檔案收集工作中存在的問題及對(duì)策

檔案是人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的產(chǎn)物，是人類社會(huì)歷史真實(shí)面貌的原始記錄。它不僅在人們的現(xiàn)實(shí)生活中具有重要的憑證與參考作用，而且對(duì)于維護(hù)人類社會(huì)的歷史真實(shí)面貌具有重要的意義。檔案的來源廣泛，內(nèi)容豐富，形式多樣，因此對(duì)檔案的收集是一項(xiàng)重要工作。檔案收集工作，就是按照有關(guān)規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集辦法，把分散在各機(jī)關(guān)、個(gè)人手中或散失在其他地方的檔案，分別集中到各有關(guān)機(jī)關(guān)檔案室或各級(jí)各類檔案館，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。收集工作是檔案管理工作的起始環(huán)節(jié)，與其他各個(gè)環(huán)節(jié)的工作相比，它處于一種特殊地位，特別是在簡化檔案整理工作、強(qiáng)化檔案利用工作、突出館藏特色的今天，檔案的收集工作已變得越來越重要。

一、檔案收集工作存在的問題

檔案收集工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)，然而，這個(gè)基礎(chǔ)工作在檔案部門卻不那么牢固。自《中華人民共和國檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》頒布后，檔案收集工作雖然有章可循、有法可依，與過去相比有很大的改進(jìn)和加強(qiáng)，但仍受一些條件的影響和諸多因素的制約，存在著不足和弊端。

1.檔案管理的規(guī)章制度不完善

很多單位或部門雖然建立了相應(yīng)的檔案管理制度，但并不健全。單位每年會(huì)產(chǎn)生大量文件資料和各種音像、圖片、圖表及實(shí)物等等，區(qū)分不清哪些該收集存檔，哪些不在存檔之列，造成了應(yīng)該歸檔的沒有收集，不在歸檔范圍內(nèi)反而收集齊全的不合理現(xiàn)象。檔案的收集應(yīng)該是日常的、有計(jì)劃、有步驟的工作，但一些單位的實(shí)際情況是，平時(shí)疏于收集、積累和管理，每到年底時(shí)臨時(shí)突擊、窮于應(yīng)付，該入檔的資料未入檔，不該入檔的卻拿來濫竽充數(shù)，造成檔案的缺失或卷宗殘缺不全，給今后的檔案利用造成了很大困難。這些都是檔案管理部門規(guī)章制度缺失、不完善，執(zhí)行不認(rèn)真造成的。

2.檔案人員的工作缺乏主動(dòng)性和創(chuàng)造性

檔案管理人員認(rèn)為自己所從事的工作不被單位或部門領(lǐng)導(dǎo)重視，未把檔案收集工作列入機(jī)關(guān)工作議事議程，更缺乏必要的關(guān)注與指導(dǎo)，致使機(jī)關(guān)內(nèi)的檔案收集工作大都處于無人問津或問之不多的放任自流狀態(tài)。所以在工作中處于消極態(tài)度，采取“坐、等、靠”的方式，凡事都要等到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)了才去做，或者日常工作、活動(dòng)中產(chǎn)生的珍貴資料形成你交我收、坐等上門的封閉工作狀態(tài)，常常使一些有價(jià)值的資料失去了收集的機(jī)會(huì)，讓單位蒙受了不必要的損失。

3.檔案收集內(nèi)容單一

隨著信息化時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的普及應(yīng)用，檔案不再僅僅是單一的紙質(zhì)檔案，以磁、電、光等為主要載體的電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。由于網(wǎng)絡(luò)的介入，無疑為檔案室的檔案查詢、文獻(xiàn)編纂、擴(kuò)大館藏容量、目錄檢索帶來了方便。但是很多檔案管理人員思維落后，墨守成規(guī)，或者自身素質(zhì)有限，并沒有認(rèn)識(shí)到電子網(wǎng)絡(luò)的重要性和先進(jìn)性，忽視了電子檔案的收集。

4.檔案內(nèi)容不完整，檔案材料的成套性、系統(tǒng)性差

許多保存的檔案中，材料有印件無定稿，有上文無下文，有批復(fù)無請(qǐng)示，有附件無正件，無法反映某項(xiàng)活動(dòng)的全過程。接收檔案時(shí)，一個(gè)機(jī)關(guān)的檔案，應(yīng)集中保存在一個(gè)機(jī)關(guān)檔案室，一個(gè)全宗的檔案不應(yīng)分散保管，不同全宗的檔案也不能混雜。

二、做好檔案收集工作的措施

目前，影響檔案收集工作的有內(nèi)部和外部兩個(gè)方面的因素，但主要還是檔案人員業(yè)務(wù)管理水平不高。要做好檔案收集工作，檔案人員必須熟悉和掌握收集工作的各種渠道和方法，處理好在檔案形成過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)部門的關(guān)系，實(shí)行全方位的有效管理。

