論高校設(shè)備管理的監(jiān)督職能
——以湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)設(shè)備管理為例

盛志佳

(湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)資產(chǎn)處,湖南長(zhǎng)沙 410128)

論高校設(shè)備管理的監(jiān)督職能
——以湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)設(shè)備管理為例

盛志佳

(湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)資產(chǎn)處,湖南長(zhǎng)沙 410128)

高等學(xué)校在設(shè)備管理過(guò)程中應(yīng)引入監(jiān)督約束及評(píng)價(jià)機(jī)制,加強(qiáng)對(duì)設(shè)備計(jì)劃的監(jiān)督,對(duì)采購(gòu)招標(biāo)的監(jiān)督,對(duì)實(shí)驗(yàn)設(shè)備日常管理的監(jiān)督,以進(jìn)一步強(qiáng)化設(shè)備管理職能。

儀器設(shè)備管理;監(jiān)督約束機(jī)制;評(píng)價(jià)機(jī)制

儀器設(shè)備是高校開展教學(xué)、科研工作不可缺少的物質(zhì)基礎(chǔ),是實(shí)驗(yàn)室的主要技術(shù)裝備,是高校管理體系中的一個(gè)重要組成部分,也是體現(xiàn)高校辦學(xué)實(shí)力和水平的重要標(biāo)志。近年來(lái),湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)在上級(jí)部門的大力支持下,學(xué)校多渠道地籌措資金,自 2001年 —2008年,單教學(xué)這一塊,學(xué)校投入的教學(xué)儀器設(shè)備費(fèi)就有 6000多萬(wàn)元,其它還有省部共建實(shí)驗(yàn)室投入的經(jīng)費(fèi)以及科研投入的經(jīng)費(fèi)。目前湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)教學(xué)、科研的儀器設(shè)備總值已達(dá) 2.08億。各部門和管理機(jī)構(gòu)怎樣更好地改進(jìn)管理手段,提高儀器設(shè)備的效益,使其更好地為教學(xué)、科研服務(wù),是一個(gè)值得研究的課題。為管好學(xué)校的儀器設(shè)備,保證學(xué)校的教學(xué)、科研、后勤各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行,學(xué)校資產(chǎn)管理處自 1999年成立以來(lái),在工作中不斷強(qiáng)化管理和服務(wù)的意識(shí),不斷拓展職能,通過(guò)建立和健全儀器設(shè)備的配備、購(gòu)置、統(tǒng)計(jì)、使用、維護(hù)、處置等制度,加強(qiáng)了對(duì)儀器設(shè)備的日常管理。按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理,管用結(jié)合”的管理原則[1],建立了校院兩級(jí)管理體制。以上級(jí)部門的有關(guān)文件為指導(dǎo),結(jié)合學(xué)校的具體情況,制訂了一系列實(shí)施細(xì)則,在資產(chǎn)管理方面積累了一些經(jīng)驗(yàn),取得了一定成效。

但是和絕大多數(shù)高校存在的問(wèn)題一樣,目前湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)儀器設(shè)備仍處于無(wú)償使用的狀況,購(gòu)買儀器設(shè)備的經(jīng)費(fèi)全部或大部分由學(xué)校投入,所以出現(xiàn)了設(shè)備使用部門爭(zhēng)經(jīng)費(fèi)、重購(gòu)置輕管理的現(xiàn)象。儀器設(shè)備購(gòu)買后,利用率和使用效益如何與部門的利益沒(méi)有直接聯(lián)系,用好用壞一個(gè)樣,用多用少一個(gè)樣,使用者成本意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、共享意識(shí)不足[2],大型儀器設(shè)備為某個(gè)部門甚至個(gè)人長(zhǎng)期占用,而有些大型儀器設(shè)備長(zhǎng)期“吃不飽”,造成資源浪費(fèi)。

因此,筆者建議對(duì)儀器設(shè)備管理的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)價(jià)[3],逐步形成一套有力的約束機(jī)制。具體做法是:以學(xué)校資產(chǎn)管理處牽頭,會(huì)同計(jì)財(cái)處、教務(wù)處、科研處、監(jiān)察處、審計(jì)處等有關(guān)部門成立一個(gè)監(jiān)督職能部門 (可稱為設(shè)備管理委員會(huì))來(lái)完成對(duì)學(xué)校有關(guān)資產(chǎn)管理的決策和執(zhí)行部門的監(jiān)督,設(shè)備管理委員會(huì)下設(shè)一個(gè)監(jiān)督評(píng)價(jià)組。設(shè)備管理委員會(huì)直接對(duì)校長(zhǎng)負(fù)責(zé),監(jiān)督評(píng)價(jià)組直接接受設(shè)備管理委員會(huì)的領(lǐng)導(dǎo),專門負(fù)責(zé)對(duì)儀器設(shè)備計(jì)劃、招標(biāo)采購(gòu)、儀器設(shè)備的日常管理、儀器設(shè)備維修的管理、儀器設(shè)備報(bào)廢的技術(shù)鑒定等工作的監(jiān)督評(píng)價(jià),并定期向設(shè)備管理委員會(huì)匯報(bào)工作。監(jiān)督評(píng)價(jià)組的工作職能主要包括:

