國外電子期刊管理模式對(duì)我國圖書館的啟示

吳昌合，左亮亮，盧小莉

（安徽大學(xué)管理學(xué)院，合肥 230039）

近年來，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和Internet的蓬勃發(fā)展，電子期刊作為一種新型的信息載體越來越受到廣大圖書情報(bào)機(jī)構(gòu)的重視。電子期刊是指以數(shù)字形式存儲(chǔ)在光、磁等介質(zhì)上，并可通過計(jì)算機(jī)本地或遠(yuǎn)程讀取的連續(xù)出版物。它通常分為兩大類：一是普通電子期刊，主要是指以軟盤、光盤等為載體出版發(fā)行的期刊；二是網(wǎng)絡(luò)期刊，指利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)出版發(fā)行的電子出版物[1]。電子期刊的快速切入，內(nèi)容豐富新穎，時(shí)效性強(qiáng)，信息含量大，出版迅速，參考價(jià)值高等特點(diǎn)備受讀者青睞。我國高校自20世紀(jì)90年代中期以來，通過國家或地區(qū)聯(lián)盟采購引進(jìn)了大量的國外電子資源，電子期刊的大量購置給圖書館期刊管理工作帶來了很大的變化。

1 電子期刊工作流程的特點(diǎn)

電子期刊管理模式需與其工作流程相匹配，與傳統(tǒng)的期刊工作流程相比，合理的電子期刊工作流程至少應(yīng)包含以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：

1.1 訂購

由館藏建設(shè)委員會(huì)（一般至少由負(fù)責(zé)資源建設(shè)的館長、采訪部負(fù)責(zé)人或電子期刊采購人員、參考咨詢?nèi)藛T共同組成）根據(jù)館藏發(fā)展和電子期刊的有關(guān)說明決定是否試用；采訪人員聯(lián)系試用并詢價(jià)；采訪人員將電子期刊的有關(guān)信息交給并通知系統(tǒng)部在圖書館主頁上予以鏈接，同時(shí)告訴咨詢?nèi)藛T編寫簡要說明，在圖書館主頁上公布，提供對(duì)用戶的相關(guān)宣傳與培訓(xùn)；咨詢部的學(xué)科館員負(fù)責(zé)對(duì)電子期刊的學(xué)科內(nèi)容、收錄范圍、檢索方式與結(jié)果、檢索界面、用戶試用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等進(jìn)行評(píng)估，并將評(píng)估報(bào)告交館藏建設(shè)委員會(huì)；館藏建設(shè)委員會(huì)決定是否正式購買，并與商家進(jìn)行價(jià)格談判；期刊采購人員辦理有關(guān)訂購手續(xù)；分管館長簽署訂購協(xié)議。

1.2 組織與加工

采訪人員收到電子期刊開通使用通知后，將這一消息通告館藏建設(shè)委員會(huì)、系統(tǒng)部、參考咨詢部；采訪人員負(fù)責(zé)對(duì)電子期刊進(jìn)行逐一審查，并在集成管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記；系統(tǒng)部為電子期刊創(chuàng)建腳本鏈接，并將電子期刊添加到圖書館主頁的館藏電子期刊列表中；編目人員對(duì)電子期刊進(jìn)行編目，包括在856字段中增加字段鏈接；參考館員負(fù)責(zé)編寫電子期刊的詳細(xì)使用指南，經(jīng)咨詢部主任審查批準(zhǔn)后在圖書館主頁上予以公布。

1.3 電子期刊的使用與用戶培訓(xùn)

在電子期刊試用期間或正式開通使用后，由采訪人員聯(lián)系廠商為用戶進(jìn)行電子期刊的介紹和使用培訓(xùn)，咨詢館員共同參與；在電子期刊正式使用過程中，咨詢部根據(jù)電子期刊的重要程度以及使用的難易情況，對(duì)用戶開展不同程度的培訓(xùn)和教育，包括本科生、研究生信息檢索課程教學(xué)以及定期或不定期的培訓(xùn)講座等；系統(tǒng)部負(fù)責(zé)定期檢索電子期刊的鏈接是否有效，URL是否發(fā)生變化等；期刊采訪人員負(fù)責(zé)收集電子期刊數(shù)據(jù)庫收錄期刊的變化情況，并及時(shí)通知系統(tǒng)部和編目人員對(duì)館藏編目數(shù)據(jù)及館藏電子期刊列表中相應(yīng)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。

