圖書館電子信息資源集團采購的策略

賀森林

（葫蘆島市圖書館，遼寧 葫蘆島 125000）

隨著電子資源種類和購買費用的日益增加，我國圖書館大都選擇以合作的方式聯(lián)合購買電子資源，它已成為電子資源一種重要的購買方式，是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館資源共建共享的一種新模式，我們通常稱這種采購方式為集團采購。圖書館集團采購一般由多個圖書館自愿組成聯(lián)合體，即集團，聯(lián)合采購某種電子資源，共同承擔(dān)電子資源的采購費用，爭取以最少的開支，獲得符合需求的電子資源和最佳的售后服務(wù)。筆者結(jié)合圖書館電子資源集團采購的現(xiàn)狀，分析集團采購中存在的問題，以期為構(gòu)建科學(xué)合理的電子資源集團采購體系提供必要的參考。

1 電子資源集團采購的現(xiàn)狀

圖書館的集團采購在國外發(fā)達(dá)國家興起的比較早，不僅僅局限于電子資源的采購，它是圖書館聯(lián)盟中的一項重要工作。美國Minitex共享模式中的集團采購始于1988年，當(dāng)時其成員單位已經(jīng)超過200多個，Minitex和圖書館用品生產(chǎn)廠談判，只要是該成員單位訂購圖書用品，都可以享受折扣。

隨著各國信息化建設(shè)的逐步深入，許多國家的政府在電子資源建設(shè)中，對電子資源的采購?fù)度肓舜罅康呢斄Γ谑菑募瘓F采購發(fā)展出了一種新型的電子資源交易方式，即國家采購。

我國電子資源的集團采購開始于1997年，由清華大學(xué)圖書館組建了中國第一個聯(lián)合購買電子資源的集團（Ei中國集團)，同年國家自然科學(xué)基金委和美國《Science》周刊達(dá)成協(xié)議，購買Science Online在中國的使用權(quán)，使其成為我國首例全體公民可以免費訪問的電子資源，開始了我國電子資源集團采購的進程。通過十幾年的集團采購之路，已取得了輝煌的成就。引進了國外一些重要的學(xué)術(shù)數(shù)據(jù)庫，克服了我國圖書館多年來存在的外文文獻引進不足的問題，對國內(nèi)數(shù)據(jù)庫的集團采購也取得了很好的效果，以集團采購方式購買了清華同方的《中國學(xué)術(shù)期刊數(shù)據(jù)庫》、重慶維普的《中文科技期刊數(shù)據(jù)庫》等，有力促進了我國圖書館電子館藏資源建設(shè)，最大限度地滿足了讀者對電子信息資源的需要。

2 電子資源集團采購的優(yōu)勢

電子資源因其信息量大，價格高，常使單個圖書館難以獨自采購，集團采購就應(yīng)運而生。綜觀圖書館集團采購的實踐，圖書館集團采購體現(xiàn)出以下幾個方面的優(yōu)勢：

2． 1 降低采購成本

電子資源價格昂貴，個體圖書館受經(jīng)費所限，一般難以獨自承擔(dān)電子資源的采購費用，而以集團形式購買電子資源，即多個圖書館聯(lián)合起來與資源提供商談判，強大的集團資金引起提供商對購買意向的重視，使圖書館享受到批量購買的優(yōu)惠價格，集團越大，價格越優(yōu)惠。一般組織集團采購，比個體圖書館單獨購買可以優(yōu)惠30%～50%的價格。

2． 2 提高采購工作效率

一般購買一個數(shù)據(jù)庫，從與資源提供商接觸到開始談判，短則需要一年，長則需要二到三年，既費時間又費精力。如果通過集團購買，由集團代表參與談判，然后再征求其他圖書館的意見，不必每個圖書館都親自參與談判。對于一些重要和比較昂貴的數(shù)據(jù)庫，可以通過召開會議，請有意購買的圖書館一起和資源提供商談判價格，這樣既可以爭取到批量購買的優(yōu)惠，又能節(jié)省各個圖書館自行談判的時間和精力，從而提高談判效果和工作效率。

2． 3 降低經(jīng)濟風(fēng)險

電子資源一般價格昂貴，有些資源內(nèi)容還交叉重復(fù)，質(zhì)量參差不齊，優(yōu)劣難辨。如果圖書館不能恰當(dāng)?shù)卦u價引進電子資源的質(zhì)量，則會給圖書館帶來巨大的損失，降低電子資源的使用效益。通過集團采購可以匯聚各館資源建設(shè)專家，建立資源引進評估小組，針對擬引進的電子資源，對其內(nèi)容、需求、價格與成本、檢索系統(tǒng)、服務(wù)和使用等進行全面評估，從而引進優(yōu)秀的電子資源，降低集團采購的失誤風(fēng)險。