1.建立、健全歸檔制度，強(qiáng)化檔案管理

歸檔制度是檔案管理部門收集檔案，監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查文件材料歸檔的必要手段。檔案管理部門必須根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等有關(guān)法律法規(guī)的要求，建立起符合本單位的歸檔制度。實(shí)踐證明，沒有一整套規(guī)范的、標(biāo)準(zhǔn)化的、行之有效的歸檔制度，就會(huì)影響到檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率，從而影響到對(duì)檔案的合理、有效利用，以致阻礙了本單位其他工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.加強(qiáng)檔案工作的宣傳，增強(qiáng)檔案收集意識(shí)

要做好檔案收集工作，首先需要加強(qiáng)檔案工作重要性的宣傳。隨著改革開放的深入發(fā)展和信息化時(shí)代的到來，對(duì)檔案信息的利用和需求日漸增多，檔案利用服務(wù)已成為檔案工作的中心和熱點(diǎn)。因此要大力宣傳，使大家逐漸認(rèn)識(shí)到檔案收集是單位一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，從而取得大家對(duì)檔案工作的支持。一項(xiàng)工作完成的好壞與否，與領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有著密不可分的聯(lián)系，領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持是完成這項(xiàng)工作的強(qiáng)有力的保證。只有讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到了檔案的重要性，才能很好地支持檔案的收集工作，得到領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，規(guī)章制度才能落到實(shí)處，才能得到其他相關(guān)部門的大力協(xié)助。

3.加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，全面提高其素質(zhì)

檔案管理人員是檔案工作的主體，是檔案管理工作的關(guān)鍵因素。因此，要全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，提高服務(wù)質(zhì)量，使之真正為合理、有效地利用檔案提供有力保障。檔案管理工作是一項(xiàng)繁瑣性和重復(fù)性較強(qiáng)的工作，容易使人產(chǎn)生厭煩和不滿情緒。所以，檔案管理部門要注意檔案管理人員任勞任怨、愛崗敬業(yè)精神的教育和培養(yǎng)，疏導(dǎo)檔案人員的不滿情緒，增強(qiáng)其工作主動(dòng)性，平時(shí)做到“三勤”:腿勤、口勤、手勤，與其他部門加強(qiáng)聯(lián)系，溝通信息，廣泛收集。另外，檔案工作也是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理水平，要全面提升檔案管理水平，必須要有一支業(yè)務(wù)素質(zhì)高、不斷學(xué)習(xí)進(jìn)取的優(yōu)秀檔案人員。所以，單位要根據(jù)實(shí)際情況，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，找到薄弱環(huán)節(jié)，突破重點(diǎn)，不斷提高專業(yè)水平和實(shí)際操作技能。

4.科學(xué)地、有計(jì)劃、有目的地開展檔案收集工作

以科學(xué)的管理手段，以檔案工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和利用者的反饋信息為依托，建立符合檔案工作規(guī)律和特點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)，保持檔案收集工作的順利進(jìn)行，使檔案工作逐步向規(guī)范化、現(xiàn)代化方向發(fā)展。為了提高檔案質(zhì)量，必須切實(shí)把握檔案收集工作的特點(diǎn)，科學(xué)、有序地開展工作。首先，一旦獲取有價(jià)值的信息資料，就要及時(shí)作出檔案收集計(jì)劃，并按照計(jì)劃要求，有條不紊地做好每份檔案的收集工作。其次，注重檔案的系統(tǒng)性和完整性。系統(tǒng)性與完整性是維護(hù)檔案價(jià)值的主要條件，如果一份檔案殘缺不全或者雜亂無章，無論它多么珍貴，也會(huì)大大降低甚至失去其應(yīng)有的價(jià)值。因此，在收集檔案的過程中，應(yīng)使每份收集的檔案不僅在種類、內(nèi)容上齊全完整，同一類、同一項(xiàng)活動(dòng)的檔案也應(yīng)當(dāng)是一個(gè)有機(jī)整體，不應(yīng)破壞檔案的系統(tǒng)性和完整性。

檔案的收集工作是一項(xiàng)科學(xué)、細(xì)致的工作，它在整個(gè)檔案管理工作中占有重要地位，是一個(gè)關(guān)鍵性的環(huán)節(jié)。因此，我們要做好這項(xiàng)功在當(dāng)代、利在千秋的工作，就必須切實(shí)找出檔案收集工作中存在的問題，針對(duì)其采取相應(yīng)措施，本著兢兢業(yè)業(yè)、扎扎實(shí)實(shí)的工作作風(fēng)，將檔案事業(yè)做得更好，發(fā)揮其應(yīng)有的社會(huì)價(jià)值。