關(guān)于高校專(zhuān)業(yè)資料室建設(shè)與管理的思考

陸 琦， 許 偉

(陜西科技大學(xué)資源與環(huán)境學(xué)院，陜西 西安 710021)

0 引 言

現(xiàn)在各高校基本上都設(shè)立了專(zhuān)業(yè)資料室.由于各學(xué)校的歷史沿革、實(shí)力及規(guī)模不同，各專(zhuān)業(yè)資料室的建設(shè)、發(fā)展、作用也是千差萬(wàn)別.為便捷、高效、優(yōu)質(zhì)地服務(wù)于學(xué)校的教學(xué)、科研、學(xué)科建設(shè)及大學(xué)生的素質(zhì)教育等各項(xiàng)工作，發(fā)揮了很好的作用.但是隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，高等教育人才培養(yǎng)模式的轉(zhuǎn)變，專(zhuān)業(yè)資料室的功能與定位將發(fā)生很大的改變.原有專(zhuān)業(yè)資料室已無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代人才的培養(yǎng).所以，本文分析了高校專(zhuān)業(yè)資料室的現(xiàn)狀、特點(diǎn)及存在問(wèn)題，提出了一些解決辦法和發(fā)展建議.

1 高校專(zhuān)業(yè)資料室目前的現(xiàn)狀及特點(diǎn)

1.1 高校專(zhuān)業(yè)資料室的現(xiàn)狀

專(zhuān)業(yè)資料室工作業(yè)務(wù)性強(qiáng)，同時(shí)也是一項(xiàng)帶有“鋪路架橋”性質(zhì)的服務(wù)工作.專(zhuān)業(yè)資料室應(yīng)該說(shuō)是以圖書(shū)館為中樞的全校文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的“末梢”，是專(zhuān)為各院系教學(xué)、科研服務(wù)的文獻(xiàn)信息資源供應(yīng)機(jī)構(gòu)，它收集保管的文獻(xiàn)信息資源與本學(xué)科結(jié)合緊，內(nèi)容專(zhuān)深.因此，在為本院系的教學(xué)科研服務(wù)中發(fā)揮了很好的作用.但是，高校圖書(shū)館與高校各學(xué)院專(zhuān)業(yè)資料室之間基本各自為政、條塊管理，缺乏必要的聯(lián)系和溝通.這主要體現(xiàn)在專(zhuān)業(yè)資料室行政上是隸屬于二級(jí)學(xué)院，地點(diǎn)設(shè)在各學(xué)院的辦公地點(diǎn)附近，管理員則是二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)委任.而圖書(shū)館是單獨(dú)的核算單位，對(duì)各專(zhuān)業(yè)資料室的圖書(shū)和期刊等資料的征訂、目錄的編排、文獻(xiàn)的采集等沒(méi)有權(quán)利進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃.

1.2 專(zhuān)業(yè)資料室的主要特點(diǎn)

專(zhuān)業(yè)資料室的工作是指以科技資料、科技文獻(xiàn)、期刊雜志、學(xué)生畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))、科研技術(shù)資料以及各類(lèi)教學(xué)科研技術(shù)檔案為管理對(duì)象的具體業(yè)務(wù)工作.所以，高校的專(zhuān)業(yè)資料室的管理包括：專(zhuān)業(yè)雜志期刊的訂閱，數(shù)字化技術(shù)資料的購(gòu)置等.專(zhuān)業(yè)資料形成的管理，主要指科研文件材料轉(zhuǎn)化為科研檔案和資料，包括協(xié)助科研人員積累、收集、整理、立卷和歸檔；科研資料實(shí)體的管理，及接收、分類(lèi)、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等；科研檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，如挖掘檔案潛在價(jià)值、提供檔案信息服務(wù)等等.它的主要特點(diǎn)如下：

(1)專(zhuān)業(yè)技術(shù)性.與其它資料檔案相比，材料的技術(shù)性更強(qiáng)；

(2)成套性.指一個(gè)獨(dú)立的科研項(xiàng)目所形成的一套科研檔案是一個(gè)密切聯(lián)系的整體，它主要體現(xiàn)在科研資料的形成與內(nèi)容兩個(gè)方面；

(3)現(xiàn)實(shí)性.這是指專(zhuān)業(yè)資料同科研活動(dòng)密切相關(guān)，具有現(xiàn)實(shí)實(shí)用性.大多數(shù)科研資料在短期內(nèi)不會(huì)過(guò)時(shí)，對(duì)現(xiàn)階段科研工作仍有借鑒和參考作用；

(4)復(fù)用性.即科研檔案資料可以反復(fù)使用，重復(fù)多次，而且其潛在的使用價(jià)值隨著使用次數(shù)的增加而增加.復(fù)用性還體現(xiàn)了科研資源的共享性；

(5)多樣性.這是指科研檔案的物質(zhì)形態(tài)多樣化.如隨著科技的不斷發(fā)展，非紙介質(zhì)的檔案材料已被大量應(yīng)用；

(6)立卷單位多而且分散.一所高校開(kāi)展科研的單位很多，科研工作課題組很多，因此，取得的科研成果也很多，由此將產(chǎn)生同樣多的資料檔案.

