條形碼在石油銷售企業(yè)固定資產(chǎn)管理中的應(yīng)用

中石化河南石油分公司 趙冬梅

固定資產(chǎn)管理在企業(yè)資產(chǎn)管理中占有舉足輕重的地位，其管理水平的高低對(duì)資產(chǎn)的安全性、完整性有著非常重要的意義。雖然ERP在中石化系統(tǒng)已經(jīng)全面上線，但是由于中石化石油銷售企業(yè)加油站點(diǎn)數(shù)量眾多，資產(chǎn)分布面廣，資產(chǎn)項(xiàng)目繁雜，ERP數(shù)據(jù)的應(yīng)用也還有許多難題，固定資產(chǎn)的性能變化、空間移動(dòng)等還不能動(dòng)態(tài)反映，財(cái)務(wù)賬與實(shí)物資產(chǎn)的一一對(duì)應(yīng)問題長期得不到有效解決，特別是固定資產(chǎn)清查盤點(diǎn)方面，目前仍依靠手工完成，不但耗時(shí)長、浪費(fèi)人力物力，而且準(zhǔn)確度不高。條碼技術(shù)具有方便快速準(zhǔn)確、實(shí)現(xiàn)信息流和資產(chǎn)實(shí)物流的對(duì)應(yīng)等特點(diǎn)，因此，將條形碼技術(shù)引入石油銷售企業(yè)固定資產(chǎn)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，可以最大限度地發(fā)揮ERP中現(xiàn)有資產(chǎn)管理系統(tǒng)功能，有效解決固定資產(chǎn)管理難題，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)生命周期和使用狀態(tài)的全生命周期管理，財(cái)務(wù)賬與實(shí)物資產(chǎn)的一一對(duì)應(yīng)問題長期得不到有效解決，提高石油銷售企業(yè)資產(chǎn)管理水平。

一、條形碼技術(shù)管理固定資產(chǎn)的思路

條形碼技術(shù)是把計(jì)算機(jī)所需的數(shù)據(jù)用一種條形碼來表示，然后將條形碼數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)可以自動(dòng)閱讀的數(shù)據(jù)，它集編碼、印刷、識(shí)別、數(shù)據(jù)采集和處理于一體，在商業(yè)、物流、交通運(yùn)輸、辦公自動(dòng)化等方面都得到了廣泛應(yīng)用。在固定資產(chǎn)方面，條形碼技術(shù)的管理效益在大型集團(tuán)公司的管理工作中業(yè)已開始顯現(xiàn)，中石化銷售系統(tǒng)的廣東、北京等石油公司，在成功實(shí)施固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，已將條形碼技術(shù)引入企業(yè)固定資產(chǎn)管理中，其他省市公司也在積極準(zhǔn)備實(shí)施。

條形碼管理系統(tǒng)一般由系統(tǒng)軟件、手持終端掃描器、標(biāo)簽打印機(jī)、數(shù)據(jù)通信座（用于掃描器和電腦間的數(shù)據(jù)傳遞）等構(gòu)成，其主要思路是：通過固定資產(chǎn)編號(hào)條碼化，賦予每件資產(chǎn)唯一的資產(chǎn)標(biāo)簽,固定資產(chǎn)信息通過企業(yè)信息系統(tǒng)及時(shí)匯總到總部管理部門，以實(shí)現(xiàn)對(duì)固定資產(chǎn)實(shí)物從購進(jìn)——使用——報(bào)廢的整個(gè)資產(chǎn)生命周期的全環(huán)節(jié)跟蹤管理。條形碼在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的工作過程見圖：

以固定資產(chǎn)盤點(diǎn)為例，運(yùn)用條形碼技術(shù)的操作流程是：在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中按要求導(dǎo)出固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)，然后導(dǎo)入條形碼管理系統(tǒng)；在條形碼管理系統(tǒng)中制定盤點(diǎn)計(jì)劃，確定賬面截止日期及本次盤點(diǎn)的固定資產(chǎn)范圍；實(shí)物管理部門人員將盤點(diǎn)信息導(dǎo)入手持終端掃描器；使用部門人員（盤點(diǎn)人員）通過手持終端掃描器掃描固定資產(chǎn)標(biāo)簽，并記錄閑置、盤盈及毀損情況；實(shí)地盤點(diǎn)的記錄文件上傳至條形碼系統(tǒng)；條形碼系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)比較，輸出盤點(diǎn)差異表。整個(gè)盤點(diǎn)過程所有固定資產(chǎn)信息均以電子信息方式傳遞。

