高校會(huì)計(jì)不相容崗位的研究

摘要：在高校收費(fèi)管理崗位內(nèi)部各崗位之間以及收費(fèi)各崗位與會(huì)計(jì)其他崗位之間存在不相容性。本文從高校會(huì)計(jì)不相容崗位出發(fā)，有針對(duì)性地研究了收費(fèi)管理內(nèi)部各崗位之間的設(shè)置和相互監(jiān)督關(guān)系，通過對(duì)收費(fèi)崗位內(nèi)容的分解、收費(fèi)流程的梳理和不相容性的界定，提出了崗位設(shè)置、制度建設(shè)管理建議。對(duì)加強(qiáng)高校收費(fèi)管理、完善高校內(nèi)部控制制度有一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：高校；會(huì)計(jì)崗位；收費(fèi)崗位；不相容性；管理

高校收費(fèi)管理是高校財(cái)務(wù)管理工作的重要環(huán)節(jié)，加強(qiáng)高校收費(fèi)管理重要的措施之一，就是建立和完善收費(fèi)管理內(nèi)部控制制度，用制度來規(guī)范和約束高校收費(fèi)行為，使收費(fèi)工作有章可循，規(guī)范操作。內(nèi)部控制制度中不相容崗位設(shè)置是在組織結(jié)構(gòu)的源頭上加以控制；細(xì)化崗位分工、職責(zé)分離、互相牽制和監(jiān)督；避免設(shè)置由一個(gè)人擔(dān)任，既可以弄虛作假，又能夠自己加以掩蓋，導(dǎo)致差錯(cuò)和舞弊行為的職務(wù)或崗位。

一、高校收費(fèi)崗位現(xiàn)狀

1.法規(guī)現(xiàn)狀

《會(huì)計(jì)法》第二十一條規(guī)定，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)建立稽核制度。出納人員不得兼管稽核、會(huì)計(jì)檔案保管和收入、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作?！稌?huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第十二條也同樣強(qiáng)調(diào)了以上規(guī)定，但對(duì)目前高校收費(fèi)管理崗位和會(huì)計(jì)其他崗位之間，以及內(nèi)部各崗位之間的不相容性沒有提出具體的約定。這導(dǎo)致高校收費(fèi)管理崗位的設(shè)置無法可依、無據(jù)可循。

2.崗位現(xiàn)狀

由于法規(guī)的欠缺，使得收費(fèi)崗位設(shè)置和職能權(quán)限分工不盡合理。部分高校只設(shè)置一名工作人員負(fù)責(zé)全校的收費(fèi)管理工作，擔(dān)當(dāng)著收費(fèi)管理的全部角色，從系統(tǒng)管理到實(shí)施具體收費(fèi)操作無所不能。另外，還存在著票、款未分離，未設(shè)置收費(fèi)復(fù)核和稽核崗位的現(xiàn)象。所有的這些現(xiàn)象都是崗位設(shè)置沒有滿足不相容崗位相分離、相制約的原則而造成的結(jié)果。

3.運(yùn)行現(xiàn)狀

由于崗位設(shè)置存在的缺失和漏洞，導(dǎo)致在實(shí)際工作中運(yùn)行出現(xiàn)了不少問題。高校普遍存在應(yīng)收款管理不到位，財(cái)務(wù)收入核算與收費(fèi)管理脫節(jié)。極易造成漏收、少收學(xué)生費(fèi)用，甚至出現(xiàn)會(huì)計(jì)人員在收費(fèi)工作中的舞弊現(xiàn)象，存在著較大的管理漏洞。業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)不合理，未能實(shí)現(xiàn)有效控制，導(dǎo)致亂收費(fèi)、不規(guī)范收費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生。票據(jù)管理制度缺失，票據(jù)使用無任何領(lǐng)用及核銷手續(xù)、票據(jù)缺失。收費(fèi)系統(tǒng)資料及檔案的管理不規(guī)范等。

二、不相容性分析

1.崗位內(nèi)容的分解

收費(fèi)管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，要使得該工程能夠運(yùn)轉(zhuǎn)則要求有工程運(yùn)轉(zhuǎn)的基本條件。其中：人員和組織結(jié)構(gòu)、實(shí)施工作硬件條件和軟件是基礎(chǔ)。

