改進(jìn)大專院校圖書(shū)館書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量之我見(jiàn)

周青玲

（南陽(yáng)醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校圖書(shū)館，河南 南陽(yáng) 473003）

1 大專院校圖書(shū)館書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)存在的問(wèn)題

盡管整個(gè)圖書(shū)館界已基本上實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)也取得了不小的成就，但仍存在著不盡人意的地方。就大專院校圖書(shū)館來(lái)說(shuō)，其書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量普遍不太高，存在大量的不完備著錄和錯(cuò)誤著錄等問(wèn)題。

1.1 不完備著錄

不完備著錄主要體現(xiàn)在對(duì)某些必備字段、有則必備字段或其子字段不予著錄。具體情況如下：

1.1.1 編碼信息塊（Coded information block）中，100、102字段及101字段中的$b、$c子字段常被編目人員所忽視。實(shí)際上100、101對(duì)所有的在編文獻(xiàn)來(lái)說(shuō)，均為必備字段，而101的$b、$c子字段則為“有則必備”，102字段也是體現(xiàn)文獻(xiàn)重要著錄內(nèi)容的字段，不能隨便省略。

1.1.2著錄信息塊（Descriptive information block）中，缺少著錄比較頻繁的有：200字段中的$f、$z等子字段，205字段中的$a和$b子字段，225字段中的$f子字段等。200字段中，漏著最頻繁的是$f子字段中有關(guān)外國(guó)責(zé)任者的國(guó)別或中國(guó)古代著者的朝代；205字段中，多數(shù)記錄中只著錄文獻(xiàn)的版次，對(duì)于修訂本、增訂本、重印本以及手抄本、刻本、影印本等附加版本說(shuō)明則未予著錄；而225字段中$f著錄內(nèi)容在各館書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)中很難找到。

1.1.3 附注塊（Note Block）中，由于大專院校圖書(shū)館一般對(duì)此塊中的有關(guān)字段未作具體的硬性規(guī)定，編目人員幾乎很少進(jìn)行相關(guān)著錄。而實(shí)際上，諸如300一般附注、305版本與書(shū)目沿革附注、330提要或文摘附注等字段非常重要，都不同程度地對(duì)文獻(xiàn)的有關(guān)信息進(jìn)行揭示，最好予以著錄。

1.1.4 知識(shí)責(zé)任塊（Intellectual Responsibility Block）中，701字段中的子字段通常只著$a、$4，而無(wú)$c（國(guó)別、朝代）、$f（年代）等相關(guān)內(nèi)容的著錄，702字段也是如此。此外701、702均可重復(fù)，但編目人員經(jīng)常沒(méi)有進(jìn)行重復(fù)著錄，這使得第三責(zé)任者之后的其他責(zé)任者未能得到體現(xiàn)。

1.2 錯(cuò)誤著錄

1.2.1 著錄格式方面的錯(cuò)誤

（1）數(shù)字、字母、符號(hào)等字符的輸入狀態(tài)錯(cuò)誤。如205字段中的版次應(yīng)著錄為“2版”“3版”“4版”等形式，卻被著錄為“二版”、“三版”、“四版”。在數(shù)據(jù)錄入時(shí)，對(duì)于書(shū)名號(hào)、雙引號(hào)、分號(hào)等符號(hào)，則不太注意區(qū)分半角與全角。

（2）數(shù)據(jù)的著錄形式不一致。如010中的子字段$d，有的數(shù)據(jù)中著錄到元，有的則著到角如CNY12.5，還有的著到分如CNY39.00等；210中的子字段$d，有的數(shù)據(jù)中著錄到年如$d1987，有的則著錄到月如$d1999.4。

（3）語(yǔ)言的繁簡(jiǎn)著錄不一。對(duì)于含有繁體或異體字的文獻(xiàn)，有的館采用簡(jiǎn)化字著錄，有的館采用繁體字著錄，還有的館在實(shí)際操作中繁簡(jiǎn)兼用，致使同書(shū)異名，不便于用戶的檢索與利用。

1.2.2 著錄內(nèi)容的錯(cuò)誤

（1）責(zé)任方式著錄錯(cuò)誤。如“編著”著錄為“著”、“主編”著錄為“編”、“主譯”著錄為“譯”，更有甚者，把第一責(zé)任者與其他責(zé)任者相混，這種錯(cuò)誤常出現(xiàn)在中譯本中，具體表現(xiàn)為將譯者著錄于200字段的$f子字段，而原著作者卻不予著錄。