二、條形碼系統(tǒng)管理固定資產(chǎn)的基本要求

1、制定條形碼實(shí)施方案，明確管理職責(zé)。由于石油銷售企業(yè)實(shí)物資產(chǎn)眾多、數(shù)量巨大而使用地點(diǎn)分散，石油銷售企業(yè)必須結(jié)合自身實(shí)際，明確固定資產(chǎn)管理框架和基本思路，在梳理流程、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、宣傳培訓(xùn)、軟硬件設(shè)施配套等方面要建立一系列管理辦法，為固定資產(chǎn)管理工作的有序開展奠定基礎(chǔ)。

2、開展資產(chǎn)清查、全面收集數(shù)據(jù)。資產(chǎn)設(shè)備清查盤點(diǎn)是條形碼管理系統(tǒng)成功上線的基礎(chǔ)和關(guān)鍵工作，為了保證固定資產(chǎn)賬賬相符、賬實(shí)相符，防止前查后亂，條形碼系統(tǒng)上線之前，必須對(duì)石油銷售企業(yè)的全部資產(chǎn)、設(shè)備以及在建工程進(jìn)行徹底的清查盤點(diǎn)。制定嚴(yán)密的清查盤點(diǎn)方案，明確財(cái)務(wù)、零售、物流、發(fā)展基建等相關(guān)部門的職責(zé)，通過分類盤點(diǎn)、順向盤點(diǎn)（以賬找物）、逆向盤點(diǎn)（以物找賬）、責(zé)任包干、分頭對(duì)接等多種方式，真實(shí)反映固定資產(chǎn)的實(shí)際狀況。

3、落實(shí)清查結(jié)果、規(guī)范固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)。資產(chǎn)清查盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)將清查結(jié)果與EAM系統(tǒng)的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，對(duì)賬實(shí)不符情況及時(shí)查明原因。以固定資產(chǎn)為主線，將設(shè)備與資產(chǎn)的對(duì)應(yīng)關(guān)系逐項(xiàng)確認(rèn)，除列入低值易耗品、在建工程等核算的設(shè)備之外，其他設(shè)備應(yīng)全部實(shí)現(xiàn)與固定資產(chǎn)的一一對(duì)應(yīng)。

4、強(qiáng)化培訓(xùn)、提高資產(chǎn)管理人員綜合素質(zhì)。條形碼管理系統(tǒng)既是較為先進(jìn)的固定資產(chǎn)管理工具和手段，又與固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)有著緊密聯(lián)系，要想熟練運(yùn)用條形碼系統(tǒng)管理企業(yè)固定資產(chǎn)，加強(qiáng)資產(chǎn)管理人員培訓(xùn)是關(guān)鍵，特別是基層加油站、油庫基層資產(chǎn)管理人員，對(duì)條形碼系統(tǒng)操作手冊(cè)、系統(tǒng)功能、配套終端數(shù)據(jù)采集器等應(yīng)重點(diǎn)培訓(xùn)，提高操作技能。此外，再先進(jìn)的系統(tǒng)也是需要人來操作，僅依賴系統(tǒng)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須需要盤點(diǎn)人員盡職盡責(zé)去盤點(diǎn)發(fā)現(xiàn)，所以，在培訓(xùn)業(yè)務(wù)技能的同時(shí)，對(duì)資產(chǎn)管理人員職業(yè)道德、企業(yè)文化也要培訓(xùn)，通過多種培訓(xùn)，提高相關(guān)人員資產(chǎn)管理意識(shí)，樹立愛崗敬業(yè)、守土有責(zé)的理念。

三、運(yùn)用條形碼技術(shù)管理固定資產(chǎn)的預(yù)期效果

1、實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化與集成化。石油銷售企業(yè)通過ERP系統(tǒng)和條形碼技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，打破了固定資產(chǎn)信息的阻隔與斷流。財(cái)務(wù)部門利用ERP系統(tǒng)中的固定資產(chǎn)模塊維護(hù)固定資產(chǎn)各項(xiàng)信息，進(jìn)行固定資產(chǎn)日常會(huì)計(jì)核算，如固定資產(chǎn)增減變動(dòng)核算、計(jì)提折舊等；實(shí)物歸口管理部門與財(cái)務(wù)部門共享固定資產(chǎn)信息，并定期通過條形碼系統(tǒng)對(duì)資產(chǎn)實(shí)物進(jìn)行管理，實(shí)物資產(chǎn)整體的管理都納入系統(tǒng)管理，固定資產(chǎn)的價(jià)值管理部門、實(shí)物管理部門和使用部門之間互相監(jiān)督，形成了實(shí)物資產(chǎn)信息化管理的閉環(huán)，固定資產(chǎn)的賬實(shí)相符得到了有效保證，最終實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化與集成化。