2 專(zhuān)業(yè)資料室的作用和存在的主要問(wèn)題

從各專(zhuān)業(yè)資料室所起的作用來(lái)看，既有其積極有益的一面，同時(shí)又存有一定的問(wèn)題.在實(shí)際的工作過(guò)程中，可能由于認(rèn)識(shí)或管理方面的原因，各專(zhuān)業(yè)資料室仍存在一些問(wèn)題.

2.1 積極有益的作用

2.1.1 在大學(xué)生科技創(chuàng)新活動(dòng)中的作用

科技創(chuàng)新是時(shí)代對(duì)人才培養(yǎng)的要求[1].大學(xué)生參加科技創(chuàng)新的過(guò)程可以充分地調(diào)動(dòng)其學(xué)習(xí)積極性和涉獵其它學(xué)科知識(shí)的主動(dòng)性，鍛煉和提高他們的科學(xué)思維能力，幫助他們?cè)鷮?shí)地掌握和創(chuàng)造性地運(yùn)用所學(xué)的知識(shí)，在解決問(wèn)題的過(guò)程中將不同領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)知識(shí)融會(huì)貫通.高校各專(zhuān)業(yè)資料室作為教學(xué)輔助機(jī)構(gòu)，作為大學(xué)生的第二課堂，更貼近各專(zhuān)業(yè)學(xué)生的學(xué)習(xí)和生活，為他們的科技創(chuàng)新活動(dòng)提供了充分的保障，成為學(xué)生腦海中創(chuàng)新點(diǎn)的“生命之源”.

2.1.2 為大學(xué)生的畢業(yè)實(shí)踐環(huán)節(jié)提供保障

大學(xué)生的畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))工作是其在校學(xué)習(xí)的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，通過(guò)畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))，可以提高學(xué)生的實(shí)踐能力，培養(yǎng)其發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題的能力.但由于學(xué)生們對(duì)專(zhuān)業(yè)綜合知識(shí)的掌握程度、熟練運(yùn)用的能力有限，必須借助于前人在相關(guān)領(lǐng)域內(nèi)所做的類(lèi)似工作中的方法、手段及結(jié)果，才能對(duì)導(dǎo)師所給的課題有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí).而上述內(nèi)容一般均可在各專(zhuān)業(yè)科技期刊上找到相應(yīng)的內(nèi)容.相對(duì)于圖書(shū)館來(lái)說(shuō)，學(xué)生在專(zhuān)業(yè)資料室可以更方便、快捷地找到自己所需的內(nèi)容，從而為其提供了幫助.

2.1.3 為教師、科研人員查閱相關(guān)文獻(xiàn)提供便捷

專(zhuān)業(yè)資料室的服務(wù)對(duì)象是具有特定專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能的教學(xué)、科研人員以及相關(guān)專(zhuān)業(yè)的研究生和高年級(jí)本科學(xué)生，是本學(xué)科教師從事科研、教學(xué)活動(dòng)的第一資源場(chǎng)所.它作為圖書(shū)館的延伸和補(bǔ)充，在提供文獻(xiàn)信息資源方面有著圖書(shū)館不可替代的作用，甚至可毫不夸張地說(shuō)，專(zhuān)業(yè)資料室從側(cè)面也反映出教學(xué)科研水平和發(fā)展前景，其專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)、高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，在當(dāng)前高校教學(xué)、科研工作中起著舉足輕重的作用.專(zhuān)業(yè)教師、科研人員在教學(xué)、科研過(guò)程中無(wú)論何時(shí)遇到問(wèn)題，都可以及時(shí)、方便地到專(zhuān)業(yè)資料室獲取信息.也就是說(shuō)，專(zhuān)業(yè)資料室地理位置的優(yōu)越性、文獻(xiàn)資源的專(zhuān)業(yè)性、學(xué)術(shù)性、時(shí)效性是校圖書(shū)館所無(wú)法取代的.