（2）205版本項(xiàng)著錄錯(cuò)誤。主要出現(xiàn)在中譯本的版本著錄上。比如有許多中譯本圖書(shū)是根據(jù)原版圖書(shū)的第二版翻譯過(guò)來(lái)的，但卻是中譯本的第一版，這種情況下，205字段不能著錄為2版。

（3）606主題和690分類標(biāo)引錯(cuò)誤。主題標(biāo)引錯(cuò)誤主要包括主題詞錯(cuò)誤、不規(guī)范、子字段的指示符使用錯(cuò)誤等，而分類標(biāo)引錯(cuò)誤主要體現(xiàn)為分類不到位、仿分復(fù)分錯(cuò)誤等。

2 大專院校圖書(shū)館書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量問(wèn)題的影響因素

2.1 內(nèi)部影響因素

影響大專院校圖書(shū)館書(shū)目庫(kù)數(shù)據(jù)質(zhì)量的內(nèi)部因素主要包括館內(nèi)的人員因素、標(biāo)準(zhǔn)因素、系統(tǒng)因素和管理因素。

2.1.1 人員因素

人員因素，是影響書(shū)目數(shù)據(jù)質(zhì)量的最主要因素。筆者所說(shuō)的人員因素主要包括人才結(jié)構(gòu)和人員素質(zhì)兩個(gè)方面。

人才結(jié)構(gòu)主要是指構(gòu)成人才整體的各要素之間的組合聯(lián)系方式。包括要素的數(shù)量、配置以及在整體中的地位等。人才結(jié)構(gòu)的合理與否，將影響人才整體功能的發(fā)揮。人才結(jié)構(gòu)是否合理，主要取決于“量”和“質(zhì)”兩個(gè)方面。人才結(jié)構(gòu)的“量”主要指人才的數(shù)量，“質(zhì)”主要指人才的配置。要使人才整體功能達(dá)到最大值，既要保證人才的充足，又要達(dá)到人才的合理配置，二者相輔相成，互相制約，缺一不可。對(duì)于圖書(shū)館來(lái)說(shuō)，要想保證書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)的高質(zhì)量，首先必須保證一定數(shù)量的編目人員，不能因?yàn)槿藬?shù)的不足而降低書(shū)目數(shù)據(jù)制作的質(zhì)量；另外，還應(yīng)該做到編目人員的合理配置，各館應(yīng)根據(jù)各自的購(gòu)書(shū)情況、學(xué)科特點(diǎn)等，將不同層次不同專業(yè)的人員有效配置，發(fā)揮人才的最大效能。

人員素質(zhì)包括思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，作為書(shū)目數(shù)據(jù)的生產(chǎn)者，編目人員素質(zhì)的高低直接決定著書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量高低。編目人員能否自覺(jué)地提高建庫(kù)質(zhì)量，與其思想素質(zhì)密切相關(guān)。舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子，在進(jìn)行主題標(biāo)引時(shí)，如果編目人員思想上不重視，就很容易僅從標(biāo)題入手進(jìn)行淺標(biāo)引，影響主題標(biāo)引的深度。而編目人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是影響書(shū)目數(shù)據(jù)質(zhì)量的關(guān)鍵因素，編目人員對(duì)文獻(xiàn)著錄標(biāo)準(zhǔn)與原則的把握程度、對(duì)機(jī)讀目錄格式的熟悉程度、對(duì)分類法和主題詞表的掌握程度、對(duì)標(biāo)引方法和規(guī)則的熟練運(yùn)用程度、以及相關(guān)學(xué)科知識(shí)的具備程度等都將直接影響到在編書(shū)目數(shù)據(jù)的質(zhì)量高低。

