié)合。

駐外人員少而精，一個人要頂幾個人用，必須讓每個駐外人員明確自己所在的一個或是幾個“抽屜”，把并職、責(zé)、權(quán)、利和獎懲制度結(jié)合好，這樣才能充分發(fā)揮出每個人的潛能，激勵大家創(chuàng)造性地解決問題。

2、“危機(jī)式”管理。在世界著名大企業(yè)中，隨著世界經(jīng)濟(jì)競爭日趨激烈化，相當(dāng)一部分進(jìn)入維持和衰退階段，柯達(dá)、可口可樂、杜邦、福特這樣的大企業(yè)，也曾出現(xiàn)大量的經(jīng)營虧損。“危機(jī)式”管理刻不容緩。

圖2 組織項(xiàng)目管理三部曲

駐外人員處于和客戶溝通的最前沿，所感受到的危機(jī)也是最直接的，作為項(xiàng)目管理，我們可以借鑒“末日管理”，和每一個駐外人員充分地溝通，與他們探討危機(jī)所在，明確如不度過這些危機(jī)，那么很快就會失去信譽(yù)，因而也會失去效率和效益。團(tuán)隊(duì)沒有利益了，每個人的利益也必將受損。

3、“一分鐘”管理。人員駐外，由于時(shí)間和成本的限制，每一分鐘都是寶貴的，所以“一分鐘”管理可以合理和高效地用好每一分鐘，該法則的具體內(nèi)容為:一分鐘目標(biāo)、一分鐘贊美及一分鐘懲罰。

一分鐘目標(biāo):每個人都將自己的主要目標(biāo)和職責(zé)明確地記在一張紙上。每一個目標(biāo)及其檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)該在250個字內(nèi)表達(dá)清楚，一個人在一分鐘內(nèi)能讀完。這樣，便于每個人明確認(rèn)識自己為何而干，如何去干，并且據(jù)此定期檢查自己的工作。

一分鐘贊美:在駐外人員所做的事情中，挑出正確的部分加以贊美。這樣可以促使每個人明確自己所做的事情，更加努力地工作，使自己的行為不斷向完美的方向發(fā)展。

一分鐘懲罰:是指某件事應(yīng)該做好，但卻沒有做好，對相關(guān)人員首先進(jìn)行及時(shí)批評，指出其錯誤，然后提醒他，他還是受到器重的，不滿的只是他此時(shí)此地的工作。這樣，可使做錯事的人樂于接受批評，感到愧疚，并注意避免同樣錯誤的發(fā)生。

該管理法則好就好在它大大縮短了管理過程，有立竿見影之效果。

4、“破格式”管理。在日本和韓國企業(yè)里，過去一直采用以工作年限作為晉升職員級別和提高工資標(biāo)準(zhǔn)的“年功制度”，這種制度適應(yīng)了企業(yè)快速膨脹時(shí)期對用工用人的要求，提供了勞動力就業(yè)與發(fā)展的機(jī)會。現(xiàn)在的“年功制度”已不能滿足職員的晉升欲望，這種情況下不妨改革人事制度，大力推行根據(jù)工作能力和成果決定升降職務(wù)的“破格式”的新人事制度。

因?yàn)槟壳榜v外人員中年輕人偏多，很多人現(xiàn)在只是助工或工程師，他們在國外的工作中迅速地成長起來。而按部就班的等待升遷是漫長的，可以考慮搞活人事制度，從而改進(jìn)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)和形成企業(yè)內(nèi)部的“強(qiáng)人”機(jī)制，將可以形成競爭、奮發(fā)、進(jìn)取、開拓的新氣象。

5、“和攏式”管理。“和攏”表示管理必須強(qiáng)調(diào)個人和整體的配合，創(chuàng)造整體和個體的高度和諧。駐外人員所在的國家通常環(huán)境險(xiǎn)惡，不僅自然條件惡劣，安全環(huán)境也很令人擔(dān)憂。這種情況下只有擰成一股繩，以整體形式一致對外。那就要做到既有整體性，又有個體性:駐外團(tuán)組每個成員對團(tuán)組產(chǎn)生使命感，應(yīng)該讓每個人都喊出“我就是團(tuán)組”。還有做到自我組織性:放手讓駐外人員做決策，自己管理自己。從而產(chǎn)生韻律性:團(tuán)組與個人之間達(dá)成一種融洽和諧充滿活力的氣氛，激發(fā)每一個人對駐外這份工作產(chǎn)生內(nèi)驅(qū)力和自豪感。

6、“走動式”管理。這是世界上流行的一種創(chuàng)新管理方式，它主要是指領(lǐng)導(dǎo)體察民意，了解實(shí)情，與部屬打成一片，共創(chuàng)業(yè)績。在我們駐外的實(shí)踐過程中，所里也會派出所領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)的慰問團(tuán)前往現(xiàn)場，實(shí)地考察，排憂解難。這樣做的優(yōu)越性在于:（1）領(lǐng)導(dǎo)動，駐外人員跟著動:這種身先士卒的做法并不難，比如每天清早早起半小時(shí)，巡視駐外人員駐地，為大家做一頓早餐，關(guān)心每個人吃好早餐。事情很簡單，但是駐外人員受此氣氛感染，促進(jìn)了相互溝通，士氣大振。一天的工作再辛苦，心里都是溫馨的；（2）投資小，收益大:走動管理并不需要太多的資金和技術(shù)，就可能提高整個團(tuán)組旺盛的戰(zhàn)斗力；（3）看得見的管理:領(lǐng)導(dǎo)能夠到達(dá)遠(yuǎn)隔千山萬水的異域，與駐外人員見面、交談，為他們排解后顧之憂，從而使駐外人員可以全身心地投入到工作中去；（4）“得人心者昌”:領(lǐng)導(dǎo)了解實(shí)情，不僅聽到“好”，也聽到一些“不對”。這樣，駐外人員會充分感受到國內(nèi)的溫暖和領(lǐng)導(dǎo)的重視，就會更加自覺努力地工作。

出口項(xiàng)目有了每一個駐外人員真心的支持和努力，自然就會繁榮昌盛。

[1]（美）Jack R·Meredith.項(xiàng)目管理:管理新視角.北京:電子工業(yè)出版社.

[2]紀(jì)燕萍.項(xiàng)目管理實(shí)戰(zhàn)手冊.北京:人民郵電出版社.

[3]M BA必修核心課程編譯組.項(xiàng)目管理.北京:中國國際廣播出版社.

[4]王瑜.項(xiàng)目管理原理.北京:清華大學(xué)出版社.