2.1.4 其它方面的作用

在二級(jí)學(xué)院的其它工作方面，如學(xué)科建設(shè)、教育教學(xué)改革以及學(xué)生專(zhuān)業(yè)興趣的培養(yǎng)等方面也都發(fā)揮著重要的、不可忽視的作用.

2.2 存在的主要問(wèn)題

2.2.1 資源共享存在障礙

專(zhuān)業(yè)資料室開(kāi)放時(shí)間較短,很多資料室周末不開(kāi)放,資料外借手續(xù)又比較繁瑣,嚴(yán)重影響了資料室的使用效率.這些做法與圖書(shū)館的工作宗旨與服務(wù)目標(biāo)相背離,不利于院校內(nèi)部的資源共享[2].

2.2.2 專(zhuān)業(yè)資料室管理人員和部分科研人員知識(shí)產(chǎn)權(quán)觀念薄弱

專(zhuān)業(yè)資料室管理人員和部分科研人員知識(shí)產(chǎn)權(quán)觀念薄弱，未進(jìn)行鑒定的科研資料不存檔，屬于技術(shù)秘訣的材料不注意存檔等.上述現(xiàn)象的發(fā)生，說(shuō)明了仍有不少科研人員和管理人員沒(méi)有意識(shí)到依法存檔是他們的義務(wù)，知識(shí)產(chǎn)權(quán)觀念淡薄.不了解科技成果檔案既是“全民財(cái)富”，同時(shí)又要“有償使用”.這些現(xiàn)象，一方面損害了學(xué)校的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，導(dǎo)致學(xué)校技術(shù)權(quán)益的流失，另一方面，對(duì)學(xué)?？蒲泄ぷ饕约翱萍假Y料工作的健康發(fā)展產(chǎn)生了負(fù)面的影響.

2.2.3 對(duì)專(zhuān)業(yè)資料室的地位和作用認(rèn)識(shí)不夠

許多人認(rèn)為專(zhuān)業(yè)資料室僅是一個(gè)擺設(shè)，應(yīng)付檢查的一種形式，有些教師甚至一年都沒(méi)有到過(guò)資料室借閱/查閱相關(guān)文獻(xiàn).因而利用率不高，效益不大.其次，資金短缺，專(zhuān)業(yè)資料室面積相對(duì)狹小，設(shè)備簡(jiǎn)陋，藏書(shū)和學(xué)術(shù)期刊有限，難以滿(mǎn)足教學(xué)和科研的需求.再者，相互之間的資源不能共享，專(zhuān)業(yè)資料室僅對(duì)相關(guān)專(zhuān)業(yè)的學(xué)生和教師服務(wù)，嚴(yán)格地說(shuō)，主要是為本學(xué)院的教師服務(wù).另外，還存在一些制度不嚴(yán)、方法落后等其它一些問(wèn)題.

3 解決辦法及發(fā)展建議

3.1 加強(qiáng)宣傳，提高對(duì)資料室重要性的認(rèn)識(shí)

根據(jù)高等院校圖書(shū)館工作條例規(guī)定：“院系資料室的工作應(yīng)著重進(jìn)行專(zhuān)業(yè)資料的收集整理和研究，并開(kāi)展情報(bào)服務(wù)，使之成為本專(zhuān)業(yè)的教學(xué)后盾、科研基地和情報(bào)服務(wù)中心[3].”專(zhuān)業(yè)資料室隸屬各院系，資料室人員對(duì)本學(xué)院情況比較熟悉，能夠直接為教師備課、教學(xué)和科研提供專(zhuān)業(yè)資料，具有明顯的專(zhuān)業(yè)性、針對(duì)性和靈活性，這是學(xué)校圖書(shū)館所無(wú)法比擬的.只有大家的認(rèn)識(shí)提高了，認(rèn)識(shí)到專(zhuān)業(yè)資料室在學(xué)院的教學(xué)科研中的必要性和重要性，才愿意為資料室的發(fā)展出謀劃策，從而提高其利用率，增加其功效.