2.1.2 標(biāo)準(zhǔn)因素

標(biāo)準(zhǔn)因素主要指書(shū)目數(shù)據(jù)著錄的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化問(wèn)題。目前我國(guó)高校主要以 《中國(guó)文獻(xiàn)編目規(guī)則》或《CALIS聯(lián)機(jī)合作編目手冊(cè)》為著錄規(guī)則，以《中國(guó)機(jī)讀目錄通訊格式》(CNMARC)為數(shù)據(jù)著錄格式進(jìn)行書(shū)目數(shù)據(jù)的著錄。但由于各館對(duì)著錄標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)則的理解有所不同，致使各館的文獻(xiàn)著錄細(xì)則有不少出入甚至存在一些錯(cuò)誤規(guī)定，直接影響書(shū)目數(shù)據(jù)著錄的規(guī)范化和一致性。例如我館的中文圖書(shū)著錄規(guī)則中，對(duì)200字段是這樣規(guī)定的：“$a正題名原則上按照規(guī)定信息源所載題名著錄……圖書(shū)的上下冊(cè)、卷數(shù)、戲曲的幕數(shù)都是書(shū)名的一部分，與正題名之間用“.#”連接，有分卷（冊(cè)）次的分卷（冊(cè)）書(shū)名前用“,#”連接。如：20010$a 世界史 # 第一卷,#亞洲$f……”很顯眼，這一規(guī)定混淆了文獻(xiàn)著錄規(guī)則與著錄格式的區(qū)別，在一定程度上誤導(dǎo)了編目人員，造成同書(shū)異號(hào)、一書(shū)多條記錄現(xiàn)象的普遍存在，從而影響了書(shū)目數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范、交換與共享。

2.1.3 系統(tǒng)因素

大專院校圖書(shū)館多使用中小型的圖書(shū)館自動(dòng)化管理系統(tǒng)（金盤(pán)、妙思、金蝶、金思維、索菲特等），這些系統(tǒng)比較簡(jiǎn)單易用，費(fèi)用也比較低，但其系統(tǒng)自身卻存在不少問(wèn)題，成為影響書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量的因素之一。如我館使用的“圖騰”系統(tǒng)就存在不少問(wèn)題：在采訪、編目子系統(tǒng)中，無(wú)法串查各個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)，容易產(chǎn)生漏查、重購(gòu)、重編現(xiàn)象，影響采編工作的效率與書(shū)目數(shù)據(jù)的質(zhì)量；系統(tǒng)的自動(dòng)生成，種次號(hào)功能程序不太穩(wěn)定，常常存在跳號(hào)重號(hào)現(xiàn)象，容易導(dǎo)致索書(shū)號(hào)重復(fù)問(wèn)題的出現(xiàn)；系統(tǒng)為了簡(jiǎn)化書(shū)目數(shù)據(jù)的著錄過(guò)程，提高工作效率，對(duì)CNMARC中指示符的規(guī)定不予采納，致使書(shū)目數(shù)據(jù)交換格式不一致，不利于書(shū)目數(shù)據(jù)資源的共享等。

2.1.4 管理因素

影響書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量的因素除了人員因素、標(biāo)準(zhǔn)因素、系統(tǒng)因素，還包括管理因素，即對(duì)編目流程的控制管理。一般來(lái)說(shuō)，一個(gè)完整的書(shū)目數(shù)據(jù)生產(chǎn)流程包括數(shù)據(jù)查重、制作工作單、核對(duì)、計(jì)算錄入機(jī)、校對(duì)、數(shù)據(jù)形成并交送中央數(shù)據(jù)庫(kù)，但在實(shí)際的工作中各館的編目流程多有不同。以我館為例，對(duì)到館圖書(shū)校對(duì)、基本加工（夾磁條、貼財(cái)產(chǎn)號(hào)、蓋館藏章、抽取樣本）之后，才真正進(jìn)入書(shū)目數(shù)據(jù)加工生產(chǎn)階段，主要包括五個(gè)環(huán)節(jié)：書(shū)目查重——文獻(xiàn)標(biāo)引——數(shù)據(jù)著錄——數(shù)據(jù)審核——送交中央數(shù)據(jù)庫(kù)。這五個(gè)環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，只要忽略某一環(huán)節(jié)的控制管理，就會(huì)產(chǎn)生一系列的問(wèn)題，從而影響書(shū)目數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

2.2 外部影響因素

2.2.1 著錄規(guī)則變化因素

數(shù)據(jù)庫(kù)中的文獻(xiàn)著錄是根據(jù)一定的編目規(guī)則及格式（統(tǒng)稱規(guī)則）進(jìn)行的，規(guī)則由于修訂或改版所引起的內(nèi)容變化，勢(shì)必會(huì)引起數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的相應(yīng)變化。而規(guī)則的修訂和變化是客觀存在的現(xiàn)實(shí)情況，從這個(gè)角度來(lái)看，數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量存在一定的問(wèn)題也是在所難免的。以我國(guó)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化著錄以來(lái)常見(jiàn)的歐美國(guó)家的個(gè)人責(zé)任者著錄為例，就經(jīng)歷了由著錄中文姓氏，或依據(jù)相關(guān)工具書(shū)將姓氏原文翻譯為中文，修改為按文獻(xiàn)實(shí)際情況客觀著錄的變化過(guò)程。規(guī)則中的類似變化還有很多。因此，規(guī)則的變化是影響數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量的重要因素之一。

