新時期高校院系資料室建設(shè)的思考——以河南農(nóng)業(yè)大學(xué)為例

劉楠

（河南農(nóng)業(yè)大學(xué)資源與環(huán)境學(xué)院，河南鄭州450002）

高等院校的圖書資料工作是由學(xué)校圖書館和院系資料室共同承擔(dān)的。院系資料室是圖書館工作的延伸和補(bǔ)充，它擔(dān)負(fù)著本院系相關(guān)專業(yè)有關(guān)圖書資料文獻(xiàn)情報的搜集、整理和研究任務(wù)，并用掌握的情報資料為教學(xué)、科研和管理工作服務(wù)。當(dāng)前我國高等教育正在向大眾化、適用型方向發(fā)展，各個領(lǐng)域科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)。新形式下高等院校圖書資料工作特別是院系資料室建設(shè)如何適應(yīng)高等教育的發(fā)展，如何滿足教學(xué)、科研和管理工作的新要求，是當(dāng)前應(yīng)該思考和研究的問題。

1 院系圖書資料工作現(xiàn)狀

目前，高等院校的院系圖書資料工作和學(xué)校的其他工作一樣，正在隨著高等教育的發(fā)展、教學(xué)科研工作的需要、學(xué)科建設(shè)的要求不斷發(fā)展和完善，特別是教育部和省教育廳開展的教學(xué)評估工作進(jìn)一步促進(jìn)了高校各院系的圖書資料室建設(shè)。以河南農(nóng)業(yè)大學(xué)為例，全校20個學(xué)院，除新建的兩個學(xué)院外，都先后建立了自己的資料室。資料室用房面積、規(guī)模小的學(xué)院1—2間；規(guī)模大的學(xué)院3—4間（含閱覽室）。資料室的管理員知識結(jié)構(gòu)雖然參差不齊，但基本上能勝任資料室的管理工作。各院系對資料室的經(jīng)費(fèi)投入每年大約2萬元左右，文、管類學(xué)院和規(guī)模較大的學(xué)院每年經(jīng)費(fèi)投入稍多一些。從整體上看，基本能夠保證院系資料室每年的圖書購置、訂購期刊和資料室運(yùn)轉(zhuǎn)的正常開支。各院系資料室藏書和期刊數(shù)量與學(xué)院專業(yè)、規(guī)模、歷史相關(guān)。如規(guī)模較大、建院較早的經(jīng)管學(xué)院藏書近萬冊、文獻(xiàn)資料近百卷、每年訂購期刊80—100種；新建的、規(guī)模較小的資源與環(huán)境學(xué)院，藏書很少，文獻(xiàn)不超過50卷，訂購期刊30—50種。各資料室基本實現(xiàn)微機(jī)管理，個別學(xué)院的資料室還配有復(fù)印機(jī)等設(shè)備，可提供相關(guān)服務(wù)。學(xué)校圖書館與大部分院資料室建立了網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系，可以實現(xiàn)聯(lián)合查閱。

2002年和2008年教育部組織專家先后兩次對河南農(nóng)業(yè)大學(xué)進(jìn)行了教學(xué)評估，大大促進(jìn)了學(xué)校教學(xué)、科研和管理等方面的工作。同時也推動了學(xué)校圖書館和院系的資料室的建設(shè)。各院系資料室現(xiàn)有文獻(xiàn)資料80%以上是這兩次評估中整理、立卷歸檔的。

2 目前存在的問題

近幾年來高校的院系資料室工作雖然有一定發(fā)展，但遠(yuǎn)不能適應(yīng)高等教育發(fā)展的新形勢。就河南農(nóng)業(yè)大學(xué)來說，2000年以來連年擴(kuò)招，在校生增加近2倍，新增專業(yè)、學(xué)科很多，科研項目和任務(wù)增加更快，這就給圖書資料工作帶來不少困難和問題。

2.1 經(jīng)費(fèi)不足，圖書資料還不能滿足需要

這幾年，學(xué)校投入到圖書資料工作中的經(jīng)費(fèi)和設(shè)備遠(yuǎn)不如師生增長速度和教學(xué)科研的需要，70年代建起的圖書館已不堪重負(fù)，借書排隊、閱覽室搶位已習(xí)以為常；院系資料室多數(shù)沒有閱覽的地方，師生只能借走資料；院系每年2萬元的資料費(fèi)，買不了多少圖書和資料，加之書價上漲，每年購書數(shù)量實際在減少，購置其他設(shè)備就更談不上了，只能維持低水平運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.2 管理人員不足，業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高

資料室管理是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，不僅需要有本院系相關(guān)專業(yè)的知識，還要有圖書情報專業(yè)知識，并能掌握計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，這樣才能勝任現(xiàn)代資料室的管理工作。但目前能達(dá)到這一要求的資料員不多，而且院系資料室管理員人數(shù)少、工作量大。從圖書、期刊的訂閱、資料搜集、整理加工到借閱等一系列工作均由一人承擔(dān)，有的甚至還要兼任院系其他工作，這就造成管理人員只能做些基礎(chǔ)性服務(wù)工作，無法為借閱者提供更深層次、高質(zhì)量、多元化的情報信息服務(wù)。而且不能延長閱覽時間，晚上、雙休日都不能開放資料室。