2． 4 贏得附加服務(wù)

集團資金容易引起資源提供商的高度重視，資源提供商對集團成員館的具體要求能根據(jù)實際應(yīng)用情況進行修改，并提供更好的服務(wù)。圖書館可以要求資源提供商修改和完善檢索系統(tǒng)和統(tǒng)計功能，提供檢索指南，設(shè)計符合具體用戶的檢索界面；對使用中遇到的問題認(rèn)真解答，對維護工作給予指導(dǎo)，并定期舉行用戶培訓(xùn)等集成服務(wù)。

2.5 實現(xiàn)共建共享

集團采購的目的是使用戶最大限度地使用電子資源，發(fā)揮有限的資金的最大效益，它是電子資源共建共享的一種有效模式。集團綜合分析各成員館的需求，根據(jù)具體情況分?jǐn)傎M用，劃分訂購任務(wù)，集團內(nèi)的各成員館通過網(wǎng)絡(luò)等方式共享電子資源，避免了電子資源的重復(fù)建設(shè)，使電子資源布局更加全理，實現(xiàn)了資源的共建共享。同時通過集團采購，也促進了集團內(nèi)各館在宣傳、培訓(xùn)、服務(wù)和使用方面的交流和合作，為進一步合作奠定了基礎(chǔ)。

3 電子資源集團采購的問題

實踐證明，集團采購是圖書館電子資源采購中是最有效、最合理、最科學(xué)的方式，但作為一種新型事物，不可避免地會存在一些問題。

3． 1 長期擁有問題

目前，圖書館采購的各類電子資源，一般只有使用權(quán)，缺乏擁有權(quán)和長期存取權(quán)。大部分電子資源的購買權(quán)限是當(dāng)年使用權(quán)，而不是真正擁有該資源，當(dāng)使用權(quán)到期后，如果圖書館不續(xù)訂，以前的投資就失去意義，無法保存圖書館和用戶的利益，特別是科技信息保障存在一定的隱患。

3． 2 利益平衡問題

在集團采購中，軟硬件購買費及硬件維護和數(shù)據(jù)更新等費用，需要集團成員館利益均衡。目前，多數(shù)采購集團都是按圖書館規(guī)模、用戶規(guī)模或數(shù)據(jù)庫使用量為標(biāo)準(zhǔn)分?jǐn)傎M用，勢必增加大館負(fù)擔(dān)。只有協(xié)調(diào)好集團內(nèi)部的利益關(guān)系，才能吸引更多的圖書館加盟。

3． 3 資源整合問題

電子資源來自很多不同的資源提供商，資源的內(nèi)容、檢索形式都各不相同。這就要求圖書館對各種電子資源進行必要的整合，建立統(tǒng)一的使用平臺和檢索查詢界面。各圖書館需要對電子資源進行編目，建立電子期刊導(dǎo)航系統(tǒng)，以方便用戶檢索和利用。

3． 4 成本控制問題

集團采購優(yōu)惠了價格，但由于資源提供商在電子資源市場上的壟斷地位，其價格實際上由提供商控制，在合同期滿需要續(xù)訂數(shù)據(jù)庫時，商家往往會上調(diào)價格。如何處理有限經(jīng)費、高昂價格和讀者需求之間的關(guān)系，將是圖書館必須面對的問題。

3． 5 用戶管理問題

集團采購必須考慮知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)的問題。我國知識產(chǎn)權(quán)保護意識薄弱，集團成員眾多，用戶成分復(fù)雜，濫用數(shù)據(jù)庫的現(xiàn)象可能會經(jīng)常發(fā)生。這就要求各圖書館對用戶進行合理使用電子資源的宣傳和教育，對發(fā)現(xiàn)的侵權(quán)現(xiàn)象要及時處理、教育和處罰，避免發(fā)生侵權(quán)案件。

4 電子資源集團采購的對策

4.1 最大限度追求利益平衡

利益平衡是集團采購成功的關(guān)鍵。建立集團采購所涉及的各個部門和個體之間的利益平衡機制十分必要。這需要我們做好以下幾個方面的工作：

4．1．1 成熟的談判策略

許可協(xié)議是一種具有法律效力的協(xié)定，界定了協(xié)議雙方的目的和利益。因此，我們要加強采購集團成功個案的研究，利用已有的協(xié)議共享談判策略等成功經(jīng)驗，促使采購集團能夠有條不紊地進行談判。

