關(guān)于檔案安全的研究與防范分析

羅如英

摘 要：伴隨著近些年我國(guó)相關(guān)檔案管理制度的改革及管理模式深化的深入，國(guó)外的先進(jìn)管理制度不斷地沖擊著國(guó)內(nèi)傳統(tǒng)的檔案管理模式，而在國(guó)際市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)中，這些管理制度和水平上的差距一度成為了我國(guó)企業(yè)在參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)時(shí)的弱勢(shì)，對(duì)于我國(guó)企業(yè)的進(jìn)一步國(guó)際化形成了阻礙，同時(shí)對(duì)于我國(guó)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展也形成了較為嚴(yán)重的問題，是符合我國(guó)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展及企業(yè)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的重要舉措，對(duì)于我國(guó)檔案管理的發(fā)展也具有較為積極的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；管理模式優(yōu)化；企業(yè)可持續(xù)發(fā)展；國(guó)際化戰(zhàn)爭(zhēng)

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制制度的不斷完善，當(dāng)前我國(guó)國(guó)內(nèi)外各行業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，而在這樣激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，我國(guó)相關(guān)企業(yè)需要能夠針對(duì)當(dāng)前環(huán)境形勢(shì)對(duì)自身的管理水平進(jìn)行相關(guān)的優(yōu)化，而為了維持國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)的健康和穩(wěn)定發(fā)展，需要相關(guān)的企業(yè)能夠制定正確的檔案管理，從而才能夠更好地進(jìn)行檔案工作服務(wù)，并為企業(yè)提供不斷的財(cái)務(wù)支撐，同時(shí)擴(kuò)大企業(yè)自身的生產(chǎn)規(guī)模，提高最終生產(chǎn)收益，避免企業(yè)財(cái)務(wù)更替出現(xiàn)“青黃不接”這樣的現(xiàn)象，使得企業(yè)可持續(xù)發(fā)展受到威脅。

1 檔案管理概念

所謂的檔案管理，就是對(duì)組織內(nèi)部的財(cái)務(wù)以及檔案，進(jìn)行的一系列收集、整理、鑒定以及統(tǒng)計(jì)保管和進(jìn)行相關(guān)利用的行為活動(dòng)。其主要是由檔案部門、組織部門以及勞資薪酬等部門組成，在進(jìn)行相關(guān)審計(jì)、統(tǒng)籌以及使用財(cái)務(wù)的工作活動(dòng)中形成的一種管理行為活動(dòng)，是組織內(nèi)部財(cái)務(wù)的財(cái)務(wù)經(jīng)歷、學(xué)歷水平、社會(huì)關(guān)系復(fù)雜程度、思想品德高低、業(yè)務(wù)能力水平、工作狀況水平以及相關(guān)的獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面進(jìn)行的原始記錄數(shù)據(jù)，是組織內(nèi)部財(cái)務(wù)參與組織所進(jìn)行的一系列社會(huì)活動(dòng)的記載，并對(duì)于組織成員財(cái)務(wù)自然情況進(jìn)行的真實(shí)反映記錄。在當(dāng)前我國(guó)企業(yè)管理活動(dòng)中，檔案管理作為管理活動(dòng)的重要內(nèi)容之一，展現(xiàn)著企業(yè)對(duì)于財(cái)務(wù)審計(jì)、吸引、以及任免使用等方面的觀念，同時(shí)也是影響企業(yè)延續(xù)的重要因素[1]。

2 檔案安全防范面臨的問題

2.1 管理部門較為松散

當(dāng)前檔案管理部門較為松散，這也是檔案管理內(nèi)容中較為嚴(yán)重的問題。檔案的主要作用便是為企業(yè)提供較為準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)綜合信息數(shù)據(jù)庫，從而幫助企業(yè)更好地完成對(duì)于高級(jí)財(cái)務(wù)的任用及調(diào)動(dòng)，但當(dāng)前檔案管理各部門的管理都較為松散，而這些管理方面的疏忽都將成為了企業(yè)在檔案管理方面的弊端，進(jìn)而導(dǎo)致相關(guān)的管理機(jī)制無法生效，也無法發(fā)揮檔案管理的作用。

2.2 檔案安全保障管理制度不完善

當(dāng)前企業(yè)檔案管理活動(dòng)中，存在的又一弊端便是在管理制度上的弊端，由于對(duì)于檔案管理制度的制定時(shí)間較短，相關(guān)制度的實(shí)踐也不夠成熟，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理制度的制定不完善。缺乏一個(gè)完整的檔案管理制度，便無法對(duì)于檔案管理活動(dòng)進(jìn)行規(guī)范化和有效化的應(yīng)用，也無法發(fā)揮出檔案管理活動(dòng)的綜合性考核和評(píng)價(jià)作用，對(duì)于財(cái)務(wù)信息的收集整理、鑒別使用、以及轉(zhuǎn)遞審核等都將造成問題。