1.4 電子期刊的評(píng)估和續(xù)訂

針對(duì)電子期刊的價(jià)格模式、價(jià)格變化、數(shù)據(jù)庫收錄期刊的變化情況等，結(jié)合定量的使用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，由館藏建設(shè)委員會(huì)做出是否繼續(xù)訂購的判斷。這一流程目前被國內(nèi)許多圖書館所忽視。

上述電子期刊工作流程的變化特點(diǎn)有：選擇和訂購需要采訪人員和專業(yè)學(xué)科館員的參與；許可協(xié)議的簽署需要借助于專業(yè)法律顧問的幫助；授權(quán)需進(jìn)行管理；24小時(shí)在線使用的實(shí)現(xiàn)以及保存維護(hù)需系統(tǒng)部門的支持；用戶宣傳培訓(xùn)及數(shù)據(jù)庫的評(píng)估分析由信息咨詢部門承擔(dān)；電子期刊資源的館藏揭示與信息組織不涉及編目、交流及技術(shù)等多個(gè)部門，等等。電子期刊的管理對(duì)現(xiàn)有圖書館的組織結(jié)構(gòu)提出了挑戰(zhàn)，需要針對(duì)電子期刊工作流程做出修改和擴(kuò)充。

2 國外電子期刊管理模式

如何針對(duì)上述電子期刊工作流程的變化，對(duì)電子期刊管理模式進(jìn)行調(diào)整，以使工作流程順暢銜接。國外圖書館自上世紀(jì)90年代初就開始探討管理模式的改變，取得了豐富的理論與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。了解并借鑒一些圖書館的變革實(shí)例，會(huì)對(duì)我們的工作起到很好的促進(jìn)作用。以下是3個(gè)國外圖書館在電子期刊管理模式變革中較為詳盡的理念及實(shí)踐操作案例。

2.1 美國Laupus醫(yī)學(xué)圖書館

Laupus醫(yī)學(xué)圖書館是東卡羅來納大學(xué)的一個(gè)分館，共有37位圖書館員。該館設(shè)有一位電子資源的館藏發(fā)展人員（Collection Development＆E-Resources Librarian，簡稱CD／ERL），負(fù)責(zé)采購與管理電子資源，評(píng)估與使用權(quán)談判，協(xié)商訂購價(jià)格，聯(lián)系新資源的試用，確保在線使用與提供產(chǎn)品的持續(xù)服務(wù)。CD／ERL與技術(shù)服務(wù)和信息服務(wù)館員共同負(fù)責(zé)評(píng)估電子資源，他的職責(zé)是收集統(tǒng)計(jì)資料，比較使用狀況，評(píng)估產(chǎn)品的價(jià)值。讀者通常在電子資源推薦和評(píng)估新產(chǎn)品中起主導(dǎo)作用。CD／ERL不會(huì)做出電子資源采購的最后決定，他只是參與在評(píng)估與決策的過程中，并成為咨詢部門與系統(tǒng)部門之間的聯(lián)絡(luò)員，在圖書館各部門間起良好的溝通作用[2]。由于印刷期刊的數(shù)據(jù)是由傳統(tǒng)的技術(shù)服務(wù)館員組織，并在CD／ERL和分管資源組織的副館長的監(jiān)督下完成，所以通過CD／ERL就可將紙本與電子期刊做良好的協(xié)調(diào)。

2.2 美國Mann大學(xué)圖書館

美國Mann大學(xué)圖書館深深體會(huì)到電子期刊對(duì)圖書館各部門的沖擊，認(rèn)為必須對(duì)現(xiàn)有的組織加以調(diào)整。他們采取的策略包括：（1）促使組織具備彈性；（2） 提供組織中各部門的協(xié)調(diào)與合作機(jī)制；（3）增強(qiáng)館員面對(duì)持續(xù)改變的調(diào)適能力；（4）降低組織中領(lǐng)域地盤的觀念，并開發(fā)出一套具有共識(shí)的目標(biāo)與價(jià)值觀，以促進(jìn)合作。為將在電子資源選擇與傳遞方面所做的努力集中在一起，該館創(chuàng)造出信息類型（information genres）的概念，用以對(duì)所有的電子出版物及其獲取機(jī)制進(jìn)行分類[3]。該館將所有館員納入電子資源建設(shè)人員的行列，負(fù)責(zé)“信息類型”的專家必須具備較強(qiáng)的評(píng)估資源的能力，也要熟悉館藏的選擇決策；包括有能力針對(duì)特定資源在不同的獲取方式中做選擇。為避免組織間的成員因隸屬不同部門造成不協(xié)調(diào)與誤解，特意另外設(shè)立了電子資源委員會(huì)(Electronic Resources Council，簡稱ERC)，該委員會(huì)負(fù)責(zé)跨部門的討論協(xié)調(diào)工作，并提交電子資源的評(píng)估報(bào)告。ERC的成員包括采訪館員、技術(shù)服務(wù)與讀者服務(wù)的部門主管、網(wǎng)關(guān)協(xié)調(diào)員（gatewaycoordinator）。其運(yùn)作方式是以館藏發(fā)展部門主管為召集人，兩周開一次會(huì)。每當(dāng)有新的電子資源產(chǎn)生時(shí)，各“信息類型”專家填寫電子資源訂購單，除了說明該資源的出版信息外，還要說明它需用何種軟件使用，計(jì)價(jià)方式與價(jià)格，獲取方式等信息，然后再將此訂購單送到ERC討論，產(chǎn)生決議后方可執(zhí)行。