4．1．2 合理的價格模式

圖書館進行集團采購的目的是為了得到最低的價格、最佳的服務(wù)和最好的技術(shù)支持，而資源提供商最終的目的是獲得利潤，雙方就產(chǎn)生了利益平衡問題。因此，在談判前應(yīng)由資源提供商預(yù)測一個最低價，然后由集團采購提出一個最高封頂價，雙方可以在這個價格范圍內(nèi)進行協(xié)商，以保證雙方的利益平衡。

4．1．3 圖書館間的利益平衡

圖書館間利益平衡的關(guān)鍵是各個圖書館間的真誠合作。在集團采購實踐中，各成員館之間應(yīng)相互信任，加強溝通。參加集團采購的各圖書館因圖書館規(guī)模、用戶規(guī)?；驍?shù)據(jù)庫使用量不同等，相應(yīng)地集團采購分?jǐn)偨o各圖書館的費用也有所區(qū)別。因此，在平衡各成員館利益的工作中，采購集團應(yīng)起到協(xié)調(diào)中心的作用，經(jīng)常進行策略性溝通，化解采購集團與成員館、成員館與成員館之間的信任危機。

4．1．4 用戶利益的維護

電子資源價值的實現(xiàn)是以資源的充分利用為前提，采購集團在與資源提供商就電子資源內(nèi)容、規(guī)模進行談判，制定策略時，應(yīng)注意用戶的需求及發(fā)展變化趨勢，在采購中予以反映，維護用戶的利益。即盡量兼顧多數(shù)用戶與少數(shù)用戶的需求，在各成員館的需求和能力上找到一個平衡點，并為用戶爭取到對資源使用的最大權(quán)限。

4.2 強化自我法律保護的措施

針對國內(nèi)電子資源生產(chǎn)與銷售市場尚不規(guī)范，而國內(nèi)知識產(chǎn)權(quán)保護法規(guī)日趨完善的現(xiàn)實，圖書館應(yīng)采取積極的法律措施保護集團及用戶的合法權(quán)益。一方面應(yīng)將供應(yīng)商的承諾和一些必要的售后服務(wù)補充到協(xié)議文本合同中，對一些敏感的問題，如合法用戶的界定等，也應(yīng)在協(xié)議中做出清楚的定義和解釋，充分保護圖書館的合法權(quán)益；另一方面重視對信息用戶的知識產(chǎn)權(quán)教育，注意著作權(quán)法等的規(guī)定，積極宣傳和教育用戶自覺規(guī)范使用行為，合理使用電子資源，避免出現(xiàn)惡意下載等惡性事件，以保證資源提供商和著作權(quán)人的合法權(quán)益。

4.3 建立宣傳培訓(xùn)的長效機制

在集團采購中，我們應(yīng)充分發(fā)揮集團的整體優(yōu)勢，建立宣傳培訓(xùn)機制：一是建立集團成員館之間交流溝通的平臺?？梢岳锰摂M咨詢系統(tǒng)、電子信箱和電話方式等，加強對電子資源使用方式和技巧的培養(yǎng)，提高電子資源的利用率，發(fā)揮電子資源的效益；二是建立人力資源共享機制。在集團成員館中選拔具有豐富電子資源整合知識的業(yè)務(wù)人才，組成培訓(xùn)小組，在集團范圍內(nèi)提供電子資源業(yè)務(wù)咨詢和指導(dǎo)。

4.4 建立售后服務(wù)監(jiān)督評價機制

我們應(yīng)建立和完善售后服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督與評價的有效機制，促使資源提供商重視并及時改進售后服務(wù)質(zhì)量。首先應(yīng)針對資源提供商提供的各項內(nèi)容，研究建立評價指標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)制度；在此基礎(chǔ)上，對收集整理的相關(guān)數(shù)據(jù)進行評價分析，并采取相應(yīng)的處理措施；最后為每個資源提供商建立售后服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督與評價檔案，為集團續(xù)訂工作提供科學(xué)的決策依據(jù)。

綜上所述，電子資源集團采購是圖書館電子資源采購的未來發(fā)展方向。我們應(yīng)進一步加強理論研究和創(chuàng)新，最大限度地發(fā)揮集團采購的優(yōu)勢，解決其現(xiàn)存的問題，從而實現(xiàn)電子資源的共建共享。

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