(1)織者、實(shí)施者：任何一個(gè)組織和系統(tǒng)在角色上都有組織者和實(shí)施者的區(qū)分；有領(lǐng)導(dǎo)者和被領(lǐng)導(dǎo)者的分工。收費(fèi)管理這個(gè)系統(tǒng)同樣也存在著領(lǐng)導(dǎo)收費(fèi)的管理者和具體執(zhí)行的操作人員的劃分。兩者不能合二為一，否則就亂了主次、不成體統(tǒng)。在實(shí)施者中還存在著基礎(chǔ)實(shí)施和帶有一定監(jiān)督性質(zhì)的高級(jí)實(shí)施，“工人”和“監(jiān)工”或者是“生成制造”和“質(zhì)量監(jiān)督”就成了區(qū)分他們的代名詞。同樣該兩者不能合二為一，否則就亂規(guī)矩、不成方圓，產(chǎn)品質(zhì)量也就無法保證。

(2)工具、手段：要執(zhí)行這個(gè)系統(tǒng)工程，就必須有實(shí)施工具和操作手段。在信息化和現(xiàn)代化要求不斷提高的今天，實(shí)施收費(fèi)系統(tǒng)工程不能停留在過去“手工作坊”的時(shí)代。提高工作效率、加強(qiáng)信息化管理、深入軟件控制已經(jīng)是當(dāng)今收費(fèi)管理系統(tǒng)實(shí)行的基本要求。所以，運(yùn)用計(jì)算機(jī)操作，規(guī)范化軟件管理，采取銀行托收的管理手段已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)。另外，合法、合規(guī)的票據(jù)使用管理也成為收費(fèi)管理的重要組成部分。

2.收費(fèi)管理流程的梳理

(1)收費(fèi)許可證制度流程：在收費(fèi)前必須完成收費(fèi)審批、報(bào)備案手續(xù)，在收費(fèi)過程中必須進(jìn)行收費(fèi)公示和亮證收費(fèi)的舉措。收費(fèi)許可證年度檢查和定期、不定期的抽查和普查則是物價(jià)主管部門的事后監(jiān)督過程。所以，必須按照物價(jià)主管部門的要求認(rèn)真落實(shí)許可證制度的要求，對(duì)事后監(jiān)督過程中自查、報(bào)告、接受審查等監(jiān)督流程同樣重視，對(duì)披露的問題或整改方案切實(shí)執(zhí)行，確保收費(fèi)的合法性。以上，收費(fèi)前、收費(fèi)中、收費(fèi)后的許可證制度是保證收費(fèi)的合法性的必要條件，其中包括程序的合法性和收費(fèi)內(nèi)容(項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)、對(duì)象)的合法性。

(2)應(yīng)收款信息流程：應(yīng)收款信息包括了學(xué)生信息、標(biāo)準(zhǔn)信息、其他信息等。從學(xué)生招生信息的獲取，到學(xué)生收費(fèi)信息的加工，到轉(zhuǎn)入收費(fèi)系統(tǒng)的核對(duì)，再到收費(fèi)主管的批準(zhǔn)，最后操作員的收費(fèi)實(shí)施，這是應(yīng)收款信息主要流。在這過程中包括了對(duì)住宿標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)籍(學(xué)分)標(biāo)準(zhǔn)、代辦費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)等綜合后形成收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)信息流。以上信息的來源和變動(dòng)調(diào)整(包括減免、退還等)均依據(jù)物價(jià)部門、學(xué)工和教務(wù)部門、宿舍管理部門等提供的通知、申請(qǐng)資料。財(cái)務(wù)部門必須依據(jù)這些原始憑證進(jìn)行增減、調(diào)整、變動(dòng)。同時(shí)，這一系列的過程不能全部落實(shí)在一個(gè)人的職責(zé)之內(nèi)，還必須按照操作、稽核、復(fù)核的內(nèi)部流程進(jìn)行處理。

(3)資金流管理流程：約定收費(fèi)期間和時(shí)限及時(shí)將預(yù)算資金收入到位。對(duì)惡意欠費(fèi)學(xué)生收取資金占用費(fèi)用或滯納金等。對(duì)收費(fèi)資金實(shí)行收支兩條線管理，按照財(cái)政對(duì)國(guó)庫(kù)資金管理的要求按時(shí)、足額上繳，財(cái)政也能及時(shí)撥付下達(dá)預(yù)算資金。嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算法律、法規(guī)，提高資金的效率性和規(guī)范性。