2.2.2 套錄數(shù)據(jù)質(zhì)量因素

套錄數(shù)據(jù)質(zhì)量不高也是影響書(shū)目數(shù)據(jù)質(zhì)量的一個(gè)重要因素。由于人力、財(cái)力方面的不足，大多數(shù)?？圃盒＿€沒(méi)有真正實(shí)行聯(lián)機(jī)編目。為了減輕編目工作量、提高工作效率，?？圃盒６嗍褂脮?shū)商提供的免費(fèi)套錄數(shù)據(jù)，但我們?cè)谔卒浀倪^(guò)程中發(fā)現(xiàn)書(shū)商提供的書(shū)目數(shù)據(jù)存在著分類不準(zhǔn)確、標(biāo)引不規(guī)范等問(wèn)題。若本館的編目人員不對(duì)套錄數(shù)據(jù)進(jìn)行細(xì)致審核與修改，照搬照錄，必然會(huì)降低書(shū)目數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

3 改進(jìn)大專院校圖書(shū)館書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量的措施

3.1 調(diào)整人員結(jié)構(gòu)，提高人員素質(zhì)

3.1.1 調(diào)整編目人員結(jié)構(gòu)

由于種種原因大專院校圖書(shū)館的人員來(lái)源相對(duì)比較復(fù)雜，具有圖書(shū)情報(bào)、信息管理或背景的人員比較少，更不用說(shuō)是復(fù)合型人才。相當(dāng)一部分的編目人員沒(méi)有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過(guò)現(xiàn)代文獻(xiàn)編目理論，對(duì)文獻(xiàn)著錄、標(biāo)引及機(jī)讀目錄并不熟悉，還有一部分人員在計(jì)算機(jī)編目中，仍停留于傳統(tǒng)編目，采用表格著錄形式。因此當(dāng)務(wù)之急，應(yīng)該及時(shí)調(diào)整人員結(jié)構(gòu)，適時(shí)引進(jìn)文獻(xiàn)編目專業(yè)人才，補(bǔ)充到編目工作中來(lái)。

3.1.2 提高編目人員素質(zhì)

圖書(shū)館首先要對(duì)編目人員進(jìn)行職業(yè)道德教育，培養(yǎng)編目人員嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)和良好的質(zhì)量意識(shí)。其次，要提高編目人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。對(duì)擬上崗的編目人員進(jìn)行上崗培訓(xùn)，使上崗人員在盡可能短的時(shí)間內(nèi)基本達(dá)到編目崗位上質(zhì)和量的要求；對(duì)在崗的編目人員，選派參加各種與編目有關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)，參加國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，及時(shí)了解國(guó)內(nèi)外編目工作的動(dòng)態(tài)，不斷更新知識(shí)。另外，還應(yīng)定期或不定期地開(kāi)展業(yè)務(wù)討論，加強(qiáng)編目人員之間的交流，促進(jìn)編目人員整體業(yè)務(wù)水平的提高。

3.2 及時(shí)完善編目規(guī)則

為了保證書(shū)目數(shù)據(jù)質(zhì)量，保證書(shū)目數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性與規(guī)范性，各館應(yīng)不斷完善本館的編目規(guī)則。盡管大專院校圖書(shū)館都有各自的文獻(xiàn)編目規(guī)則，但這些規(guī)則大多是對(duì)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的簡(jiǎn)單摘錄，未能就標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范條款所未能涵蓋的編目問(wèn)題做出具體規(guī)定，這使得編目人員在實(shí)際工作中也往往無(wú)據(jù)可依，很難就某些具體方面進(jìn)行準(zhǔn)確著錄。因此，各館應(yīng)改變現(xiàn)狀，根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)著錄規(guī)則，制定相應(yīng)的編目細(xì)則，具體規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范所未涵蓋方面的處理辦法，供編目人員使用，減少因無(wú)據(jù)可依而造成的錯(cuò)誤著錄問(wèn)題。另外各館要隨著現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的變動(dòng)及時(shí)更新本館編目標(biāo)準(zhǔn)及細(xì)則，做到始終與現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的一致性。

