新時期檔案管理工作之我見

檔案是歷史的真實記錄，是國家的寶貴財富，隨著改革的不斷深化，檔案工作也隨之發(fā)生了變化。面對新時期檔案工作的需要，如何做好檔案管理工作，筆者認為應從以下幾方面抓起:

一、規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化和信息化的檔案管理，是必須做好的一項基礎性工作

檔案管理是一項長期化、系統(tǒng)化的工作，當今世界已進入知識經(jīng)濟和信息時代，信息已成為比資產(chǎn)更為重要的戰(zhàn)略資源。檔案是我們的信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理，以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案工作服務于制度改革與發(fā)展的需要，是我國整個社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個組成部分，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸信息，提高信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關內(nèi)容。同時要充分利用計算機網(wǎng)絡技術來進行檔案管理創(chuàng)新。通過網(wǎng)絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務，既方便利用者又提高了檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。

二、進一步增強做好檔案管理工作的自覺性，盡快突破辦公室當前檔案初級保管管理，行政、人事檔案保管單一的階段，在規(guī)范檔案管理的前提下，積極拓展檔案信息資源

首先，要熟悉、掌握檔案工作的業(yè)務情況和專業(yè)知識;其次，要系統(tǒng)地整理歷史檔案，積極開發(fā)檔案信息資源。目前，我縣檔案管理工作存在的問題:各科局的檔案工作開展并未形成制度，這一問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面:一是，各科局沒有把檔案工作納入部門職責范圍，導致部分檔案信息的流失。二是，在日?；顒又行纬傻拇罅繖n案均分散保存，檔案散失情況嚴重。因此，只有將檔案有條理地進行分門別類，才能保證檔案準確、有效地收集和利用，為檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑒定與統(tǒng)計等管理工作提供基礎，體現(xiàn)檔案的價值所在。

三、檔案管理模式上集中統(tǒng)一，實行縣檔案局統(tǒng)一管理和各科局集中管理是檔案管理工作的發(fā)展方向

檔案工作許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用，但結合具體實際情況來看，有一些傳統(tǒng)做法似乎不能適應當前檔案工作發(fā)展的需要，必須進行重視和創(chuàng)新。

在結合我縣檔案管理工作精神的前提下，從組卷的形式到裝訂的手段，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣的操作步驟和不必要的過程、環(huán)節(jié)，盡快完成歸檔程序，盡量縮短立卷歸檔周期。各科局所保管的檔案要相對集中到一人，這樣不致因各部門檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。同時各科局都要復制一套目錄歸辦公室檔案部門備份保存，也就是我們常說的目錄交流，這樣會更清楚地整體記錄人事發(fā)展和業(yè)務管理的軌跡，檔案管理工作做到有條不紊，整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。

四、加大投入，進一步夯實檔案工作基礎，努力提高檔案管理人員的專業(yè)知識和業(yè)務能力

各單位財政在檔案工作上要舍得投入，檔案工作經(jīng)費做到年初有預算安排，特別是對檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算;各單位要按標準按要求建設好規(guī)范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，有條件的單位還可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞、不失密、不泄密。

檔案工作既是一項業(yè)務性工作，又是一項管理服務性工作。這要求從事檔案工作的檔案人員，既要有扎扎實實的業(yè)務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡信息時代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案管理人員提出了更高的要求。為加強檔案方面的系統(tǒng)理論和實踐知識，建立有效的檔案管理制度，應對各科局的檔案員進行專業(yè)的培訓和學習，使各科局的檔案員成為一名掌握先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才。

提高檔案管理人員的業(yè)務能力和工作技能，我認為主要體現(xiàn)在三個方面:一是要認真學習檔案管理知識，提高認識檔案知識的水平。不僅要熟悉檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實理論基礎。二是對檔案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的業(yè)務，不斷提高檔案管理方面的業(yè)務水平和工作技能;三是要勤總結，勤改進，不斷創(chuàng)新。

五、健全各項制度，加強檔案管理的規(guī)范化建設

實踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。因此各單位要建立相應的檔案管理制度，對產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度，對永久、長期保存的檔案應定期向上級檔案主管部門進行移交;為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，嚴格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，利用方便，提供準確，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素，對檔案管理中出現(xiàn)問題的，實行責任追究，保證檔案管理規(guī)范有序。