加強(qiáng)醫(yī)院檔案規(guī)范管理促進(jìn)檔案信息資源利用

醫(yī)院是為病人提供醫(yī)療服務(wù)的場所，“一切以病人為中心”是我們管理工作的指導(dǎo)原則?？墒欠从骋粋€(gè)單位整體的管理水平，卻與檔案管理密不可分，檔案工作也是管理工作的重要組成部分。所以加強(qiáng)對(duì)這一信息資源的規(guī)范化管理，對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)極為重要。

一、充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性

醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院建設(shè)和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用，因此領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，充分認(rèn)識(shí)檔案管理在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中的重要作用。檔案管理充分體現(xiàn)了醫(yī)院的基礎(chǔ)管理水平，是醫(yī)院管理向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展的重要標(biāo)志，是不斷提高醫(yī)院管理水平的需要，因此，做好醫(yī)院檔案管理和利用具有十分重要的意義。

二、提高檔案管理人員素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化

《檔案法》中明確規(guī)定“檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)”。隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步和發(fā)展，這已成為了對(duì)從事檔案管理工作人員的最基本要求。但僅僅這些還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。傳統(tǒng)的管理方法已不能滿足檔案事業(yè)發(fā)展的需要，取而代之地是計(jì)算機(jī)這一高科技的產(chǎn)品投入到檔案管理工作中，提高工作效率和精確度，實(shí)現(xiàn)資源共享，滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研等多方面的需求，從而共同推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。這就要求在加強(qiáng)硬件設(shè)施的同時(shí)，更要提高工作人員綜合素質(zhì)，即具備跨學(xué)科的專業(yè)知識(shí)。

目前最重要、最基本的現(xiàn)代化管理手段之一是計(jì)算機(jī)管理，將檔案按內(nèi)容分門別類地輸入計(jì)算機(jī)，具有檢索快捷、方便、高效等優(yōu)點(diǎn)，這既是人類勞動(dòng)能力的結(jié)晶，更是工作質(zhì)量的飛躍，可以使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的效果。配備整套檔案掃描系統(tǒng)，改革單純由人工錄入資料的相對(duì)落后做法，提高檔案管理的質(zhì)量和檔案管理工作的效率，注重對(duì)現(xiàn)代化各類信息的收集和整理，借鑒社會(huì)其他領(lǐng)域的各方面信息，豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化。

三、明確醫(yī)院檔案的收集范圍和管理方法

1.收集范圍

凡是反映縣級(jí)醫(yī)院發(fā)展的重大活動(dòng)與事項(xiàng)，具有考查利用價(jià)值的文字、聲像制品、圖片、電子文檔等資料均屬于歸檔范圍。凡歸檔的各種文字資料必須字跡工整，所有打印文檔，一律用A4紙打印，傳真紙一律用A4紙復(fù)印后存檔，所有圖片、聲像制品要求清晰明了;凡歸檔電子文檔必須以年為單位，分門別類建立文件夾，便于整理檢索使用。

2.方式方法

①平時(shí)收集。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)文件材料的承辦、形成運(yùn)轉(zhuǎn)情況，在辦理完畢后及時(shí)收集、整理。

②定期收集。對(duì)平時(shí)收集有困難的文件材料，應(yīng)定期適時(shí)收集，以防散失。如工作周報(bào)、月報(bào)、總結(jié)計(jì)劃、大事記、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、專題講座、職代會(huì)、全院職工大會(huì)等。

③年終總匯。每年年終時(shí)要將各科室、各領(lǐng)導(dǎo)手中當(dāng)年的文件資料統(tǒng)一清查、收集、整理，以保證歸檔文件材料齊全、完整。

縣級(jí)醫(yī)院檔案收集要本著及時(shí)、齊全、完整的原則，檔案管理工作人員要確保檔案收集渠道的暢通和信息靈敏，做到“收得來，查得到”，“進(jìn)得來，借得出”，發(fā)揮檔案的最大效用。

四、對(duì)收集的檔案進(jìn)行科學(xué)分類

縣級(jí)醫(yī)院檔案大體可分為六類:文書檔案，業(yè)務(wù)檔案，科技檔案，醫(yī)療法定文書檔案，聲像、電子、實(shí)物檔案，特殊檔案。

(1)文書檔案包括:文件檔案、合同、會(huì)議紀(jì)錄、信息檔案、大事記等。

(2)業(yè)務(wù)檔案包括:縣級(jí)醫(yī)院的醫(yī)療教學(xué)檔案、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)檔案、科研檔案以及醫(yī)療過程中形成的各種影像圖文檔案。

