論高校學(xué)報的檔案管理

張艷霞

（湖南城市學(xué)院 學(xué)報編輯部，湖南 益陽 413000）

論高校學(xué)報的檔案管理

張艷霞

（湖南城市學(xué)院 學(xué)報編輯部，湖南 益陽 413000）

檔案管理是高校學(xué)報編務(wù)工作中的一個重要方面，不僅對學(xué)報的編輯、管理、評價等工作具有重要的作用，而且對高校建設(shè)具有科學(xué)的借鑒和參考價值。

學(xué)報編務(wù)；檔案；管理

一、高校學(xué)報檔案的重要作用

（一）評價功能。編輯工作包括選題策劃、欄目設(shè)計(jì)、組稿、編輯、校對、裝幀印制等具體細(xì)致的若干工作環(huán)節(jié)，學(xué)報檔案是對編輯過程忠實(shí)而完備的記錄，因而是考察編輯的任務(wù)執(zhí)行和完成情況的基本依據(jù)；此外，編輯在編輯學(xué)和專業(yè)學(xué)術(shù)領(lǐng)域的成果也是編輯人員的工作實(shí)績，而這些材料，都有賴于編輯檔案工作的支持。

（二）參考功能。編輯部的改革與發(fā)展是一項(xiàng)長期艱苦的工作，每項(xiàng)計(jì)劃、制度的出臺都要有科學(xué)依據(jù)。完備、清晰的檔案資料，是學(xué)報編輯工作規(guī)范管理的重要手段。原始的文字記錄可以充當(dāng)檢查、驗(yàn)收編輯工作的標(biāo)準(zhǔn)，轉(zhuǎn)載統(tǒng)計(jì)率可以反映期刊的社會反響，業(yè)務(wù)檔案可以考證編輯人員的工作是否踏實(shí)、認(rèn)真、富有成效?？傊?，嚴(yán)格規(guī)范的檔案是整個學(xué)報編輯工作得以良性循環(huán)的關(guān)鍵。

（三）服務(wù)功能。學(xué)報檔案集數(shù)百種學(xué)術(shù)刊物之精華，能及時反映學(xué)科的最新動態(tài)和新成果，具有超前性和創(chuàng)新性，能及時為研究者提供學(xué)術(shù)信息。

二、高校學(xué)報檔案應(yīng)收集的內(nèi)容

學(xué)報檔案的收集、整理，要力求全面，避免遺漏和丟失，大致可分為以下幾類進(jìn)行收集整理。

（一）文件類

1. 出版資料及統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)文件。包括學(xué)報創(chuàng)刊、更名、增刊、改版、變更刊期的請示和批復(fù)文件；發(fā)行計(jì)劃、印刷合同等；辦刊方針、宗旨及章程、期刊登記證等有效證件；這些均為主要的出版資料。學(xué)報的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，最基本的有年收稿量及各學(xué)科的分布情況，刊出稿數(shù)量及淘汰率、刊出稿被引用或索引的條數(shù)和比率，本刊每年的期刊統(tǒng)計(jì)報表及其它有關(guān)編輯出版工作形成的文字材料等。

2. 各種獲獎證書及相關(guān)文件。這是衡量學(xué)報學(xué)術(shù)水平、編輯水平的憑證，這就要求在工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，開拓創(chuàng)新，使學(xué)報再上新的臺階。

3. 編輯資料。包括歷屆編輯委員會成員名單；編輯委員會會議記錄及定稿會議記錄；編輯選題、約稿、發(fā)稿記錄；投稿介紹信、稿件采用通知書、重要作者、編者往來信函；稿費(fèi)、編輯費(fèi)、校對費(fèi)發(fā)放記錄；封面設(shè)計(jì)圖樣，出版發(fā)行記錄、編輯出版工作會議文件等。還要收集好以下幾種資料：制定選題計(jì)劃，稿件取舍的情報性資料；編輯人員所需的專業(yè)理論與提高業(yè)務(wù)技能的學(xué)術(shù)性、技術(shù)性資料；有關(guān)編輯出版業(yè)務(wù)的理論與技術(shù)性資料和工具書；必要的技術(shù)性和報道性補(bǔ)白材料等。

4. 其它文件檔案。上級機(jī)關(guān)關(guān)于新聞出版工作的重要的政策性文件、上級機(jī)關(guān)和相關(guān)單位及作者發(fā)來的通知、文件、信函和編輯部年工作計(jì)劃和總結(jié)等材料及日常工作中的編輯部大事記。

（二）期刊類

1. 出版后的樣書、原稿、校對稿、發(fā)排稿、審稿意見、編輯加工記錄、封面設(shè)計(jì)圖樣以及封面原始圖片、插圖、期刊電子版以及中國學(xué)術(shù)期刊電子光盤。

2. 來稿登記記錄及不刊用稿件。

3. 對外交流的刊物。一方面，學(xué)報是教學(xué)科研成果的反映，通過交流借閱，能不斷充實(shí)、完善和提高自己，推動教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)效果，往往成為教學(xué)科研的第一手參考資料。另一方面，學(xué)報編輯通過翻閱這些交流刊物，可以汲取兄弟單位的辦刊經(jīng)驗(yàn)，提高自身的業(yè)務(wù)水平。因此，不可忽視這部分檔案的收集工作。

（三）其它類

包括編輯人員在編輯學(xué)方面的專論、業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流中發(fā)表的編輯學(xué)文章；編輯人員的專業(yè)學(xué)術(shù)研究成果等。