2、以條碼作為資產(chǎn)“身份證”，實(shí)現(xiàn)對(duì)固定資產(chǎn)全生命周期跟蹤管理。條形碼作為資產(chǎn)可識(shí)別的“身份證”，可以及時(shí)反映固定資產(chǎn)新增、調(diào)撥、報(bào)廢以及使用狀態(tài)等變動(dòng)情況，及時(shí)跟蹤更新資產(chǎn)管理的相關(guān)數(shù)據(jù)。由于每項(xiàng)資產(chǎn)都有一個(gè)唯一的條碼標(biāo)識(shí)，賬實(shí)相符做到精確核對(duì)，這樣便解決了解決資產(chǎn)管理中經(jīng)常出現(xiàn)的實(shí)物與財(cái)務(wù)賬目不符的情況，減少企業(yè)管理中對(duì)固定資產(chǎn)管理存在的盲區(qū)，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)坐在辦公室里就能了解企業(yè)所有資產(chǎn)的全面情況。同時(shí)，條形碼系統(tǒng)具有對(duì)應(yīng)固定資產(chǎn)圖片查詢及固定資產(chǎn)管理手冊(cè)更新打印功能，達(dá)到了全程全面、精準(zhǔn)細(xì)致、及時(shí)動(dòng)態(tài)的固定資產(chǎn)管理要求，為石油銷售企業(yè)提供了更加便捷的管理手段，真正實(shí)現(xiàn)對(duì)固定資產(chǎn) “購進(jìn)——使用——調(diào)撥——報(bào)廢”整個(gè)生命周期的全過程跟蹤管理。

3、提高固定資產(chǎn)盤點(diǎn)的準(zhǔn)確性。在傳統(tǒng)的手工盤點(diǎn)方式下，固定資產(chǎn)盤點(diǎn)從布置到最終形成盤點(diǎn)報(bào)告，一般要經(jīng)歷2個(gè)月時(shí)間，賬實(shí)核對(duì)工作要花費(fèi)大量的精力。運(yùn)用條形碼系統(tǒng)后，使用條形碼終端掃描器可以輕松快速地實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)盤點(diǎn)，掃描終端設(shè)備可以自動(dòng)完成資產(chǎn)的賬實(shí)核對(duì)工作資產(chǎn)盤盈盤虧結(jié)果只需將各個(gè)掃描終端信息進(jìn)行匯總即可得出，并自動(dòng)生成各種報(bào)表，避免傳統(tǒng)核對(duì)方式造成的結(jié)果不準(zhǔn)確的缺陷，減少人力成本，大大提高了盤點(diǎn)效率。通過條碼技術(shù)，可以改變過去年終集中盤點(diǎn)、集中統(tǒng)計(jì)固定資產(chǎn)情況的工作方式，可以隨時(shí)查詢固定資產(chǎn)使用情況，隨時(shí)掌握固定資產(chǎn)的使用情況和折舊情況，使固定資產(chǎn)清查盤點(diǎn)成為日常化工作。

4、減少人工干預(yù)、降低內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。石油銷售企業(yè)固定資產(chǎn)分布在各個(gè)加油站、油庫和機(jī)關(guān)管理各部門，采用條形碼系統(tǒng)對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行跟蹤和盤點(diǎn)，現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)收集過程中由手持終端掃描器對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行掃描管理，可以有效地減少人工舞弊的可能性，并通過規(guī)范條形碼系統(tǒng)操作，提高實(shí)物使用部門對(duì)資產(chǎn)管理的重視程度，增強(qiáng)資產(chǎn)保管負(fù)責(zé)人的責(zé)任意識(shí)，防范固定資產(chǎn)管理中的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。

[1]王竹萍 基于條形碼和RFID技術(shù)的高校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì).杭州師范大學(xué)學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版)2009(1)

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