(4)檔案、資料流程：在收費(fèi)管理過程中，信息記載和傳遞形成的檔案和資料除了電子的還有紙質(zhì)的。從來源上看有外部獲取的，有財(cái)務(wù)內(nèi)部制作的。從制作到使用，再到保管，作者認(rèn)為最重要的是其真實(shí)性和歷史性。

3.不相容性的界定

根據(jù)授權(quán)審批與業(yè)務(wù)經(jīng)辦、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與會(huì)計(jì)記錄、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與稽核檢查、授權(quán)批準(zhǔn)與監(jiān)督檢查互相分離的要求，將收費(fèi)管理內(nèi)部控制崗位做到合理設(shè)置，職責(zé)權(quán)限的合理劃分，確保不同崗位之間權(quán)責(zé)分明、互相牽制。

首先，將收費(fèi)主管與其他所有崗位區(qū)分，收費(fèi)主管兼有行政管理的職能和業(yè)務(wù)管理職能，“管”和“做”分離。其次，將收費(fèi)員與其他管理員按照“票、款分離原則”、“執(zhí)行和監(jiān)督分離原則”分離開來。再次，將系統(tǒng)管理員和審核員、按照“相互監(jiān)督、相互制約原則”分離開來。最后，檔案管理員則自然獨(dú)立于收費(fèi)其他崗位，充當(dāng)者“史官”的角色。

三、管理建議

1.崗位設(shè)置和分工

建立合理、嚴(yán)密的收費(fèi)系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)，完善崗位責(zé)任控制，合理分工、明確職責(zé)、確保不相容崗位相分離；各崗位之間相互監(jiān)督、相互制約，權(quán)責(zé)分明，將風(fēng)險(xiǎn)降到最小程度。崗位設(shè)置建議如下：

(1)核心崗位：收費(fèi)主管崗、審核崗、收費(fèi)崗；

(2)協(xié)助崗位：系統(tǒng)管理崗、票據(jù)管理崗、檔案管理崗。

“協(xié)助”和“核心”的區(qū)別不是字面上意義的重要或大小的分別；從收費(fèi)管理的角度看，而是從屬與非從屬的關(guān)系。從整個(gè)財(cái)務(wù)管理的角度看，協(xié)助崗位可同時(shí)從事著除收費(fèi)以外的系統(tǒng)管理、票據(jù)管理和檔案管理工作。但，就收費(fèi)管理而言，協(xié)助崗位是必不可少的。它和核心收費(fèi)崗位之間的關(guān)系是：服務(wù)于收費(fèi)、監(jiān)督于收費(fèi)。

各崗位分工明確、責(zé)任明晰。收費(fèi)主管，組織和協(xié)調(diào)收費(fèi)管理

工作，包括財(cái)務(wù)以外的業(yè)務(wù)部門和收費(fèi)管理其他崗位人員之間的關(guān)系。具體負(fù)責(zé)收費(fèi)許可、物價(jià)檢查等工作。向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)收費(fèi)工作，監(jiān)督、考核所領(lǐng)導(dǎo)各收費(fèi)崗位人員執(zhí)行政策制度情況。復(fù)核由審核員提請(qǐng)的各類申請(qǐng)、報(bào)告、報(bào)表等。收費(fèi)員，主要負(fù)責(zé)收取學(xué)生學(xué)雜費(fèi)，并開具收費(fèi)正式票據(jù)；根據(jù)審核和復(fù)核過的資料、手續(xù)處理各種原因的退費(fèi)和減免等學(xué)生信息變動(dòng)，登記學(xué)雜費(fèi)緩交資料。制作日?qǐng)?bào)表、統(tǒng)計(jì)表。審核員，主要審核收費(fèi)員提請(qǐng)的學(xué)生信息、應(yīng)收款變動(dòng)信息、其他信息是否與學(xué)工、教務(wù)等部門提供的原始信息的真實(shí)性、一致性。審核日?qǐng)?bào)表、統(tǒng)計(jì)表與收費(fèi)系統(tǒng)的一致性、及時(shí)性。系統(tǒng)管理員，負(fù)責(zé)對(duì)收費(fèi)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，保障系統(tǒng)的正常安全運(yùn)行；