3.3 嚴(yán)格控制套錄數(shù)據(jù)質(zhì)量

大專院校圖書(shū)館套錄數(shù)據(jù)的來(lái)源主要是書(shū)商，為了確保套錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量，圖書(shū)館應(yīng)對(duì)書(shū)商數(shù)據(jù)的來(lái)源提出合理的建議，要求書(shū)目數(shù)據(jù)最好來(lái)自大型書(shū)目數(shù)據(jù)中心。并要求書(shū)商在自己編目時(shí)嚴(yán)格按照各館的編目規(guī)則和具體要求進(jìn)行，盡可能不依賴CIP數(shù)據(jù)。另外對(duì)于套錄數(shù)據(jù)中頻繁出現(xiàn)的錯(cuò)誤要求書(shū)商及時(shí)修正，只有這樣，才能保證外來(lái)數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

3.4 加強(qiáng)編目工作的過(guò)程控制

編目工作一環(huán)扣一環(huán)，只要某一個(gè)環(huán)節(jié)出了差錯(cuò)，就會(huì)前功盡棄。因此，我們必須嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，加強(qiáng)編目工作的過(guò)程控制。首先要嚴(yán)把“書(shū)目查重關(guān)”，查重是編目工作中的第一步，是保證館藏圖書(shū)分類一致的主要辦法，編目人員應(yīng)通過(guò)書(shū)名、著者和ISBN號(hào)等步驟來(lái)確保同書(shū)同號(hào)，避免同書(shū)異號(hào)等現(xiàn)象的發(fā)生；其次要嚴(yán)把“文獻(xiàn)標(biāo)引關(guān)”，文獻(xiàn)標(biāo)引包括分類標(biāo)引與主題標(biāo)引，編目人員應(yīng)運(yùn)用分類法、主題詞表等標(biāo)引工具，依據(jù)文獻(xiàn)的主要內(nèi)容，參考網(wǎng)上權(quán)威書(shū)目中心數(shù)據(jù)進(jìn)行文獻(xiàn)的標(biāo)引；第三要嚴(yán)把“數(shù)據(jù)著錄關(guān)”，編目人員應(yīng)嚴(yán)格按照文獻(xiàn)著錄規(guī)則、CNMARC著錄格式進(jìn)行數(shù)據(jù)的著錄輸入工作；第四要嚴(yán)把“數(shù)據(jù)審校關(guān)”，制定嚴(yán)格的審核制度和適量的質(zhì)量指標(biāo)，設(shè)立專門(mén)的審校崗，對(duì)各編目人員制作的書(shū)目數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量校驗(yàn)，不符合要求的要及時(shí)進(jìn)行修改。

3.5 優(yōu)化系統(tǒng)功能

3.5.1 修正系統(tǒng)錯(cuò)誤

系統(tǒng)的不足是編目人員所無(wú)法克服的，但由于系統(tǒng)的不足而產(chǎn)生的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)是可以修正也必須修正的。為了避免和減少系統(tǒng)帶來(lái)的錯(cuò)誤，首先應(yīng)對(duì)編目人員進(jìn)行有關(guān)系統(tǒng)使用的技術(shù)培訓(xùn)，力爭(zhēng)使每一位編目人員能夠?qū)ο到y(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境、功能特點(diǎn)、不足之處了如指掌；其次，編目人員要時(shí)刻留心編目系統(tǒng)容易產(chǎn)生錯(cuò)誤的地方，一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，及時(shí)運(yùn)用技巧予以修正，對(duì)于情況比較復(fù)雜的可進(jìn)行商討，最好將解決辦法以文字的方式呈現(xiàn)，便于以后參考之用。

3.5.2 更新系統(tǒng)功能

盡管編目人員可以人為地減少系統(tǒng)的一些錯(cuò)誤，但系統(tǒng)功能的不足確是我們無(wú)法克服的。這就要求圖書(shū)館及時(shí)就使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的系統(tǒng)問(wèn)題與不足，以及對(duì)系統(tǒng)的新要求與系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方進(jìn)行溝通，盡可能要求開(kāi)發(fā)方對(duì)系統(tǒng)做出相應(yīng)的優(yōu)化和升級(jí)。如果所用的系統(tǒng)已沒(méi)有太大的升級(jí)空間，圖書(shū)館可以考慮更換新的自動(dòng)化系統(tǒng)，來(lái)降低原有系統(tǒng)本身不足帶來(lái)的書(shū)目數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題。

［1］ 李育嫦.略論書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的質(zhì)量控制［J］.現(xiàn)代情報(bào),2002,(11).

［2］ 劉泳潔.提高機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量的有效途徑［J］.圖書(shū)館工作與研究,2005,(9).

［3］ 應(yīng)暉.試論書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中的質(zhì)量控制［J］.圖書(shū)情報(bào)知識(shí),2002,(2).