論專項工作檔案的整理

所謂專項工作，就是在特定時期，在一定行政區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展進(jìn)程中，政治、經(jīng)濟(jì)、社會、文化各個領(lǐng)域發(fā)生的重大活動。專項工作包括突發(fā)性事件，如防治非典型性肺炎、禽流感、H1N1流感等，也包括黨和政府有組織、有計劃地開展的一些重要活動，如學(xué)習(xí)實踐科學(xué)發(fā)展觀活動、干部作風(fēng)建設(shè)年活動等。

一、專項工作檔案的特點(diǎn)

(一)綜合性。專項工作往往涉及多個主管部門，在某個特定時期或階段，它就是一個地方黨委、政府的中心工作或重點(diǎn)工作，工作面廣、線長，使其形成的檔案具有綜合性。

(二)社會性。專項工作社會影響一般比較大，在其發(fā)生后很快會成為社會關(guān)注的熱點(diǎn)和新聞媒體報道的焦點(diǎn)，其范圍往往超出主管單位的職責(zé)權(quán)限而成為一個社會問題。專項工作所形成的檔案反映了某個時期一個地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的軌跡，是國家檔案資源的重要組成部分，也是進(jìn)行愛國主義教育的生動素材，具有極其重要的保存價值。

(三)階段性。專項工作具有明顯的階段性，短的有兩三個月時間，長的則會持續(xù)兩三年，在這一時期內(nèi)檔案文件集中產(chǎn)生，數(shù)量較大。

(四)臨時性。專項工作開始后，由于工作頭緒多、任務(wù)重，一般都要成立一個由地方黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)牽頭的領(lǐng)導(dǎo)小組，并設(shè)立辦公室(掛靠在某個政府職能部門)。但其成員多數(shù)是從外單位抽調(diào)而來，特別是辦公室人員中熟悉檔案和檔案工作的人員少之又少，活動一結(jié)束，人員各回各單位，檔案如不及時整理很容易散失。

(五)探索性。專項工作，特別是一些突發(fā)事件，沒有規(guī)律可循，檔案工作無成功經(jīng)驗。文件材料歸檔范圍、保管期限、管理層級、檔案最終移交以及如何利用檔案為中心工作服務(wù)等都有很多新情況、新特點(diǎn)，需要探討、研究和不斷完善。

(六)區(qū)域性。專項工作雖然也有一些是全國性的，但更多的則是在一個省、省轄市，甚至是縣級行政區(qū)域內(nèi)發(fā)生的，所以在檔案整理方面不能坐等上級部門出臺意見辦法，而要充分發(fā)揮主觀能動性。

二、專項工作檔案整理中存在的問題

1、專項工作由突發(fā)事件轉(zhuǎn)為正常工作后的檔案整理歸檔問題。比如非典型性肺炎，國家已將其列為法定傳染病進(jìn)行管理，各地衛(wèi)生防疫部門在那場斗爭結(jié)束后還要形成檔案，這些材料是否還要?dú)w入非典防治檔案之中這種類似的問題?

2、專門檔案有名無實。將專項工作形成的檔案整體劃定為專門檔案，極有可能使活動中形成的會計檔案、聲像檔案、實物檔案以及一些真正的專門檔案被棄而不管，而實際管理的主要是紅頭文件、領(lǐng)導(dǎo)講話、計劃總結(jié)等組成的文書檔案。在工作中，我們就發(fā)現(xiàn)個別基層檔案館接收的第二輪土地延包檔案都是些通知、意見、計劃、總結(jié)，其中連一份農(nóng)戶的土地延包登記材料都沒有。

3、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的大包大攬、越俎代庖現(xiàn)象。在專項工作檔案整理過程中，檔案行政管理部門往往派出業(yè)務(wù)骨干深入一線進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)，迫于時間和領(lǐng)導(dǎo)等方面的壓力，經(jīng)常會出現(xiàn)大包大攬、越俎代庖的現(xiàn)象，這樣長久下去對整個檔案事業(yè)是不利的。

三、對專項工作檔案整理的思考

(一)對與某個黨委或政府職能部門職責(zé)范圍相同或相近、人們習(xí)慣上也將其歸口該部門管理的專項工作所形成的檔案，筆者認(rèn)為可將其紙質(zhì)檔案(除會計檔案外)作為該黨委或政府職能部門(全宗)的一種專門檔案進(jìn)行整理，聲像、電子等載體檔案隨該全宗其他聲像、電子檔案一并整理編目。這類情況主要指各種創(chuàng)建活動，如創(chuàng)建國家文明城市活動檔案可歸入文明辦全宗，創(chuàng)建國家園林城市活動檔案可歸入園林局全宗，創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市活動檔案可歸入愛衛(wèi)辦全宗等。