(3)科技檔案包括:縣級(jí)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、醫(yī)療設(shè)備檔案、藥品目錄檔案。

(4)醫(yī)療法定文書檔案包括:縣級(jí)醫(yī)院所有病案檔案及所有醫(yī)療司法鑒定檔案，這兩類檔案都具有法律效力。

(5)聲像、電子、實(shí)物檔案包括:縣級(jí)醫(yī)院重大事件、活動(dòng)的聲像資料、醫(yī)療教學(xué)教材聲像資料、實(shí)物資料，以及隨著信息化發(fā)展而產(chǎn)生的各種電子檔案。

(6)特殊檔案:縣級(jí)醫(yī)院作為保障全縣人民群眾健康及生命安全的主戰(zhàn)場，在特殊時(shí)期將會(huì)產(chǎn)生的特殊檔案，具有專門的研究和使用價(jià)值。如在抗擊“非典”的特殊時(shí)期形成的“非典”時(shí)期專門檔案，禽流感期間的檔案以及計(jì)劃生育檔案、防洪抗旱檔案、傳染病檔案、醫(yī)療行業(yè)商業(yè)賄賂專項(xiàng)治理檔案等。

五、加強(qiáng)檔案管理的合理利用

1.藏用并重，發(fā)揮檔案利用價(jià)值

檔案利用工作與檔案的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，構(gòu)成檔案工作的全過程，二者之間是相輔相承、相互依存、相互制約、相互促進(jìn)的辯證統(tǒng)一關(guān)系。在實(shí)際操作過程中，利用工作和基礎(chǔ)工作相比較，利用工作是目的，是中心環(huán)節(jié)，基礎(chǔ)工作是利用工作的前提條件，是存在和發(fā)展的基石。醫(yī)院檔案管理內(nèi)容十分豐富，充分利用這些檔案資源，為醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展和建設(shè)服務(wù)具有重要意義?？h級(jí)醫(yī)院檔案工作人員，要熟悉檔案的內(nèi)容和成份，了解用戶的需要，了解黨的方針政策，并有針對(duì)性地向醫(yī)院各部門、科室、個(gè)人介紹館藏，使檔案利用最大化。醫(yī)院檔案利用的客體有其特殊性，在利用中充分認(rèn)識(shí)檔案的文化屬性，發(fā)揮檔案的社會(huì)文化功能。檔案是醫(yī)院各項(xiàng)工作的重要組成部分，其本質(zhì)是知識(shí)和信息的載體，是一種文化資源，采取多種手段努力開發(fā)檔案信息資源，真正使檔案走向醫(yī)院科室或職工以及所需的用戶，使檔案利用率呈平穩(wěn)和漸趨上升的趨勢，步入醫(yī)院檔案利用的正常態(tài)勢。

2.編研并舉，有效開發(fā)檔案信息

檔案的開發(fā)利用是縣級(jí)醫(yī)院檔案工作的最終目的，作為醫(yī)院基層單位的檔案室，既要重視檔案的基礎(chǔ)工作，又不能忽視檔案的編研工作。在實(shí)際工作中，利用醫(yī)護(hù)人員的業(yè)務(wù)檔案，及時(shí)記錄他們的醫(yī)療水平、專業(yè)特長、科研動(dòng)態(tài)，充分發(fā)揮病歷檔案的作用，為一些疑難病癥的治療過程留下寶貴的借鑒。通過對(duì)病歷檔案的完善，使其在醫(yī)療過程、科研活動(dòng)、乃致醫(yī)療糾紛中發(fā)揮重要作用?？茖W(xué)地開發(fā)檔案信息資源，把潛在的檔案信息資源變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，直接或間接地為醫(yī)院帶來經(jīng)濟(jì)效益是檔案管理的最終目的。

醫(yī)院檔案只有通過開發(fā)和利用，才能使檔案的保存價(jià)值得到最大限度的發(fā)揮，產(chǎn)生現(xiàn)實(shí)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。因此作為醫(yī)院檔案管理人員，必須樹立服務(wù)意識(shí)，編寫好各種檔案信息索引，便于查找利用，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、各部門提供服務(wù)。同時(shí)也應(yīng)加強(qiáng)保管、建立健全各種制度防止檔案的丟失、損壞、失密，為醫(yī)院的各項(xiàng)工作更好地服務(wù)。