2.3 缺乏一定規(guī)范性和真實(shí)性

檔案首先的要求便是規(guī)范性和真實(shí)性，其中規(guī)范性便是具有一定統(tǒng)一的規(guī)范，具體需要的信息需要能夠統(tǒng)一標(biāo)出，避免相關(guān)檔案出現(xiàn)差別，如果在不同檔案管理之中存在較大差異性，這些差異性便會(huì)導(dǎo)致企業(yè)在調(diào)用這些資料時(shí)應(yīng)用效率的降低，而真實(shí)性方面，則是指檔案管理活動(dòng)數(shù)據(jù)的真實(shí)性，這也是確保檔案管理行為活動(dòng)有效的首要條件，缺乏一定真實(shí)性的檔案，必然會(huì)導(dǎo)致企業(yè)在財(cái)務(wù)選用鑒別時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤，從而影響企業(yè)正常的財(cái)務(wù)調(diào)配與應(yīng)用[2]。

3 檔案安全防范分析以及改革路徑建議

3.1 建立完善的檔案管理規(guī)范

相關(guān)的管理部門需要能夠結(jié)合實(shí)際的認(rèn)識(shí)檔案管理問題，對(duì)檔案管理的活動(dòng)進(jìn)行一定的規(guī)范，確保職責(zé)明確，避免由于職責(zé)不明確和管理監(jiān)督松散，造成的管理活動(dòng)懈怠等問題，明確地進(jìn)行有效的改革與創(chuàng)新，并設(shè)定正確的獎(jiǎng)懲制度，通過正負(fù)兩面激勵(lì)當(dāng)前檔案管理財(cái)務(wù)的工作積極性，以避免由于工作失誤造成的相關(guān)管理問題。同時(shí)，想要真正構(gòu)建行之有效的檔案管理安全保障體系，便需要確保相關(guān)的管理制度行之有效，同時(shí)能夠明確地應(yīng)用到當(dāng)前檔案的管理工作中，并對(duì)相關(guān)的檔案管理工作提供較為高效的指導(dǎo)。

3.2 內(nèi)部監(jiān)督制度的構(gòu)建

對(duì)于檔案管理部門的監(jiān)管一定要提前做好預(yù)防，避免工作中問題的推諉現(xiàn)象。這便是對(duì)于檔案管理部門人員的深入監(jiān)管，通過人管人、制度管人、人管制度的三重作用，盡量避免由于工作失誤造成的相關(guān)檔案管理上的漏洞，從而不利于相關(guān)檔案安全保障管理體系的構(gòu)建，并對(duì)相關(guān)的管理工作造成不必要的麻煩，從而影響相關(guān)檔案管理的質(zhì)量和效率。

3.3 提高檔案管理部門人員自身素質(zhì)

檔案管理部門存在的問題，一部分也體現(xiàn)在檔案管理人員的身上，由于在過去的一段時(shí)間內(nèi)，檔案管理沒有受到足夠的重視，相關(guān)的管理人員自身素質(zhì)的要求也較低，這樣一來，隨著企業(yè)檔案管理活動(dòng)復(fù)雜性的增加，相關(guān)的檔案管理人員自身素質(zhì)水平也就不足以準(zhǔn)確地完成檔案管理工作，從而導(dǎo)致了檔案管理行為活動(dòng)水平的下降。為此需要相關(guān)企業(yè)能夠針對(duì)性地審計(jì)高素質(zhì)的檔案管理人員，著重強(qiáng)調(diào)對(duì)于檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的審計(jì)，同時(shí)規(guī)范對(duì)于檔案管理人員的管理活動(dòng)，并引進(jìn)高素質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案管理人員[3]。

3.4 強(qiáng)化檔案計(jì)算機(jī)管理的加密處理

隨著近些年互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)前將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理的案例逐漸增加，相關(guān)的應(yīng)用范圍也日趨廣泛，與此同時(shí)帶來的相關(guān)的計(jì)算機(jī)安全問題也逐漸成為了人們熱議的話題。這是在這樣的背景下，加密處理成為了當(dāng)前對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息資源防范設(shè)計(jì)的必然趨勢(shì)，如何更好地應(yīng)用加密技術(shù)則是相關(guān)專業(yè)人員需要思考的問題，而對(duì)于傳統(tǒng)的加密信息技術(shù)而言，其對(duì)于信息的加密在應(yīng)用時(shí)會(huì)產(chǎn)生一定的應(yīng)用問題，例如對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理前，需要能夠?qū)ο嚓P(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行解碼，這樣才能夠更好地完成對(duì)于加密信息的處理，但這同時(shí)也給了黑客攻擊或者病毒入侵的機(jī)會(huì)。

4 結(jié)語

總之，在當(dāng)前這樣的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)的情況下，這些管理制度和水平上的差距一度成為了我國(guó)企業(yè)在參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)時(shí)的弱勢(shì)，對(duì)于我國(guó)企業(yè)的進(jìn)一步國(guó)際化形成了阻礙，同時(shí)對(duì)于我國(guó)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展也形成了較為嚴(yán)重的問題，我國(guó)相關(guān)企業(yè)需要能夠針對(duì)當(dāng)前環(huán)境形勢(shì)對(duì)自身的管理水平進(jìn)行相關(guān)的改革和強(qiáng)化。

參考文獻(xiàn)

[1]蔣鴻標(biāo).基于檔案造假和“吃空餉”問題的事業(yè)單位檔案管理改革研究[J].科技文獻(xiàn)信息管理，2017（2）：50-52.

[2]任南竹.高校檔案管理改革探索——基于對(duì)高校財(cái)務(wù)“棄檔”問題的分析[J].經(jīng)營(yíng)與管理，2017（03）：160-162.

[3]馬志英.事業(yè)單位檔案管理改革實(shí)踐探索[J].青海教育，2017（12）：55-55.