(二)各類突發(fā)性事件，以及各級黨委政府主導(dǎo)的綜合性工作，節(jié)會活動檔案的整理，如河北省××縣開展為期兩年的干部駐村工作，涉及單位多、主管單位不易確認(rèn)。雖然這種情況下，一般也要有掛靠單位，比如駐村工作掛靠單位是各級黨委組織部，但其工作范圍已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了組織部的職責(zé)范圍，將其檔案放在組織部顯然不合適，放在農(nóng)業(yè)部門也不合適。

1、為專項工作檔案單獨(dú)設(shè)置全宗?！罢驹诰C合檔案館的立場上，也可以認(rèn)為有不少活動過程是由多個主體單位合作進(jìn)行的，實際上可以將客體看作是這種活動過程的中心，而不是主體?！薄叭绻募?shù)量龐大、獨(dú)立性強(qiáng)，就可以專門設(shè)立—個上述臨時機(jī)構(gòu)的主體全宗，將該項活動過程中產(chǎn)生的全部檔案文件都組織進(jìn)去，就是說，即使可以把不少活動過程中形成的文件的核心看成是客體，在綜合檔案館中也仍然可以按主體全宗的形式去組織它們?！边M(jìn)而，筆者認(rèn)為不妨直接為專項工作設(shè)置客體全宗，如“××縣學(xué)習(xí)實踐科學(xué)發(fā)展觀檔案”、“××市既往有償供血人員普查檔案”等。

2、明確檔案收集的范圍和重點(diǎn)。在檔案收集方面有兩點(diǎn)需特別注意:一是必須以本級文件為主，同時兼顧上下級文件;二要特別注重原始調(diào)查表、登記表、統(tǒng)計表的收集歸檔(這點(diǎn)最容易被人疏忽。如果真的是數(shù)量過于龐大，一個檔案館可有選擇地接收一個有代表性的村、鄉(xiāng)鎮(zhèn)或社區(qū)的全部檔案)。

3、文書檔案、聲像檔案、實物檔案分別整理歸檔。其中文書檔案的整理，原則上可一律按《歸檔文件整理規(guī)則》執(zhí)行。

4、歸檔文件的分類。年度、組織機(jī)構(gòu)(問題)和保管期限是全宗內(nèi)檔案分類通用的分類方法。在整理專項工作檔案時，筆者認(rèn)為需注意以下三點(diǎn):第一，原則上按文件的形成時間劃分年度。但也有一些例外，比如學(xué)習(xí)實踐科學(xué)發(fā)展觀活動檔案，就可按“第一批”、“第二批”、“第三批”分類，而不將第一批學(xué)教活動檔案分別歸人2009和2010年。第二，專項工作一般不要按組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，一是因為專項工作機(jī)構(gòu)不固定，即使分工明確，后來人利用檔案時也會因不清楚其職責(zé)分工而帶來諸多不便;二是因為在專項工作中有的機(jī)構(gòu)因分工不同，干了很多工作卻很少形成檔案。所以應(yīng)盡量按問題進(jìn)行分類，甚至可以直接按活動自身的階段來劃分整理檔案。如在整理本地區(qū)既往有償供血人員普查檔案時，就將其劃分為動員培訓(xùn)(階段)、人戶調(diào)查(階段)、樣品采集及檢測(階段)、資料錄入(階段)、總結(jié)驗收(階段)五個問題。第三，保管期限就高不就低。如××縣甲型H1N1流感防治工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室編發(fā)的工作簡報(每日一期)反映了本地區(qū)流感防治工作的動態(tài)，在整理時就將其全部劃定為永久。

(三)在“普遍提速”的基礎(chǔ)上建立“快速反應(yīng)機(jī)制”。一是繼續(xù)加大檔案宣傳工作力度，提高整個社會的檔案意識和檔案法制觀念;二是通過建立檔案人員持證上崗、在職人員繼續(xù)教育培訓(xùn)等制度，進(jìn)一步提高檔案工作者的業(yè)務(wù)工作技能;三是堅持和完善重大活動(事件)檔案備案制度，將各類重大活動、重大事件檔案管理工作及時納入檔案行政管理部門的視野;四是各級檔案行政管理部門應(yīng)建立突發(fā)事件檔案工作應(yīng)急預(yù)案，保證各類中心工作發(fā)生后能夠拉得出、沖得上、打得贏。