2.3 德國巴伐利亞圖書館

德國巴伐利亞圖書館成立于1558年，館藏圖書約800萬冊(cè)，4萬種連續(xù)性出版物，5100種電子期刊，87000種手稿以及18700種古版本和百萬余件其它類型資料。該館是慕尼黑的一所公共學(xué)術(shù)研究圖書館，同時(shí)也是巴伐利亞的區(qū)域圖書館中心，并擔(dān)負(fù)著法定寄存檔案的功能。該館于2000年在政府經(jīng)費(fèi)的資助下，負(fù)責(zé)區(qū)域聯(lián)盟電子資源的談判工作。

為了在圖書館中建立靈活的數(shù)字平臺(tái)和開放界面，以應(yīng)對(duì)數(shù)字時(shí)代的挑戰(zhàn)，該館認(rèn)為必須將工作整合到圖書館本身、區(qū)域與超區(qū)域的層次上。自上世紀(jì)90年代開始，由于人員逐步減少，再加上許多新工作內(nèi)容的產(chǎn)生，組織重整勢(shì)在必行。該館組織最重要的改變是采用矩陣式的組織結(jié)構(gòu)（matrix organization），即一方面根據(jù)組織的職責(zé)分工，另一方面又根據(jù)相關(guān)計(jì)劃區(qū)分職責(zé)。具體來說，就是將原圖書館的采訪、編目、讀者服務(wù)與信息科技四個(gè)部門中的采訪與編目整合在一起，并新設(shè)立了兩個(gè)部門來處理電子資源，一為“期刊與電子媒體部”（Serials and Electronic media），一為“數(shù)字圖書館部”（Digital Library）。前者負(fù)責(zé)所有的紙本期刊、電子期刊和其它需談判使用權(quán)的電子資源；后者則負(fù)責(zé)數(shù)字化，建立數(shù)字資源的入口途徑，數(shù)字資源長久保存等工作[4]。“期刊與電子媒體部”又分成兩個(gè)小組，一是協(xié)調(diào)與館藏發(fā)展（coordination and collection development）小組，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)工作流程，處理館員發(fā)展和計(jì)劃管理，期刊與電子資源館藏發(fā)展，協(xié)調(diào)巴伐利亞圖書館聯(lián)盟的成員等；另一小組負(fù)責(zé)處理紙本期刊，在線電子資源及評(píng)估讀者服務(wù)。除一般職責(zé)外，該部門的主管還須負(fù)責(zé)人員的教育培訓(xùn)與新技術(shù)的指導(dǎo)，這就要求他們必須與讀者服務(wù)部和數(shù)字圖書館部密切合作，才能將獲得授權(quán)的與自由獲取的電子資源組織起來，方便讀者利用。

3 對(duì)國外電子期刊管理模式的學(xué)習(xí)及借鑒

上述各個(gè)圖書館在面對(duì)電子資源的沖擊時(shí)有著不同的反應(yīng)，無論是組建新的團(tuán)隊(duì)，增設(shè)新崗位，徹底進(jìn)行組織重整，或僅簡單地將工作加給現(xiàn)有的館員，目的都是想讓圖書館具備更高效率與效能，為讀者提供最佳的服務(wù)。綜合以上幾個(gè)館的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為，我國圖書館在吸取國外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，應(yīng)充分考慮到自身實(shí)際情況，有計(jì)劃、有步驟地開展電子期刊的管理工作。

3.1 重組工作流程須慎重

我國圖書館的發(fā)展水平及影響發(fā)展的因素不同于國外。自1994年我國正式加入Interent后，電子期刊的引進(jìn)管理工作才陸續(xù)開展，而國內(nèi)各類型圖書館由于資金或技術(shù)的原因，購買的電子期刊數(shù)量不同，規(guī)模不一。另外，目前國內(nèi)大多數(shù)圖書館自動(dòng)化建設(shè)還不夠完善，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在圖書館工作環(huán)節(jié)的普及利用程度還比較低，這些現(xiàn)狀制約著電子期刊管理模式變革大刀闊斧地進(jìn)行。