1 對(duì)設(shè)備計(jì)劃的監(jiān)督

湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃是由各個(gè)使用部門單獨(dú)提出,學(xué)校組織有關(guān)人員對(duì)各個(gè)部門提出的計(jì)劃進(jìn)行論證和審核后確定。監(jiān)督評(píng)價(jià)組對(duì)計(jì)劃環(huán)節(jié)的評(píng)價(jià)可從如下方面著手:1)從各部門所提出的計(jì)劃中抽查一些儀器設(shè)備,檢查用戶申報(bào)教學(xué)儀器設(shè)備是否提供了教學(xué)任務(wù)、開課情況以及儀器設(shè)備套數(shù)的情況;科研儀器設(shè)備是否提供了該儀器設(shè)備在將要開展或者申報(bào)的課題中預(yù)計(jì)的利用率以及重要程度,購(gòu)置的儀器設(shè)備是否從有利于本學(xué)科、本專業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展戰(zhàn)略方面來(lái)考慮[4];對(duì)部門以往購(gòu)入的儀器設(shè)備進(jìn)行分析:同類設(shè)備的使用情況、利用率、大型設(shè)備共享率、上年度完成教學(xué)及科研的情況。2)儀器設(shè)備購(gòu)入后的使用率、有無(wú)閑置、有無(wú)重復(fù)購(gòu)置的情況,并設(shè)立量化表作為考核的依據(jù)。

2 對(duì)采購(gòu)招標(biāo)的監(jiān)督

湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)的采購(gòu)招標(biāo)具體由資產(chǎn)處采購(gòu)科執(zhí)行,且實(shí)施了政府采購(gòu)和學(xué)校采購(gòu)相結(jié)合,公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)與談判招標(biāo)相結(jié)合,計(jì)財(cái)處、監(jiān)察處、審計(jì)處在經(jīng)費(fèi)、紀(jì)律執(zhí)行方面加以指導(dǎo),用戶和專家在設(shè)備性能方面加以確定等措施。對(duì)采購(gòu)招標(biāo)的監(jiān)督評(píng)價(jià)應(yīng)主要圍繞申報(bào)立項(xiàng)、專家評(píng)審和購(gòu)置決策這三個(gè)階段展開:1)檢查設(shè)備立項(xiàng)的手續(xù)是否符合學(xué)校的有關(guān)規(guī)定;材料是否齊全;是否組織專家組進(jìn)行了評(píng)審;專家組的評(píng)審是否根據(jù)學(xué)校的有關(guān)規(guī)定和學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、專業(yè)設(shè)置、教學(xué)科研、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的需要及經(jīng)費(fèi)情況分輕重緩急進(jìn)行;對(duì)于大型儀器設(shè)備購(gòu)前是否進(jìn)行了充分的市場(chǎng)和用戶調(diào)研,對(duì)儀器設(shè)備的性能、技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號(hào)、售后服務(wù)是否進(jìn)行了認(rèn)真的論證等。2)關(guān)注開標(biāo)評(píng)標(biāo)定標(biāo)階段[5],檢查是否具備招標(biāo)條件;招標(biāo)方式的選擇是否符合規(guī)定;是否在規(guī)定時(shí)間內(nèi)停止接受投標(biāo)文件;投標(biāo)人是否具備投標(biāo)資格;是否當(dāng)場(chǎng)檢查投標(biāo)文件的密封情況;是否按程序公開唱標(biāo);評(píng)標(biāo)委員會(huì)的產(chǎn)生及組成是否符合規(guī)定;評(píng)標(biāo)過(guò)程是否公正、保密;評(píng)標(biāo)委員會(huì)是否嚴(yán)格按招標(biāo)文件確定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法評(píng)標(biāo);開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)程序是否符合規(guī)定等。3)檢查與供貨商簽訂的合同是否合法、合規(guī);是否根據(jù)招標(biāo)文件和中標(biāo)人的投標(biāo)文件簽訂[6];合同條款是否完整;意思表達(dá)是否清楚,文字表達(dá)是否嚴(yán)密;合同文件是否規(guī)范;供貨商是否嚴(yán)格按合同規(guī)定供貨;主管部門和使用部門是否組織有關(guān)人員對(duì)設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收,質(zhì)量如何,有無(wú)購(gòu)入設(shè)備品種、規(guī)格、技術(shù)性能等指標(biāo)與合同要求不符的情況等。

3 對(duì)實(shí)驗(yàn)設(shè)備日常管理的監(jiān)督

湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)儀器設(shè)備的驗(yàn)收、入帳、調(diào)劑、維修和報(bào)廢這一過(guò)程主要是由資產(chǎn)處設(shè)備管理科來(lái)完成的。監(jiān)督評(píng)價(jià)組要負(fù)責(zé)對(duì)日常管理的監(jiān)督、評(píng)價(jià)和考核工作。