3.2 改善專(zhuān)業(yè)資料室的基本條件

可通過(guò)適量增加經(jīng)費(fèi)，改善專(zhuān)業(yè)資料室的基本條件.專(zhuān)業(yè)資料室應(yīng)安排在相對(duì)寬敞、明亮，比較顯眼的地方，方便大家的查找.同時(shí)，資料室應(yīng)有安靜、舒適的閱讀環(huán)境.通過(guò)配備專(zhuān)業(yè)的資料室人員，增加計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，加強(qiáng)資料室的藏書(shū)建設(shè).以本院系重點(diǎn)學(xué)科和專(zhuān)業(yè)為中心，分清輕重，掌握專(zhuān)業(yè)科研方向，篩選和采集急需的、利用率高的文獻(xiàn)資料；通過(guò)開(kāi)挖內(nèi)部資源以獲取專(zhuān)業(yè)對(duì)口、學(xué)術(shù)價(jià)值較高的非正式出版物，如科研報(bào)告、會(huì)議論文集及文獻(xiàn)、其它內(nèi)部專(zhuān)業(yè)資料等，這樣既可以節(jié)約經(jīng)費(fèi)，又可擴(kuò)大館藏文獻(xiàn)的收集范圍.如能做到這些，就可為學(xué)院的教學(xué)和科研提供極大的幫助.

3.3 提高專(zhuān)業(yè)資料室管理人員的素質(zhì)和服務(wù)意識(shí)[4]

隨著高等教育的飛速發(fā)展，專(zhuān)業(yè)資料管理工作的領(lǐng)域不斷拓寬，服務(wù)的范圍不斷擴(kuò)大，管理工作的手段更加現(xiàn)代化，對(duì)資料工作者的政治素養(yǎng)、文化知識(shí)、專(zhuān)業(yè)水平和操作技能等方面都提出了挑戰(zhàn).為適應(yīng)新的形勢(shì)，資料管理人員應(yīng)自覺(jué)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高素質(zhì).特別要加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的訓(xùn)練，為專(zhuān)業(yè)建設(shè)、學(xué)科發(fā)展服務(wù).加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)資料室管理人員的隊(duì)伍建設(shè)及服務(wù)意識(shí)，專(zhuān)職人員既能做到熱愛(ài)本職工作，又能適時(shí)地提高自己的專(zhuān)業(yè)技術(shù)服務(wù)水平.院系領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)有針對(duì)性地加強(qiáng)資料室工作人員的培訓(xùn)工作，使他們既具有“敬業(yè)”的思想素質(zhì)，又具有“專(zhuān)業(yè)”的業(yè)務(wù)素質(zhì).只有這樣，才能更好地推動(dòng)教師搞好科研和教學(xué).

3.4 加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)資料室的數(shù)字化建設(shè)

隨著社會(huì)信息化程度的不斷提高，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在高校中得到了廣泛的應(yīng)用，尤其體現(xiàn)在圖書(shū)館和資料室的信息資源數(shù)字化建設(shè)方面.因此必須制定出切實(shí)可行的發(fā)展目標(biāo)，依托圖書(shū)館的數(shù)字化信息資源，建設(shè)好適合本學(xué)院具有自己特色的館藏資料及現(xiàn)代化查詢(xún)系統(tǒng).

3.5 加強(qiáng)館、室協(xié)調(diào),促進(jìn)資源共享[5]

在我國(guó)普通高校，學(xué)校有圖書(shū)館，院系有資料室.如何發(fā)揮各自的作用，目前有兩種說(shuō)法：一是合并說(shuō)，有人主張將學(xué)校各資料室并入圖書(shū)館,減少重復(fù)建設(shè),充分利用有限的資源.二是分館說(shuō)，有的學(xué)者認(rèn)為將資料室并入圖書(shū)館并不能滿(mǎn)足各單位的信息需求,一味的合并不是明智之舉,而應(yīng)根據(jù)需要加強(qiáng)資料室建設(shè),把資料室建成在院系等二級(jí)單位的圖書(shū)館分館,進(jìn)一步延伸圖書(shū)館服務(wù).不管怎樣，加強(qiáng)館、室協(xié)調(diào),促進(jìn)資源共享是大趨勢(shì).

4 結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)前科技不斷進(jìn)步、高等教育飛速發(fā)展的大環(huán)境下，人們具有迫切地提高自身技能、科學(xué)文化素養(yǎng)的需要.而作為服務(wù)于高校教學(xué)、科研，提高大學(xué)生素質(zhì)教育的基層專(zhuān)業(yè)資料室，需要認(rèn)清形勢(shì)，充分發(fā)揮現(xiàn)有的作用與職能，最大限度的提高其利用率，揚(yáng)長(zhǎng)避短，努力轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，制訂切實(shí)可行的制度，不斷加大對(duì)專(zhuān)業(yè)資料室的投入，更好地建設(shè)高水平、有特色專(zhuān)業(yè)資料室，使之高效、便捷、優(yōu)質(zhì)地為教學(xué)、科研、學(xué)科建設(shè)以及大學(xué)生的素質(zhì)教育服務(wù).

參考文獻(xiàn)

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