電子期刊的出現(xiàn)改變館員原有的工作內(nèi)容，模糊了原有的工作界線，新增了許多工作項(xiàng)目并改變了工作流程。為使分工明確，館務(wù)運(yùn)作順利，多個(gè)圖書館都做了工作流程重組的工作。電子期刊工作流程涉及很多部門和人員，包括館藏建設(shè)、采訪、編目等。在電子期刊的書目控制中，涉及的部門更多。管理模式變革牽一發(fā)而動(dòng)全身，無論是小范圍的人員調(diào)動(dòng)，還是大刀闊斧的組織調(diào)整，都會(huì)對(duì)圖書館人員、服務(wù)、資源分配產(chǎn)生較大影響。工作流程重組、組織重整和人員調(diào)動(dòng)是一項(xiàng)很重要但又很有阻力的事情，進(jìn)行時(shí)一定要考慮到各因素的存在及影響。

3.2 設(shè)置專門機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一協(xié)調(diào)

跨部門委員會(huì)能在電子期刊管理中扮演著重要的溝通和協(xié)調(diào)角色。我國高校圖書館電子期刊的采購和管理一般都是由個(gè)別圖書館領(lǐng)導(dǎo)（如分管數(shù)字資源的副館長）負(fù)責(zé)，而沒有形成一個(gè)獨(dú)立、專門的機(jī)構(gòu)來運(yùn)作電子資源的引進(jìn)和管理。在這方面，國外的一些做法值得我們學(xué)習(xí)。例如Mann大學(xué)圖書館的經(jīng)驗(yàn)，是相當(dāng)值得參考的做法[5]。根據(jù)Mann大學(xué)圖書館的自我總結(jié)，他們認(rèn)為電子資源委員會(huì)在圖書館中扮演相當(dāng)重要的教育和團(tuán)隊(duì)建立的角色，同時(shí)在討論的過程中可以彼此相互學(xué)習(xí)，包括對(duì)政策與工作流程的看法，關(guān)注每一個(gè)部門的感受等，使得超越部門界限的溝通與協(xié)調(diào)變得極為重要。

3.3 改革創(chuàng)新圖書館崗位

以高校圖書館為例，近代圖書館崗位的設(shè)置都比較固定，分屬于采、分、編、典、流、咨等六大部門。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字資源嚴(yán)重沖擊著圖書館以紙質(zhì)資源為主的地位。電子期刊數(shù)據(jù)庫的出現(xiàn)，給現(xiàn)代圖書館的發(fā)展帶來了深刻的影響，借鑒國外一些圖書館在崗位改革上的成功經(jīng)驗(yàn)，并考慮到我國圖書館的實(shí)際情況，應(yīng)大膽嘗試新增崗位或重新確定現(xiàn)有崗位職責(zé)，以管理電子期刊全過程。如何適應(yīng)電子期刊管理帶來的工作量的增加，一般有兩種做法：一是擴(kuò)展已有的圖書館崗位職責(zé)，賦予其新的與電子期刊相關(guān)的內(nèi)容。如原期刊館員增加了與電子資源相關(guān)的責(zé)任，并被重新定義為“期刊與電子資源館員”；二是產(chǎn)生一個(gè)處理電子資源的新崗位。Curtis認(rèn)為[6]，新增的崗位名為“電子資源圖書館員”比較確切。這一崗位可能屬于館藏部、技術(shù)服務(wù)部、系統(tǒng)部或其他任何部門。

[1]陸 婕.芻議電子期刊管理[J].圖書館論壇.2006，(8):160-162.

[2]Simpson，Susan Nash，Coghill，Jeffrey G.，and Greenstein，Patricia.The electronic resources librarian in the health sciences library：an emerging role[J].Journal ofElectronic Resources in Medical Libraries，2005，2（1）：27-39．

[3][5]Demas，Samue1.Collection development for the electronic library：a conceptual and organizational model[J].Library Hi Tech，1994，12（3）：71-80.

[4]Schaffler，Hildegard.Howtoorganizethedigitallibrary：reengineering and change management in the Bayerische Staatsbibliodiek，Munic[J].LibraryHi Tech，2004，92（4）：34 一 46.

[6]Curtis D，ScheschyVM.DevelopingAnd ManagingElectronic Journal Collections：A How To Do It Marital For Libraryians[M].NewYork：Neal-Schuman Publishers，Inc.2000.