三、高校學(xué)報檔案的整理方法

（一）期刊類檔案的整理

1. 來稿登記檔案。組稿工作是編輯工作的首要任務(wù)。不管是自由來稿還是編輯約稿，均應(yīng)作詳細(xì)登記，登記項(xiàng)目包括文章編號、登記日期、論文標(biāo)題、作者姓名、單位、聯(lián)系方式，并填寫好審稿單，文章附審稿單及時交編輯初審、送審。將審稿意見及時登記整理，單獨(dú)立卷，以便查對。讓繁瑣的稿件管理工作變得井然有序。

2. 已刊用稿件檔案。已刊用的稿件檔案包括期刊樣本、末校樣、發(fā)排稿、原稿、修改稿、審稿單等。這類檔案最顯著的特點(diǎn)是以卷、期為單位，以年月日出版期號為次第順序號。遵循這一規(guī)律，這部分檔案的整理就應(yīng)以“卷”“期”為立檔單位，在每一期刊物出版后分類歸檔。期刊樣本可以按社會科學(xué)版和自然科學(xué)版分別以卷為立檔單位整理，原稿、發(fā)排稿等由于數(shù)量較多可以期為立檔案單位整理，審稿單可與原稿分開按期裝訂，學(xué)報一卷完成后可按材料大類名稱分別整為一卷。最后填寫好卷內(nèi)文件目錄、案卷備考表以及案卷封面上所有的項(xiàng)目（案卷號、立檔單位、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件、保管期限、立檔時間）。期刊樣本須備電子光盤二份。出版后的樣書、發(fā)排稿、審稿意見，期刊電子版以及中國學(xué)術(shù)期刊電子光盤需永久保存；校對稿及編輯加工記錄可作為編輯部工作質(zhì)量及自身不同時期工作狀況的依據(jù)，有利于管理分析，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，對于保證期刊工作質(zhì)量，分析差錯原因有很大幫助，可短期保存一年至三年。

3. 不用稿件檔案。對于不宜刊用的稿件，本著尊重學(xué)術(shù)尊重作者的原則，應(yīng)及時給予作者回復(fù)。原稿和審稿單按登記日期順序分類整理歸檔，并詳細(xì)登記文件特征。保存期限一般定為長期保存。交流期刊可按刊物名稱立卷，便于查找，根據(jù)情況作長期或短期保存。

（二）文件類檔案的整理

1. 重要文件檔案。對于學(xué)報編輯部來說，重要的文件主要包括創(chuàng)刊批準(zhǔn)文件、創(chuàng)刊、更名、增刊、改版、變更刊期的請示和批復(fù)文件、上級機(jī)關(guān)關(guān)于新聞出版工作的重要的政策性文件、出版許可證、ISSN證書、相關(guān)合同（如《CAJ－CD》入編協(xié)議書、期刊上網(wǎng)合同書等）及上級機(jī)關(guān)和學(xué)術(shù)團(tuán)體發(fā)給的獲獎證書及相關(guān)文件、期刊統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。這些都是刊物合法出版、編輯部工作正常運(yùn)作及刊物質(zhì)量的重要依據(jù)和證明材料，需要登記造冊，永久保存。辦刊方針、宗旨及章程、期刊登記表等需永久保存。

2. 編輯部一般文件檔案。上級發(fā)放的文件可按年度組成一卷，其它關(guān)于學(xué)報編輯工作中形成的文件資料，可按問題進(jìn)行立卷，通過整理編目。需長期保存。

（三）編輯部人員學(xué)術(shù)研究檔案的整理

可按年度整理立卷歸檔或建立個人科研檔案，并且要將編輯人員所需的專業(yè)理論與提高業(yè)務(wù)技能的學(xué)術(shù)性、技術(shù)性資料、備用的工具書、必要的技術(shù)性和報道性補(bǔ)白材料等收集歸檔建立編輯部業(yè)務(wù)檔案室或柜。

四、提高高校學(xué)報檔案管理水平的措施

（一）增強(qiáng)學(xué)報檔案意識，加強(qiáng)檔案管理工作。增強(qiáng)檔案意識，就是要提高學(xué)報編輯人員對檔案工作重要性的認(rèn)識，大家形成共識，主動配合。同時要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，一是部門領(lǐng)導(dǎo)要把檔案工作列入部門工作計(jì)劃，及時解決工作中存在的困難和問題，把檔案工作作為促進(jìn)規(guī)范管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作來抓。二是建立責(zé)任制，明確責(zé)任人。

（二）要有相對穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍，不斷提高管理人員的素質(zhì)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和部門領(lǐng)導(dǎo)要對兼職檔案員給予適當(dāng)?shù)年P(guān)心和激勵，以充分調(diào)動他們的工作積極性。同時通過培訓(xùn)不斷提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和政治思想素質(zhì)。

（三）高校領(lǐng)導(dǎo)一定要重視檔案管理工作。首先領(lǐng)導(dǎo)要帶頭宣傳檔案管理工作的重要性，并針對不同部門的具體情況制定各種有利于檔案管理的制度，使整個高校檔案管理工作能順利、持久地開展。

Abstract:The management of archive is an important part of the editing service of the higher-learing journals.It is not only important role for the edition, management and evaluation work of the college journal but also the science references for the discipline construction of the higher learning.

Key words:editing service; archives; management

（責(zé)任編校：易永卿）

On the Archive Management of the Academic Journal of the Higher-learning

ZHANG Yan-xia

（Department of Journal of Hunan City University, Hunan City University, Yiyang, Hunan 413000, China）

C 816

A

1672–1942(2010)03–0102–02

2010-02-26

益陽市哲學(xué)社會科學(xué)基金立項(xiàng)資助課題（09YS031）

張艷霞（1969-），女，湖南桃江人，副研究館員，主要從事檔案學(xué)研究。