首先要加強(qiáng)對(duì)使用過(guò)程的管理,要不定期對(duì)各部門儀器設(shè)備使用情況隨機(jī)抽樣考評(píng):平時(shí)的維護(hù)和保養(yǎng)情況,儀器設(shè)備是否有人為損壞和拆卸,使用情況,維修記錄和對(duì)內(nèi)外的開放程度,有無(wú)社會(huì)服務(wù),有無(wú)組織學(xué)生進(jìn)行創(chuàng)新實(shí)驗(yàn),是否有長(zhǎng)期閑置而未主動(dòng)提出調(diào)劑的情況,使用登記是否完整,是否有新購(gòu)買的儀器設(shè)備未開箱的情況,科研成果的產(chǎn)出如何,這些均可作為來(lái)年購(gòu)買儀器設(shè)備的參考。如果大型儀器設(shè)備長(zhǎng)期未使用和無(wú)保養(yǎng),則應(yīng)制定相應(yīng)的處罰措施。

其次要加強(qiáng)對(duì)儀器設(shè)備維修的管理。監(jiān)督評(píng)價(jià)組應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)維修管理進(jìn)行考評(píng),如維修工作量的多少,返修率的高低,操作的熟練程度,故障排除的效率如何等,檢查各使用部門是否定期統(tǒng)計(jì)了儀器設(shè)備的完好率。

最后,監(jiān)督評(píng)價(jià)組要負(fù)責(zé)對(duì)所申請(qǐng)報(bào)廢設(shè)備進(jìn)行報(bào)廢的審核,包括設(shè)備是否已經(jīng)達(dá)到報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn),是否有維修記錄以及報(bào)廢手續(xù)是否完備等。

從儀器設(shè)備的計(jì)劃、采購(gòu)、入庫(kù)、入帳、出庫(kù)、安裝、調(diào)試、維修,一直到調(diào)撥、報(bào)失、

報(bào)損、報(bào)廢,整個(gè)工作程序涉及到了儀器設(shè)備從出生到死亡的各個(gè)環(huán)節(jié),因此,儀器設(shè)備管理工作是一項(xiàng)涉及多個(gè)部門的系統(tǒng)工程,更是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又艱巨的細(xì)致工作。監(jiān)督約束機(jī)制是管理中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)[7],只有建立了嚴(yán)格的監(jiān)督約束和評(píng)價(jià)機(jī)制,才能激發(fā)各部門及相關(guān)人員的積極性,增強(qiáng)其責(zé)任感,促進(jìn)各部門相互溝通,相互配合,齊抓共管,做好儀器設(shè)備全過(guò)程的管理,使學(xué)校整體管理水平進(jìn)一步提高。

[1]鄧伯平,洪彬,陳小飛.推進(jìn)高校儀器設(shè)備管理的措施[J].設(shè)備管理與維修,2008(7):5-6.

[2]陳金太.當(dāng)前高校儀器設(shè)備管理工作的困境與求解[J].齊齊哈爾大學(xué)學(xué)報(bào),2008(7):170.

[3]周麗,陳俊果.監(jiān)督約束及評(píng)價(jià)機(jī)制在高校實(shí)驗(yàn)設(shè)備管理中的運(yùn)用[J].管理園地,2008(8):14-16.

[4]李培福.加強(qiáng)高校實(shí)驗(yàn)室儀器管理,發(fā)揮其使用效益[J].重慶文理學(xué)院學(xué)報(bào),2008(6):98.

[5]張榮華,張中華,等.提高儀器設(shè)備利用率,實(shí)現(xiàn)資源共享[J].科技信息,2008(20):522.

[6]趙學(xué)余,黃明亮,等.淺談高校儀器設(shè)備的規(guī)范化管理[J].科技資訊,2008(23):204.

[7]黃久龍.強(qiáng)化管理服務(wù),努力做好儀器設(shè)備管理工作[J].山東紡織經(jīng)濟(jì),2009(1):37.

(責(zé)任編校:光明)

On the Supervision Function of EquipmentManagement of Colleges and Universities--A Case Study of EquipmentManagement of Hunan AgriculturalUniversity

SHENG Zhi-jia
(AssetsManagementDepar tment,Hunan AgriculturalUniversity,Changsha,410128,China)

Supervision and restraintmechanis m,and evaluationmechanism should be imported,the supervision of equipment plan,the public bidding of buying and the dailymanagement of experiment equipment should be strengthened in the process of equipmentmanagement,so as to further strengthen the function of equipmentmanagement.

management of instruments and equipments;supervision and restraintmechanism;evaluation mechanism

G482

A

1673-0712(2010)02-0060-02

2010-02-08.

盛志佳(1982-),男,湖南長(zhǎng)沙人,湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)資產(chǎn)管理處研究實(shí)習(xí)員,在讀碩士,研究方向:資產(chǎn)管理。