2.3 相關(guān)設(shè)備不足，服務(wù)手段落后

大多數(shù)圖書資料室不僅面積小、不夠用，而且設(shè)備簡陋，缺少基本的用品和工具：電腦較少，沒有復(fù)印機(jī)；資料室管理未采用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，仍處于手工操作階段；還有部分服務(wù)手段落后，工作效率低，一般只對本院師生開放，有限的文獻(xiàn)資源被長期閑置，利用效率不高，不利于資源共建共享，也不利于學(xué)校教學(xué)科研的整體發(fā)展。

3 加強(qiáng)院系資料室建設(shè)的思路

加強(qiáng)院系資料室建設(shè)，提高院系資料室的服務(wù)功能和利用率是新時期高等教育發(fā)展的需要，是高校加強(qiáng)學(xué)科建設(shè)的需要，是提高教學(xué)質(zhì)量、提高學(xué)生素質(zhì)和創(chuàng)新能力的需要，也是廣大師生的期望。可考慮從以下幾個方面解決：

3.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增加投入

首先是院系領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識圖書資料在教學(xué)和科研工作的重要地位和不可替代的作用，把圖書資料室作為教師、學(xué)生學(xué)習(xí)科學(xué)知識和獲取各種信息的重要陣地，定期研究，提出具體措施和要求，及時解決有關(guān)問題。主管院長要經(jīng)常深入資料室檢查指導(dǎo)工作。二是制訂切實可行的資料室建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，對資料室每年的經(jīng)費(fèi)投入、資料室的軟硬件建設(shè)都要列入院系的年度計劃，付諸實施。三是建立監(jiān)督機(jī)制。由院系主管領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)老師代表和學(xué)生代表三方組成5—9人的資料監(jiān)管小組，對經(jīng)費(fèi)投入使用、圖書期刊訂購、資料室的硬件建設(shè)和資料室管理提出具體意見，供院系領(lǐng)導(dǎo)參考。四是院系要每年撥出一定專款用于改善資料室環(huán)境，增加必要的設(shè)備，設(shè)法增加資料室面積。

3.2 提高資料員素質(zhì)和管理水平

圖書資料員是搞好資料室管理服務(wù)的關(guān)鍵，因此要不斷提高資料員的素質(zhì)和管理水平。首先要選擇懂專業(yè)、肯鉆研、能吃苦、守紀(jì)律的同志擔(dān)任圖書資料員。不稱職的要及時調(diào)整。二是加強(qiáng)對院系資料員的培訓(xùn)工作。學(xué)校和院系每年對資料員進(jìn)行1—2次業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期組織資料員到圖書館或外校相關(guān)資料室參觀學(xué)習(xí)、交流經(jīng)驗，提高業(yè)務(wù)和管理水平。三是資料員要鉆研業(yè)務(wù)，熟悉和掌握本學(xué)院的專業(yè)設(shè)置、學(xué)科建設(shè)、課程安排、教學(xué)需要等情況，對已購圖書文獻(xiàn)資料進(jìn)行分析研究，及時分類上架。在流通閱覽活動中做到快速、準(zhǔn)確、熱情、無誤的服務(wù)。努力做好橫向交流與縱向溝通，實現(xiàn)交叉信息資源共享。四是工作量大的資料室可從教師或?qū)W生中聘用兼職資料員，協(xié)助工作，延長工作時間，爭取雙休日和晚上開放資料室。

3.3 搞好圖書資料搜集、選購，做好文獻(xiàn)情報服務(wù)

院系資料室要根據(jù)本學(xué)院的專業(yè)特點(diǎn)、教學(xué)內(nèi)容、課程設(shè)置與科研內(nèi)容積極搜集相關(guān)資料。特別要注重搜集本學(xué)科領(lǐng)域里專業(yè)性強(qiáng)，有一定權(quán)威性的圖書資料和新成果、新發(fā)現(xiàn)、尖端研究的資料。要重視本院教師編寫的教材及發(fā)表的專著、學(xué)術(shù)論文、學(xué)生的畢業(yè)論文等專業(yè)資料搜集、加工、提煉、整理，使文獻(xiàn)信息盡快變成情報資料，發(fā)揮其應(yīng)有的使用價值。

3.4 加強(qiáng)資料室的數(shù)字化建設(shè)

圖書館數(shù)字化的研究和建設(shè)是近幾年來高校圖書資料工作的重點(diǎn)，而作為圖書館工作補(bǔ)充和延伸的資料室，管理方式卻比較落后，這在一定程度上制約和削弱了其服務(wù)水平，使讀者的多層次信息需求無法得到滿足。因此，院系資料室應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)開發(fā)利用網(wǎng)上資源，建立文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)終端，通過計算機(jī)與圖書館的數(shù)據(jù)庫鏈接，實現(xiàn)資料室與圖書館的文獻(xiàn)資源共享，這將大大提高院系資料室資源的利用率，使資料室文獻(xiàn)真正成為學(xué)校文獻(xiàn)資源的一部分。

加強(qiáng)院系圖書資料室的建設(shè)是擺在各高校面前亟待解決的問題，勢在必行。特別是新建的院系資料室和規(guī)模較大的綜合性大學(xué)，數(shù)萬師生員工，涉及的專業(yè)學(xué)科門類繁多，單純依靠學(xué)校圖書館借閱是不能滿足需要的，必須通過加強(qiáng)院系資料室建設(shè)有效分流部分讀者，滿足廣大師生掌握知識和信息的需要。

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［3］穆陽.高校院系資料室文獻(xiàn)資源建設(shè)與管理［J］.中國勞動關(guān)系學(xué)院學(xué)報，2007（4）：112～115.