及時(shí)對(duì)收費(fèi)公開查詢系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新；每天對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份并妥善保管，保證收費(fèi)數(shù)據(jù)的安全與完整。票據(jù)管理員，主要負(fù)責(zé)收費(fèi)票據(jù)的購(gòu)買、發(fā)放、收繳和保管工作。在收費(fèi)管理系統(tǒng)中進(jìn)行票據(jù)登記。檔案管理員，保管電子和紙質(zhì)的收費(fèi)憑證、資料、報(bào)表等。裝訂成冊(cè)、定期歸檔。在歸檔、查閱、移交、銷毀等重要環(huán)節(jié)關(guān)嚴(yán)格按照檔案管理制度執(zhí)行。

2.制度建設(shè)

(1)建立稽核審批制度

從崗位上看，收費(fèi)主管對(duì)收費(fèi)審核員和收費(fèi)員、審核員對(duì)收費(fèi)員存在著全面的稽核和被稽核的關(guān)系。系統(tǒng)管理員、票據(jù)管理員、檔案管理員對(duì)收費(fèi)主管也存在著定向稽核關(guān)系，主要針對(duì)其主管使用的收費(fèi)系統(tǒng)、收費(fèi)票據(jù)、收費(fèi)檔案。

從內(nèi)容上看，對(duì)應(yīng)收款的增減進(jìn)行稽核，對(duì)學(xué)生信息的變動(dòng)進(jìn)行稽核。由收費(fèi)員根據(jù)接收到的申請(qǐng)?zhí)岢?，審核員根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核，審核后再報(bào)收費(fèi)主管復(fù)核。

從形式上看，建立報(bào)表制度，有日?qǐng)?bào)、月報(bào)、年報(bào)等。通過表與表、表與系統(tǒng)數(shù)據(jù)、明細(xì)表和統(tǒng)計(jì)表核對(duì)來實(shí)現(xiàn)稽核與控制的目的。

(2)備查登記制度

備查登記制度就是對(duì)進(jìn)入收費(fèi)流程的電子信息和紙質(zhì)信息建立收費(fèi)檔案登記造冊(cè)，以便備查。不管是從外部獲取的還是財(cái)務(wù)制作的，凡是涉及到收費(fèi)信息的均嚴(yán)格按照檔案管理要求進(jìn)行管理。包括審批單、通知單、調(diào)整資料、各類報(bào)表等分類管理。對(duì)電子信息，系統(tǒng)管理員還要負(fù)責(zé)定期備份數(shù)據(jù)，復(fù)制數(shù)據(jù)，雙硬盤雙重備份，分開存放，注意防火防潮，以免同時(shí)毀壞、無法恢復(fù)。

(3)票據(jù)核銷制度

建立票據(jù)的入庫(kù)、領(lǐng)用、校驗(yàn)、核銷制度。使用票據(jù)管理核銷系統(tǒng)，對(duì)采購(gòu)來的每一張票據(jù)的即時(shí)狀態(tài)做到完全明確。對(duì)開具的票據(jù)做到和賬務(wù)核對(duì)100％，對(duì)每一本票據(jù)核銷后產(chǎn)生核銷單。核銷單能確定票據(jù)所在的記賬憑證號(hào)和票據(jù)用途、金額等要素。對(duì)核銷過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)整改，確保收費(fèi)票據(jù)使用的合法、合規(guī)性和保管的完整、安全性。

四、討論

本文從工作實(shí)踐出發(fā)，歸納總結(jié)了目前我國(guó)高校在收費(fèi)管理崗位設(shè)置上存在的問題。通過梳理和分析，對(duì)收費(fèi)管理崗位內(nèi)不同崗位之間的不相容性進(jìn)行了剖析，對(duì)崗位設(shè)置、制度建設(shè)的管理提出了不同的見解。但本文在理論上還有提升的空間。作者期望廣大同行攜手一起在理論研究和工作實(shí)踐上進(jìn)行更為深入的探討和交流。作者更期望教育管理部門或財(cái)政管理部門盡早出臺(tái)相關(guān)管理規(guī)定，將其規(guī)范管理制度化。保障學(xué)校崗位設(shè)置規(guī)范合理、運(yùn)行有序；加強(qiáng)內(nèi)部控制管理，保證收費(fèi)管理的良性循環(huán)。

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