醫(yī)院檔案管理的信息化發(fā)展

要使醫(yī)院檔案管理跟上時代的步伐，滿足醫(yī)院發(fā)展對它的要求，必須花大力氣加強醫(yī)院的檔案管理工作，這就要求進一步建立健全和加強醫(yī)院檔案管理制度和檔案管理網(wǎng)絡，建立醫(yī)院檔案管理與其他信息管理融合的一體化信息管理模式，充分利用各種信息管理新技術和外智內(nèi)用，使醫(yī)院檔案管理上一個新臺階。

一、進一步建立健全醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡

有資料顯示，由于醫(yī)院檔案工作具有內(nèi)容繁多復雜，部門眾多而又分散，專業(yè)性技術性強，檔案保管要求及機密程度高低差異懸殊等特點，因此，應建立符合醫(yī)院實際情況的檔案管理制度和工作網(wǎng)絡，并在工作中不斷加以完善。從醫(yī)院整體角度看，醫(yī)院臨床醫(yī)技各科室，醫(yī)院行政管理及后勤等各部門，醫(yī)院各級領導，各科室干部和醫(yī)護技術人員，都或多或少地形成文件材料檔案，材料形成的這種分散性往往會影響檔案的收集工作。這就需要建立健全有效的檔案收集制度，提高醫(yī)院全員檔案意識，積極配合檔案部門工作。在主動歸檔的同時，建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現(xiàn)動態(tài)管理，一旦發(fā)現(xiàn)遺漏丟失，及時查找補救，確保檔案材料的完整性。建立全醫(yī)院檔案三級管理網(wǎng)絡是符合醫(yī)院特點的檔案管理組織機構(gòu)及人員的體系保證。這種管理模式有利于統(tǒng)一領導，統(tǒng)一機構(gòu)，統(tǒng)一制度，統(tǒng)一操作，統(tǒng)一保管;有利于組織監(jiān)督各職能部門檔案管理中的人員、經(jīng)費、設備等問題;有利于檔案保管的完整、安全。

二、建立醫(yī)院檔案與其他信息管理融合的一體化管理模式

社會信息是一個集合概念，它包括多種記錄形式，諸如圖書、情報資料、文獻、檔案和其他一些形式。雖然他們名稱各異，形式多樣，但都有著一個共同的本質(zhì)——信息。醫(yī)院運作和管理的過程是一個“獲得信息——處理信息——利用信息”的過程。醫(yī)院作為一個綜合的管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)就是一個信息資源子系統(tǒng)。將這個信息資源子系統(tǒng)融入醫(yī)院整體信息化工作中，不但可以節(jié)約人力、物力和財力，而且還能夠提供更多的綜合信息，形成更具有綜合效益的資源庫存。由于醫(yī)院信息量大，且內(nèi)容繁雜，而信息科、檔案部門仍然各立門戶，不可能做到準確、有效、迅速地為醫(yī)院管理服務。醫(yī)院實行信息、檔案管理一體化，建立一個結(jié)構(gòu)合理、功能齊全、高效的信息中心，就可適應當前醫(yī)療衛(wèi)生部門改革和發(fā)展的需要。

1.進一步更新觀念，實現(xiàn)管理理念現(xiàn)代化

正確的現(xiàn)代化檔案管理理念對于檔案資源利用和醫(yī)院信息化全局均具有重要的指導意義。檔案事業(yè)面臨著電子檔案的出現(xiàn)、信息技術的應用、新型檔案載體的保管等諸多的挑戰(zhàn)，都亟待檔案工作者不斷學習、不斷創(chuàng)新。以新的觀念去迎接新的挑戰(zhàn)，努力從過去長期封閉、半封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，從過去傳統(tǒng)的手工型向現(xiàn)代化管理型轉(zhuǎn)變，建立資源優(yōu)勢、公共文化等檔案管理新理念。

2.加強硬件建設，促進管理技術現(xiàn)代化

傳統(tǒng)的檔案手工管理很難適應現(xiàn)代醫(yī)院建設發(fā)展的需要，應投入必需的基礎設施和辦公設備，實現(xiàn)電子化、自動化管理，發(fā)揮現(xiàn)代科技的優(yōu)勢，提高工作質(zhì)量和效率。根據(jù)檔案館室建設標準，配置檔案集中管理所需要的辦公室、閱檔室、庫房，購置工作必備的計算機、復印機、裝具、檔案密集架;解決保護檔案必需的空調(diào)、除塵器、消防器材、安全監(jiān)控器等設備裝置，為目標管理工作創(chuàng)造物質(zhì)條件。同時，選擇適合醫(yī)院檔案管理的軟件，并在檔案工作人員中開展計算機培訓，以掌握檔案計算機管理運用技術，提高檔案現(xiàn)代化管理水平。

3.創(chuàng)新管理手段，實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡管理

醫(yī)院檔案科學化管理，不是各門類檔案簡單集中保管，而是一項實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化、科學化、制度化、現(xiàn)代化的高標準系統(tǒng)工程，是檔案工作人員面臨的新課題。檔案管理的現(xiàn)代化形勢，迫使檔案工作人員要采用系統(tǒng)工程、網(wǎng)絡技術目標管理等科學的管理方法。計算機是現(xiàn)代管理手段必不可少的工具。用計算機管理醫(yī)院檔案方便利用者及時查找、利用和閱讀，節(jié)省人力、物力和財力，提高工作效率，又可減少檔案的有效占用空間，保存信息方便簡單，也提高了保密工作水平。計算機的儲存量大而且可以編排文件分類、主題等目錄，檢索系統(tǒng)方便快捷。